Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả

Quy trình thuê văn phòng thường gồm 4 giai đoạn với 10 bước, bắt đầu từ xác định nhu cầu, lập ngân sách, tìm kiếm và khảo sát mặt bằng, sau đó tiến hành đàm phán, ký hợp đồng và nhận bàn giao. Khi doanh nghiệp làm rõ ngay từ đầu các yêu cầu về diện tích, khu vực, ngân sách và thời điểm sử dụng, việc sàng lọc và so sánh phương án sẽ thuận lợi hơn, đồng thời giúp kiểm soát tốt tổng chi phí thuê. Tùy quy mô doanh nghiệp, mức độ phức tạp của hợp đồng và thời gian thi công hoàn thiện, toàn bộ quá trình thường kéo dài khoảng 6 – 10 tuần.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ

MẪU HĐ THUÊ VĂN PHÒNG (VI)

MẪU HĐ THUÊ VĂN PHÒNG SONG NGỮ

1. Quy trình thuê văn phòng gồm những bước nào?

Một quy trình thuê văn phòng bài bản thường trải qua 4 giai đoạn chính: chuẩn bị kế hoạch, tìm kiếm và lựa chọn, đàm phán và ký thuê, cuối cùng là nhận bàn giao mặt bằng. Mỗi giai đoạn giải quyết một nhóm vấn đề khác nhau và tạo cơ sở cho bước tiếp theo.

Doanh nghiệp nên hoàn thiện yêu cầu thuê và ngân sách trước khi bắt đầu khảo sát thị trường. Khi những tiêu chí này chưa rõ, danh sách tòa nhà thường quá rộng, khó so sánh và dễ phải điều chỉnh lại sau mỗi lần đi xem.

Khi đi theo trình tự này, doanh nghiệp có thể loại dần các phương án không phù hợp ở từng giai đoạn. Quá trình ra quyết định vì vậy dựa trên cùng một bộ tiêu chí, thay vì thay đổi yêu cầu sau mỗi lần khảo sát.

2. Giai đoạn 1: Chuẩn bị yêu cầu và ngân sách thuê

Bước 1: Xác định nhu cầu thuê văn phòng

Trước khi tìm tòa nhà, doanh nghiệp cần thống nhất nội bộ về nhu cầu sử dụng văn phòng trong thời hạn thuê. Những thông tin quan trọng nhất gồm số lượng nhân sự, diện tích dự kiến, khu vực ưu tiên, thời điểm cần nhận mặt bằng và mức ngân sách có thể chi trả.

Với doanh nghiệp đang có kế hoạch tăng nhân sự, diện tích nên được tính thêm khả năng mở rộng thay vì chỉ dựa trên số người tại thời điểm tìm thuê. Tương tự, vị trí văn phòng cần được xem xét dựa trên đặc thù hoạt động thực tế, chẳng hạn khả năng tiếp cận khách hàng, đối tác, nguồn nhân lực hoặc các đầu mối giao thông mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng.

Bộ yêu cầu thuê nên làm rõ các nhóm thông tin sau:

• Quy mô nhân sự: Số nhân viên hiện tại và kế hoạch tăng giảm trong thời hạn thuê
• Diện tích: Xác định theo số nhân sự, mô hình bố trí và các khu vực chức năng cần thiết
• Vị trí: Khu vực ưu tiên, khả năng tiếp cận khách hàng, đối tác và lực lượng lao động
• Hạng tòa nhà: Hạng A, B, C hoặc các mô hình văn phòng linh hoạt
• Thời điểm sử dụng: Ngày dự kiến nhận mặt bằng và ngày cần vận hành chính thức
• Thời hạn thuê: Căn cứ kế hoạch kinh doanh và khả năng mở rộng
• Yêu cầu kỹ thuật: Điều hòa, điện dự phòng, tải trọng sàn, chiều cao trần, thang máy, bãi xe và các yêu cầu chuyên biệt khác

Bộ yêu cầu càng cụ thể thì quá trình tìm kiếm càng dễ kiểm soát. Doanh nghiệp cũng tránh mất thời gian khảo sát những tòa nhà không đáp ứng các tiêu chí bắt buộc ngay từ đầu.

>>> Doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ tính toán diện tích thuê văn phòng và tham khảo bộ tiêu chí đánh giá tòa nhà văn phòng để xây dựng bộ yêu cầu thuê văn phòng chi tiết và sát với nhu cầu thực tế hơn. 

Bước 2: Lập ngân sách thuê theo tổng chi phí sử dụng

Giá thuê trên mỗi mét vuông chưa phản ánh đầy đủ số tiền doanh nghiệp phải chi trong suốt thời hạn thuê. Khi lập ngân sách, doanh nghiệp cần tính cả các khoản phí đi kèm và chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng.

Có thể tham khảo cách tính:

Tổng chi phí sử dụng định kỳ = Tiền thuê + phí dịch vụ + thuế giá trị gia tăng + phí gửi xe + điện, điều hòa + phí ngoài giờ + các khoản vận hành liên quan 

Ngoài chi phí định kỳ, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị một số khoản ban đầu như tiền đặt cọc, thiết kế và thi công nội thất, hệ thống công nghệ thông tin, chuyển văn phòng, biển hiệu và chi phí hoàn trả mặt bằng nếu hợp đồng có quy định.

Việc tách rõ chi phí ban đầu và chi phí định kỳ giúp bộ phận tài chính dự toán ngân sách sát hơn. Đây cũng là cơ sở để so sánh hai tòa nhà có mức giá thuê tương đương nhưng cấu trúc phí khác nhau.

3. Giai đoạn 2: Tìm kiếm, khảo sát & chọn văn phòng

Bước 3: Tìm kiếm nguồn cung phù hợp

Khi đã xác định rõ nhu cầu và khoảng ngân sách có thể chi trả, doanh nghiệp có thể bắt đầu tìm kiếm các tòa nhà phù hợp. Ở giai đoạn này, việc sàng lọc nên dựa trên bộ tiêu chí đã thống nhất từ đầu để tránh mất thời gian với những phương án không đáp ứng yêu cầu.

Một trình tự lọc hợp lý có thể bắt đầu từ:

Khu vực → diện tích → ngân sách → thời điểm có thể nhận mặt bằng → tiêu chuẩn tòa nhà → điều kiện thuê

Cách tiếp cận này giúp giảm số lượng phương án phải phân tích sâu và tránh bị ảnh hưởng quá sớm bởi hình ảnh hoặc mức giá quảng cáo.

>>> Doanh nghiệp tại TP.HCM có thể tham khảo danh sách văn phòng cho thuê TP.HCM. Với nhu cầu tại miền Bắc, có thể xem văn phòng cho thuê Hà Nội.  

Bước 4: Lập danh sách rút gọn và so sánh các tòa nhà

Sau khi rà soát nguồn cung, doanh nghiệp nên chọn lọc lại những tòa nhà đáp ứng tốt nhất các tiêu chí về diện tích, vị trí, ngân sách và điều kiện thuê. Danh sách càng gọn, quá trình khảo sát và so sánh càng dễ tập trung, đồng thời hạn chế mất thời gian với những phương án không phù hợp.

Để đánh giá khách quan, các tòa nhà nên được so sánh trên cùng một nhóm tiêu chí:

Doanh nghiệp không nên dùng giá thuê để đánh giá một tòa nhà nhưng lại dùng tổng chi phí để đánh giá tòa nhà khác. Các phương án phải được quy về cùng cách tính, cùng thời điểm và cùng điều kiện để kết quả so sánh có ý nghĩa.

Bước 5: Khảo sát thực tế từng tòa nhà

Thông tin trên website, tài liệu giới thiệu hoặc báo giá chỉ phản ánh một phần chất lượng của văn phòng. Buổi khảo sát giúp doanh nghiệp kiểm tra trực tiếp cách bố trí mặt bằng, hệ thống kỹ thuật và điều kiện vận hành thực tế.

Khi đến tòa nhà, doanh nghiệp nên quan sát cả phần diện tích thuê và các khu vực sử dụng chung. Một mặt bằng có diện tích phù hợp trên giấy có thể khó bố trí nếu xuất hiện nhiều cột, lõi kỹ thuật lớn hoặc hình dạng sàn không thuận lợi.

Các nội dung doanh nghiệp nên kiểm tra khi khảo sát tòa nhà:

• Hình dạng và khả năng bố trí mặt bằng
• Vị trí cột, lõi thang và các diện tích khó sử dụng
• Ánh sáng tự nhiên
• Hệ thống điều hòa văn phòng
• Nguồn điện dự phòng
• Thang máy
• Bãi đỗ ô tô và xe máy
• Sảnh đón khách
• Điều kiện vận chuyển vật tư thi công
• Tiện ích xung quanh
• Tình trạng bàn giao thực tế

Doanh nghiệp nên sử dụng cùng một bảng kiểm tra cho tất cả các buổi khảo sát. Khi mỗi tòa nhà được đánh giá theo cùng tiêu chí, nhóm phụ trách sẽ dễ tổng hợp nhận xét và hạn chế quyết định dựa quá nhiều vào cảm nhận tại thời điểm đi xem.

Bước 6: Lựa chọn 1-2 phương án ưu tiên

Sau khi hoàn thành các buổi khảo sát, doanh nghiệp nên rút danh sách xuống khoảng 1-2 phương án phù hợp nhất để bước vào giai đoạn thương lượng.

Doanh nghiệp không nên chọn văn phòng chỉ vì đơn giá thuê thấp. Một phương án phù hợp cần được xem xét trên tổng chi phí sử dụng, khả năng bố trí mặt bằng, vị trí, điều kiện bàn giao và các điều khoản thuê trong suốt thời hạn hợp đồng.

Ví dụ, một tòa nhà có đơn giá thấp hơn nhưng mặt bằng nhiều cột có thể khiến diện tích sử dụng thực tế kém hiệu quả. Ngược lại, một phương án có giá thuê cao hơn một chút nhưng mặt bằng vuông vức, thời gian hỗ trợ thi công tốt và ít chi phí phát sinh có thể phù hợp hơn với ngân sách tổng thể.

4. Giai đoạn 3: So sánh giá, đàm phán & ký hợp đồng

Bước 7: Phân tích báo giá và các điều kiện thuê

Khi doanh nghiệp đã xác định được phương án ưu tiên, bên cho thuê sẽ cung cấp báo giá và các điều kiện thương mại chi tiết hơn. Đây là lúc doanh nghiệp cần chuyển từ việc so sánh tòa nhà sang so sánh tổng nghĩa vụ tài chính trong thời hạn thuê.

Một báo giá thuê văn phòng thường có nhiều nội dung ngoài đơn giá. Doanh nghiệp cần đọc kỹ các thông tin sau:

• Giá thuê
• Phí dịch vụ
• Thuế giá trị gia tăng
• Thời hạn thuê
• Tiền đặt cọc
• Chu kỳ thanh toán
• Khoảng thời gian được hỗ trợ tiền thuê hoặc thi công nếu có
• Cách điều chỉnh giá
• Phí gửi xe
• Phí điều hòa ngoài giờ
• Tình trạng bàn giao
• Trách nhiệm hoàn trả mặt bằng

Nếu hai phương án có cấu trúc chi phí khác nhau, doanh nghiệp nên quy đổi về cùng thời hạn thuê để đánh giá tổng ngân sách. Cách làm này giúp tránh tình trạng một phương án có giá thuê thấp nhưng phát sinh nhiều khoản phí hơn trong quá trình sử dụng.

Trong một số giao dịch, các bên có thể sử dụng thư bày tỏ ý định thuê để ghi nhận những điều kiện thương mại đã trao đổi trước khi hoàn thiện hợp đồng. Doanh nghiệp cần đọc cụ thể nội dung của từng văn bản và không nên mặc định tất cả các thư bày tỏ ý định đều có cùng phạm vi ràng buộc.

Bước 8: Đàm phán và rà soát hợp đồng thuê

Khi đàm phán, doanh nghiệp nên xem xét tổng giá trị của giao dịch thay vì chỉ tập trung yêu cầu giảm đơn giá. Một số điều khoản khác có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và mức độ linh hoạt trong suốt thời gian thuê.

Các nội dung cần trao đổi thường gồm giá thuê, thời gian hỗ trợ thi công, ngày bắt đầu tính tiền, cách điều chỉnh giá, quyền gia hạn, điều kiện chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm hoàn trả mặt bằng.

Sau khi thống nhất các điều kiện thương mại, hợp đồng cần được kiểm tra lại để bảo đảm nội dung phản ánh đúng những gì hai bên đã trao đổi. Doanh nghiệp nên rà soát:

• Thông tin và tư cách của bên cho thuê
• Quyền cho thuê đối với mặt bằng
• Diện tích và cách xác định diện tích thuê
• Giá thuê và các khoản phí
• Ngày bàn giao
• Ngày bắt đầu tính tiền thuê
• Thời hạn hợp đồng
• Điều kiện thi công
• Quyền gia hạn
• Điều kiện chấm dứt
• Trách nhiệm hoàn trả mặt bằng
• Các phụ lục và tài liệu kỹ thuật đi kèm

Với những giao dịch có giá trị lớn hoặc điều khoản pháp lý phức tạp, doanh nghiệp nên để bộ phận pháp chế hoặc luật sư kiểm tra hợp đồng trước khi ký.

>> Tham khảo ngay: Kinh nghiệm đàm phán hợp đồng thuê văn phòng cho doanh nghiệp 

5. Giai đoạn 4: Nhận bàn giao & chuyển  văn phòng

Bước 9: Kiểm tra hiện trạng trước khi nhận bàn giao

Sau khi hợp đồng được ký và đến ngày bàn giao, doanh nghiệp cần kiểm tra lại mặt bằng trước khi ký biên bản tiếp nhận.

Biên bản bàn giao giúp xác nhận tình trạng văn phòng tại thời điểm doanh nghiệp nhận mặt bằng. Nội dung này đặc biệt quan trọng vì có thể liên quan đến trách nhiệm sửa chữa, bảo trì hoặc hoàn trả khi hợp đồng kết thúc.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Diện tích và phạm vi mặt bằng
• Sàn, trần, tường và cửa
• Hệ thống điều hòa
• Điện và chiếu sáng
• Thiết bị phòng cháy chữa cháy
• Công tơ điện nếu có
• Trang thiết bị thuộc tài sản bên cho thuê
• Những lỗi hoặc hạng mục chưa hoàn thiện

Nếu hiện trạng khác với điều kiện đã thống nhất, doanh nghiệp nên ghi trực tiếp vào biên bản và xác nhận thời hạn xử lý với bên cho thuê.

Bước 10: Hoàn thiện nội thất và tổ chức chuyển văn phòng

Sau khi nhận mặt bằng, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai thiết kế, thi công và kế hoạch chuyển văn phòng.

Tiến độ thi công cần được phối hợp với thời gian hỗ trợ thi công của tòa nhà, quy định của ban quản lý tòa nhà và ngày bắt đầu tính tiền thuê. Nếu các mốc này không được tính toán đồng bộ, doanh nghiệp có thể phát sinh thêm chi phí hoặc phải điều chỉnh kế hoạch chuyển địa điểm.

Tùy hiện trạng bàn giao, các hạng mục có thể bao gồm bố trí không gian làm việc, hệ thống điện, mạng dữ liệu, phòng họp, khu tiếp khách, biển hiệu và kiểm soát ra vào.

Phần thiết kế và thi công nội thất nên được quản lý như một dự án riêng với tiến độ, ngân sách và người phụ trách cụ thể. Doanh nghiệp cần tư vấn chuyên sâu về thiết kế và thi công có thể tham khảo Maison Interior.

>> Xem thêm: Checklist 20+ công việc cần làm khi thuê văn phòng mới 

6. Làm sao để rút ngắn thời gian tìm thuê văn phòng?

Quá trình thuê thường kéo dài khi doanh nghiệp thay đổi tiêu chí nhiều lần hoặc chưa xác định rõ người có quyền phê duyệt. Vì vậy, cách rút ngắn thời gian hiệu quả nhất là chuẩn bị đầu vào đầy đủ trước khi bắt đầu tìm kiếm.

Doanh nghiệp nên hoàn thành 5 việc trước khi khảo sát thị trường:

• Thống nhất yêu cầu thuê văn phòng.
• Xác định khoảng ngân sách có thể chi trả.
• Chỉ định người hoặc nhóm có quyền ra quyết định.
• Xác định thời điểm cần nhận và sử dụng văn phòng.
• Phân biệt rõ tiêu chí bắt buộc với tiêu chí có thể thương lượng.

Ví dụ, nếu vị trí gần khách hàng là điều kiện bắt buộc nhưng hạng tòa nhà có thể linh hoạt, nhóm tìm kiếm sẽ có phạm vi rõ hơn khi rà soát nguồn cung. Ngược lại, nếu mọi tiêu chí đều được xem là bắt buộc, số lượng phương án phù hợp có thể giảm đáng kể.

Doanh nghiệp cũng nên thống nhất cách đánh giá trước khi đi khảo sát. Một bảng tiêu chí chung giúp các thành viên thảo luận dựa trên dữ liệu thay vì mỗi người sử dụng một tiêu chuẩn khác nhau.

7. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp tìm thuê văn phòng như nào?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội, Maison Office không chỉ là một đơn vị môi giới, mà là đối tác chiến lược đáng tin cậy cho hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Maison Office cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trọn vẹn trong hành trình thuê văn phòng, từ bước xác định nhu cầu, khảo sát văn phòng, đàm phán hợp đồng đến hỗ trợ vận hành sau thuê.

Lý do nên lựa chọn Maison Office

• Hệ thống dữ liệu cập nhật liên tục, bao phủ hơn 95% tòa nhà văn phòng tại TP.HCM & Hà Nội, từ văn phòng hạng A, B, C đến văn phòng trọn gói. Tư vấn miễn phí, bảo mật thông tin tuyệt đối, không thu phí từ doanh nghiệp thuê.
• Rút ngắn 50% thời gian tìm kiếm văn phòng so với việc tự tìm kiếm nhờ hệ thống lọc chọn thông minh theo yêu cầu.
• Đội ngũ chuyên gia hiểu rõ đặc thù từng ngành, đưa ra giải pháp mặt bằng tối ưu cho doanh nghiệp công nghệ, tài chính, bảo hiểm, logistics, sản xuất…
• Hỗ trợ đàm phán và rà soát hợp đồng thuê, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí ẩn.

Một số khách hàng tiêu biểu đã được Maison Office hỗ trợ thành công

Maison Office đã hỗ trợ hơn 300 doanh nghiệp trong 3 năm gần nhất, với tỷ lệ hài lòng lên đến 98%​ 

Bạn đang tìm thuê văn phòng? Hãy để Maison Office hỗ trợ bạn:

• Tư vấn chiến lược mặt bằng phù hợp với giai đoạn phát triển doanh nghiệp
• Tiết kiệm thời gian tìm kiếm & ngân sách vận hành dài hạn
• Tăng lợi thế thương lượng với chủ đầu tư
• Yên tâm về pháp lý, hợp đồng và vận hành sau thuê

Liên hệ Maison Office ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận bảng tổng hợp các mặt bằng phù hợp với doanh nghiệp bạn! 

8. Câu hỏi thường gặp về quy trình thuê văn phòng

8.1 Thời gian tìm thuê văn phòng lý tưởng là bao lâu?

Thông thường, doanh nghiệp nên bắt đầu quá trình tìm kiếm văn phòng từ 1,5 đến 3 tháng trước thời điểm cần chuyển đến. Với các công ty quy mô lớn hoặc cần thi công nội thất phức tạp, thời gian lý tưởng có thể kéo dài 4–6 tháng để có đủ thời gian khảo sát, đàm phán, ký kết và setup không gian làm việc. Doanh nghiệp bắt đầu càng sớm càng có nhiều lựa chọn và khả năng thương lượng tốt hơn.

8.2 Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê văn phòng trọn gói?

Có. Với doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc nhóm làm việc linh hoạt, mô hình văn phòng trọn gói (serviced office) thường là lựa chọn phù hợp nhờ chi phí cố định không phát sinh, thời gian thuê linh hoạt và không cần đầu tư nội thất hay vận hành riêng. Mô hình này cũng giúp doanh nghiệp có hình ảnh chuyên nghiệp ngay từ ngày đầu hoạt động mà không cần đầu tư ban đầu lớn.

8.3 Maison Office có thu phí dịch vụ tư vấn không?

Không. Maison Office tư vấn và hỗ trợ miễn phí toàn bộ quy trình thuê văn phòng, từ xác định nhu cầu, tìm kiếm, khảo sát đến đàm phán và ký hợp đồng. Chi phí dịch vụ của Maison Office được chi trả từ phía chủ tòa nhà theo thỏa thuận hoa hồng môi giới thông thường trên thị trường, doanh nghiệp thuê không phải trả thêm bất kỳ khoản phí nào.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.