Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà, văn phòng chuẩn

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà là văn bản được lập khi hợp đồng thuê sắp hết hạn hoặc đã hết hạn nhưng bên thuê và bên cho thuê vẫn muốn tiếp tục duy trì quan hệ thuê. Văn bản này giúp kéo dài thời hạn thuê, cập nhật giá thuê, tiền đặt cọc, phương thức thanh toán và các điều khoản liên quan mà không cần lập lại toàn bộ hợp đồng mới.

TẢI NGAY CÁC MẪU

PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ

MẪU HĐ THUÊ VĂN PHÒNG SONG NGỮ

1. Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà là gì?

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà là văn bản đi kèm hợp đồng thuê nhà ban đầu, được dùng để kéo dài thời hạn thuê hoặc điều chỉnh một số nội dung trong quá trình tiếp tục thuê như giá thuê, kỳ thanh toán, tiền cọc, chi phí dịch vụ, quyền và nghĩa vụ của các bên.

Theo Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể có phụ lục kèm theo để quy định chi tiết một số điều khoản; phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng và nội dung phụ lục không được trái với hợp đồng chính, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

2. Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà mới nhất

Dưới đây là mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà được trình bày theo cấu trúc phổ biến, có thể áp dụng cho thuê nhà ở, thuê mặt bằng kinh doanh, thuê văn phòng hoặc thuê nhà làm địa điểm đăng ký hoạt động. Khi sử dụng, các bên cần điều chỉnh thông tin theo hợp đồng thuê ban đầu, thỏa thuận thực tế và tình trạng pháp lý của tài sản thuê.

TẢI NGAY CÁC MẪU

PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ

MẪU 1:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh Phúc

——————————–

PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG THUÊ NHÀ

Số:___________

– Căn cứ theo Hợp đồng thuê nhà số:… đã ký ngày … tháng … năm …… (sau đây gọi tắt là “Hợp đồng”);

– Căn cứ theo thỏa thuận của hai bên;

Phụ lục Hợp Đồng này được lập và ký ngày …tháng…năm…..giữa các bên bao gồm:

BÊN CHO THUÊ (GỌI TẮT LÀ “BÊN A”):

Tên cá nhân/pháp nhân:………………………………………………………………………………………………………….

Trụ sở chính:………………………………………………………………………………………………………………………….

Giấy CNĐKKD số: Được cấp bởi:……………………………………………………………………………………………..

Điện thoại:……………………………………………….. Fax:…………………………………………………………………….

Người đại diện:…………………………………………. Chức vụ:…………………………………………………………….

BÊN THUÊ (GỌI TẮT LÀ “BÊN B”):

Tên cá nhân/pháp nhân:………………………………………………………………………………………………………….

Trụ sở chính:………………………………………………………………………………………………………………………….

Giấy CNĐKKD số: Được cấp bởi:…………………………………………………………………………………………….

Điện thoại:……………………………………………….. Fax:…………………………………………………………………….

Người đại diện:…………………………………………. Chức vụ:…………………………………………………………….

Bên A và Bên B đã tiến hành thỏa thuận và đi đến thống nhất ký kết Phụ lục gia hạn Hợp đồng thuê nhà (gọi tắt là “Phụ lục hợp đồng”) với những điều khoản sau đây:

ĐIỀU 1. NỘI DUNG

1.1. Hai bên đồng ý gia hạn thời hạn thuê nhà từ ngày ……………. đến hết ngày ……………..………

Sau thời gian gia hạn này, nếu Bên B tiếp tục thuê thì phải thông báo cho Bên A chậm nhất là … ngày trước khi chấm dứt thời hạn thuê. Nếu Bên A đồng ý thì các bên sẽ thỏa thuận tiếp tục gia hạn bằng phụ lục hợp đồng khác hoặc ký lại bằng một hợp đồng mới theo thỏa thuận được hai bên thống nhất.

1.2. Giá cho thuê theo Phụ lục hợp đồng này được áp dụng từ ngày……………..… đến ……………….. là ……………..…đồng/tháng.

Bằng chữ:……………..………………..………………..………………..……………………………………………………..

1.3. Giá thuê này đã bao gồm thuế VAT và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng này. Nhưng không bao gồm tiền điện, nước, điện thoại, fax, internet, chi phí dịch vụ vệ sinh và các chi phí khác do Bên B sử dụng.

Các chi phí này Bên B thanh toán trực tiếp cho các bên cung cấp theo tất cả các hóa đơn hàng tháng phát sinh từ việc sử dụng dịch vụ của Bên B.

ĐIỀU 2. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

2.1. Phụ lục Hợp đồng này là một bộ phận không tách rời của Hợp đồng.

2.2. Phụ lục Hợp đồng này có hiệu lực kể ngày ký.

2.3. Tất cả các điều khoản khác của Hợp đồng và các Phụ lục đính kèm Hợp đồng không được đề cập đến trong Phụ lục Hợp đồng này sẽ vẫn giữ nguyên hiệu lực.

2.4. Phụ lục Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi Bên giữ 01 (một) bản để thực hiện.

3. Khi nào cần làm phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà?

Các bên nên lập phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà khi hợp đồng thuê ban đầu sắp hết hạn nhưng vẫn muốn tiếp tục thuê trên cùng một tài sản. Đây là cách giúp quan hệ thuê được duy trì liên tục, có căn cứ pháp lý rõ ràng và hạn chế tranh chấp về thời hạn thuê, giá thuê hoặc tiền đặt cọc.

Một số trường hợp nên lập phụ lục gồm:

• Hợp đồng thuê sắp hết hạn: Bên thuê vẫn muốn tiếp tục ở, kinh doanh hoặc sử dụng văn phòng.
• Giá thuê có điều chỉnh: Bên cho thuê tăng hoặc giảm giá theo thị trường, theo thỏa thuận cũ hoặc theo thời hạn thuê mới.
• Chỉ gia hạn thời gian thuê: Các điều khoản khác như tiền cọc, mục đích sử dụng, nghĩa vụ sửa chữa vẫn giữ nguyên.
• Thay đổi kỳ thanh toán: Chuyển từ thanh toán hằng tháng sang hằng quý, hằng năm hoặc ngược lại.
• Gia hạn thuê văn phòng, mặt bằng: Doanh nghiệp cần duy trì địa chỉ kinh doanh, hồ sơ thuế, giấy phép và giao dịch với đối tác.

Nếu thay đổi nhiều nội dung quan trọng như diện tích thuê, chủ thể thuê, mục đích sử dụng, khoản cọc, trách nhiệm sửa chữa hoặc điều khoản chấm dứt trước hạn, các bên nên cân nhắc ký hợp đồng mới để văn bản rõ ràng hơn.

4. Nội dung cần có trong phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà

Một phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà cần thể hiện đầy đủ các thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bên thuê và bên cho thuê. Nội dung càng rõ, khả năng phát sinh tranh chấp càng thấp.

4.1. Thông tin hợp đồng thuê nhà ban đầu

Phụ lục cần dẫn chiếu chính xác số hợp đồng, ngày ký, tên các bên và địa chỉ tài sản thuê. Đây là căn cứ xác định phụ lục đang được lập cho hợp đồng nào, đặc biệt khi cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhiều hợp đồng thuê cùng lúc.

4.2. Thời hạn gia hạn thuê

Thời hạn gia hạn là nội dung quan trọng nhất. Các bên nên ghi cụ thể ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tránh dùng các cụm từ chung chung như “gia hạn thêm một thời gian” hoặc “tiếp tục thuê như cũ”.

Ví dụ:
“Hai bên thống nhất gia hạn thời hạn thuê từ ngày 01/07/2026 đến hết ngày 30/06/2027.”

4.3. Giá thuê và phương thức thanh toán

Nếu giá thuê giữ nguyên, phụ lục nên ghi rõ “giá thuê tiếp tục áp dụng theo hợp đồng đã ký”. Nếu có điều chỉnh, cần nêu rõ mức giá mới, đơn vị tiền tệ, thời điểm áp dụng, kỳ thanh toán, hình thức thanh toán và các khoản đã bao gồm hoặc chưa bao gồm.

Với hợp đồng thuê văn phòng hoặc mặt bằng kinh doanh, cần làm rõ giá thuê đã bao gồm VAT, phí quản lý, tiền điện lạnh, phí ngoài giờ, phí gửi xe, phí sử dụng thang hàng và các chi phí dịch vụ khác hay chưa.

4.4. Tiền đặt cọc

Phụ lục nên xác nhận khoản tiền cọc cũ có tiếp tục được dùng để bảo đảm nghĩa vụ thuê trong thời gian gia hạn hay không. Nếu phải bổ sung tiền cọc, hoàn cọc hoặc điều chỉnh điều kiện khấu trừ cọc, nội dung này nên được ghi thành điều khoản riêng.

Theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

4.5. Điều khoản giữ nguyên và điều khoản sửa đổi

Phụ lục cần ghi rõ điều khoản nào được sửa đổi, điều khoản nào vẫn giữ nguyên theo hợp đồng thuê ban đầu. Cách trình bày này giúp hạn chế mâu thuẫn giữa hợp đồng chính và phụ lục khi phát sinh tranh chấp.

5. Giá trị pháp lý của phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà có giá trị pháp lý như hợp đồng nếu được lập dựa trên sự tự nguyện của các bên, không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội và không mâu thuẫn với hợp đồng thuê ban đầu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận sửa đổi rõ ràng.

Để phụ lục có giá trị sử dụng thực tế, các bên nên kiểm tra các yếu tố sau:

• Căn cứ hợp đồng: Ghi đúng số hợp đồng, ngày ký và tài sản thuê.
• Nội dung gia hạn: Thể hiện rõ thời hạn mới, giá thuê, tiền cọc và kỳ thanh toán.
• Chủ thể ký: Người ký phải là chủ nhà, bên thuê hoặc người đại diện hợp pháp.
• Con dấu doanh nghiệp: Áp dụng khi một bên là tổ chức và nội bộ doanh nghiệp yêu cầu đóng dấu.
• Số lượng bản: Nên lập tối thiểu 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
• Điều khoản sửa đổi: Nếu phụ lục thay đổi hợp đồng chính, cần nêu rõ điều khoản được sửa đổi.

6. Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không?

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà thường không bắt buộc phải công chứng, chứng thực nếu giao dịch thuê nhà ở không thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu và các bên không có nhu cầu. Theo Điều 164 Luật Nhà ở 2023, hợp đồng thuê nhà ở thuộc nhóm giao dịch không bắt buộc phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Tuy nhiên, các bên vẫn nên cân nhắc công chứng hoặc chứng thực phụ lục trong các trường hợp sau:

• Thời hạn thuê dài.
• Giá trị thuê lớn.
• Khoản tiền đặt cọc cao.
• Thuê nhà làm văn phòng, trụ sở, mặt bằng kinh doanh.
• Hợp đồng thuê ban đầu đã được công chứng.
• Các bên muốn tăng giá trị chứng cứ khi có tranh chấp.

Với giao dịch thuê văn phòng, mặt bằng thương mại hoặc nhà thuê làm trụ sở doanh nghiệp, việc rà soát pháp lý trước khi ký phụ lục là bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi về tiền cọc, chi phí phát sinh, điều kiện chấm dứt và trách nhiệm bàn giao.

7. Nên gia hạn hợp đồng thuê nhà bằng phụ lục hay ký hợp đồng mới?

Việc ký phụ lục gia hạn hay lập hợp đồng mới phụ thuộc vào mức độ thay đổi của giao dịch thuê. Nếu chỉ kéo dài thời hạn và giữ nguyên phần lớn điều khoản, phụ lục là lựa chọn phù hợp. Nếu thay đổi nhiều nội dung quan trọng, hợp đồng mới sẽ an toàn hơn.

Nếu hợp đồng thuê ban đầu vẫn đầy đủ, phụ lục gia hạn giúp tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính liên tục của giao dịch thuê. Nếu hợp đồng cũ thiếu điều khoản về đặt cọc, sửa chữa, chấm dứt trước hạn, bồi thường thiệt hại hoặc nghĩa vụ thuế phí, ký hợp đồng mới sẽ giúp các bên kiểm soát rủi ro tốt hơn.

8. Lưu ý khi lập phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà

Trước khi ký phụ lục, các bên cần kiểm tra kỹ hiệu lực hợp đồng cũ, người ký, thời hạn thuê mới, giá thuê, tiền cọc và các khoản chi phí có thể phát sinh trong thời gian gia hạn.

8.1. Kiểm tra lại hiệu lực hợp đồng thuê ban đầu

Phụ lục gia hạn phụ thuộc vào hợp đồng chính. Vì vậy, cần kiểm tra hợp đồng thuê ban đầu còn giá trị tham chiếu hay không, có điều khoản cho phép gia hạn hay không, thời hạn báo trước là bao lâu và việc gia hạn có bắt buộc lập thành văn bản hay không.

8.2. Ghi rõ thời hạn gia hạn

Thời hạn gia hạn nên được ghi bằng ngày, tháng, năm cụ thể. Đây là căn cứ để xác định thời điểm thanh toán, thời điểm bàn giao lại nhà, thời điểm hoàn trả tiền cọc và thời điểm chấm dứt nghĩa vụ thuê.

8.3. Làm rõ giá thuê, thuế và chi phí phát sinh

Không nên ghi chung chung “giá thuê theo thỏa thuận cũ” nếu thực tế có thay đổi. Cần xác định rõ giá thuê mới, thời điểm áp dụng, các khoản đã bao gồm và chưa bao gồm để tránh tranh chấp về VAT, phí quản lý, tiền điện, nước, internet, phí dịch vụ, phí gửi xe hoặc phí ngoài giờ.

8.4. Xác nhận lại tiền cọc

Nếu thời hạn thuê kéo dài, bên cho thuê có thể yêu cầu bổ sung tiền cọc. Ngược lại, bên thuê cần yêu cầu ghi rõ khoản cọc cũ tiếp tục được giữ để bảo đảm nghĩa vụ thuê trong thời gian gia hạn, tránh trường hợp bị yêu cầu đặt cọc lại nhưng không có căn cứ rõ ràng.

8.5. Kiểm tra người ký phụ lục

Người ký phụ lục phải là người đã ký hợp đồng thuê ban đầu hoặc người có quyền đại diện hợp pháp. Với doanh nghiệp, cần kiểm tra người đại diện theo pháp luật, giấy ủy quyền, chức danh người ký và con dấu nếu có.

8.6. Không để phụ lục mâu thuẫn với hợp đồng chính

Nếu phụ lục có nội dung sửa đổi hợp đồng chính, cần ghi rõ “hai bên thống nhất sửa đổi Điều…” thay vì để nội dung mới mâu thuẫn với hợp đồng nhưng không giải thích. Cách viết rõ ràng giúp hạn chế tranh cãi về điều khoản được ưu tiên áp dụng.

9. Những lỗi thường gặp khi gia hạn hợp đồng thuê nhà

Nhiều tranh chấp phát sinh vì các bên tiếp tục thuê theo thói quen nhưng không cập nhật văn bản. Các lỗi phổ biến gồm:

• Chỉ thỏa thuận miệng: Dễ tranh chấp về thời hạn thuê, giá thuê và thời điểm bàn giao.
• Không ghi rõ thời gian gia hạn: Gây khó khăn khi xác định thời điểm chấm dứt hợp đồng.
• Không cập nhật giá thuê mới: Dễ phát sinh mâu thuẫn khi thanh toán.
• Bỏ qua tiền đặt cọc: Không rõ khoản cọc cũ được giữ, bổ sung hay hoàn trả.
• Không xác nhận chi phí phát sinh: Đặc biệt với điện, nước, phí quản lý, phí dịch vụ, phí gửi xe, phí ngoài giờ.
• Người ký không đúng thẩm quyền: Có thể ảnh hưởng đến hiệu lực của phụ lục.
• Không lưu bản phụ lục đã ký: Khi xảy ra tranh chấp, các bên thiếu chứng cứ để đối chiếu.

10. Checklist trước khi ký phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà

Trước khi ký, bên thuê và bên cho thuê nên rà soát nhanh các nội dung sau:

11. Câu hỏi thường gặp về phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà

11.1. Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà có hiệu lực như hợp đồng không?

Có. Phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng nếu được lập hợp pháp, có sự thỏa thuận của các bên và không trái với nội dung hợp đồng chính, trừ trường hợp các bên thống nhất sửa đổi điều khoản tương ứng.

11.2. Hợp đồng thuê nhà hết hạn rồi mới ký phụ lục gia hạn được không?

Có thể, nếu các bên vẫn thống nhất tiếp tục giao dịch thuê và nội dung gia hạn không vi phạm pháp luật. Tuy nhiên, nên ký phụ lục trước khi hợp đồng hết hạn để tránh khoảng trống pháp lý về thời gian thuê.

11.3. Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà có cần công chứng không?

Thông thường không bắt buộc nếu là giao dịch thuê nhà ở và các bên không có thỏa thuận công chứng. Tuy nhiên, với hợp đồng giá trị lớn, thời hạn thuê dài hoặc khoản cọc cao, các bên có thể công chứng để tăng giá trị chứng cứ.

11.4. Gia hạn hợp đồng thuê nhà có cần đặt cọc lại không?

Không bắt buộc. Các bên có thể thỏa thuận giữ nguyên khoản cọc cũ, bổ sung thêm tiền cọc hoặc hoàn trả và đặt cọc lại theo điều kiện mới.

11.5. Khi nào nên ký hợp đồng thuê nhà mới thay vì phụ lục gia hạn?

Nên ký hợp đồng mới khi thay đổi nhiều nội dung quan trọng như giá thuê, diện tích thuê, mục đích sử dụng, tiền cọc, thời hạn thuê dài hơn đáng kể hoặc hợp đồng cũ thiếu điều khoản bảo vệ quyền lợi của các bên.

Phụ lục gia hạn hợp đồng thuê nhà là giải pháp phù hợp khi bên thuê và bên cho thuê muốn tiếp tục duy trì giao dịch thuê nhưng chưa cần lập lại toàn bộ hợp đồng mới. Để văn bản có giá trị sử dụng thực tế, các bên cần ghi rõ thời hạn gia hạn, giá thuê, tiền đặt cọc, chi phí phát sinh và các điều khoản được giữ nguyên hoặc sửa đổi. Với trường hợp thuê nhà làm văn phòng, mặt bằng kinh doanh hoặc hợp đồng có giá trị lớn, việc rà soát kỹ phụ lục trước khi ký sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên.

Xem thêm các mẫu phụ lục hợp đồng và hợp đồng phổ biến

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 5 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.