Mẫu nhật ký thi công theo quy định mới

Trong hoạt động quản lý dự án và thi công xây dựng, nhật ký thi công không đơn thuần là một cuốn sổ ghi chép tiến độ mà còn là hồ sơ pháp lý cốt lõi, đóng vai trò quyết định trong quá trình nghiệm thu, quyết toán và hoàn công công trình. Đặc biệt đối với các chủ đầu tư hay đơn vị tư vấn thiết kế nội thất văn phòng, việc thiết lập một hệ thống nhật ký chuẩn chỉnh ngay từ ngày khởi công sẽ giúp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tranh chấp về sau. Bài viết dưới đây cung cấp đầy đủ các biểu mẫu mới nhất theo quy định hiện hành, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý chất lượng xây dựng.

⬇ TẢI NGAY TRỌN BỘ

MẪU NHẬT KÝ THI CÔNG

Download mẫu nhật ký thi công xây dựng công trình (Cập nhật mới nhất)

Việc lựa chọn định dạng tệp tin phù hợp với quy mô dự án là yếu tố quan trọng giúp đội ngũ kỹ sư và chỉ huy trưởng thao tác hiệu quả. Dưới đây là các định dạng phổ biến được hệ thống hóa theo mục đích sử dụng thực tế.

Mẫu nhật ký thi công file Word

Định dạng Word thường được ưu tiên sử dụng cho các công trình dân dụng, cải tạo nhà ở hoặc thi công hoàn thiện nội thất văn phòng quy mô vừa và nhỏ. Ưu điểm lớn nhất của biểu mẫu này là tính trực quan, dễ dàng căn chỉnh lề lối để in ấn đóng tập hồ sơ. Khi sử dụng tệp Word, người lập có thể linh hoạt trình bày các mô tả chi tiết về biện pháp thi công hoặc các ghi chú đặc thù từ tư vấn giám sát một cách rành mạch nhất.

⬇ TẢI NGAY MẪU

Mẫu nhật ký thi công Excel

Đối với các nhà thầu chuyên nghiệp và đơn vị tư vấn giám sát tại các công trình lớn, mẫu nhật ký thi công trên Excel là công cụ quản trị đắc lực. Tệp Excel cho phép quản lý dữ liệu theo trục thời gian xuyên suốt, phân tách rõ ràng từng hạng mục thi công. Khả năng tích hợp hàm tính giúp theo dõi tổng hợp nhân lực, thiết bị và vật tư tiêu hao hàng ngày, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác báo cáo định kỳ và kiểm soát chi phí vận hành dự án.

⬇ TẢI NGAY MẪU

Mẫu nhật ký thi công là gì?

Về mặt khái niệm, nhật ký thi công công trình là tài liệu gốc ghi lại diễn biến thực tế của quá trình thi công tại hiện trường từ khi khởi công đến khi bàn giao đưa vào sử dụng. Nó phản ánh trung thực mọi biến động về thời tiết, tình trạng huy động nguồn lực và các thay đổi kỹ thuật so với thiết kế ban đầu.

Trong quản lý chất lượng, cuốn nhật ký này chính là “bằng chứng sống” giúp chủ đầu tư kiểm soát năng lực thực hiện của nhà thầu. Về mặt pháp lý, đây là căn cứ xác thực nhất để giải quyết các vấn đề phát sinh như chậm trễ tiến độ, tranh chấp khối lượng hoặc xác định trách nhiệm của các bên khi xảy ra sự cố công trình. Nếu thiếu nhật ký thi công, hồ sơ quyết toán sẽ không đủ điều kiện pháp lý để giải ngân theo quy định.

Quy định mới nhất về nhật ký thi công xây dựng

Hoạt động lập và quản lý nhật ký thi công hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật quan trọng. Cụ thể, căn cứ theo Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2020) và chi tiết hơn tại Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng.

Theo quy định, tất cả các công trình thuộc đối tượng phải cấp giấy phép xây dựng đều bắt buộc phải lập nhật ký thi công. Nhà thầu thi công xây dựng là đơn vị chịu trách nhiệm lập nhật ký, trong khi đó, bộ phận tư vấn giám sát có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận hàng ngày. Việc không lập hoặc ghi chép sai lệch nhật ký có thể dẫn đến các chế tài xử phạt hành chính nghiêm khắc trong lĩnh vực xây dựng.

Nội dung bắt buộc có trong nhật ký thi công công trình

Để đảm bảo tính hợp lệ, một cuốn nhật ký thi công đạt chuẩn cần bao gồm đầy đủ các nhóm thông tin cốt lõi sau đây:

Thông tin chung công trình

Phần bìa và các trang đầu phải thể hiện rõ tên công trình, số hợp đồng, địa điểm xây dựng cụ thể. Đặc biệt, danh sách các chủ thể tham gia bao gồm Chủ đầu tư, đơn vị Nhà thầu chính, các nhà thầu phụ (nếu có) và đơn vị Tư vấn giám sát phải được ghi nhận đầy đủ kèm theo thông tin về quyết định bổ nhiệm các cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp tại hiện trường.

Nội dung ghi chép thi công hằng ngày

Đây là phần trọng tâm nhất của hồ sơ, yêu cầu ghi chép liên tục theo trình tự thời gian. Nội dung bao gồm:

• Diễn biến điều kiện thời tiết (nắng, mưa, nhiệt độ) và các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất lao động.
• Số lượng công nhân trực tiếp thi công, các loại máy móc thiết bị vận hành tại hiện trường.
• Mô tả chi tiết các hạng mục, phần việc thực hiện trong ngày, vị trí thi công cụ thể.
• Các biên bản nghiệm thu nội bộ, biên bản lấy mẫu vật liệu hoặc các sự cố, sai lệch kỹ thuật và phương án khắc phục đã được phê duyệt.

Chữ ký và xác nhận

Mỗi trang nhật ký sau khi hoàn tất ghi chép phải có đầy đủ chữ ký của người lập (thường là kỹ thuật hiện trường), sự xác nhận của Chỉ huy trưởng công trường và cuối cùng là chữ ký kiểm tra của Tư vấn giám sát. Việc thiếu sót chữ ký xác nhận hàng ngày sẽ làm giảm giá trị pháp lý của hồ sơ khi thực hiện các thủ tục thanh quyết toán.

Hướng dẫn ghi nhật ký thi công đúng thực tế công trình

Ghi nhật ký thi công là một nghệ thuật quản trị hiện trường đòi hỏi sự tỉ mỉ. Tùy thuộc vào đặc thù công việc, nhà thầu có thể lựa chọn ghi theo ngày hoặc theo ca làm việc, miễn sao phản ánh liên tục và không ngắt quãng.

Kinh nghiệm từ các chuyên gia tại Maison Office cho thấy, bạn không cần phải viết quá dài dòng nhưng phải đủ chi tiết để “phục dựng” lại hiện trường khi cần thiết. Thay vì ghi “Thi công vách ngăn văn phòng”, hãy ghi cụ thể “Lắp đặt khung xương vách thạch cao tầng 5, trục A-B, khối lượng ước tính 45m2”. Một lỗi sai thường gặp là ghi chép theo kiểu “đối phó” — tức là nhiều ngày mới ghi một lần dẫn đến tình trạng số liệu nhân công và thời tiết bị sai lệch, dễ bị tư vấn giám sát hoặc thanh tra bác bỏ.

Ai phải lập, ký và chịu trách nhiệm về nhật ký thi công?

Trách nhiệm chính trong việc thiết lập và ghi chép nhật ký thuộc về nhà thầu thi công xây dựng. Chỉ huy trưởng của nhà thầu là người chịu trách nhiệm cao nhất về tính trung thực và đầy đủ của nội dung ghi chép.

Đơn vị tư vấn giám sát đóng vai trò “người gác cổng”, có nhiệm vụ kiểm tra thường xuyên và ký xác nhận vào nhật ký để xác nhận những gì nhà thầu ghi là đúng thực tế. Chủ đầu tư, dù không trực tiếp ghi chép, vẫn có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra định kỳ hệ thống nhật ký để đảm bảo dự án đang được quản lý đúng quy trình pháp luật.

Phân biệt nhật ký thi công với các hồ sơ xây dựng khác

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa nhật ký thi công với các loại biên bản khác. Cần làm rõ rằng nhật ký thi công là hồ sơ tiến trình, ghi lại “quá trình” thực hiện. Trong khi đó, Biên bản nghiệm thu là hồ sơ xác nhận “kết quả” của một hạng mục đã hoàn thành.

Nhật ký thi công là thành phần quan trọng cấu thành nên Hồ sơ hoàn công, nhưng nó không thể thay thế cho các biên bản nghiệm thu hay bản vẽ hoàn công. Tuy nhiên, nếu có sự mâu thuẫn giữa các loại giấy tờ, nhật ký thi công thường được dùng làm căn cứ đối chiếu gốc để xác định tính xác thực của các hồ sơ khác.

Những lỗi thường gặp khi lập nhật ký thi công

Trong quá trình thực hiện, các đơn vị thi công thường mắc phải những sai sót nghiêm trọng làm yếu đi tính pháp lý của hồ sơ:

1. Hồi ký thi công: Ghi dồn nhiều ngày vào một thời điểm, dẫn đến sai lệch thông tin thời tiết và nhân lực thực tế.
2. Nội dung sơ sài: Không mô tả cụ thể vị trí thi công, thiếu thông tin về các thay đổi so với bản vẽ thiết kế.
3. Thiếu sót chữ ký: Các trang nhật ký không được ký xác nhận kịp thời, tạo kẽ hở cho việc chỉnh sửa dữ liệu về sau.
4. Sai biểu mẫu: Sử dụng các mẫu cũ đã hết hiệu lực theo các thông tư, nghị định mới, dẫn đến việc phải làm lại toàn bộ hồ sơ khi kiểm toán.

Theo dõi và lập nhật ký thi công bằng phần mềm

Với sự phát triển của công nghệ xây dựng (ConTech), việc ghi nhật ký bằng tay đang dần được thay thế hoặc hỗ trợ bởi các ứng dụng quản lý thi công chuyên dụng. So với phương pháp ghi chép truyền thống, phần mềm mang lại lợi ích vượt trội về khả năng lưu trữ hình ảnh thực tế, định vị GPS hiện trường và đồng bộ hóa dữ liệu tức thì giữa công trường và văn phòng. Điều này giúp Chủ đầu tư và Ban quản lý dự án nắm bắt tình hình thực tế mà không cần có mặt 24/7 tại hiện trường, đồng thời hạn chế tối đa tình trạng “chế” số liệu nhật ký.

Câu hỏi thường gặp về mẫu nhật ký thi công (FAQ)

Nhật ký thi công có bắt buộc không?

Có. Đây là quy định bắt buộc đối với mọi công trình xây dựng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP nhằm quản lý chất lượng và phục vụ công tác nghiệm thu.

Nhật ký thi công ghi sai có bị phạt không?

Có. Nếu cơ quan chức năng phát hiện hành vi lập hồ sơ không đúng thực tế hoặc thiếu sót các nội dung bắt buộc, nhà thầu có thể bị xử phạt hành chính và yêu cầu đình chỉ nghiệm thu hạng mục liên quan.

Có thể dùng file Excel thay cho sổ giấy không?

Hiện nay pháp luật khuyến khích số hóa, tuy nhiên khi nộp hồ sơ hoàn công, bạn vẫn cần in ấn, đóng tập và có đầy đủ chữ ký tươi, đóng dấu của các bên liên quan trừ khi dự án áp dụng chữ ký số theo quy định đặc thù.

Nhật ký thi công lưu trữ bao lâu?

Nhật ký thi công phải được lưu trữ cùng với hồ sơ hoàn công theo thời hạn bảo hành công trình, thông thường tối thiểu là 10 năm đối với các công trình quan trọng.

Việc thực hiện nhật ký thi công một cách nghiêm túc không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị thầu. Một cuốn nhật ký rõ ràng, minh bạch chính là nền tảng vững chắc nhất cho công tác quyết toán và bàn giao dự án suôn sẻ.

Nếu bạn đang trong giai đoạn chuẩn bị khởi công văn phòng hoặc dự án xây dựng mới, hãy bắt đầu ngay bằng việc tải xuống và thiết lập hệ thống mẫu nhật ký chuẩn. Tùy vào quy mô dự án, bạn có thể linh hoạt chọn mẫu Excel để tối ưu quản lý số liệu hoặc mẫu Word để tinh gọn hồ sơ in ấn. Hy vọng những chia sẻ trên từ góc độ chuyên gia Maison Office sẽ giúp bạn kiểm soát chất lượng công trình một cách toàn diện nhất.

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn