Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) theo Quyết định 595/QĐ-BHXH

Mẫu D01-TS là bảng kê thông tin được sử dụng trong hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội khi doanh nghiệp thực hiện truy thu, điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin BHXH cho người lao động. Biểu mẫu này được ban hành bởi Bảo hiểm xã hội Việt Nam và thường đi kèm các hồ sơ như TK1-TS, D02-TS hoặc hồ sơ điều chỉnh BHXH.

⬇ Tải ngay Mẫu D01-TS

Mẫu D01-TS là gì?

Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin) là văn bản do đơn vị sử dụng lao động lập theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, dùng để tổng hợp các giấy tờ, hồ sơ làm căn cứ truy thu, điều chỉnh hoặc cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT. Mẫu này thường đính kèm với Mẫu D02-TS (danh sách lao động) khi có phát sinh thay đổi.

Về bản chất, D01-TS không phải là tờ khai cá nhân mà là bảng liệt kê các loại giấy tờ (bản chính, bản sao, bản chứng thực) mà đơn vị dùng làm căn cứ để cơ quan BHXH đối chiếu, xét duyệt hồ sơ. Mẫu này thường đi kèm với D02-TS (danh sách lao động tham gia BHXH) hoặc TK1-TS (tờ khai cá nhân).

Tải Mẫu D01-TS Mới Nhất [File Word + PDF]

Mẫu D01-TS hiện hành được áp dụng theo Quyết định 595/QĐ-BHXH, một phần biểu mẫu trong bộ quy trình thu BHXH này tiếp tục được điều chỉnh bởi Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020 và Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023. 

File mẫu D01-TS gồm các cột thông tin cố định: tên đơn vị, mã đơn vị, nội dung lập bảng kê, danh sách giấy tờ kèm theo và cam kết chịu trách nhiệm của người đại diện đơn vị.

⬇ Tải ngay file Word

Khi nào cần sử dụng Mẫu D01-TS?

Mẫu D01-TS chỉ phát sinh khi hồ sơ nộp lên cơ quan BHXH cần thêm căn cứ chứng minh, không áp dụng cho thủ tục đăng ký tham gia thông thường. Đơn vị lập mẫu này tại thời điểm phát sinh hồ sơ điều chỉnh hoặc truy thu, không lập định kỳ theo tháng. Các tình huống thường gặp cần sử dụng mẫu D01-TS gồm:

• Truy thu BHXH do đóng chậm, đóng thiếu hoặc bỏ sót lao động thuộc diện bắt buộc.
• Điều chỉnh chức danh nghề, công việc nặng nhọc độc hại theo quyết định phân công mới.
• Cấp lại sổ BHXH do sai họ tên, ngày sinh, giới tính hoặc quốc tịch.
• Bổ sung giấy tờ chứng minh quá trình công tác trước khi tham gia BHXH bắt buộc.

Hướng dẫn điền Mẫu D01-TS chi tiết

Mẫu D01-TS cần được kê khai chính xác theo thông tin hồ sơ BHXH và giấy tờ cá nhân của người lao động nhằm hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả về hoặc yêu cầu bổ sung. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường gặp sai sót ở phần mã số BHXH, nội dung điều chỉnh hoặc thông tin hồ sơ đính kèm khi lập bảng kê này. 

Cách ghi thông tin đơn vị

Tại phần thông tin đơn vị, doanh nghiệp cần điền đầy đủ tên đơn vị sử dụng lao động, mã đơn vị BHXH, địa chỉ và thông tin liên hệ theo dữ liệu đã đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Các thông tin này phải đảm bảo thống nhất với hồ sơ kê khai điện tử để tránh phát sinh lỗi trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp mới tham gia BHXH lần đầu, cần kiểm tra chính xác mã đơn vị trước khi lập Mẫu D01-TS. Trường hợp sử dụng sai mã đơn vị hoặc thông tin pháp lý cũ có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc phải điều chỉnh lại từ đầu.

Cách ghi thông tin người lao động

Phần thông tin người lao động cần kê khai đúng theo CCCD, dữ liệu BHXH hoặc thông tin trên ứng dụng VssID. Các nội dung quan trọng gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, mã số BHXH, số CCCD và nội dung đề nghị điều chỉnh.

Trong quá trình xử lý hồ sơ thực tế, các lỗi nhỏ như sai dấu tiếng Việt, sai ngày sinh hoặc nhập nhầm mã số BHXH đều có thể khiến cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung hồ sơ. Vì vậy doanh nghiệp nên đối chiếu kỹ dữ liệu trước khi nộp để hạn chế phát sinh thời gian xử lý.

Cách kê khai nội dung điều chỉnh BHXH

Chỉ tiêu nội dung lập bảng kê cần nêu rõ mục đích cụ thể, ví dụ “hồ sơ làm căn cứ truy thu BHXH, BHYT, BHTN từ tháng 3/2025” thay vì ghi chung chung “điều chỉnh BHXH”. Cách ghi cụ thể giúp cán bộ tiếp nhận xử lý đúng quy trình nghiệp vụ tương ứng.

Nếu nội dung liên quan đến điều chỉnh mức lương, phụ cấp hoặc bậc lương, đơn vị cần dẫn chiếu đúng quyết định tiền lương hoặc hợp đồng lao động đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh thay đổi.

Các lỗi thường gặp khi điền Mẫu D01-TS

Một số lỗi phổ biến khi kê khai mẫu D01-TS bao gồm:

• Ghi sai hoặc thiếu mã đơn vị, mã số thuế so với dữ liệu đã đăng ký.
• Không ghi rõ số hiệu, ngày ban hành của văn bản làm căn cứ.
• Nội dung lập bảng kê ghi chung chung, không nêu mục đích cụ thể.
• Thiếu chữ ký, đóng dấu của người đại diện pháp luật đơn vị.
• Nộp kèm bảng kê D01-TS nhưng thiếu D02-TS hoặc TK1-TS tương ứng.

Hồ sơ BHXH cần kèm theo Mẫu D01-TS

Trong nhiều thủ tục bảo hiểm xã hội, Mẫu D01-TS không được sử dụng độc lập mà thường đi kèm các hồ sơ kê khai và biểu mẫu liên quan. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng bổ sung hồ sơ nhiều lần và rút ngắn thời gian xử lý tại cơ quan BHXH. 

Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu

Trường hợp người lao động chưa từng có mã số BHXH, đơn vị không cần lập D01-TS ngay từ đầu. Bộ hồ sơ đăng ký lần đầu gồm: 

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) do người lao động kê khai.
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS), áp dụng khi đơn vị đăng ký tham gia lần đầu hoặc thay đổi thông tin đơn vị.
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS).

Mẫu D01-TS chỉ phát sinh trong nhóm hồ sơ này khi cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung giấy tờ chứng minh nhân thân, ví dụ giấy khai sinh gốc hoặc quyết định tuyển dụng, để đối chiếu với nội dung đã kê khai trên TK1-TS. 

Hồ sơ điều chỉnh thông tin BHXH

Nhóm hồ sơ này áp dụng khi người lao động cần sửa lại thông tin đã ghi sai trên sổ BHXH hoặc thẻ BHYT, ví dụ sai họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch hoặc nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu. Bộ hồ sơ đầy đủ gồm: 

• Tờ khai TK1-TS, trong đó ghi rõ nội dung cần điều chỉnh so với thông tin hiện có trên hệ thống BHXH.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS), liệt kê cụ thể loại giấy tờ dùng làm căn cứ điều chỉnh và tình trạng bản chính, bản sao hay bản chứng thực.
• Bản sao có chứng thực các giấy tờ liên quan, ví dụ giấy khai sinh, căn cước công dân, quyết định phân công nghề hoặc hợp đồng lao động, tùy nội dung cần sửa.

Hồ sơ truy thu BHXH

Hồ sơ truy thu phát sinh khi đơn vị đóng chậm, đóng thiếu hoặc bỏ sót lao động thuộc diện tham gia bắt buộc trong một giai đoạn đã qua. Đây là loại hồ sơ phức tạp nhất vì liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính, thường được cơ quan BHXH thẩm định kỹ hơn các loại hồ sơ khác. Bộ hồ sơ đầy đủ gồm: 

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-TS), thể hiện thời gian và mức lương làm căn cứ truy thu.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS), nêu rõ lý do truy thu và danh mục giấy tờ chứng minh quá trình làm việc, mức lương trong giai đoạn bị bỏ sót.
• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS), áp dụng khi đơn vị đăng ký tham gia lần đầu, chuyển địa bàn đóng hoặc có thay đổi thông tin đơn vị trong giai đoạn truy thu.
• Hợp đồng lao động, bảng lương hoặc quyết định tiền lương của từng giai đoạn cần truy thu, dùng để xác định mức đóng chính xác.
• Kết luận thanh tra của cơ quan BHXH hoặc cơ quan thanh tra, hoặc quyết định xử lý vi phạm hành chính, bắt buộc kèm theo khi đơn vị đề nghị truy thu cộng nối thời gian từ 6 tháng trở lên.

Trường hợp người lao động không có đủ giấy tờ theo danh mục quy định nhưng có giấy tờ khác đủ sức chứng minh, đơn vị nộp trực tiếp giấy tờ đó cho cơ quan BHXH xem xét, không cần ghi vào bảng kê D01-TS.

Các biểu mẫu BHXH liên quan

Mẫu D01-TS thường đi kèm nhiều biểu mẫu BHXH khác như TK1-TS, D02-TS, TK3-TS hoặc các danh sách xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động. 

Quy trình nộp Mẫu D01-TS

Quy trình nộp D01-TS gồm bốn bước cơ bản: chuẩn bị hồ sơ, chọn kênh nộp, chờ đối chiếu và nhận kết quả. Mỗi bước có yêu cầu riêng về giấy tờ và thời gian xử lý.

Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ 

Đơn vị tập hợp mẫu D01-TS cùng các mẫu đi kèm tương ứng với mục đích sử dụng, ví dụ D02-TS cho hồ sơ truy thu hoặc TK1-TS cho hồ sơ điều chỉnh cá nhân. Toàn bộ giấy tờ căn cứ (bản chính, bản sao hoặc bản chứng thực) cần được sắp xếp theo đúng số thứ tự đã ghi trên bảng kê. 

Bước 2: Lựa chọn hình thức nộp 

Đơn vị có thể chọn một trong các hình thức sau, tùy theo điều kiện thực tế:

• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam.
• Nộp qua tổ chức I-VAN (đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử với BHXH).
• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quản lý đơn vị.
• Gửi hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính, kèm bản scan hồ sơ gốc theo yêu cầu.

Bước 3: Cơ quan BHXH tiếp nhận và đối chiếu 

Cán bộ BHXH kiểm tra thông tin trên D01-TS có khớp với dữ liệu đơn vị và người lao động đang quản lý trên hệ thống hay không. Nếu phát hiện sai lệch về mã đơn vị, mã số BHXH hoặc thiếu giấy tờ căn cứ, hồ sơ sẽ được trả lại kèm thông báo yêu cầu bổ sung. 

Bước 4: Nhận kết quả xử lý 

Với hồ sơ điều chỉnh thông tin thông thường, thời gian xử lý thường dao động từ 3 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ truy thu có kết luận thanh tra hoặc quyết định xử phạt hành chính đi kèm thường mất nhiều thời gian hơn do cần thẩm định thêm về nghĩa vụ tài chính phát sinh.

Quy định pháp lý liên quan đến Mẫu D01-TS

Mẫu D01-TS được sử dụng trong hệ thống hồ sơ bảo hiểm xã hội theo các quy định do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành. Việc nắm rõ căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp kê khai đúng biểu mẫu, sử dụng đúng phiên bản hiện hành và hạn chế các sai sót trong quá trình làm thủ tục BHXH. 

Quyết định 595/QĐ-BHXH

Quyết định 595/QĐ-BHXH do Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành ngày 14/4/2017 là văn bản gốc quy định toàn bộ quy trình thu BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN và quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT. Mẫu D01-TS được ban hành kèm theo văn bản này dưới dạng phụ lục biểu mẫu, cùng với D02-TS, TK1-TS và các mẫu liên quan khác trong cùng bộ quy trình. 

Văn bản quy định rõ trách nhiệm lập D01-TS thuộc về đơn vị sử dụng lao động, không phải cơ quan BHXH hay cá nhân người lao động. Đơn vị cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin kê khai và việc lưu trữ hồ sơ gốc làm căn cứ. 

Quyết định 505/QĐ-BHXH

Quyết định 505/QĐ-BHXH ban hành ngày 27/3/2020, có hiệu lực từ ngày 1/5/2020, sửa đổi một số điều của quy trình thu ban hành kèm Quyết định 595/QĐ-BHXH. Phạm vi sửa đổi tập trung vào một số biểu mẫu như TK1-TS, D02-TS, D03-TS cùng cách ghi chép một số chỉ tiêu trong quy trình quản lý sổ BHXH, thẻ BHYT. 

Quy định về kê khai BHXH điện tử

Từ năm 2020, phần lớn thủ tục thu BHXH bao gồm D01-TS được triển khai theo hình thức giao dịch điện tử, thực hiện qua phần mềm kê khai hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam. Hồ sơ điện tử vẫn cần đầy đủ nội dung như bản giấy, chỉ khác về hình thức truyền tải đến cơ quan BHXH. 

Đơn vị sử dụng chữ ký số khi nộp hồ sơ điện tử để xác thực tính pháp lý của D01-TS, thay cho chữ ký tay và con dấu như bản giấy. Hình thức này áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp có số lượng lao động lớn hoặc phát sinh điều chỉnh BHXH thường xuyên.

Những lỗi thường gặp khi điền Mẫu D01-TS

Mẫu D01-TS đóng vai trò quan trọng trong quá trình kê khai và điều chỉnh hồ sơ BHXH của doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng biểu mẫu, kê khai chính xác thông tin và cập nhật quy định mới từ Bảo hiểm xã hội Việt Nam sẽ giúp hồ sơ được xử lý nhanh chóng và hạn chế phát sinh sai sót trong quá trình kê khai.

Câu hỏi thường gặp về Mẫu D01-TS

1. Không nộp Mẫu D01-TS có bị xử phạt không?

Bản thân việc không nộp D01-TS không phải là hành vi bị xử phạt riêng biệt. Tuy nhiên nếu thiếu bảng kê khiến hồ sơ truy thu hoặc điều chỉnh BHXH không hoàn chỉnh, đơn vị có thể bị xử lý theo quy định về chậm đóng hoặc đóng thiếu BHXH tùy mức độ vi phạm thực tế. 

2. Mẫu D01-TS có bắt buộc không?

Không. Mẫu D01-TS chỉ bắt buộc khi hồ sơ gửi cơ quan BHXH cần liệt kê căn cứ giấy tờ, ví dụ truy thu hoặc điều chỉnh thông tin sổ BHXH. Với thủ tục đăng ký tham gia thông thường không phát sinh điều chỉnh, đơn vị không cần lập mẫu này. 

3. Cá nhân hay doanh nghiệp là người lập Mẫu D01-TS?

Đơn vị sử dụng lao động chịu trách nhiệm lập Mẫu D01-TS, không phải cá nhân người lao động. Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của đơn vị ký tên, đóng dấu và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bảng kê. 

4. Có thể kê khai D01-TS online không?

Có. Đơn vị có thể lập và nộp D01-TS qua phần mềm kê khai BHXH điện tử hoặc Cổng Dịch vụ công BHXH Việt Nam. Hình thức điện tử giúp rút ngắn thời gian gửi nhận hồ sơ so với nộp bản giấy trực tiếp tại cơ quan BHXH. 

5. Mẫu D01-TS khác gì D02-TS?

D01-TS là bảng kê liệt kê giấy tờ, văn bản làm căn cứ điều chỉnh hoặc truy thu, trong khi D02-TS là danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN kèm mức đóng cụ thể. Hai mẫu này thường nộp cùng nhau nhưng phục vụ mục đích khác nhau trong hồ sơ.

Xem thêm các mẫu tờ khai BHXH, thuế khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn