Mẫu hợp đồng thương mại mới nhất [Tải file Word/PDF]

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập, việc thiết lập các điều khoản chặt chẽ trong giao dịch kinh doanh là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Một mẫu hợp đồng thương mại chuẩn không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý không đáng có.

Tải ngay
MẪU HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI

Hợp đồng thương mại là gì?

Hợp đồng thương mại là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động thương mại. Hoạt động thương mại bao gồm mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác.

Về bản chất, hợp đồng thương mại mang các đặc điểm:

• Chủ thể tham gia chủ yếu là thương nhân hoặc các tổ chức, cá nhân có hoạt động kinh doanh.
• Mục đích chính là sinh lợi.
• Nội dung hợp đồng gắn liền với giao dịch kinh doanh thực tế, thường có giá trị lớn và kéo dài.

Việc hiểu đúng khái niệm hợp đồng thương mại giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng loại hợp đồng, tránh nhầm lẫn với hợp đồng dân sự thông thường.

Tải mẫu hợp đồng thương mại tham khảo file Word, PDF

Mẫu hợp đồng thương mại được cung cấp trong bài viết này được xây dựng theo khung pháp lý hiện hành, phù hợp cho nhiều loại giao dịch phổ biến như mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hợp tác kinh doanh.

Lưu ý: Mẫu hợp đồng mang tính tham khảo. Khi áp dụng cho từng giao dịch cụ thể, các bên cần điều chỉnh nội dung cho phù hợp với ngành nghề, giá trị hợp đồng và mức độ rủi ro.

Tải ngay mẫu

Lưu ý: Mẫu hợp đồng mang tính tham khảo. Khi áp dụng cho từng giao dịch cụ thể, các bên cần điều chỉnh nội dung cho phù hợp với ngành nghề, giá trị hợp đồng và mức độ rủi ro.

Khi nào cần sử dụng hợp đồng thương mại?

Việc sử dụng hợp đồng là bắt buộc hoặc cực kỳ cần thiết trong các trường hợp sau:

Giao dịch mua bán hàng hóa

Đây là loại hợp đồng phổ biến nhất, dùng khi các bên thực hiện việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa gắn liền với thanh toán tiền. Từ hàng tiêu dùng đến máy móc thiết bị công nghiệp đều cần loại hợp đồng này.

Hợp đồng cung ứng dịch vụ

Hợp đồng cung ứng dịch vụ được sử dụng khi một bên (bên cung ứng) thực hiện công việc cho bên kia (bên sử dụng dịch vụ) và nhận thanh toán. Ví dụ: dịch vụ logistics, tư vấn giải pháp IT, dịch vụ marketing, vệ sinh công nghiệp…

Hợp tác kinh doanh giữa các thương nhân

Thỏa thuận hợp tác giữa các thương nhân được sử dụng khi các bên cùng đóng góp nguồn lực để triển khai hoạt động kinh doanh. Hợp đồng phải xác định cách ghi nhận phần đóng góp, quyền quản lý và cơ chế phân chia kết quả. 

Nếu giao dịch thuộc hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh theo pháp luật đầu tư, các bên phải rà soát thêm quy định tương ứng.  

Các trường hợp thường bị nhầm lẫn khi áp dụng

Một số tình huống dễ nhầm lẫn:

• Cá nhân mua bán nhỏ lẻ nhưng không nhằm mục đích sinh lợi lâu dài
• Giao dịch dân sự giữa cá nhân với cá nhân
• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê tài sản đơn thuần

Trong các trường hợp này, nếu không có yếu tố thương mại rõ ràng, việc áp dụng hợp đồng thương mại có thể không phù hợp.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp đồng thương mại

Mọi hợp đồng thương mại tại Việt Nam hiện nay cần tuân thủ các văn bản pháp luật chủ đạo sau:

1. Bộ luật Dân sự 2015: Đóng vai trò là luật chung, điều chỉnh các nguyên tắc cơ bản về hợp đồng và nghĩa vụ.
2. Luật Thương mại 2005: Luật chuyên ngành điều chỉnh trực tiếp các hành vi thương mại.
3. Luật Giao dịch điện tử 2023: Áp dụng cho các hợp đồng ký kết qua phương thức điện tử.
4. Các Luật chuyên ngành khác: Như Luật Xây dựng, Luật Kinh doanh bảo hiểm, Luật Kinh doanh bất động sản (tùy vào đối tượng của hợp đồng).

Các bên khi soạn thảo và ký kết hợp đồng cần đảm bảo nội dung không vi phạm điều cấm của pháp luật, nếu không hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu một phần hoặc toàn bộ.

Mẫu hợp đồng thương mại gồm những nội dung nào?

Thông tin các bên và người đại diện ký kết

Hợp đồng cần ghi chính xác thông tin của tổ chức hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ. Đối với doanh nghiệp, phần này nên thể hiện tên pháp lý, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và thông tin liên hệ. Các thông tin phải được đối chiếu với hồ sơ đăng ký hiện hành, tránh sử dụng tên thương hiệu thay cho tên doanh nghiệp. 

Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Nếu ký theo ủy quyền, hợp đồng nên dẫn chiếu văn bản ủy quyền, đồng thời kiểm tra thời hạn, nội dung và giới hạn được phép ký. Chức danh của người ký hoặc con dấu doanh nghiệp không thay thế việc xác minh thẩm quyền đại diện. 

Đối tượng, số lượng, chất lượng và phạm vi công việc 

Đối tượng hợp đồng phải được mô tả đủ rõ để xác định nghĩa vụ đã hoàn thành hay chưa. Đối với hợp đồng hàng hóa, các bên cần thống nhất chủng loại, mã hàng, số lượng, đơn vị tính và tiêu chuẩn chất lượng. Những yêu cầu về xuất xứ hoặc chứng nhận kỹ thuật phải được ghi cụ thể nếu đó là điều kiện giao dịch. 

Đối với hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cần xác định công việc thực hiện, sản phẩm bàn giao và tiêu chí đánh giá kết quả. Những công việc không nằm trong giá dịch vụ cũng nên được làm rõ để hạn chế tranh chấp về chi phí bổ sung. Trường hợp nội dung kỹ thuật dài, các bên nên lập phụ lục và dẫn chiếu trực tiếp trong hợp đồng. 

Giá, thuế, phương thức và thời hạn thanh toán

Điều khoản thanh toán cần xác định giá trị hợp đồng, đồng tiền thanh toán được phép sử dụng và khoản thuế liên quan. Các bên phải ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng, đồng thời thống nhất cách xử lý khi chính sách thuế thay đổi trong thời gian thực hiện. 

Mỗi đợt thanh toán nên gắn với một mốc xác định được, ví dụ như ngày nhận đủ hồ sơ hoặc ngày ký biên bản nghiệm thu. Hợp đồng cần quy định thành phần hồ sơ, thời hạn thanh toán và tài khoản nhận tiền. Việc thay đổi tài khoản phải có cơ chế thông báo, xác minh để hạn chế chuyển tiền sai người thụ hưởng. 

Giao nhận, nghiệm thu, bảo hành và trách nhiệm các bên

Hợp đồng cần phân biệt việc giao nhận với việc nghiệm thu. Giao nhận xác nhận hàng hóa hoặc kết quả công việc đã được bàn giao; nghiệm thu xác định mức độ đáp ứng yêu cầu đã thỏa thuận. Các bên nên quy định địa điểm, thời hạn và người có quyền xác nhận từng thủ tục. 

Điều khoản bảo hành cần nêu thời điểm bắt đầu, thời hạn áp dụng và trường hợp loại trừ. Khi phát hiện sai sót, hợp đồng phải xác định thời hạn phản hồi, trách nhiệm sửa chữa hoặc thay thế và bên chịu chi phí. Đối với hàng hóa cần lắp đặt, các bên nên thống nhất riêng thời điểm giao hàng, chạy thử và nghiệm thu vận hành. 

Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và lãi chậm thanh toán

Phạt vi phạm cần được thỏa thuận trong hợp đồng và xác định rõ hành vi làm phát sinh tiền phạt. Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, trừ trường hợp tại Điều 266. Các giao dịch chịu quy định chuyên ngành cần được đối chiếu riêng trước khi xác định mức phạt. 

Bồi thường thiệt hại và lãi chậm thanh toán nên được quy định thành nội dung riêng. Yêu cầu bồi thường phải có căn cứ về tổn thất và quan hệ nhân quả với hành vi vi phạm. Đối với lãi chậm trả, hợp đồng cần làm rõ lãi suất, số tiền tính lãi và thời gian chậm thanh toán, phù hợp với Điều 302–306 Luật Thương mại. 

Điều khoản bất khả kháng, sửa đổi, tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng

Điều khoản bất khả kháng cần xác định cách thông báo, tài liệu chứng minh và trách nhiệm hạn chế ảnh hưởng của sự kiện. Việc chi phí tăng hoặc thiếu nguồn hàng không tự động được coi là bất khả kháng; trường hợp cụ thể phải được đánh giá theo điều kiện luật định và nghĩa vụ bị ảnh hưởng. 

Luật áp dụng và phương thức giải quyết tranh chấp 

Hợp đồng cần xác định pháp luật điều chỉnh phù hợp với giao dịch. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, việc lựa chọn luật phải được xem xét cùng điều ước quốc tế và các quy định bắt buộc liên quan. Điều khoản luật áp dụng cần thống nhất với nội dung giao dịch, tránh sao chép từ mẫu dành cho quan hệ pháp lý khác.

Phương thức giải quyết tranh chấp nên được xác định rõ ngay khi ký kết. Các bên có thể thỏa thuận thương lượng trước khi đưa vụ việc đến tòa án hoặc trọng tài có thẩm quyền. Nếu lựa chọn trọng tài, điều khoản cần xác định rõ tổ chức trọng tài hoặc hình thức trọng tài, đồng thời đáp ứng điều kiện của pháp luật về thỏa thuận trọng tài.

Quy trình soạn và sử dụng mẫu hợp đồng thương mại

Bước 1: Xác định giao dịch và lựa chọn mẫu phù hợp 

Người soạn cần xác định nghĩa vụ chính của giao dịch trước khi chọn mẫu. Mẫu được lựa chọn phải xử lý được các rủi ro thực tế. Người soạn cần kiểm tra các yếu tố sau:

• Giao dịch là mua bán, dịch vụ hay hợp tác.
• Đối tượng có chịu điều kiện chuyên ngành không.
• Có yếu tố nước ngoài hoặc dữ liệu cần bảo mật không.

Bước 2: Kiểm tra thông tin đối tác và thẩm quyền người ký 

Doanh nghiệp cần đối chiếu thông tin đăng ký, tình trạng hoạt động và người đại diện của đối tác. Chức danh giám đốc, trưởng phòng hoặc người phụ trách dự án chưa đủ để xác định quyền ký mọi giao dịch. 

Nếu ký theo ủy quyền, tài liệu phải phù hợp với hợp đồng dự kiến. Hồ sơ kiểm tra gồm: 

• Thông tin đăng ký doanh nghiệp.
• Văn bản ủy quyền và thời hạn ủy quyền.
• Giới hạn giá trị, nội dung được phép ký.

Bước 3: Điền thông tin và điều chỉnh điều khoản theo giao dịch 

Người soạn phải thay thế toàn bộ dữ liệu mẫu và xóa điều khoản không áp dụng. Những vị trí để trống về lịch giao, thời hạn thanh toán hoặc bảo hành cần được thống nhất trước khi chuyển bản ký. 

Bước 4: Rà soát phụ lục, thống nhất nội dung và ký kết 

Bản ký phải là phiên bản đã được các bên thống nhất, có đầy đủ phụ lục được dẫn chiếu. Người phụ trách cần đối chiếu lại số hợp đồng, tổng giá trị và thứ tự ưu tiên giữa các tài liệu. Sau khi ký, hồ sơ thực hiện cần được lưu cùng hợp đồng. Danh mục gồm: 

• Bản ký và phụ lục.
• Văn bản ủy quyền liên quan.
• Biên bản giao nhận, nghiệm thu.
• Chứng từ thanh toán và thông báo phát sinh.

Những lỗi phổ biến khi dùng mẫu hợp đồng thương mại

Dùng một mẫu cho mọi loại giao dịch 

Mỗi loại giao dịch có yêu cầu khác nhau về nghĩa vụ và cách xác nhận hoàn thành. Doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu theo nghĩa vụ chính của giao dịch, sau đó bổ sung điều khoản đặc thù. Ví dụ, hợp đồng mua thiết bị kèm lắp đặt cần quy định việc chạy thử và nghiệm thu vận hành. Hợp đồng thiết kế cần xác định số lần chỉnh sửa và quyền sử dụng sản phẩm sau bàn giao. 

Không kiểm tra tư cách đối tác và thẩm quyền ký

Thông tin trong báo giá, chữ ký email hoặc hồ sơ giới thiệu chưa đủ để xác định chính xác chủ thể ký kết. Nếu hợp đồng ghi tên thương hiệu thay cho tên doanh nghiệp, các bên dễ gặp khó khăn khi xuất hóa đơn, gửi thông báo và đối chiếu công nợ. 

Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin đăng ký hiện hành và căn cứ đại diện của người ký. Trường hợp ký theo ủy quyền, phải đối chiếu nội dung, thời hạn và giới hạn giá trị được phép ký. Con dấu hoặc chức danh trên hợp đồng không thay thế việc xác minh thẩm quyền. 

Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc tiêu chí nghiệm thu thiếu rõ ràng 

Những cách diễn đạt như “hàng hóa đạt chất lượng” hoặc “dịch vụ hoàn thành theo yêu cầu” không xác định được tiêu chuẩn đối chiếu. Khi phát sinh tranh chấp, bên giao và bên nhận có thể đưa ra cách hiểu khác nhau về kết quả phải thực hiện. 

Hợp đồng cần mô tả hàng hóa bằng mã hàng, thông số hoặc tiêu chuẩn đã thống nhất. Với dịch vụ, các bên nên xác định sản phẩm bàn giao, thời hạn phản hồi và cách xử lý kết quả chưa đạt yêu cầu. Tài liệu kỹ thuật, bản vẽ hoặc danh mục công việc phải được dẫn chiếu rõ nếu sử dụng làm căn cứ nghiệm thu. 

Thỏa thuận thanh toán và chế tài thiếu chặt chẽ

Điều khoản “thanh toán sau khi hoàn thành” dễ gây bất đồng nếu hợp đồng không xác định thế nào là hoàn thành. Việc thiếu thời hạn kiểm tra hồ sơ hoặc xác nhận nghiệm thu cũng khiến ngày đến hạn thanh toán phụ thuộc vào hành động chưa có giới hạn của một bên. 

Các bên cần ghi rõ số tiền từng đợt, điều kiện thanh toán và thời hạn tính từ một mốc xác định được. Điều khoản xử lý vi phạm nên tách riêng tiền phạt, bồi thường thiệt hại và lãi chậm trả. Mỗi khoản phải có căn cứ áp dụng, cách tính và chứng từ liên quan, tránh sử dụng một mức phần trăm chung cho mọi trường hợp. 

Để mâu thuẫn giữa hợp đồng, phụ lục và đơn đặt hàng

Đơn giá, lịch giao hoặc thời hạn bảo hành có thể không thống nhất khi các tài liệu được lập ở nhiều thời điểm. Nếu hợp đồng không quy định cách xử lý khác biệt, mỗi bên dễ viện dẫn tài liệu có lợi cho mình khi yêu cầu thực hiện nghĩa vụ. 

Trước khi ký, doanh nghiệp cần đối chiếu toàn bộ tài liệu được dẫn chiếu và xác định thứ tự ưu tiên áp dụng. Phụ lục sửa đổi phải chỉ rõ nội dung thay đổi, thời điểm áp dụng và phần thỏa thuận tiếp tục giữ nguyên. Đơn đặt hàng cũng cần có cơ chế chấp nhận rõ ràng, tránh phát sinh nghĩa vụ từ tài liệu chưa được người có thẩm quyền xác nhận.

Việc sử dụng mẫu hợp đồng thương mại theo quy định mới giúp doanh nghiệp chuẩn hóa giao dịch, giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Trước khi áp dụng vào thực tế, các bên nên rà soát kỹ nội dung hợp đồng để đảm bảo phù hợp với từng giao dịch cụ thể.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng thương mại (FAQ)

1. Hợp đồng thương mại có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc. Pháp luật ưu tiên quyền tự do thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, với một số loại hợp đồng đặc thù liên quan đến bất động sản hoặc phương tiện giao thông, việc công chứng/chứng thực là bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý.

2. Doanh nghiệp đổi tên hoặc địa chỉ có phải ký lại hợp đồng không?

Doanh nghiệp không phải ký lại chỉ vì đổi tên hoặc địa chỉ nếu chủ thể giao dịch vẫn là doanh nghiệp đó. Đây là nhận định áp dụng cho trường hợp thay đổi thông tin nhận diện, không bao gồm việc chuyển giao hợp đồng cho chủ thể khác. 

3. Hợp đồng thương mại có hiệu lực khi nào?

Hợp đồng có hiệu lực kể từ thời điểm các bên ký tên, đóng dấu (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác).

4. Có thể ký hợp đồng thương mại điện tử không?

Hoàn toàn được. Theo Luật Giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng văn bản nếu đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn và khả năng truy cập thông tin.

5. Mức phạt vi phạm hợp đồng thương mại tối đa là bao nhiêu?

Theo Điều 301 Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm do các bên thỏa thuận nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm (trừ trường hợp vi phạm hợp đồng dịch vụ giám định).

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn