Những điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các điều khoản quan trọng nhằm bảo vệ quyền lợi, tránh phát sinh chi phí không mong muốn và đảm bảo tính linh hoạt trong vận hành. Từ diện tích tính thuê, phí dịch vụ, thời hạn hợp đồng đến điều kiện chấm dứt, mỗi điều khoản đều ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và kế hoạch sử dụng mặt bằng dài hạn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện đầy đủ 12 điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng và cách Maison Office đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình rà soát, thương lượng và ký kết hợp đồng.

1. Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là một thỏa thuận pháp lý giữa bên cho thuê và bên thuê, trong đó bên cho thuê giao quyền sử dụng văn phòng cho bên thuê trong một thời hạn nhất định, và bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê theo thỏa thuận. Đây là một văn bản quan trọng để bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.

Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 472 và 481 – 482), hợp đồng thuê được coi là hợp đồng song vụ, có thể được công chứng tùy theo thời hạn hoặc giá trị thuê. Trong thực tế, hợp đồng thuê văn phòng thường được lập thành văn bản và gồm nhiều điều khoản chặt chẽ như: thời hạn thuê, diện tích, giá thuê, điều kiện chấm dứt, hoàn trả mặt bằng,…

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất] 

2. Vì sao cần đọc kỹ hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký?

Hợp đồng thuê văn phòng là cơ sở pháp lý quan trọng, quyết định quyền lợi, nghĩa vụ và chi phí mà doanh nghiệp phải cam kết trong suốt thời gian thuê. Việc đọc kỹ trước khi ký giúp hạn chế rủi ro và chủ động kiểm soát các yếu tố liên quan đến vận hành.

• Bảo vệ quyền lợi pháp lý: Hiểu rõ các điều khoản liên quan đến quyền sử dụng diện tích, quyền thi công – cải tạo, cũng như các điều kiện để chấm dứt hợp đồng hợp lệ.
• Tránh rủi ro tài chính: Kiểm tra kỹ các loại phí dịch vụ, phí ngoài giờ, chi phí phát sinh và điều kiện thanh toán để không bị ảnh hưởng đến ngân sách vận hành.
• Hạn chế tranh chấp hợp đồng: Các điều khoản không rõ ràng nếu không được làm rõ trước khi ký rất dễ dẫn đến hiểu nhầm và tranh chấp sau này.
• Phù hợp với kế hoạch kinh doanh: Xem xét thời hạn thuê, điều kiện gia hạn và các quy định trả mặt bằng để đảm bảo tính linh hoạt trong chiến lược phát triển văn phòng của doanh nghiệp.
• Đảm bảo điều kiện đàm phán công bằng: Việc đọc kỹ giúp doanh nghiệp phát hiện các điều khoản bất lợi và có cơ sở để thương lượng lại với bên cho thuê trước khi cam kết chính thức.

Việc đầu tư thời gian kiểm tra chi tiết hợp đồng hoặc có sự đồng hành của đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong mọi quyết định liên quan đến văn phòng, từ tài chính đến vận hành dài hạn.

3. 12 điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Khi thuê văn phòng, có 12 điều khoản quan trọng cần lưu ý trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên. Các điều khoản này bao gồm:

• Diện tích thuê và phương pháp đo lường
• Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng
• Giá thuê, thời điểm và cách thức điều chỉnh giá
• Phí dịch vụ và các chi phí phát sinh khác
• Tiền đặt cọc và quy trình hoàn trả
• Điều kiện bàn giao mặt bằng và thi công nội thất
• Thời gian làm việc, phí ngoài giờ và giới hạn sử dụng
• Nghĩa vụ bảo trì, sửa chữa và bảo đảm vận hành
• Quy định về chấm dứt hợp đồng trước thời hạn
• Điều khoản chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho thuê lại
• Yêu cầu hoàn trả hiện trạng khi kết thúc hợp đồng
• Trách nhiệm pháp lý trong các tình huống rủi ro hoặc bất khả kháng

>> Những kiến thức cần biết trước khi tìm thuê văn phòng: 

• 10 Kinh nghiệm lựa chọn thuê văn phòng hiệu quả
•  Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả
•  Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán 

3.1 Diện tích thuê và cách tính phí 

Doanh nghiệp cần xác định rõ loại diện tích được tính thuê là diện tích sử dụng thực tế (diện tích net) hay diện tích sàn gộp (diện tích gross). Một số tòa nhà còn tính thêm diện tích dùng chung (hành lang, WC…), dẫn đến phí thuê mỗi m² cao hơn so với thực tế sử dụng. Ngoài ra, cần làm rõ phương pháp đo đạc (bên thứ ba đo hay do tòa nhà cung cấp), tránh mâu thuẫn khi bàn giao mặt bằng hoặc thanh toán chi phí. 

3.2 Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn 

Thời hạn thuê phổ biến từ 2–5 năm, song một số hợp đồng ngắn hạn chỉ kéo dài 6–12 tháng, đặc biệt tại văn phòng trọn gói hoặc coworking space. Cần kiểm tra rõ thời gian thuê tối thiểu, điều kiện gia hạn tự động (nếu có) và quy trình thông báo gia hạn. Việc này giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch vận hành và tránh bị rơi vào tình trạng “mặc định gia hạn” nếu không thông báo kịp thời. 

3.3 Giá thuê, thời điểm điều chỉnh giá

Mức giá thuê cần được ghi rõ theo đơn vị (VND/m²/tháng, đã gồm/không gồm VAT), đi kèm lịch điều chỉnh giá nếu có. Nhiều hợp đồng quy định tăng giá định kỳ 5–10% mỗi năm hoặc theo chỉ số CPI. Đây là điều khoản doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm để lên kế hoạch tài chính chính xác, nhất là với hợp đồng dài hạn.

3.4 Phí dịch vụ và các chi phí phát sinh 

Ngoài tiền thuê, bên thuê còn phải thanh toán phí quản lý tòa nhà và các chi phí phát sinh như: điện, nước, điều hòa ngoài giờ, phí giữ xe, internet,… Cần yêu cầu bảng kê chi tiết các khoản phí, cách tính và điều kiện tăng giá hàng năm nếu có. Một số chi phí (như vệ sinh khu vực riêng, bảo trì hệ thống máy lạnh cục bộ) có thể không bao gồm trong phí dịch vụ chung và cần làm rõ.

3.5 Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả

Hợp đồng thuê văn phòng thường yêu cầu đặt cọc từ 2–3 tháng tiền thuê. Quan trọng hơn, cần làm rõ điều kiện hoàn trả cọc: thời gian hoàn trả sau khi hết hợp đồng, các điều kiện khấu trừ (ví dụ: chưa hoàn trả mặt bằng đúng hiện trạng, thanh toán chậm,…). Doanh nghiệp nên ghi nhận rõ trong biên bản thanh lý hợp đồng để tránh tranh chấp.

>> Xem thêm: Thuê văn phòng cọc bao nhiêu? Cách tính và hạch toán 

3.6 Điều khoản bàn giao và thi công

Điều khoản này quy định hiện trạng bàn giao mặt bằng (thô, bán hoàn thiện hoặc hoàn thiện) và quyền thi công cải tạo. Cần xác định rõ: bên nào chịu chi phí thi công, ai được phép thi công, quy trình phê duyệt bản vẽ, thời gian thi công, yêu cầu kỹ thuật tòa nhà, cũng như điều kiện hoàn trả sau khi hết hợp đồng. Một số tòa nhà yêu cầu sử dụng đơn vị thi công được chỉ định hoặc cần ký phụ lục riêng cho thi công nội thất. 

3.7 Quy định thời gian làm việc và phí ngoài giờ 

Mỗi tòa nhà thường quy định thời gian làm việc hành chính (ví dụ: 8h00–18h00, từ thứ Hai đến thứ Sáu), kèm theo mức phí ngoài giờ nếu doanh nghiệp cần sử dụng văn phòng sau khung giờ này hoặc vào cuối tuần. Do đó, hợp đồng cần làm rõ thời gian vận hành hệ thống điều hòa, thang máy, bảo vệ… và cách tính phí ngoài giờ (theo giờ, theo block thời gian, hoặc theo số lượng thiết bị sử dụng). Đây là khoản chi phí có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng ngân sách vận hành nếu doanh nghiệp hoạt động ngoài khung giờ tiêu chuẩn 

3.8 Nghĩa vụ bảo trì, sửa chữa 

Cần phân biệt rõ trách nhiệm bảo trì thuộc về bên cho thuê hay bên thuê. Thông thường, bên cho thuê chịu trách nhiệm với hệ thống chung (điện, nước, điều hòa trung tâm…), trong khi bên thuê chịu trách nhiệm bảo trì khu vực sử dụng riêng. Hợp đồng nên ghi rõ quy trình xử lý khi có hỏng hóc, thời gian khắc phục và bên chịu chi phí. Với các văn phòng có hệ thống điều hòa riêng (máy lạnh cục bộ), bên thuê cần đặc biệt lưu ý điều khoản về kiểm tra định kỳ và chi phí vệ sinh máy lạnh.

3.9 Điều khoản chấm dứt hợp đồng trước hạn 

Trong trường hợp doanh nghiệp muốn kết thúc hợp đồng sớm (do tái cấu trúc, cắt giảm chi phí, chuyển địa điểm…), điều khoản chấm dứt trước hạn sẽ quyết định mức phạt hoặc điều kiện được phép trả mặt bằng mà không phát sinh nghĩa vụ bồi thường. Cần làm rõ: thời gian thông báo trước, mức phạt cụ thể (thường tương đương 1–3 tháng tiền thuê), các trường hợp được chấm dứt không phạt (ví dụ: tòa nhà vi phạm PCCC, bàn giao trễ…). Đây là điều khoản đặc biệt quan trọng trong các hợp đồng dài hạn hoặc ký tại các tòa nhà lớn.

