Việt Nam
Tải miễn phí các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất hiện nay
13 phút đọc
Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ bắt buộc trong hồ sơ kế toán nhằm ghi nhận yêu cầu xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản cho người lao động thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. Việc lập và phê duyệt chứng từ đúng chuẩn mực giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro dòng tiền, hợp lệ hóa chi phí tính thuế. Tải về các mẫu giấy đề nghị tạm ứng để chuẩn hóa hồ sơ kế toán và tối ưu hóa quy trình giải ngân nội bộ.
⬇ Tải ngay mẫu
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Nội dung chính
- Giấy đề nghị tạm ứng là gì?
- Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất [Tải file PDF/Word]
- Giấy đề nghị tạm ứng gồm những nội dung nào?
- Cách viết giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn
- Quy trình lập, duyệt và chi tiền tạm ứng trong doanh nghiệp
- Phân biệt giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng
- Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng là gì?
Giấy đề nghị tạm ứng là loại chứng từ kế toán nội bộ do người lao động lập ra để yêu cầu doanh nghiệp cấp một khoản ngân sách trước nhằm thực hiện các công việc cụ thể như đi công tác, mua sắm vật tư, hoặc thanh toán chi phí dự án.
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất [Tải file PDF/Word]
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Biểu mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng riêng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa. Cấu trúc mẫu chú trọng vào tính tinh gọn, phục vụ việc kiểm soát nội bộ và luân chuyển chứng từ nhanh chóng.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày…. tháng…. năm….
Số: ……………..
Kính gửi:………………………………………………………………………………………………….……………………………………
Tên tôi là:………………………………………………………………………………………………………………………………………
Bộ phận (hoặc Địa chỉ):…………………………………………………………………………………………………………………..
Đề nghị cho tạm ứng số tiền:…………………… (Viết bằng chữ)……………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Lý do tạm ứng:……………………………………………………………………………………………………………………………….
Thời hạn thanh toán:……………………………………………………………………………………………………………………….
Mẫu giấy tạm ứng theo thông tư 99/2025/TT-BTC
Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số 03-TT được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế. Văn bản dùng để đề nghị tạm ứng kinh phí thực hiện dự án, yêu cầu làm rõ mã dự án và nguồn kinh phí để phục vụ công tác kiểm soát, thanh tra dòng tiền.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày …… tháng ….. năm …..
Số: ……………..
Kính gửi: ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Tên tôi là: ……………………………………………………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: ………………….. (Viết bằng chữ)…………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Lý do tạm ứng: ………………………………………………………………………………………………………………………………
Thời hạn thanh toán: ………………………………………………………………………………………………………………………
Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.
Mẫu đề nghị tạm ứng theo Thông tư 24/2024/TT-BTC
Mẫu giấy đề nghị tạm ứng số C42 – HD được ban hành kèm theo Thông tư 24/2024/TT-BTC áp dụng tại các đơn vị hành chính, sự nghiệp khi cán bộ, công chức, viên chức cần ứng trước kinh phí để thực hiện nhiệm vụ công vụ hoặc hoạt động chuyên môn. Văn bản được lập làm căn cứ pháp lý giúp cấp quản lý xét duyệt, quyết định việc xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản kinh phí chi trả.
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày ….. tháng ….. năm ……
Kính gửi :…………………………………………………………………………………………………………………………………….
Tên tôi là :……………………………………………………………………………………………………………………………………
Bộ phận (hoặc địa chỉ) :…………………………………………………………………………………………………………………
Đề nghị cho tạm ứng số tiền :…………………….(Viết bằng chữ)…………………………………………………………….
Lý do tạm ứng :…………………………………………………………………………………………………………………………….
Thời hạn thanh toán :……………………………………………………………………………………………………………………..
Giấy đề nghị tạm ứng lương
Giấy đề nghị tạm ứng lương là văn bản thỏa thuận nội bộ giữa người lao động và bộ phận Nhân sự – Kế toán. Biểu mẫu cần nêu rõ số tháng lương xin ứng, tỷ lệ phần trăm so với lương cơ bản và thời điểm cấn trừ vào kỳ trả lương kế tiếp để tuân thủ Luật Lao động.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
______________________
ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG TIỀN LƯƠNG
– Căn cứ Điều 101 Bộ luật Lao động 2019;
– Căn cứ quy định của Công ty (1)…………………………………
Kính gửi (2): ………………..
Tôi tên là (3) : …………………… Sinh ngày (4) : …/…/…
Hiện đang làm việc tại (5) : …………………của Công ty (6) …………………………
Nay tôi viết đơn này để đề nghị Công ty cho tôi tạm ứng tiền lương tháng …/… với số tiền là (7)…………….. đồng (viết bằng chữ (8): ………………………….), tương đương với tiền lương của (9)……… ngày làm việc.
Lý do tạm ứng tiền lương (10):……………………………………………………..
Khi đến hạn trả lương cho nhân viên vào ngày …/…/… tôi sẽ nhận số tiền lương còn lại của tháng …/… sau khi trừ đi số tiền lương đã ứng trước.
Tôi xin cam đoan những thông tin nêu trên là đúng sự thật. Kính mong (11) ………… xem xét và phê duyệt tạm ứng tiền lương để đảm bảo quyền lợi chính đáng của tôi.
Trân trọng cảm ơn!
1) Ghi cụ thể tên của Công ty mà người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương đang làm việc.
2) Ghi cụ thể chức danh của người có thẩm quyền quyết định việc tạm ứng tiền lương cho người lao động (thông thường, Giám đốc hoặc Trưởng phòng Tài chính hoặc Kế toán trưởng sẽ là người có thẩm quyền phê duyệt việc tạm ứng tiền lương của Công ty…).
3) Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương.
4) Ghi ngày, tháng, năm sinh của người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương.
5) Ghi tên Tổ/Phòng/Ban/Nhóm/… mà người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương đang làm việc.
6) Ghi tên của Công ty mà người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương đang làm việc.
7) Ghi số tiền đề nghị tạm ứng bằng số.
8) Ghi số tiền đề nghị tạm ứng bằng chữ (lưu ý: phải khớp với số tiền đề nghị tạm ứng bằng số).
9) Ghi số ngày làm việc mà người lao động nhận được tiền lương bằng với số tiền đề nghị tạm ứng. Ví dụ: Anh A được trả lương là 200.000 đồng/ngày, trong trường hợp anh A tạm ứng 2.000.000 đồng thì tương ứng với 10 ngày làm việc
10) Ghi cụ thể lý do tạm ứng tiền lương (ví dụ: để có đủ tài chính giải quyết công việc cá nhân, có tiền trang trải cho những ngày nghỉ phép về quê thăm gia đình,…).
11) Ghi tên chức danh của người có thẩm quyền quyết định việc tạm ứng tiền lương (thực tế, các công ty thường trao quyền này cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng Tài chính…).
Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng
Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng áp dụng cho nhân sự hoặc doanh nghiệp tham gia các giao dịch thương mại và dự án có hợp đồng kinh tế. Văn bản nhằm mục đích ứng trước kinh phí triển khai công việc theo đúng tiến độ thỏa thuận. Khi lập, người thực hiện cần ghi rõ số hợp đồng kèm bảng dự toán chi phí được phê duyệt.
(Ghi chú: Người thực hiện có thể lựa chọn giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng mẫu số 1 hoặc số 2, do tính chất và nội dung áp dụng là tương đồng.)
Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng số 1
………., ngày ….. tháng …. năm ……
ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG THEO HỢP ĐỒNG
Kính gửi: ………….
Căn cứ theo Hợp đồng số ………. ký ngày … tháng … năm …. giữa Công ty ……… (Bên A) và Công ty ………….. (Bên B) về việc ……
Đề nghị Quý Công ty tạm ứng cho chúng tôi số tiền ………………….đồng (Bằng chữ: ………………… đồng).
Mục đích tạm ứng: …………
Trân trọng.
Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng số 2
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Công ty……………………
Căn cứ theo hợp đồng kinh tế số…………………ký ngày……tháng……năm…..giữa công ty………..với quý công ty về vấn đề………….
Ngày…..tháng……năm…..Công ty chúng tôi bắt đầu triển khai thực hiện. Vì vậy để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra một cách đúng hạn, Công ty chúng tôi đề nghị Quý công ty tạm ứng trước…% giá trị hợp đồng, tức là số tiền:…………(Số tiền bằng chữ:…………………đồng)
Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty!
Trân trọng cảm ơn
Giấy đề nghị tạm ứng gồm những nội dung nào?
Một văn bản xin cấp ngân sách hợp lệ cần minh bạch 4 nhóm dữ liệu cơ bản để làm cơ sở cho bộ phận tài chính xét duyệt.
Thông tin người đề nghị tạm ứng
Bao gồm họ tên đầy đủ, chức vụ và phòng ban công tác. Thông tin này giúp kế toán theo dõi công nợ nhân viên (Tài khoản 141) và xác định đúng đối tượng chịu trách nhiệm bồi hoàn nếu xảy ra thất thoát.
Số tiền và mục đích tạm ứng
Số tiền cần được ghi rõ ràng bằng số và bằng chữ để tránh tình trạng sửa chữa, tẩy xóa. Mục đích tạm ứng phải cụ thể, chi tiết (ví dụ: “Tạm ứng chi phí đi công tác tại Hà Nội từ ngày 1/7 đến 5/7”, thay vì chỉ ghi “Đi công tác”). Mục đích càng rõ ràng, việc đối chiếu chứng từ hoàn ứng sau này càng thuận lợi.
Thời hạn thanh toán, hoàn ứng
Là mốc thời gian quy định người nhận tiền phải nộp lại hóa đơn chứng từ hoặc hoàn trả số tiền thừa. Yếu tố này đóng vai trò thước đo kỷ luật tài chính, giúp hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn nội bộ.
Chữ ký xác nhận và phê duyệt
Hồ sơ bắt buộc phải có đủ chữ ký của người đề nghị, phụ trách bộ phận (Trưởng phòng), Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Mỗi chữ ký đại diện cho một cấp độ kiểm soát rủi ro độc lập.
Cách viết giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn
Để hồ sơ qua bước xét duyệt nhanh chóng và không bị phòng kế toán từ chối, người lập cần tuân thủ các nguyên tắc khai báo thông tin chi tiết.
Cách ghi thông tin người đề nghị
Khai báo chính xác họ tên và phòng ban. Sự minh bạch về định danh giúp kế toán đối chiếu xem người đề nghị có thuộc đối tượng được quyền xin cấp ngân sách theo quy chế tài chính của doanh nghiệp hay không.
Cách ghi số tiền tạm ứng
Số tiền bằng số phải được ngăn cách bằng dấu chấm hoặc dấu phẩy theo chuẩn quy định. Dòng số tiền bằng chữ phải viết hoa chữ cái đầu tiên và thêm chữ “chẵn” ở cuối nếu không có số lẻ. Ví dụ: 150.000.000 VNĐ (Bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn).
Cách ghi lý do tạm ứng
Tránh ghi các nội dung thiếu định lượng, tối nghĩa như “Mua sắm thiết bị”, “Đi công tác” hoặc “Chi phí tổ chức sự kiện”. Thông tin diễn giải cần được cụ thể hóa, gắn liền với tên chiến dịch, mã hợp đồng, số lượng dự kiến hoặc giai đoạn triển khai công việc như “Tạm ứng thanh toán đợt 1 (30%) theo Hợp đồng số 123/HĐMB mua 05 máy tính xách tay trang bị cho phòng Marketing”.
Cách ghi thời hạn hoàn ứng
Ghi ngày tháng năm cụ thể dựa trên tiến độ công việc. Trường hợp dự án kéo dài, cần chia nhỏ từng giai đoạn hoàn ứng để tránh tình trạng treo công nợ tài khoản 141 qua kỳ báo cáo thuế.
Cách ký và trình duyệt giấy đề nghị tạm ứng
Người lập ký nháy vào mục “Người đề nghị”, sau đó đính kèm báo giá cạnh tranh hoặc tờ trình đã duyệt. Hồ sơ trình qua Trưởng bộ phận ký xác nhận tính hợp lý trước khi chuyển giao cho Phòng Kế toán xử lý.
Quy trình lập, duyệt và chi tiền tạm ứng trong doanh nghiệp
Kiểm soát nội bộ chặt chẽ là yêu cầu kiên quyết để hạn chế thất thoát tài chính. Quy trình chuẩn được vận hành qua 5 bước:
Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng
Người có nhu cầu sử dụng kinh phí điền đầy đủ thông tin vào mẫu chuẩn, chuẩn bị chứng từ tham chiếu (kế hoạch công tác, báo giá vật tư, hợp đồng mua bán,…).
>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa mới nhất [Tải ngay Word/PDF]
Bước 2: Trưởng bộ phận kiểm tra nhu cầu tạm ứng
Quản lý trực tiếp thẩm định sự cần thiết của khoản chi, đối chiếu với ngân sách dự án đã được duyệt từ đầu năm.
Bước 3: Kế toán kiểm tra chứng từ và hạn mức
Kế toán thanh toán kiểm tra xem hồ sơ đã đủ điều kiện hay chưa, đồng thời rà soát công nợ cũ. Nếu nhân sự chưa hoàn ứng khoản tiền kỳ trước, kế toán có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ mới.
Bước 4: Kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt
Kế toán trưởng duyệt về mặt nghiệp vụ tài chính. Giám đốc hoặc Ban lãnh đạo ký duyệt quyết định chi tiền dựa trên tính khả thi và tình hình dòng tiền hiện tại.
Bước 5: Thủ quỹ chi tiền và lưu chứng từ
Dựa trên giấy đề nghị đã đầy đủ chữ ký, thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng làm Ủy nhiệm chi. Bản gốc được lưu trữ tại phòng kế toán phục vụ kiểm toán nội bộ và quyết toán thuế.
Phân biệt giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng
Nhiều nhân sự thường nhầm lẫn giữa giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng, dẫn đến sai sót trong luân chuyển hồ sơ. Sự khác biệt chính nằm ở bản chất chu trình sử dụng vốn.
Khác nhau về thời điểm lập
Giấy xin cấp ngân sách được lập trước khi công việc diễn ra (khi chưa có tiền). Giấy thanh toán được lập sau khi công việc đã hoàn tất (đã tiêu xong tiền và có hóa đơn mang về).
Khác nhau về mục đích sử dụng
Văn bản đề nghị dùng để xin xuất quỹ. Trong khi đó, văn bản thanh toán dùng để giải trình số tiền thực tế đã chi tiêu, từ đó tính toán ra số tiền thừa cần nộp lại quỹ hoặc số tiền thiếu doanh nghiệp cần chi bổ sung.
Khác nhau về chứng từ kèm theo
Lúc xin ứng tiền, hồ sơ kèm theo là dự toán, báo giá, lịch trình. Lúc thanh toán hoàn ứng, hồ sơ kèm theo bắt buộc là hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ), biên lai thu tiền, vé máy bay, biên bản nghiệm thu bàn giao.
Bảng so sánh giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng
| Tiêu chí phân tích | Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT) | Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT) |
| Giai đoạn phát sinh | Bắt đầu chu trình chi tiêu | Kết thúc chu trình chi tiêu |
| Hạch toán Kế toán | Ghi Nợ TK 141 (Phát sinh khoản phải thu) | Ghi Có TK 141 (Giảm trừ khoản phải thu) |
| Chứng từ gốc đính kèm | Báo giá, tờ trình, hợp đồng nguyên tắc | Hóa đơn đỏ, biên lai, phiếu nhập kho |
| Kết quả xử lý | Lập phiếu chi giải ngân | Lập phiếu thu (thu tiền thừa) hoặc phiếu chi (bù tiền thiếu) |
Việc lập và sử dụng giấy đề nghị tạm ứng chuẩn xác không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn là mắt xích quan trọng trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp. Tuân thủ đúng các quy định kế toán và quy trình phê duyệt sẽ giúp tổ chức kiểm soát dòng tiền hiệu quả, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát.
Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị tạm ứng
Giấy đề nghị tạm ứng có phải là phiếu chi không?
Không. Giấy đề nghị tạm ứng chỉ là chứng từ nội bộ thể hiện nhu cầu xin cấp tiền. Phiếu chi là chứng từ kế toán chính thức do thủ quỹ hoặc kế toán lập để ghi nhận hành động tiền đã thực tế xuất ra khỏi quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để lập Phiếu chi.
Giấy đề nghị tạm ứng có cần hóa đơn kèm theo không?
Tại thời điểm đề nghị tạm ứng, thường chưa phát sinh giao dịch thực tế nên không cần (và không có) hóa đơn GTGT kèm theo. Chỉ cần đính kèm các tài liệu dự toán như báo giá, hợp đồng nguyên tắc hoặc kế hoạch công tác. Hóa đơn chỉ yêu cầu bắt buộc ở khâu thanh toán hoàn ứng.
Tạm ứng chưa hoàn có được tạm ứng tiếp không?
Theo quy định quản trị tài chính doanh nghiệp thông thường, nhân sự chưa hoàn ứng dứt điểm khoản cũ sẽ không được duyệt khoản mới. Trường hợp ngoại lệ cần có văn bản giải trình đặc biệt và sự phê duyệt trực tiếp từ Tổng Giám đốc.
Có thể dùng mẫu giấy đề nghị tạm ứng bằng Excel không?
Có thể. Doanh nghiệp được phép thiết kế lại biểu mẫu trên Excel để thuận tiện tính toán số liệu, miễn là văn bản lưu giữ đầy đủ các trường thông tin trọng yếu theo quy định của Luật Kế toán và các Thông tư hiện hành.
Giấy đề nghị tạm ứng có cần đóng dấu công ty không?
Không cần thiết. Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ luân chuyển nội bộ giữa các phòng ban và cá nhân trong cùng một tổ chức, do đó chỉ cần đầy đủ chữ ký xác nhận của các cấp thẩm quyền là có giá trị pháp lý hạch toán.
Sau khi nhận tiền tạm ứng bao lâu phải hoàn ứng?
Thời gian quy định phụ thuộc vào tính chất công việc và quy chế tài chính nội bộ. Thông thường, thủ tục hoàn ứng phải được thực hiện trong vòng 3 đến 7 ngày làm việc kể từ khi kết thúc chuyến công tác hoặc hoàn thành việc mua sắm vật tư tại dự án. Nếu để quá hạn qua kỳ lập Báo cáo tài chính, khoản ngân sách treo có nguy cơ bị cơ quan thuế ấn định là thu nhập cá nhân và tính thuế TNCN.
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!
