Những điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ 12 nhóm điều khoản liên quan đến diện tích tính thuê, thời hạn, giá thuê, chi phí vận hành, tiền cọc, bàn giao, thi công, quyền sử dụng mặt bằng và chấm dứt hợp đồng. Mục tiêu là xác định rõ nghĩa vụ tài chính, quyền của bên thuê và bên cho thuê, cũng như cách xử lý khi nhu cầu thuê hoặc điều kiện vận hành thay đổi trong thời hạn hợp đồng.

TẢI NGAY MIỄN PHÍ

MẪU HĐ THUÊ VĂN PHÒNG

MẪU HĐ THUÊ VĂN PHÒNG SONG NGỮ

1. Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, theo đó bên cho thuê giao tài sản hoặc phần diện tích cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn và bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê. Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nguyên tắc chung về hợp đồng thuê tài sản, trong khi giá thuê và thời hạn thuê về cơ bản do các bên thỏa thuận.

Đối với giao dịch thuộc phạm vi kinh doanh bất động sản, Luật Kinh doanh bất động sản 2023 xác định hợp đồng thuê công trình hoặc phần diện tích sàn có công năng văn phòng là một loại hợp đồng kinh doanh bất động sản. Điều 46 của Luật quy định các nội dung chính như thông tin các bên, bất động sản cho thuê, giá thuê, phương thức thanh toán, bàn giao, quyền và nghĩa vụ, vi phạm, chấm dứt và giải quyết tranh chấp.

Nghị định 96/2024/NĐ-CP cũng ban hành mẫu hợp đồng thuê công trình hoặc phần diện tích sàn có công năng văn phòng tại Phụ lục VI, tạo cơ sở tham khảo khi doanh nghiệp rà soát cấu trúc hợp đồng.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất] 

2. 12 điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Từ góc độ thuê văn phòng doanh nghiệp, 12 nhóm điều khoản dưới đây cần được kiểm tra trước khi ký. Mỗi điều khoản nên được xem xét theo ba câu hỏi: hợp đồng đang quy định gì, rủi ro phát sinh ở đâu và điểm nào cần làm rõ hoặc đàm phán.

>> Những kiến thức cần biết trước khi tìm thuê văn phòng: 

• 10 Kinh nghiệm lựa chọn thuê văn phòng hiệu quả
•  Quy trình thuê văn phòng: Nhanh – Gọn – Hiệu quả
•  Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán 

2.1 Diện tích thuê và phương pháp tính diện tích

Doanh nghiệp cần xác nhận diện tích nào được dùng để tính tiền thuê, thay vì chỉ nhìn vào diện tích được giới thiệu trong báo giá.

Hai khái niệm thường gặp là diện tích net và diện tích gross. Tùy phương pháp đo và chính sách của từng tòa nhà, diện tích tính phí có thể bao gồm một phần không gian chung hoặc các khu vực không trực tiếp bố trí chỗ làm việc.

Trước khi ký, nên kiểm tra:

• Diện tích ghi trong hợp đồng là net hay gross
• Sơ đồ mặt bằng đi kèm có khớp với diện tích công bố không
• Đơn vị nào xác nhận diện tích
• Diện tích chung nào được tính vào tiền thuê
• Cách điều chỉnh tiền thuê nếu diện tích bàn giao thực tế khác hợp đồng

Điểm cần đàm phán:phương pháp đo và diện tích cuối cùng được sử dụng làm cơ sở tính tiền. 

>>> Xem thêm: Phân biệt diện tích Gross, Semi Gross và diện tích Net 

3.2 Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ngày bàn giao, ngày bắt đầu thời hạn thuê và ngày bắt đầu tính tiền thuê. Ba thời điểm này có thể khác nhau, đặc biệt khi bên thuê cần thời gian thiết kế thi công nội thất văn phòng trước khi hoạt động.

Hợp đồng nên xác định:

• Ngày bàn giao mặt bằng
• Ngày bắt đầu thời hạn thuê
• Ngày bắt đầu tính tiền thuê
• Ngày hết hạn
• Thời hạn thông báo nếu muốn gia hạn
• Cách xác định giá thuê cho kỳ gia hạn
• Có cơ chế kết thúc giữa kỳ hay không

Bộ luật Dân sự quy định thời hạn thuê do các bên thỏa thuận. Vì vậy, doanh nghiệp nên thiết kế thời hạn phù hợp với kế hoạch nhân sự, vốn đầu tư nội thất và khả năng thay đổi quy mô thay vì chỉ chấp nhận thời hạn mặc định trong đề xuất thuê.

Điểm cần đàm phán: thời hạn cam kết, quyền gia hạn và khả năng chấm dứt tại một mốc xác định nếu nhu cầu thay đổi. 

2.3 Giá thuê và cơ chế điều chỉnh giá

Giá thuê cần được ghi đủ chi tiết để doanh nghiệp có thể dự báo chi phí trong toàn bộ thời hạn hợp đồng.

Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Đơn giá thuê
• Diện tích dùng để tính tiền
• Đồng tiền thanh toán
• VAT
• Phí dịch vụ đã bao gồm hay tách riêng
• Chu kỳ thanh toán
• Thời điểm điều chỉnh giá
• Công thức hoặc tỷ lệ điều chỉnh nếu có

Không nên để hợp đồng chỉ ghi những cụm như “điều chỉnh theo thị trường” mà không nêu cơ sở xác định. Với hợp đồng dài hạn, sự khác biệt về cơ chế điều chỉnh giá có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí thuê.

Điểm cần đàm phán: thời điểm điều chỉnh, cách xác định mức điều chỉnh và khả năng dự báo ngân sách cho các kỳ tiếp theo. 

2.4 Phí dịch vụ và các chi phí phát sinh

Doanh nghiệp không nên đánh giá phương án thuê chỉ dựa trên giá thuê/m²/tháng. Tổng ngân sách còn phụ thuộc phí dịch vụ và nhiều khoản vận hành khác.

Các khoản nên được rà soát gồm:

• Phí dịch vụ hoặc phí quản lý
• Điện và nước
• Điều hòa
• Phí làm việc ngoài giờ
• Phí gửi ô tô, xe máy
• Internet và viễn thông
• Vệ sinh khu vực riêng
• Bảo trì thiết bị riêng
• Chi phí phát sinh trong quá trình thi công

Hợp đồng hoặc phụ lục cần xác định khoản nào đã nằm trong phí dịch vụ, khoản nào tính riêng và bên cho thuê có quyền điều chỉnh mức phí trong kỳ thuê hay không.

Điểm cần đàm phán: các chi phí thường xuyên có tác động trực tiếp đến tổng chi phí sử dụng văn phòng hàng tháng. 

>> Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán 

2.5 Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả

Khi rà soát tiền đặt cọc, doanh nghiệp nên tập trung vào điều kiện hoàn trả hơn là chỉ so sánh số tiền phải nộp.

Hợp đồng cần xác định:

• Tiền cọc được tính dựa trên khoản nào
• Thời điểm nộp cọc
• Trường hợp bên cho thuê được quyền khấu trừ
• Nghĩa vụ phải hoàn thành trước khi nhận lại cọc
• Thời hạn hoàn trả
• Cách xử lý khi hai bên chưa thống nhất chi phí sửa chữa hoặc chi phí hoàn trả mặt bằng về hiện trạng thỏa thuận

Nếu tiền cọc chỉ được hoàn sau khi bên cho thuê nghiệm thu mặt bằng, tiêu chuẩn nghiệm thu phải được thống nhất từ đầu.

Điểm cần đàm phán: thời hạn hoàn cọc, các trường hợp khấu trừ và hồ sơ cần hoàn tất để nhận lại tiền. 

>> Xem thêm: Thuê văn phòng cọc bao nhiêu? Cách tính và hạch toán 

2.6 Điều kiện bàn giao và thi công nội thất

Điều khoản bàn giao ảnh hưởng trực tiếp đến lịch thi công, ngày chuyển văn phòng và thời điểm phát sinh tiền thuê.

Doanh nghiệp cần xác định rõ hiện trạng được nhận là:

• Mặt bằng thô
• Mặt bằng bán hoàn thiện
• Mặt bằng đã hoàn thiện
• Mặt bằng có nội thất từ khách thuê trước

Biên bản hoặc phụ lục bàn giao nên mô tả các hệ thống liên quan như trần, sàn, điện, điều hòa, đầu chờ kỹ thuật, thiết bị và PCCC.

Đối với giai đoạn fit-out, cần kiểm tra:

• Ngày được quyền tiếp cận mặt bằng
• Thời gian thi công
• Thời điểm bắt đầu tính tiền thuê
• Quy trình duyệt bản vẽ
• Quy định đối với nhà thầu
• Thời gian vận chuyển vật tư
• Tiền đặt cọc thi công nếu có
• Điều kiện nghiệm thu trước khi vận hành

Điểm cần đàm phán: ngày bàn giao, fit-out period và ngày bắt đầu tính tiền thuê. 

2.7 Thời gian làm việc và phí ngoài giờ

Điều khoản ngoài giờ đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp làm việc theo ca, có bộ phận vận hành 24/7 hoặc thường xuyên sử dụng văn phòng vào cuối tuần.

Doanh nghiệp nên kiểm tra giờ hoạt động của:

• Điều hòa
• Thang máy
• Hệ thống an ninh
• Bãi xe
• Sảnh và lối ra vào
• Các hệ thống kỹ thuật liên quan

Nếu có phí ngoài giờ, hợp đồng cần làm rõ đơn vị tính và hệ thống được cung cấp. Có tòa nhà tính theo thời gian, có nơi tính theo khu vực sử dụng hoặc thiết bị vận hành.

Điểm cần đàm phán: cơ chế tính phí phù hợp với tần suất làm ngoài giờ thực tế của doanh nghiệp. 

2.8 Nghĩa vụ bảo trì, sửa chữa

Trách nhiệm bảo trì cần được xác định theo từng nhóm hệ thống thay vì dùng một điều khoản chung như “bên cho thuê chịu trách nhiệm bảo trì”.

Ngoài việc xác định bên chịu chi phí, hợp đồng nên quy định quy trình thông báo và thời gian phản hồi khi sự cố ảnh hưởng đến hoạt động.

Điểm cần đàm phán: phạm vi trách nhiệm và cơ chế xử lý khi sự cố kéo dài.  

2.9 Điều khoản chấm dứt hợp đồng trước hạn

Điều khoản chấm dứt trước hạn quyết định mức độ linh hoạt của doanh nghiệp trong trường hợp tái cấu trúc, thu hẹp nhân sự hoặc thay đổi địa điểm.

Hợp đồng cần trả lời được:

• Bên thuê có được chấm dứt sớm hay không
• Phải thông báo trước bao lâu
• Nghĩa vụ tài chính còn lại là gì
• Tiền cọc được xử lý thế nào
• Có phải hoàn trả mặt bằng trước khi thanh lý không
• Trường hợp bên cho thuê vi phạm nghĩa vụ được xử lý ra sao
• Có quy định quyền chấm dứt hợp đồng trước hạn theo thỏa thuận hay không

Nếu doanh nghiệp cần quyền rời khỏi văn phòng tại một mốc nhất định, điều này nên được thương lượng trước khi ký và thể hiện rõ trong hợp đồng.

Điểm cần đàm phán: quy định quyền chấm dứt hợp đồng trước hạn, thời hạn thông báo, xử lý cọc và các nghĩa vụ còn lại. 

>> Tham khảo: Mẫu thông báo thanh lý, chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng 

2.10 Quy định về chuyển nhượng, cho thuê lại

Điều khoản này cần được xem xét nếu doanh nghiệp có khả năng tái cấu trúc trong thời hạn thuê.

Các tình huống thường cần dự liệu gồm:

• Thay đổi pháp nhân thuê
• M&A hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp
• Chuyển hợp đồng sang công ty liên kết
• Công ty mẹ và công ty con cùng sử dụng mặt bằng
• Cho bên thứ ba sử dụng một phần văn phòng
• Thu hẹp diện tích và muốn chuyển giao phần không sử dụng

Hợp đồng nên quy định rõ việc chuyển nhượng, cho thuê lại hoặc thay đổi pháp nhân có được phép hay không và có cần sự đồng ý bằng văn bản của bên cho thuê.

Điểm cần đàm phán: phạm vi sử dụng của các pháp nhân liên quan và thủ tục khi doanh nghiệp thay đổi cấu trúc.

2.11 Điều khoản về hoàn trả mặt bằng

Hoàn trả mặt bằng về hiện trạng thỏa thuận thường phát sinh vào cuối kỳ thuê và có thể ảnh hưởng đến thời điểm doanh nghiệp nhận lại tiền cọc.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Mặt bằng phải được trả về trạng thái nào
• Nội thất nào phải tháo dỡ
• Hạng mục nào bên cho thuê chấp nhận giữ lại
• Hệ thống M&E đã cải tạo có phải phục hồi
• Điều kiện nghiệm thu
• Thời điểm phải hoàn tất
• Hồ sơ nào được dùng để đối chiếu hiện trạng

Biên bản bàn giao ban đầu, bản vẽ và hình ảnh hiện trạng nên được lưu trong suốt thời gian thuê để làm căn cứ khi trả mặt bằng.

Điểm cần đàm phán: phạm vi hoàn trả mặt bằng về hiện trạng thỏa thuận và tiêu chuẩn nghiệm thu. 

>> Tham khảo ngay: Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng 

2.12 Điều khoản rủi ro và trách nhiệm pháp lý

Điều khoản rủi ro cần xác định cách hai bên xử lý khi văn phòng hoặc tòa nhà không thể vận hành theo điều kiện bình thường.

Doanh nghiệp nên chia thành ba nhóm.

• Bất khả kháng: xác định phạm vi sự kiện, quy trình thông báo và ảnh hưởng đến nghĩa vụ của các bên
• Sự cố vận hành: quy định cách xử lý khi điện, nước, điều hòa, tiếp cận mặt bằng hoặc hệ thống kỹ thuật bị gián đoạn
• Bảo hiểm và tài sản: xác định bên chịu trách nhiệm đối với tài sản của doanh nghiệp, tài sản của tòa nhà và thiệt hại phát sinh do lỗi của từng bên

Không nên mặc định mọi sự cố đều là bất khả kháng. Hợp đồng cần mô tả cơ chế xử lý và trách nhiệm tương ứng với từng trường hợp.

3. Những điều khoản nào nên ưu tiên đàm phán?

Mức độ ưu tiên phụ thuộc vào mô hình vận hành của từng doanh nghiệp. Một điều khoản ít ảnh hưởng với doanh nghiệp này có thể trở thành yếu tố quyết định đối với doanh nghiệp khác.

Doanh nghiệp đã đầu tư lớn cho nội thất nên ưu tiên ngày bàn giao, thời gian miễn tiền thuê trong giai đoạn thi công và nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng. Ngược lại, doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh nên chú ý đến quyền chấm dứt hợp đồng trước hạn theo thỏa thuận, quyền chuyển nhượng và khả năng thay đổi diện tích thuê.

4. Checklist kiểm tra hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký

Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist dưới đây để đối chiếu báo giá, phương án thuê và hợp đồng cuối cùng:

• Diện tích tính tiền đã được xác nhận
• Phương pháp đo diện tích đã rõ
• Đơn giá thuê được ghi cụ thể
• VAT được thể hiện đúng
• Phí dịch vụ được tách rõ
• Các chi phí ngoài tiền thuê đã được liệt kê
• Chu kỳ thanh toán đã thống nhất
• Ngày bàn giao đã xác định
• Ngày bắt đầu tính thuê đã xác định
• Thời hạn thuê và ngày hết hạn đã rõ
• Thời gian miễn phí Fit-out được ghi nhận
• Cơ chế điều chỉnh giá thuê đã được xác định
• Tiền cọc và trường hợp khấu trừ được quy định
• Thời hạn hoàn tiền cọc đã rõ
• Quyền thi công và quy trình phê duyệt đã xác nhận
• Giờ hoạt động và phí ngoài giờ đã kiểm tra
• Trách nhiệm bảo trì được phân định
• Điều kiện gia hạn đã được quy định
• Điều kiện chấm dứt trước hạn đã kiểm tra
• Quyền chuyển nhượng hoặc cho thuê lại đã rõ
• Nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng đã xác định
• Điều khoản bất khả kháng và xử lý sự cố đã kiểm tra
• Phụ lục kỹ thuật phù hợp với nội dung hợp đồng
• Các điều kiện đã thương lượng trong báo giá hoặc phương án thuê được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng

Một lỗi thường gặp trong quá trình thương lượng là các nội dung đã thống nhất qua email, báo giá hoặc phương án thuê nhưng chưa được cập nhật đầy đủ vào bản hợp đồng cuối cùng. Vì vậy, doanh nghiệp nên đối chiếu lại toàn bộ các điều kiện đã thống nhất trước khi ký.

5. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra & đàm phán hợp đồng thuê văn phòng

Đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là các công ty vừa và nhỏ hoặc đơn vị nước ngoài mới thành lập tại Việt Nam, việc nắm bắt các điều khoản hợp đồng thuê văn phòng không hề đơn giản. Những chi tiết như phương pháp tính diện tích, cơ chế điều chỉnh giá thuê, hoặc quy định về hoàn trả mặt bằng thường được diễn đạt bằng thuật ngữ pháp lý và chuyên ngành bất động sản, dễ dẫn đến hiểu sai hoặc bỏ sót quyền lợi. 

Maison Office đóng vai trò là đơn vị tư vấn trung lập, hỗ trợ doanh nghiệp toàn diện trong quá trình đánh giá, rà soát hợp đồng thuê văn phòng trước khi ký kết. Chúng tôi giúp khách hàng:

• Phân tích chi tiết từng điều khoản trọng yếu, chỉ rõ các điều khoản có thể gây bất lợi hoặc phát sinh chi phí.
• Đề xuất phương án thương lượng phù hợp, dựa trên dữ liệu thực tế từ hơn 2.000 giao dịch cho thuê văn phòng tại Hà Nội & TP.HCM.
• Đại diện doanh nghiệp đàm phán trực tiếp với chủ tòa nhà, giúp rút ngắn thời gian thương thảo, đảm bảo quyền lợi và tính minh bạch.

Với kinh nghiệm hơn 10 năm và mạng lưới đối tác rộng khắp trong ngành bất động sản văn phòng, Maison Office cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ bước khảo sát, tư vấn, lựa chọn tòa nhà phù hợp cho đến khi hoàn tất hợp đồng thuê – đảm bảo quá trình thuê diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

6. (FAQ) – Câu hỏi khi ký hợp đồng thuê văn phòng

6.1 Hợp đồng thuê văn phòng có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc công chứng đối với tất cả hợp đồng thuê văn phòng. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015, nếu thời hạn thuê từ 6 tháng trở lên, hai bên có thể lựa chọn công chứng để tăng tính pháp lý. Một số trường hợp như doanh nghiệp đăng ký địa chỉ trụ sở tại văn phòng thuê thường được yêu cầu cung cấp hợp đồng đã công chứng để làm thủ tục pháp lý với cơ quan nhà nước.

6.2 Điều khoản nào thường gây tranh chấp?

Các điều khoản thường phát sinh tranh chấp gồm: thời hạn thuê và điều kiện chấm dứt trước hạn, cách tính diện tích và phí dịch vụ, quy định hoàn trả mặt bằng và giữ lại tiền cọc, điều chỉnh giá thuê theo năm hoặc CPI mà không có thông báo trước. Việc không làm rõ hoặc không có phụ lục kèm theo thường dẫn đến cách hiểu khác nhau giữa hai bên, dễ gây tranh chấp khi hết hợp đồng.

6.3 Có thể thương lượng phí ngoài giờ không?

Có. Phí ngoài giờ (sử dụng điều hòa, thang máy, điện ngoài giờ hành chính) không cố định mà phụ thuộc chính sách từng tòa nhà. Doanh nghiệp có thể thương lượng để được miễn phí một số buổi/tuần, giảm đơn giá theo block thời gian, hoặc chia sẻ chi phí với các bên thuê cùng tầng. Việc đàm phán cần thực hiện trước khi ký hợp đồng & ghi rõ trong phụ lục để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

6.4 Cần kiểm tra giấy tờ pháp lý nào trước khi ký hợp đồng?

Doanh nghiệp nên kiểm tra giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/sở hữu công trình của bên cho thuê, giấy phép xây dựng hoặc giấy phép chuyển đổi công năng (nếu tòa nhà chuyển từ nhà ở sang văn phòng), và giấy chứng nhận nghiệm thu PCCC còn hiệu lực. Việc xác minh các giấy tờ này giúp tránh rủi ro pháp lý khi đăng ký địa chỉ trụ sở hoặc khi có tranh chấp phát sinh sau này.

6.5 Chủ nhà chấm dứt hợp đồng trước hạn thì sao?

Nếu bên cho thuê chấm dứt hợp đồng trước hạn, doanh nghiệp cần căn cứ vào điều khoản đã ký để xác định mức bồi thường, xử lý tiền cọc và các chi phí phát sinh. Các nội dung này nên được quy định rõ từ đầu để tránh tình trạng hợp đồng chỉ áp dụng chế tài đối với bên thuê.

>>> Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.