Các mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo [Cập nhật mới nhất]

Trong thời đại số hóa, hình thức văn phòng ảo đã trở thành một trong những giải pháp linh hoạt, tiết kiệm chi phí cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh các yếu tố khác như chi phí thuê hay tiện ích dịch vụ, hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ là văn bản pháp lý quan trọng nhằm đảm bảo quyền và trách nhiệm của cả hai bên. Trong bài viết này, Maison Office sẽ gửi đến bạn mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo mới nhất cũng như những lưu ý khi thực hiện hợp đồng!

1. Hợp đồng thuê văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là hình thức dịch vụ cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh và liên lạc cho doanh nghiệp mà không cần đến diện tích thực tế. Các doanh nghiệp hoặc cá nhân thuê văn phòng ảo sẽ không được sử dụng không gian làm việc riêng. Thay vào đó chỉ được sử dụng địa chỉ văn phòng ảo cho các mục đích: đăng ký kinh doanh, nhận thư từ, bưu phẩm và các dịch vụ liên lạc khác,… 

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là một văn bản pháp lý giữa bên cho thuê văn phòng ảo và bên thuê dịch vụ. Nội dung hợp đồng sẽ bao gồm các điều kiện, điều khoản liên quan đến việc thuê và sử dụng văn phòng ảo, chẳng hạn như: thời hạn thuê, giá thuê, phạm vi dịch vụ, hình thức thanh toán,… Thông qua việc xác lập hợp đồng rõ ràng, minh bạch, các bên sẽ được đảm bảo về quyền và lợi ích của mình trong suốt quá trình tham gia hợp đồng. 

2. Tính pháp lý của hợp đồng thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo thường có địa chỉ tại các tòa nhà văn phòng cao cấp, mang đến cho khách thuê hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín mà không cần đầu tư nhiều chi phí vào cơ sở vật chất. Chính vì vậy, đây được xem là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu ngân sách hoạt động đồng thời tăng tính linh hoạt trong khâu vận hành và quản lý. 

Hình thức văn phòng ảo mặc dù mang đến nhiều lợi ích là vậy, thế nhưng tính pháp lý của hợp đồng cho thuê văn phòng ảo vẫn khiến cho nhiều doanh nghiệp băn khoăn. Hiện nay, thuật ngữ “văn phòng ảo” chưa được quy định trong một văn bản pháp luật nào. Pháp luật hiện hành cũng không có quy định nào cụ thể về việc cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” để làm trụ sở hay văn phòng đặt trụ sở phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu.

Vậy nên, các đơn vị cho thuê đã hợp thức hóa mẫu hợp đồng văn phòng ảo bằng cách sử dụng các mẫu hợp đồng thuê văn phòng thông thường. Nhưng các điều kiện, điều khoản lại được điều chỉnh cho phù hợp với văn phòng ảo. 

3. Nội dung hợp đồng thuê văn phòng ảo gồm những gì?

Cùng xem xét những nội dung quan trọng cần có trong hợp đồng thuê văn phòng ảo nhằm đảm bảo quyền và trách nhiệm rõ ràng của các bên:

– Thông tin của các bên: Nội dung đầu tiên cần ghi rõ trong hợp đồng là thông tin đầy đủ của bên thuê và bên cho thuê văn phòng. Trong đó bao gồm: tên cá nhân/pháp nhân, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, số điện thoại, email, mã số thuế,… 

– Đối tượng và mục đích cho thuê: Đối tượng hợp đồng là văn phòng ảo cho thuê, được ghi rõ các thông tin như địa điểm, diện tích, mục đích sử dụng cũng như tình trạng văn phòng cho thuê. 

– Thời gian thuê văn phòng: Điều khoản này quy định cụ thể về thời hạn thuê văn phòng ảo cũng như điều kiện gia hạn hợp đồng. Hai bên cần thỏa thuận rõ ràng trước khi ký kết nhằm tránh những tranh chấp không đáng có sau này. 

– Giá thuê và các khoản chi phí khác: Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo phải bao gồm các điều khoản cụ thể về chi phí thuê. Trong đó cần nêu rõ về giá thuê văn phòng, các khoản phí khác khi sử dụng tiện ích và dịch vụ văn phòng như: lễ tân, an ninh, thông tin liên lạc, phí gửi xe, thuê phòng họp,… 

– Hình thức và phương thức thanh toán: Hai bên cũng cần thỏa thuận rõ ràng về hình thức và phương thức thanh toán chi phí thuê văn phòng. Một vài hình thức thanh toán phổ biến hiện nay như thanh toán hợp đồng thuê 3 tháng, 6 tháng, 12 tháng,… Về phương thức thanh toán, các bên có thể lựa chọn thanh toán trực tiếp hoặc chuyển khoản. 

– Quyền và nghĩa vụ của các bên: Nội dung này đề cập đến quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình sử dụng dịch vụ. Đây được xem là phần rất quan trọng nhằm ràng buộc trách nhiệm của các bên và giảm thiểu những tranh chấp không mong muốn về sau. 

– Điều khoản chấm dứt hợp đồng: Có khá nhiều trường hợp dẫn đến chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng ảo, có thể kể đến như hết hạn hợp đồng hoặc không thể tiếp tục hợp đồng vì lý do khách quan. Trong trường hợp các bên muốn chấm dứt hợp đồng thì cần gửi một công văn chính thức cho bên đối tác. Sau đó hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận về mức phí và số tiền đặt cọc hợp lý. 

– Cam kết chung và hiệu lực hợp đồng: Cả hai bên cần thỏa thuận để đưa ra những cam kết chung trong quá trình sử dụng văn phòng. Ngoài ra, cần xác định rõ thời hạn hợp đồng bắt đầu có hiệu lực. 

– Giải quyết tranh chấp: Nếu có xảy ra tranh chấp không mong muốn trong quá trình thực hiện hợp đồng, biện pháp đầu tiên nên được sử dụng là thương lượng. Trong trường hợp quá trình thương lượng không đạt được kết quả tốt, hai bên có thể sử dụng các phương thức giải quyết tranh chấp khác như tòa án hoặc trọng tài. 

– Chữ ký và đóng dấu: Người đại diện của cả hai bên cần cung cấp chữ ký với họ tên đầy đủ đồng thời đóng dấu để hợp đồng có hiệu lực. 

4. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng ảo cập nhật mới nhất

Dưới đây là mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo mà các doanh nghiệp có thể tham khảo: 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

……….., ngày … tháng … năm 2023

HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG ẢO
Số: ……. /HĐDV-CongTy

– Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Căn cứ Luật Thương mại hợp nhất năm 2019;

– Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2014;

– Căn cứ thỏa thuận giữa các bên.

Hôm nay, ngày … tháng … năm … tại trụ sở công ty … , các bên gồm có:

1. BÊN A – BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

– Tên cá nhân/ pháp nhân:………………………………………………………………………………………………………….

– Điện thoại:…………………………………………….. Fax:………………………………………………………………………..

– Email:…………………………………………………………………………………………………………………………………….

– Địa chỉ:…………………………………………………………………………………………………………………………………..

– Giấy phép số: …………………………………………………………………………………………………………………………

– Mã số thuế:…………………………………………………………………………………………………………………………….

– Người đại diện:…………………………………………… Chức vụ :…………………………………………………………..

2. BÊN B – BÊN THUÊ VĂN PHÒNG ẢO

– Tên cá nhân/ pháp nhân:…………………………………………………………………………………………………………

– Điện thoại:…………………………………………….. Fax:……………………………………………………………………….

– Email:……………………………………………………………………………………………………………………………………

– Địa chỉ:………………………………………………………………………………………………………………………………….

– Giấy phép số: ………………………………………………………………………………………………………………………..

– Mã số thuế:……………………………………………………………………………………………………………………………

– Người đại diện:…………………………………………… Chức vụ :………………………………………………………….

Sau khi bàn bạc, hai bên đã thỏa thuận và thống nhất ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo số …/HĐDV-CongtyA với nội dung như sau:

ĐIỀU 1: ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH CHO THUÊ

Theo thỏa thuận, Bên A đồng ý cho bên Bên B thuê văn phòng với thông tin như sau:

1.1. Địa điểm và diện tích:…………………………………………………………………………………………………………..

1.2. Mục đích sử dụng: Làm địa chỉ giao dịch và đăng ký giấy phép kinh doanh, hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh (Gồm giấy phép kinh doanh, con dấu, giấy xác nhận mẫu dấu và đăng bố cáo).

ĐIỀU 2: THỜI GIAN THUÊ

2.1. Thời hạn thuê văn phòng:……………………………………………………. ………………………………………………

2.2. Điều kiện gia hạn:

Sau khi hết hạn hợp đồng, bên B được quyền ưu tiên gia hạn hoặc ký kết hợp đồng mới, nhưng phải báo trước cho bên A bằng văn bản ít nhất … tháng.

ĐIỀU 3: GIÁ THUÊ VÀ CÁC CHI PHÍ KHÁC

3.1. Giá thuê:……………………………..Bằng chữ:………………………………………………………………………………..

Giá thuê bao gồm thuế VAT 10% và tất cả các loại thuế có liên quan có thể phát sinh từ hợp đồng này; không bao gồm tiền điện, điện thoại, fax, chi phí dịch vụ vệ sinh trong văn phòng và các chi phí khác do Bên B sử dụng.

3.2. Các chi phí khác:

Tùy theo nhu cầu sử dụng của bên B (chưa bao gồm thuế VAT):

– Phí sử dụng phòng họp:………. VNĐ/giờ;

– Phí in ấn: ………. VNĐ/bản in A4;

– Phí chuyển tiếp thư, chuyển phát nhanh bưu phẩm: tính theo giá bưu điện;

– Chi phí văn phòng phẩm: được thanh toán dựa trên thực tế sử dụng;

– Máy lạnh sử dụng ngoài giờ phải trả thêm phí theo quy định của Bên A.

ĐIỀU 4: THANH TOÁN

4.1. Đặt cọc

Bên B phải đặt cọc cho Bên A số tiền ……………., tương đương với ………..tháng thuê nhà trong vòng 07 ngày kể từ ngày ký hợp đồng.

Tiền đặt cọc sẽ được Bên A giữ lại trong suốt thời gian thuê hoàn trả cho Bên A sau khi hết thời gian thuê, để đảm bảo Bên B thực hiện theo điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng này.

Khoản tiền cọc sẽ được Bên A trả lại cho Bên B trong thời hạn 30 ngày kể từ khi kết thúc hợp đồng, nếu Bên B không vi phạm hợp đồng và hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ phát sinh (nếu có) khi bàn trả mặt bằng thuê ban đầu.

Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng, Bên B vi phạm hợp đồng gây ra tình trạng thiệt hại cho Bên A thì Bên A có quyền trừ khoản tiền cọc để thanh toán thiệt hại gây ra.

Các đợt thanh toán tiếp trong vòng … ngày của tháng đầu tiên trong kỳ thanh toán.

4.2. Thanh toán các chi phí khác

Bên B thanh toán các chi phí khác dựa trên thực tế sử dụng vào cuối mỗi tháng.

4.3. Phương thức thanh toán:

Bên B sẽ thanh toán cho Bên A bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng:…………….…………….…………….

Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, Bên B giữ lại biên lai để thông báo cho Bên A bằng email.

4.4. Trường hợp thanh toán chậm:

Bên B phải thanh toán đầy đủ chi phí và đúng thời hạn cho Bên A. Thời hạn thanh toán chậm tối đa là … ngày kể từ ngày phải thanh toán theo quy định trong hợp đồng.

Sau ngày thứ … Bên B phải chịu phạt lãi chậm thanh toán theo mức lãi suất tăng 1%/ngày chậm thanh toán và bồi thường nếu có thiệt hại theo quy định của pháp luật.

ĐIỀU 5. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

5.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A:

– Bên A có quyền yêu cầu Bên B thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí theo Điều 3 của hợp đồng này.

– Bên A không chịu trách nhiệm cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào của Bên B. Mọi tranh chấp, khiếu nại từ những khách hàng liên quan đến các dịch vụ của Bên B đều sẽ do Bên B chịu trách nhiệm.

– Bên A có nghĩa vụ cung cấp cho Bên B các dịch vụ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng; tạo điều kiện cho Bên B sử dụng thuận tiện các dịch vụ cung cấp;

– Bên A chịu trách nhiệm bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị cho thuê;

– Bên A có nghĩa vụ nộp các loại thuế, chi phí điện, nước,… và thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.

5.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B:

– Sử dụng diện tích cho thuê theo mục đích thỏa thuận như trong hợp đồng là làm địa chỉ đăng ký kinh doanh và văn phòng đại diện;

– Giữ gìn vệ sinh chung, bảo quản vật dụng, trang thiết bị, sử dụng tiết kiệm điện, nước;

– Không được phép thay đổi hoặc gắn thêm trang thiết bị vào văn phòng;

– Không mang vật dụng, bưu kiện có trọng lượng hơn 100 kg hoặc kích thước quá 35x30x35cm mà chưa có sự đồng ý của Bên A;

– Chấp hành quy định về PCCC, không gây mất trật tự làm ảnh hưởng đến người xung quanh.

– Bên B có nghĩa vụ thanh toán đầy đủ và đúng hạn các chi phí cho Bên A theo quy định hợp đồng;

– Tuân thủ các quy định của Bên A về thời gian làm việc, mục đích sử dụng phòng chức năng, cơ sở vật chất và trang thiết bị;

– Không được phép chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho cá nhân, tổ chức khác thuê lại văn phòng;

– Chịu trách nhiệm về mọi hư hại và tổn thất của văn phòng trong thời gian thuê; bồi thường thiệt hại cho Bên A trong trường hợp làm hư hỏng, mất mát tài sản trong văn phòng;

– Tự chịu trách nhiệm về tài sản khi sử dụng văn phòng. Nếu có vấn đề về mất cắp hoặc thất thoát tài sản, Bên A sẽ không chịu trách nhiệm liên quan trong thời gian làm việc.

– Cam kết không sử dụng hợp đồng này với mục đích trái pháp luật và gây thiệt hại cho Bên A; tất cả hành vi vi phạm điều khoản này sẽ chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên A và Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần thông báo.

ĐIỀU 7. CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

Hai bên chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp sau đây:

7.1. Hợp đồng hết thời hạn theo thỏa thuận theo Điều 2 của hợp đồng này;

7.2. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn khi địa điểm bị phá dỡ theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc các trường bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật;

7.3. Trường hợp bất khả kháng như thiên tai, bão lụt, hỏa hoạn, chiến tranh, v.v.;

7.4. Nếu một trong hai bên vi phạm các điều khoản đã ký kết thì bên còn lại có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng sau khi đã thông báo cho bên vi phạm. Bên vi phạm sẽ phải bồi thường cho bên còn lại với số tiền tương ứng … tháng tiền thuê văn phòng theo giá thuê đã thỏa thuận tại Điều 3 của hợp đồng này.

ĐIỀU 8. CAM KẾT CHUNG

8.1. Giờ làm việc theo quy định: 8h00 – 17h30, từ thứ 2 đến thứ 7 (trừ các ngày lễ theo quy định của luật lao động Việt Nam).

8.2. Các bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản và điều kiện ghi trong hợp đồng thuê này. Mọi tranh chấp (nếu có) sẽ được giải quyết bằng hòa giải giữa hai bên.

8.3. Trường hợp cả hai bên không thể đạt được thỏa thuận thông qua hòa giải, mỗi bên có thể đưa tranh chấp ra Tòa án có thẩm quyền để giải quyết trong vòng 30 ngày kể từ khi vụ việc tranh chấp được đưa ra hoà giải.

8.4. Hợp đồng này được lập thành hai (02) bản chính với giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một (01) bản chính.

8.5. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.

>> Tải ngay mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo dưới đây: 

XEM THÊM:

• Mẫu hợp dồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu thông báo thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
• Mẫu hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng anh

5. Một vài lưu ý khi thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo

Để đảm bảo quyền và lợi ích tối đa đồng thời giảm thiểu những rủi ro phát sinh về sau, các bên đều cần lưu ý một vài vấn đề khi thực hiện hợp đồng thuê văn phòng ảo như sau: 

– Cả hai bên đều cần kiểm tra thật kỹ lưỡng tất cả giấy tờ và điều khoản, điều kiện trong hợp đồng trước khi ký kết. Theo đó, cần có sự hỗ trợ của luật sư để đảm bảo mọi điều kiện, điều khoản hợp đồng phù hợp với lợi ích. 

– Thông thường, các hợp đồng cho thuê thường quy định rõ diện tích văn phòng cho thuê và giá thuê (thường tính theo m2). Song có nhiều trường hợp, hợp đồng lại đưa ra giá thuê sàn chung, trong đó bao gồm cả những khoảng không gian không hữu ích như thang máy, hành lang,… Do vậy, bên thuê cần xác định rõ cách tính diện tích và giá thuê hợp lý.

– Hầu hết doanh nghiệp khi mới bắt đầu hoạt động thường sẽ sử dụng hình thức văn phòng ảo với thời hạn hợp đồng từ 6 tháng đến 1 năm. Ngược lại, các đơn vị cho thuê lại muốn kéo dài hợp đồng từ 1 – 3 năm nhằm tránh những rủi ro không muốn. Do đó, khi tiến hành ký kết hợp đồng, các bên nên thỏa thuận rõ ràng các điều khoản về thời hạn thuê cũng như điều kiện bồi thường khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

– Một vài đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường tính giá thuê cao hơn mức trung bình từ 10 – 15% để đề phòng trường hợp lạm phát. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán hiệu quả chi phí hoạt động.

Hợp đồng thuê văn phòng ảo là văn bản có giá trị pháp lý, mang tính ràng buộc giữa các bên trong quá trình cung cấp và sử dụng dịch vụ. Việc tìm hiểu kỹ các điều kiện, điều khoản trong hợp đồng giúp doanh nghiệp hiểu rõ quyền và lợi ích hợp pháp của mình đồng thời tránh được những rủi ro phát sinh. Hy vọng bài viết đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích nhất!

THAM KHẢO NGAY:

• Danh Sách 10+ Văn Phòng Ảo tại TP.HCM
• Danh Sách 10+ Văn Phòng Ảo tại Hà Nội

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.