>> Tham khảo: Mẫu thông báo thanh lý, chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng 

3.10 Quy định về chuyển nhượng – cho thuê lại 

Không phải hợp đồng thuê văn phòng nào cũng cho phép bên thuê chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho thuê lại cho bên thứ ba. Cần kiểm tra rõ: có được phép hay không, nếu có thì phải được sự chấp thuận bằng văn bản từ bên cho thuê. Điều này giúp tránh vi phạm hợp đồng trong trường hợp doanh nghiệp muốn tái cấu trúc, thay đổi pháp nhân, hoặc muốn chia sẻ không gian với đối tác khác.

3.11 Điều khoản về hoàn trả mặt bằng 

Khi kết thúc hợp đồng, bên thuê có nghĩa vụ trả lại mặt bằng đúng hiện trạng ban đầu (thường là trạng thái thô hoặc bán hoàn thiện). Nếu đã thi công cải tạo, doanh nghiệp cần tháo dỡ toàn bộ nội thất, thiết bị và tự chi trả chi phí hoàn trả. Hợp đồng cần quy định rõ yêu cầu kỹ thuật về hoàn trả, thời gian hoàn thành (thường 7–10 ngày trước khi kết thúc hợp đồng), tránh ảnh hưởng đến việc nhận lại tiền đặt cọc.

>> Tham khảo ngay: Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng 

3.12 Điều khoản rủi ro và trách nhiệm pháp lý

Đây là điều khoản quy định trách nhiệm của các bên trong trường hợp phát sinh rủi ro: cháy nổ, mất điện, thiên tai, dịch bệnh, sự cố kỹ thuật, hoặc tranh chấp phát sinh từ bên thứ ba. Cần xác định rõ: những rủi ro nào được miễn trừ trách nhiệm (bất khả kháng), trách nhiệm bảo hiểm tài sản thuộc về bên nào, và quy trình xử lý sự cố. Việc quy định rõ giúp giảm thiểu thiệt hại và xác định đúng trách nhiệm khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra.

Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hợp đồng thuê, thương lượng điều khoản hợp lý và đảm bảo quyền lợi tối đa trong quá trình thuê văn phòng tại Hà Nội và TP.HCM. 

4. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra & đàm phán hợp đồng thuê văn phòng 

Đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là các công ty vừa và nhỏ hoặc đơn vị nước ngoài mới thành lập tại Việt Nam, việc nắm bắt các điều khoản hợp đồng thuê văn phòng không hề đơn giản. Những chi tiết như phương pháp tính diện tích, cơ chế điều chỉnh giá thuê, hoặc quy định về hoàn trả mặt bằng thường được diễn đạt bằng thuật ngữ pháp lý và chuyên ngành bất động sản, dễ dẫn đến hiểu sai hoặc bỏ sót quyền lợi. 

Maison Office đóng vai trò là đơn vị tư vấn trung lập, hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong quá trình đánh giá, rà soát hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký kết. Chúng tôi giúp khách hàng:

• Phân tích chi tiết từng điều khoản trọng yếu, chỉ rõ các điều khoản có thể gây bất lợi hoặc phát sinh chi phí.
• Đề xuất phương án thương lượng phù hợp, dựa trên dữ liệu thực tế từ hơn 2.000 giao dịch cho thuê văn phòng tại Hà Nội & TP.HCM.
• Đại diện doanh nghiệp đàm phán trực tiếp với chủ tòa nhà, giúp rút ngắn thời gian thương thảo, đảm bảo quyền lợi và tính minh bạch.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm và mạng lưới đối tác rộng khắp trong ngành bất động sản văn phòng, Maison Office cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước khảo sát, tư vấn, lựa chọn tòa nhà phù hợp cho đến khi hoàn tất hợp đồng thuê – đảm bảo quá trình thuê diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

5. FAQ – Câu hỏi thường gặp khi ký hợp đồng thuê văn phòng 

5.1 Hợp đồng thuê văn phòng có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc công chứng đối với tất cả hợp đồng thuê văn phòng. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015, nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên, hai bên có thể lựa chọn công chứng để tăng tính pháp lý. Một số trường hợp như doanh nghiệp đăng ký địa chỉ trụ sở tại văn phòng thuê thường được yêu cầu cung cấp hợp đồng đã công chứng để làm thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước.

5.2 Điều khoản nào thường gây tranh chấp?

Các điều khoản thường phát sinh tranh chấp gồm:

• Thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt trước hạn
• Cách tính diện tích và phí dịch vụ
• Quy định hoàn trả mặt bằng và giữ lại tiền cọc
• Điều chỉnh giá thuê theo năm hoặc CPI mà không có thông báo trước

Việc không làm rõ hoặc không có phụ lục kèm theo thường dẫn đến cách hiểu khác nhau giữa hai bên, dễ gây tranh chấp khi hết hợp đồng.

5.3 Có thể thương lượng phí ngoài giờ không? 

Có. Phí ngoài giờ (sử dụng điều hòa, thang máy, điện ngoài giờ hành chính) không cố định mà phụ thuộc chính sách từng tòa nhà. Doanh nghiệp có thể thương lượng để được miễn phí một số buổi/tuần, giảm đơn giá theo block thời gian, hoặc chia sẻ chi phí với các bên thuê cùng tầng. Việc đàm phán cần thực hiện trước khi ký hợp đồng và ghi rõ trong phụ lục để đảm bảo hiệu lực pháp lý. 

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn