Mẫu biên bản trả hàng theo quy định mới
8 phút đọc
Trong hoạt động thương mại và cung ứng dịch vụ, việc phát sinh các giao dịch hoàn trả hàng hóa là điều khó tránh khỏi. Để đảm bảo tính minh bạch về mặt pháp lý cũng như sự chuẩn xác trong công tác kế toán thuế, biên bản trả hàng đóng vai trò là chứng từ cốt lõi. Bài viết dưới đây từ góc nhìn chuyên gia sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp những biểu mẫu cập nhật mới nhất và các quy định pháp lý hiện hành liên quan đến nghiệp vụ này.
⬇ TẢI NGAY TRỌN BỘ
Nội dung chính
- Mẫu biên bản trả hàng mới nhất (cập nhật 2026)
- Biên bản trả hàng là gì?
- Khi nào cần lập biên bản trả hàng?
- Trả lại hàng có bắt buộc phải lập biên bản không?
- Trả lại hàng có phải lập hóa đơn không?
- Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản trả hàng
- Phân biệt biên bản trả hàng với các chứng từ liên quan
- Những lỗi thường gặp khi lập biên bản trả hàng
- Câu hỏi thường gặp về biên bản trả hàng (FAQ)
Mẫu biên bản trả hàng mới nhất (cập nhật 2026)
Việc nắm bắt các biểu mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh, đảm bảo quyền lợi cho cả bên mua và bên bán. Dưới đây là các mẫu biên bản trả hàng phổ biến, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về nghiệp vụ kế toán và quy định pháp luật.
Mẫu biên bản trả hàng khi bên bán đã xuất hóa đơn
Đây là trường hợp phổ biến nhất khi hàng hóa đã được bàn giao và hóa đơn GTGT đã được phát hành nhưng sau đó bên mua phát hiện lỗi hoặc không đạt thỏa thuận.
Nội dung mẫu này tập trung vào việc đối chiếu số hóa đơn đã lập, số lượng hàng thực tế trả lại và giá trị tiền thuế tương ứng cần điều chỉnh.
Mẫu biên bản trả hàng khi bên mua xuất hóa đơn trả lại
Theo quy định mới về hóa đơn điện tử, khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, hai bên phải lập biên bản ghi rõ lý do trả hàng và người mua thực hiện xuất hóa đơn trả hàng cho người bán. Mẫu biên bản này cần thể hiện rõ thông tin hóa đơn gốc và hóa đơn trả hàng để phục vụ việc kê khai thuế.
Mẫu biên bản trả hàng không kèm hóa đơn (trường hợp đặc thù)
Áp dụng chủ yếu trong giai đoạn hàng hóa đang trong quá trình bàn giao, kiểm thử hoặc các trường hợp hàng hóa trả lại ngay tại thời điểm nhận hàng mà bên bán chưa kịp xuất hóa đơn chính thức. Biên bản này mang tính chất xác nhận sự việc thực tế để làm căn cứ xuất hóa đơn đúng số lượng thực nhận sau đó.
Biên bản trả hàng là gì?
Biên bản trả hàng là văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về việc hoàn trả một phần hoặc toàn bộ số lượng hàng hóa đã giao dịch trước đó. Đây là chứng từ quan trọng dùng để xác nhận tình trạng thực tế của hàng hóa khi quay trở lại kho của bên bán.
Về mặt giá trị pháp lý, biên bản trả hàng không thay thế được hóa đơn nhưng lại là căn cứ bắt buộc để kế toán thực hiện các nghiệp vụ như điều chỉnh kho, hạch toán giảm trừ doanh thu, giảm trừ thuế đầu ra và đối soát công nợ. Việc thiếu biên bản này sẽ khiến hồ sơ quyết toán thuế của doanh nghiệp bị xem là không hợp lệ.
Khi nào cần lập biên bản trả hàng?
Giao dịch trả hàng thường phát sinh từ sự sai lệch giữa cam kết trên hợp đồng và thực tế hàng hóa bàn giao. Các trường hợp cụ thể bao gồm:
Trả hàng do sai số lượng
Khi số lượng hàng hóa thực tế nhận được ít hơn hoặc nhiều hơn so với đơn đặt hàng hoặc thông tin ghi trên phiếu đóng gói, bên mua có quyền trả lại phần dư thừa hoặc toàn bộ lô hàng nếu không đảm bảo tính đồng bộ.
Trả hàng do lỗi chất lượng, không đạt yêu cầu
Sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hàng hết hạn sử dụng, hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật đã ký kết. Đây là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc lập biên bản trả hàng để yêu cầu thay thế hoặc hoàn tiền.
Trả hàng do giao sai chủng loại
Trường hợp bên bán gửi nhầm mã hàng, sai màu sắc, kích thước hoặc cấu hình so với yêu cầu mua hàng (Purchase Order). Khi đó, biên bản trả hàng là cơ sở để bên bán thu hồi và thực hiện giao lại hàng đúng chủng loại.
Trả hàng khi đã xuất hóa đơn
Đây là nghiệp vụ phức tạp nhất về mặt kế toán. Khi hóa đơn đã được ký số và gửi đi, việc trả hàng bắt buộc phải đi kèm biên bản xác nhận để làm căn cứ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trả lại hàng có bắt buộc phải lập biên bản không?
Trên thực tế, pháp luật không quy định một mẫu biên bản cứng nhắc bắt buộc cho mọi loại hình doanh nghiệp, tuy nhiên về mặt nghiệp vụ kế toán và quản trị rủi ro, việc lập biên bản là tuyệt đối bắt buộc.
Nếu doanh nghiệp không lập biên bản trả hàng, các rủi ro sau đây sẽ hiện hữu:
- Hồ sơ kế toán không đầy đủ: Khi cơ quan thuế kiểm tra, việc giảm trừ doanh thu mà không có chứng từ chứng minh sẽ bị bác bỏ, dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu thuế.
- Sai lệch quyết toán: Gây khó khăn cho việc đối soát kho và công nợ giữa hai bên, dễ dẫn đến thất thoát tài sản.
- Tranh chấp pháp lý: Nếu phát sinh khiếu nại về sau, doanh nghiệp sẽ không có bằng chứng văn bản để chứng minh thời điểm và lý do hàng hóa được trả lại.
Trả lại hàng có phải lập hóa đơn không?
Đây là vấn đề mà nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán thường thắc mắc khi xử lý hàng trả lại.
Trường hợp phải lập hóa đơn trả hàng
Theo các quy định về hóa đơn điện tử hiện hành, khi bên mua trả lại hàng hóa đã mua (dù là một phần hay toàn bộ), người mua phải lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ: “Hàng hóa trả lại cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
Trường hợp không cần lập hóa đơn
Nếu bên mua là cá nhân không có hóa đơn hoặc trong trường hợp hàng hóa được trả ngay khi vừa giao tới (người mua chưa ký nhận hàng, chưa lập hóa đơn), hai bên có thể chỉ cần lập biên bản trả hàng và phiếu xuất kho để xử lý nội bộ.
Mối quan hệ giữa hóa đơn trả hàng và biên bản trả hàng
Biên bản trả hàng đóng vai trò là “gốc” pháp lý xác nhận lý do và sự đồng thuận của hai bên. Hóa đơn trả hàng là công cụ để thực hiện nghĩa vụ thuế. Cả hai chứng từ này phải thống nhất về số liệu để đảm bảo tính hợp lệ cho toàn bộ giao dịch.
Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản trả hàng
Để một biên bản trả hàng có giá trị trước pháp luật và cơ quan thuế, các nội dung sau cần được trình bày rõ ràng:
| STT | Thành phần nội dung | Mô tả chi tiết |
| 1 | Thông tin hai bên | Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ, Người đại diện của bên bán và bên mua. |
| 2 | Thông tin hàng hóa | Tên sản phẩm, Mã hàng, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá và Thành tiền. |
| 3 | Lý do trả hàng | Ghi cụ thể lỗi kỹ thuật, sai số lượng hoặc không đúng chủng loại theo hợp đồng. |
| 4 | Thời điểm trả hàng | Ngày, giờ thực hiện việc bàn giao lại hàng hóa. |
| 5 | Xác nhận của các bên | Chữ ký người lập, người nhận hàng và dấu mộc của hai pháp nhân. |
Phân biệt biên bản trả hàng với các chứng từ liên quan
Sự nhầm lẫn giữa các loại chứng từ có thể dẫn đến sai sót trong hạch toán. Cần lưu ý các điểm khác biệt sau:
Biên bản trả hàng và biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận ghi nhận sự chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua. Ngược lại, biên bản trả hàng ghi nhận quy trình ngược lại, nhằm thu hồi quyền sở hữu và trách nhiệm đối với hàng hóa về phía người bán.
Biên bản trả hàng và biên bản điều chỉnh hóa đơn
Biên bản điều chỉnh hóa đơn dùng khi có sai sót về thông tin trên hóa đơn (như tên công ty, địa chỉ) nhưng hàng hóa không thay đổi. Biên bản trả hàng dùng khi có sự thay đổi thực tế về luồng hàng hóa và giá trị thanh toán.
Biên bản trả hàng và hóa đơn trả lại
Biên bản là sự xác nhận sự việc giữa hai bên, còn hóa đơn là chứng từ để kê khai thuế với cơ quan nhà nước. Biên bản thường là tiền đề để xuất hóa đơn trả lại.
Những lỗi thường gặp khi lập biên bản trả hàng
Dưới góc độ quản lý, các sai sót sau đây thường khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi quyết toán:
- Ghi lý do trả hàng chung chung: Những câu chữ như “trả theo thỏa thuận” mà không nêu rõ lỗi sản phẩm sẽ khiến cơ quan thuế nghi ngờ về tính xác thực của giao dịch.
- Thông tin hàng hóa không khớp: Số lô, số serial hoặc mã sản phẩm trên biên bản không trùng với hóa đơn gốc đã xuất.
- Nhầm lẫn loại biên bản: Sử dụng biên bản điều chỉnh thay vì biên bản trả hàng khi có sự thay đổi về số lượng hàng hóa thực tế.
- Thiếu thẩm quyền ký duyệt: Người ký biên bản không phải là người đại diện pháp luật hoặc không có giấy ủy quyền hợp lệ, làm giảm giá trị pháp lý khi có tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp về biên bản trả hàng (FAQ)
- Biên bản trả hàng có cần đóng dấu không?
Có. Để đảm bảo tính pháp nhân và giá trị chứng minh trước pháp luật, biên bản cần có chữ ký của người đại diện và đóng dấu tròn của cả hai công ty.
- Trả hàng một phần có lập biên bản riêng không?
Có. Dù trả lại chỉ một đơn vị sản phẩm, doanh nghiệp vẫn phải lập biên bản ghi rõ số lượng thực tế trả lại để làm căn cứ điều chỉnh hóa đơn và công nợ chính xác.
- Biên bản trả hàng có thời hạn bao lâu?
Biên bản này có thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán (thường là 10 năm) giống như các chứng từ kế toán khác.
- Biên bản trả hàng có cần lưu cùng hóa đơn không?
Bắt buộc. Kế toán nên kẹp biên bản trả hàng cùng với hóa đơn gốc và hóa đơn trả lại thành một bộ hồ sơ để phục vụ việc giải trình sau này.
Việc thực hiện đúng quy trình lập biên bản trả hàng không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng chảy hàng hóa mà còn là lá chắn bảo vệ đơn vị trước các rủi ro về thuế và pháp lý. Một quy trình chuyên nghiệp, từ khâu kiểm soát chất lượng đến khâu hoàn thiện chứng từ, sẽ nâng cao uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.
Nếu bạn đang quan tâm đến các quy trình vận hành kho bãi hoặc các thủ tục hành chính văn phòng chuyên nghiệp, hãy tham khảo thêm các bài viết về:
- Biên bản giao nhận hàng hóa
- Biên bản điều chỉnh hóa đơn
- Biên bản thay thế hóa đơn
Maison Office hy vọng những chia sẻ chuyên sâu này sẽ giúp quý doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản trị và kế toán của mình.
Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!
