Mẫu 04/SS-HĐĐT: Mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót [Tải Word/PDF]

Mẫu 04/SS-HĐĐT là Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai, được sử dụng theo quy định tại Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Mẫu này áp dụng cho các trường hợp sai sót thuộc diện phải thông báo với cơ quan thuế, đồng thời có phần giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu rà soát. Người nộp thuế cần xác định đúng trường hợp trước khi lập và gửi biểu mẫu.

⬇ Tải ngay Mẫu 04/SS-HĐĐT

Mẫu 04/SS-HĐĐT là gì?

Mẫu 04/SS-HĐĐT có tên đầy đủ là “Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai”. Đây là biểu mẫu do người bán sử dụng để thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót thuộc trường hợp quy định, hoặc giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu rà soát hóa đơn.

Tải mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Mẫu 04/SS-HĐĐT mới nhất áp dụng từ ngày 01/07/2026 được ban hành tại Phụ lục III kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người nộp thuế nên sử dụng đúng phiên bản này khi lập thông báo, tránh dùng biểu mẫu cũ theo các văn bản trước đó.

⬇ Tải ngay file Word

Các trường hợp cần phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?

Mẫu 04/SS-HĐĐT được sử dụng khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần thông báo với cơ quan thuế để xử lý theo quy định. Tùy từng trường hợp, hóa đơn sai có thể được hủy, điều chỉnh, thay thế hoặc giải trình. Các trường hợp thường cần sử dụng Mẫu 04/SS-HĐĐT gồm:

Nội dung chính trên mẫu 04/SS-HĐĐT

Thông tin người nộp thuế

Phần thông tin người nộp thuế dùng để xác định doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh lập thông báo. Nội dung cần ghi đúng theo thông tin đăng ký thuế, bao gồm tên người nộp thuế, mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Khi kê khai phần này, kế toán cần kiểm tra chính xác tên pháp lý của đơn vị, mã số thuế 10 hoặc 13 chữ số và cơ quan thuế tiếp nhận thông báo. Việc ghi sai thông tin người nộp thuế có thể khiến thông báo không được ghi nhận đúng trên hệ thống của cơ quan thuế.

Thông tin hóa đơn điện tử đã lập sai

Đây là phần quan trọng nhất trên Mẫu 04/SS-HĐĐT, dùng để xác định chính xác hóa đơn điện tử có sai sót. Người lập mẫu cần ghi đầy đủ các thông tin như ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và mã cơ quan thuế cấp nếu là hóa đơn điện tử có mã.

Các thông tin này cần được lấy trực tiếp từ hóa đơn đã lập sai. Kế toán không nên ghi số hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế vào phần thông tin hóa đơn sai, vì có thể làm sai lệch dữ liệu khi cơ quan thuế đối chiếu.

Hình thức xử lý và lý do sai sót

Phần hình thức xử lý cho biết người bán dự kiến xử lý hóa đơn sai theo hướng hủy, điều chỉnh, thay thế hoặc giải trình. Việc lựa chọn hình thức xử lý cần căn cứ vào loại sai sót, trạng thái hóa đơn và quy định hiện hành về xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai.

Ở phần lý do sai sót, kế toán nên ghi ngắn gọn nhưng cụ thể, chẳng hạn: hóa đơn sai tên người mua, sai địa chỉ người mua, sai thông tin hàng hóa dịch vụ, sai số tiền, sai thuế suất hoặc giao dịch đã hủy sau khi lập hóa đơn. Không nên ghi chung chung như “sai thông tin” vì có thể gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra và xử lý thông báo.

Cam kết và ký xác nhận

Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế thực hiện ký số hoặc ký điện tử theo yêu cầu của biểu mẫu và phương thức gửi hồ sơ. Trước khi gửi, người lập cần kiểm tra thông tin nhận diện, bảng kê hóa đơn và nội dung giải trình. 

Doanh nghiệp nên lưu bản thông báo đã gửi cùng dữ liệu hóa đơn, chứng từ giao dịch và tài liệu giải trình để phục vụ việc đối chiếu khi cần.

Hướng dẫn điền Mẫu 04/SS-HĐĐT từng chỉ tiêu

Để hạn chế sai sót khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT, người nộp thuế nên chuẩn bị hóa đơn gốc, mã số thuế bên bán và thông tin xử lý trước khi nhập dữ liệu. Cách ghi từng chỉ tiêu cần bám sát cấu trúc biểu mẫu tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. 

Cách nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế

Nộp qua phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng lập và gửi thông báo sai sót, kế toán có thể thao tác ngay trên hệ thống. Tên chức năng và trình tự nhập liệu có thể khác nhau tùy nhà cung cấp. 

Nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Người nộp thuế có thể kiểm tra chức năng nộp thông báo hóa đơn sai sót trên hệ thống điện tử chính thức của cơ quan thuế, tùy theo quy trình đang áp dụng. Cần sử dụng đúng tài khoản của người nộp thuế và thực hiện xác thực theo yêu cầu của hệ thống.

Sau khi gửi, người nộp thuế nên lưu mã giao dịch, thời điểm gửi và thông báo phản hồi. Nếu hệ thống không có chức năng tiếp nhận biểu mẫu theo cách dự kiến, người nộp cần kiểm tra hướng dẫn hiện hành hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác định kênh nộp phù hợp. 

Quy trình các bước nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chi tiết

Quy trình thực hiện nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT thường gồm các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
  Truy cập tài khoản hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trên phần mềm đang sử dụng.
• Bước 2: Chọn chức năng thông báo hóa đơn sai sót
  Vào mục xử lý hóa đơn sai sót hoặc thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai.
• Bước 3: Lập Mẫu 04/SS-HĐĐT
  Nhập đầy đủ thông tin người nộp thuế, thông tin hóa đơn điện tử sai, hình thức xử lý và lý do sai sót.
• Bước 4: Kiểm tra lại thông tin
  Đối chiếu kỹ số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ngày lập hóa đơn, mã cơ quan thuế cấp và lý do sai sót trước khi gửi.
• Bước 5: Ký số và gửi cơ quan thuế
  Sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký điện tử và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.
• Bước 6: Theo dõi kết quả tiếp nhận
  Kiểm tra trạng thái xử lý trên phần mềm hóa đơn điện tử, email đăng ký hoặc thông báo phản hồi từ cơ quan thuế.

Những lỗi thường gặp khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT

Một số lỗi thường gặp khi lập Mẫu 04/SS-HĐĐT gồm:

• Ghi sai cơ quan thuế tiếp nhận: Nhầm cơ quan thuế quản lý trực tiếp, đặc biệt khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ hoặc cơ quan thuế quản lý.
• Sai tên người nộp thuế hoặc mã số thuế: Ghi không đúng thông tin theo đăng ký thuế của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh.
• Nhầm ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Đây là lỗi phổ biến khi lấy thông tin từ hóa đơn gốc.
• Ghi sai số hóa đơn hoặc ngày lập hóa đơn: Làm cơ quan thuế khó đối chiếu đúng hóa đơn điện tử có sai sót.
• Điền sai mã cơ quan thuế cấp: Chỉ tiêu này chỉ áp dụng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Chọn sai hình thức xử lý: Nhầm giữa hủy, điều chỉnh, thay thế hoặc giải trình hóa đơn.
• Ghi lý do sai sót quá chung chung: Ví dụ chỉ ghi “sai thông tin” mà không nêu rõ sai tên người mua, sai địa chỉ, sai số tiền hoặc sai thuế suất.
• Không ký số trước khi gửi: Mẫu chưa được ký điện tử hợp lệ nên có thể không được hệ thống tiếp nhận.
• Không theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế: Sau khi gửi, nếu không kiểm tra trạng thái tiếp nhận, doanh nghiệp có thể bỏ sót thông báo bị từ chối hoặc cần bổ sung.

Việc lập và nộp đúng Mẫu 04/SS-HĐĐT giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời các sai sót trên hóa đơn điện tử, hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh vi phạm về hóa đơn. Kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin người nộp thuế, dữ liệu hóa đơn sai, hình thức xử lý và lý do sai sót trước khi ký số gửi cơ quan thuế. Sau khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên theo dõi phản hồi tiếp nhận và lưu lại hồ sơ để thuận tiện đối chiếu khi cần.

Câu hỏi thường gặp về Mẫu 04/SS-HĐĐT (FAQ)

1. Cách kiểm tra Mẫu 04/SS-HĐĐT đã gửi cho cơ quan thuế hay chưa?

Kế toán có thể kiểm tra trạng thái gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, mục thông báo sai sót hoặc lịch sử truyền nhận dữ liệu. Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra email đăng ký với cơ quan thuế để xem thông báo tiếp nhận, chấp nhận hoặc từ chối xử lý. 

2. Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT là khi nào?

Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và yêu cầu của cơ quan thuế. Nếu người bán tự phát hiện hóa đơn sai, cần gửi thông báo chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế phát sinh hóa đơn sai; nếu cơ quan thuế yêu cầu rà soát, thực hiện theo thời hạn ghi trong thông báo. 

3. Không nộp hoặc nộp chậm Mẫu 04/SS-HĐĐT có bị phạt không?

Có thể bị xử phạt nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp bắt buộc phải thông báo hóa đơn điện tử sai sót nhưng không gửi hoặc gửi chậm Mẫu 04/SS-HĐĐT. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào hành vi vi phạm, thời gian chậm nộp, tình tiết giảm nhẹ và quy định xử phạt hóa đơn tại thời điểm kiểm tra. 

4. Mẫu 04/SS-HĐĐT có cần gửi cho người mua không?

Không. Mẫu 04/SS-HĐĐT là thông báo gửi cơ quan thuế, không phải chứng từ bắt buộc gửi cho người mua như hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên thông báo cho người mua biết về sai sót và phương án xử lý để hai bên thống nhất dữ liệu kế toán. 

5. Gửi sai Mẫu 04/SS-HĐĐT có được gửi lại không?

Trường hợp phát hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT đã gửi có thông tin chưa chính xác, kế toán cần kiểm tra trạng thái tiếp nhận trên hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn của phần mềm hoặc cơ quan thuế quản lý. Doanh nghiệp nên lưu lại lịch sử gửi mẫu và phản hồi để có căn cứ đối chiếu khi cần.

Xem thêm các mẫu tờ khai BHXH, thuế khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn