Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng mới nhất cho doanh nghiệp [Tải file Word/PDF]

Hợp đồng thuê văn phòng hay mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng là văn bản thỏa thuận giữa bên cho thuê và bên thuê, ghi nhận đầy đủ quyền lợi, nghĩa vụ và các điều khoản liên quan trong quá trình sử dụng nhà làm trụ sở công ty. Dù không bắt buộc theo quy định pháp luật dân sự, việc lập và ký kết hợp đồng thuê văn phòng là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả hai bên.

TẢI MIỄN PHÍ NGAY

MẪU HỢP ĐỒNG CHO THUÊ

MẪU HĐ THUÊ VĂN PHÒNG SONG NGỮ

>> Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm văn phòng đáp ứng tiêu chuẩn đặt trụ sở hợp pháp, có thể tham khảo danh mục cho thuê văn phòng TP.HCM và cho thuê văn phòng Hà Nội để lựa chọn địa điểm phù hợp.

Hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thỏa thuận pháp lý giữa chủ sở hữu hoặc đơn vị quản lý tòa nhà và doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu sử dụng không gian đó làm nơi làm việc. Hợp đồng này quy định rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và các điều khoản liên quan đến việc sử dụng mặt bằng.

Về nguyên tắc, hợp đồng thuê văn phòng có thể được lập bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý và quyền lợi của cả hai bên, hình thức bằng văn bản luôn được khuyến nghị nhằm tránh rủi ro và làm căn cứ rõ ràng khi có tranh chấp phát sinh.

Tải mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng công ty file Word/PDF

Doanh nghiệp có thể dùng khung tham khảo dưới đây, sau đó điều chỉnh cho đúng hồ sơ nhà, diện tích thuê và thỏa thuận thực tế. Mẫu không thay thế việc rà soát pháp lý đối với trường hợp có nhiều đồng sở hữu, tài sản thế chấp, người đại diện theo ủy quyền hoặc nhà nằm trong tòa nhà có quy chế quản lý riêng.

TẢI MIỄN PHÍ NGAY

MẪU HỢP ĐỒNG CHO THUÊ

Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng cần có những nội dung nào?

Thông tin các bên và căn cứ xác định quyền cho thuê

Hợp đồng cần ghi đúng họ tên hoặc tên tổ chức, số giấy tờ định danh, địa chỉ liên hệ và thông tin đại diện. Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp, hợp đồng nên ghi mã số doanh nghiệp, chức danh người ký và căn cứ đại diện. Nếu người ký thay mặt chủ sở hữu, cần kiểm tra văn bản ủy quyền còn hiệu lực và phạm vi ủy quyền có bao gồm việc cho thuê.

Doanh nghiệp nên đề nghị xem giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hoặc giấy tờ phù hợp chứng minh quyền cho thuê. Nếu nhà có nhiều chủ sở hữu, cần xác định ai có quyền ký và liệu có cần sự đồng ý của những người còn lại. Trường hợp tài sản thuộc sở hữu chung vợ chồng, đồng sở hữu hoặc đang được quản lý theo ủy quyền, việc xác minh này giúp giảm rủi ro hợp đồng bị tranh chấp về thẩm quyền.

Địa chỉ, diện tích thuê, hiện trạng và tài sản kèm theo

Hợp đồng cần ghi địa chỉ hành chính đầy đủ, số tầng, phòng, diện tích sử dụng và phần diện tích dùng chung của tòa nhà nếu có. Với nhà cho thuê một phần, sơ đồ mặt bằng nên khoanh rõ khu vực doanh nghiệp được sử dụng, lối đi, nhà vệ sinh, chỗ để xe và các khu vực chủ nhà tiếp tục sử dụng.

Biên bản bàn giao nên ghi tình trạng tường, sàn, trần, cửa, hệ thống điện nước, điều hòa và thiết bị đi kèm. Hai bên có thể chụp ảnh tại thời điểm bàn giao và lưu cùng hợp đồng. Tài liệu này làm căn cứ xác định trách nhiệm sửa chữa và mức độ hoàn trả khi kết thúc thuê.

Mục đích sử dụng, quyền đặt trụ sở và treo biển doanh nghiệp

Điều khoản mục đích nên nêu cụ thể nhà được sử dụng làm văn phòng, nơi giao dịch, địa chỉ liên lạc hoặc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp nếu chủ nhà đồng ý. Luật Doanh nghiệp quy định trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới hành chính. Do đó, hợp đồng nên ghi rõ chủ nhà chấp thuận việc doanh nghiệp đăng ký và nhận thư tại địa chỉ thuê. 

Quyền treo biển cần được thỏa thuận riêng về vị trí, kích thước, cách lắp đặt và nghĩa vụ tuân thủ quy định tại tòa nhà hoặc khu dân cư. Nếu địa điểm là căn hộ chung cư, doanh nghiệp cần kiểm tra công năng được phê duyệt và quy chế quản lý; không nên mặc định mọi căn hộ đều có thể sử dụng làm trụ sở văn phòng.

Thời hạn thuê, ngày bàn giao và ngày bắt đầu tính tiền

Hợp đồng cần phân biệt ngày ký, ngày bàn giao, ngày bắt đầu tính tiền và ngày bắt đầu hoạt động nếu các mốc này khác nhau. Trường hợp doanh nghiệp cần thời gian sửa chữa, hợp đồng nên ghi rõ thời gian miễn tiền thuê hoặc cách tính tiền trong giai đoạn thi công, cùng trách nhiệm thanh toán điện nước và phí dịch vụ.

Thời hạn thuê nên có ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể. Điều khoản gia hạn cần nêu thời hạn gửi đề nghị, cách xác định giá mới và quyền ưu tiên thuê tiếp. Nếu chỉ ghi “gia hạn theo thỏa thuận”, doanh nghiệp có thể khó chủ động kế hoạch chuyển địa điểm khi hai bên chưa thống nhất điều kiện mới.

Giá thuê, kỳ thanh toán và điều kiện điều chỉnh giá

Giá thuê nên được ghi bằng số và bằng chữ, kèm đơn vị tính theo tháng hoặc năm. Hợp đồng cần nêu giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, phí quản lý, VAT (nếu áp dụng), tiền điện nước và các khoản dịch vụ khác. Phương thức chuyển khoản cần ghi tên chủ tài khoản và thông tin nhận tiền thống nhất với chứng từ thanh toán.

Nếu tiền thuê thay đổi theo thời gian, hợp đồng cần ghi thời điểm điều chỉnh, mức hoặc công thức tính và thời hạn thông báo. Tránh điều khoản cho phép một bên tự tăng giá mà không nêu giới hạn hoặc quy trình thương lượng. Với doanh nghiệp, lịch thanh toán rõ ràng còn giúp đối chiếu hóa đơn, chứng từ và dự toán chi phí mặt bằng.

Tiền đặt cọc, điều kiện hoàn cọc và các khoản đối trừ

Điều khoản đặt cọc nên xác định số tiền, thời hạn chuyển, mục đích bảo đảm và cách xử lý khi hợp đồng chấm dứt. Các bên cần ghi điều kiện hoàn cọc, thời điểm hoàn tiền và chứng từ xác nhận các khoản phải thanh toán còn thiếu.

Nếu chủ nhà được khấu trừ tiền cọc do hư hỏng hoặc công nợ, hợp đồng nên yêu cầu có biên bản, hóa đơn hoặc căn cứ tính toán. Cần phân biệt hao mòn tự nhiên với thiệt hại do lỗi của bên thuê. Quy định cụ thể giúp hạn chế tranh cãi về việc giữ cọc toàn bộ hoặc khấu trừ các khoản không được thống nhất.

Thuế, điện nước và các chi phí phát sinh

Hợp đồng cần xác định bên chịu trách nhiệm kê khai, nộp thuế phát sinh từ hoạt động cho thuê theo quy định áp dụng tại thời điểm giao dịch. Doanh nghiệp nên làm rõ hồ sơ thanh toán cần nhận, chẳng hạn hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp, đồng thời xác định thông tin người nhận tiền có trùng với bên cho thuê hay không.

Điện, nước, internet, phí quản lý, vệ sinh và gửi xe có thể tính theo đồng hồ riêng, hóa đơn thực tế hoặc mức phí thỏa thuận. Nếu dùng đồng hồ chung, cần ghi cách phân bổ và kỳ đối soát. Các khoản chưa bao gồm trong giá thuê nên được liệt kê thành điều khoản riêng để bên thuê ước tính tổng chi phí sử dụng mặt bằng.

Sửa chữa, cải tạo, bảo trì và trách nhiệm hoàn trả hiện trạng

Hợp đồng nên phân định trách nhiệm đối với hư hỏng kết cấu, hệ thống kỹ thuật và thiết bị do chủ nhà cung cấp. Bên thuê thường chịu chi phí bảo quản, sửa chữa hư hỏng do hoạt động của mình gây ra; các trường hợp cụ thể cần được thỏa thuận theo hiện trạng và nguyên nhân.

Việc cải tạo như ngăn phòng, lắp bảng hiệu, đi dây mạng hoặc thay đổi hệ thống điện cần có quy trình xin chấp thuận. Hai bên nên xác định hạng mục nào được tháo dỡ khi trả nhà và hạng mục nào được để lại. Điều khoản này tránh phát sinh chi phí khôi phục ngoài dự kiến vào cuối thời hạn thuê.

Gia hạn, chấm dứt trước hạn, vi phạm và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng cần liệt kê trường hợp được chấm dứt trước hạn, thời gian báo trước và hậu quả tài chính tương ứng. Các bên nên thỏa thuận riêng cách xử lý tiền cọc, tiền thuê đã trả trước, chi phí cải tạo và thời hạn bàn giao lại nhà. Không nên chỉ ghi một câu chung như “bên vi phạm chịu trách nhiệm theo pháp luật” mà thiếu quy trình thông báo và khắc phục.

Với vi phạm có thể sửa chữa, hợp đồng nên cho thời hạn khắc phục sau khi nhận thông báo. Điều khoản tranh chấp có thể quy định thương lượng trước, sau đó yêu cầu Tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu có phạt vi phạm hoặc bồi thường, cần mô tả căn cứ xác định và chứng từ cần cung cấp.

Quy định về hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Điều kiện của nhà cho thuê và công năng sử dụng làm văn phòng

Luật Nhà ở 2023 quy định điều kiện đối với nhà ở cho thuê, trong đó có yêu cầu về chất lượng, an toàn, hệ thống điện, cấp nước, thoát nước và vệ sinh môi trường, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác trong phạm vi luật cho phép. Doanh nghiệp nên kiểm tra thực tế nhà, lối thoát hiểm, hệ thống kỹ thuật và tình trạng pháp lý trước khi đặt cọc.

Mục đích sử dụng cần phù hợp công năng được phép của địa điểm. Đối với căn hộ chung cư, việc thuê làm văn phòng cần xem xét công năng căn hộ và quy định quản lý của nhà chung cư; không nên dựa vào sự đồng ý riêng của chủ căn hộ để bỏ qua quy định liên quan đến sử dụng công trình. 

Chủ thể ký hợp đồng và thẩm quyền đại diện

Bên cho thuê phải có quyền cho thuê hoặc được chủ sở hữu ủy quyền hợp lệ. Người ký phía doanh nghiệp thuê cũng cần có thẩm quyền theo pháp luật, điều lệ, quyết định nội bộ hoặc văn bản ủy quyền. Trước khi ký, hai bên nên đối chiếu thông tin người ký với giấy tờ định danh, đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ đại diện.

Nếu nhà thuộc sở hữu chung, các bên cần xác minh sự đồng thuận cần thiết của những người có quyền đối với tài sản. Khi người nhận tiền thuê khác người đứng tên hợp đồng, hợp đồng nên nêu rõ căn cứ nhận tiền và trách nhiệm xuất chứng từ để tránh bất đồng trong quá trình thanh toán.

Hình thức hợp đồng, công chứng và thời điểm có hiệu lực

Hợp đồng thuê nhà nên được lập thành văn bản, nêu đầy đủ nội dung giao dịch và có chữ ký của các bên. Theo Luật Nhà ở 2023, giao dịch thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Vì vậy, việc công chứng không phải điều kiện bắt buộc chung đối với hợp đồng thuê nhà làm văn phòng; các bên có thể lựa chọn để tăng tính xác thực hồ sơ. 

Hợp đồng cần ghi rõ ngày có hiệu lực. Nếu các bên thỏa thuận công chứng, nên xác định hiệu lực theo nội dung hợp đồng và quy định áp dụng cho giao dịch cụ thể. Phụ lục, biên bản bàn giao và văn bản sửa đổi cũng nên được ký bởi người có thẩm quyền và lưu cùng bản hợp đồng chính.

Hướng dẫn soạn và ký hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Bước 1: Kiểm tra hồ sơ nhà và tư cách người cho thuê

Đề nghị bên cho thuê xuất trình giấy tờ về quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê, giấy tờ định danh và tài liệu ủy quyền nếu người ký không phải chủ sở hữu. Doanh nghiệp cần kiểm tra tên, số giấy tờ và địa chỉ trên hồ sơ có khớp với dự thảo hợp đồng hay không.

Nếu nhà có nhiều đồng sở hữu hoặc đang được một tổ chức quản lý, cần làm rõ ai có quyền ký và nhận tiền. Có thể ghi căn cứ đại diện trong hợp đồng hoặc đính kèm bản sao giấy ủy quyền để hồ sơ giao dịch có thể đối chiếu sau này.

Bước 2: Khảo sát, xác định phần diện tích và tài sản bàn giao

Khảo sát nhà vào thời điểm gần ngày ký để kiểm tra lối ra vào, diện tích sử dụng, hệ thống điện nước, điều hòa, internet và khu vực để xe. Nếu doanh nghiệp chỉ thuê một phần nhà, cần xác nhận ranh giới sử dụng và cách tiếp cận khu vực chung.

Lập biên bản bàn giao kèm danh sách thiết bị, số lượng chìa khóa và chỉ số công tơ. Ảnh hiện trạng nên có ngày chụp và được hai bên xác nhận hoặc gửi qua phương thức có thể lưu lại. Đây là căn cứ đối chiếu khi sửa chữa hoặc hoàn trả nhà.

Bước 3: Điền mẫu và thương lượng các điều khoản theo nhu cầu

Điền các thông tin nhận diện, địa chỉ, thời hạn thuê, giá, tiền cọc và lịch thanh toán trước khi ký. Các điều khoản về đăng ký trụ sở, treo biển, tiếp khách, thời gian sửa chữa và sử dụng ngoài giờ cần phản ánh đúng hoạt động của doanh nghiệp.

Khi thương lượng, ưu tiên ghi rõ các tình huống có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoặc khả năng tiếp tục hoạt động: chủ nhà chuyển nhượng tài sản, nhà cần sửa chữa, bên thuê muốn chấm dứt sớm hoặc không được gia hạn. Thỏa thuận miệng nên được đưa vào hợp đồng hoặc phụ lục có chữ ký.

Bước 4: Ký hợp đồng, lập biên bản bàn giao và lưu chứng từ

Người ký cần ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu theo quy định nội bộ. Mỗi bên giữ một bản hợp đồng và các phụ lục giống nhau. Nếu ký điện tử, cần lưu tệp hợp đồng, thông tin xác thực chữ ký và bằng chứng về thời điểm ký.

Khi chuyển tiền đặt cọc hoặc tiền thuê, doanh nghiệp nên dùng tài khoản được ghi trong hợp đồng và lưu chứng từ thanh toán. Ngày nhận nhà cần lập biên bản bàn giao, thống nhất chỉ số điện nước và xác nhận các khiếm khuyết cần xử lý sau bàn giao.

Lưu ý quan trọng khi soạn hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

Khi soạn mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, các bên cần đặc biệt chú ý đến những điều khoản sau để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro trong quá trình thực hiện:

• Thông tin pháp lý của các bên: Hợp đồng cần ghi rõ họ tên, địa chỉ, số CCCD/CMND (đối với cá nhân) hoặc mã số thuế, giấy phép kinh doanh (đối với doanh nghiệp). Việc xác định rõ tư cách pháp lý giúp hợp đồng có hiệu lực và dễ dàng xử lý khi phát sinh tranh chấp.
• Mục đích sử dụng rõ ràng: Nêu cụ thể việc thuê nhà để làm văn phòng, trụ sở công ty hoặc văn phòng đại diện. Nếu nhà thuộc khu dân cư, cần đảm bảo phù hợp với quy định về mục đích sử dụng đất và quy hoạch.
• Thời hạn thuê và điều kiện gia hạn: Ghi rõ ngày bắt đầu, ngày kết thúc hợp đồng và quyền ưu tiên gia hạn của bên thuê. Đây là điều khoản quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong kế hoạch sử dụng văn phòng lâu dài.
• Giá thuê, phương thức và thời hạn thanh toán: Nêu cụ thể đơn giá thuê theo tháng/quý/năm, hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản) và thời điểm thanh toán. Các bên nên thỏa thuận rõ ràng về việc điều chỉnh giá thuê định kỳ (nếu có).
• Trách nhiệm về thuế và chi phí phát sinh: Quy định rõ bên nào chịu thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp, thuế GTGT hoặc các khoản chi phí điện, nước, internet, phí quản lý tòa nhà… để tránh mâu thuẫn sau này.
• Điều khoản chấm dứt và bồi thường hợp đồng: Hợp đồng cần nêu rõ các trường hợp được phép chấm dứt trước thời hạn, mức phạt vi phạm và quy trình bàn giao tài sản.
• Cam kết và giải quyết tranh chấp: Hai bên cần thỏa thuận rõ về hình thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, hoặc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền).

Việc lập và ký kết mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm quyền lợi, nghĩa vụ và sự minh bạch giữa bên cho thuê và bên thuê. Một hợp đồng được soạn thảo chặt chẽ, đầy đủ thông tin pháp lý và điều khoản rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp an tâm khi sử dụng không gian làm việc, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro, tranh chấp trong quá trình thực hiện.

>> Tìm hiểu thêm:

• Mẫu công văn thông báo
• Mẫu biên bản hủy hợp đồng
• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng
• Mẫu gia hạn hợp đồng thuê
• Mẫu thông báo tăng giá thuê
• Mẫu đề nghị giảm giá thuê
• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

(FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp về hợp đồng thuê nhà làm văn phòng

1. Có cần đặt cọc khi ký hợp đồng thuê văn phòng không?

Có. Đặt cọc là điều khoản phổ biến và gần như luôn được áp dụng trong các hợp đồng thuê văn phòng để đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ giữa hai bên. Mặc dù không bắt buộc về mặt pháp lý, nhưng đây là cơ chế bảo vệ cần thiết cho cả bên cho thuê và bên thuê.

Thông thường, mức đặt cọc dao động từ 01 đến 03 tháng tiền thuê, tùy theo hạng tòa nhà, thời hạn hợp đồng và giá trị mặt bằng. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả sau khi thanh lý hợp đồng, nếu bên thuê thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đã cam kết.

2. Có thể thanh toán tiền thuê theo quý thay vì theo tháng không?

Hoàn toàn có thể, việc thanh toán tiền thuê có thể được thực hiện theo tháng hoặc theo quý, tùy theo thỏa thuận của hai bên và cần được ghi rõ trong điều khoản thanh toán của hợp đồng. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thanh toán theo quý nhằm tối ưu dòng tiền và giảm tần suất giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng thuê dài hạn tại các tòa nhà hạng A và B.

3. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng có cần công chứng không?

Không bắt buộc, về mặt pháp lý, hợp đồng thuê nhà làm văn phòng không bắt buộc phải công chứng, kể cả khi có thời hạn trên 06 tháng. Tuy nhiên, việc công chứng hoặc chứng thực được khuyến khích để tăng giá trị pháp lý, đảm bảo tính xác thực và thuận tiện khi thực hiện các thủ tục hành chính như đăng ký trụ sở công ty hoặc mở tài khoản ngân hàng.

4. Hợp đồng thuê nhà làm văn phòng có ghi diện tích sử dụng không?

Có. Diện tích thuê và diện tích sử dụng là phần bắt buộc trong hợp đồng thuê văn phòng.

Phải nêu rõ:

• Diện tích thực tế (m²), vị trí tầng, hướng, mã số phòng;
• Diện tích dùng chung và diện tích sử dụng riêng;
• Cách đo diện tích (Gross, Net hoặc Semi-Gross) để tránh tranh chấp.

5. Có thể chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn không?

Có thể, bên thuê có thể chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, nhưng phải tuân thủ điều khoản chấm dứt đã được quy định trong hợp đồng. Các điều khoản này thường nêu rõ:

• Thời gian tối thiểu được phép chấm dứt sớm;
• Mức phạt vi phạm hoặc tiền bồi thường;
• Thủ tục và thời hạn bàn giao mặt bằng.

Trong một số trường hợp bất khả kháng (như thay đổi chính sách, sáp nhập doanh nghiệp, thiên tai…), hai bên có thể thương lượng miễn hoặc giảm phạt dựa trên quy định pháp luật và mức độ ảnh hưởng thực tế.

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 5 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.