[Tải ngay] Mẫu phiếu thu theo quy định mới nhất file Word

Phiếu thu là một trong những chứng từ kế toán nền tảng, được sử dụng thường xuyên trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và đơn vị sự nghiệp. Việc sử dụng mẫu phiếu thu đúng quy định, đúng thời điểm và ghi chép chính xác có ý nghĩa trực tiếp đến tính hợp pháp của sổ sách kế toán, chi phí được trừ và khả năng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU PHIẾU THU

Phiếu thu là gì?

Phiếu thu là loại chứng từ kế toán dùng để xác nhận số tiền mặt hoặc ngoại tệ thực tế nhập quỹ tại thời điểm phát sinh giao dịch thu tiền. Chứng từ này là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán hạch toán các khoản thu liên quan.

Theo Luật Kế toán 2015, mọi khoản thu tiền đều phải được lập chứng từ tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Phiếu thu vì vậy trở thành tài liệu pháp lý để chứng minh giao dịch khi doanh nghiệp giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

Các loại phiếu thu phổ biến hiện nay

Trong thực tế kế toán, phiếu thu có thể được phân loại theo nguồn tiền, mục đích thu hoặc cách doanh nghiệp tổ chức quản lý chứng từ. Cách phân loại này giúp kế toán xác định đúng nghiệp vụ trước khi lập chứng từ. 

Phiếu thu tiền mặt

Phiếu thu tiền mặt là dạng phiếu thu phổ biến trong hệ thống chứng từ tiền tệ của doanh nghiệp, dùng để ghi nhận các khoản tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ nộp trực tiếp vào quỹ. Loại phiếu này dùng phổ biến khi thu tiền bán hàng tại quầy, thu hồi công nợ hoặc nhận tiền đặt cọc từ khách hàng. 

Với khoản thu bằng ngoại tệ, kế toán cần lập kèm bảng kê ngoại tệ trước khi nhập quỹ. Quy định này áp dụng thống nhất tại các thông tư hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp qua nhiều giai đoạn.                                         

Phiếu thu tiền gửi ngân hàng

Phiếu thu tiền gửi ngân hàng ghi nhận khoản tiền khách hàng chuyển khoản vào tài khoản doanh nghiệp. Kế toán căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để lập chứng từ tương ứng, tránh nhầm lẫn với phiếu thu tiền mặt. 

Phiếu thu nội bộ

Phiếu thu nội bộ dùng khi phát sinh giao dịch thu tiền giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp. Nội dung của loại phiếu thu này có thể liên quan đến hoàn trả tiền, thu khoản phải thu nội bộ hoặc các nghiệp vụ quản lý quỹ khác.                                                 

Phiếu thu tạm ứng

Phiếu thu tạm ứng được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp thu hồi khoản tiền đã tạm ứng hoặc ghi nhận khoản tiền liên quan đến việc thanh toán tạm ứng. Chứng từ này cần được đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng hoặc các tài liệu liên quan.

Các mẫu phiếu thu thông dụng hiện nay (File Word, PDF)

Mẫu phiếu thu không có một biểu mẫu duy nhất áp dụng cho mọi tổ chức. Khi lập phiếu thu, doanh nghiệp cần căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng, đối tượng hoạt động và quy định tại văn bản tương ứng. 

Mẫu phiếu thu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (Mẫu 01-TT)

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC cho hầu hết doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Mẫu phiếu thu 01-TT tại Phụ lục I của thông tư này là biểu mẫu hướng dẫn, doanh nghiệp được điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù quản lý nội bộ.

⬇ Tải ngay file Word

Mẫu phiếu thu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (Doanh nghiệp vừa và nhỏ)

Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mẫu phiếu thu 01-TT tại thông tư này có cấu trúc tương đồng với mẫu doanh nghiệp lớn, phù hợp với đơn vị chưa cần hệ thống kế toán phức tạp.

⬇ Tải ngay file Word

Mẫu phiếu thu theo Thông tư 88/2021/TT-BTC (Hộ kinh doanh)

Thông tư 88/2021/TT-BTC quy định mẫu phiếu thu 01-TT dành riêng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.

⬇ Tải ngay

Nội dung bắt buộc phải có trong phiếu thu

Một phiếu thu được sử dụng làm chứng từ kế toán cần có các nội dung chủ yếu theo Luật Kế toán và các thông tin cụ thể theo mẫu của chế độ kế toán áp dụng. 

Thông tin đơn vị, số phiếu và ngày lập

Phần đầu phiếu cần xác định tên, địa chỉ đơn vị và số hiệu chứng từ. Ngày, tháng, năm lập phiếu phải được ghi đầy đủ để xác định thời điểm phát sinh chứng từ. 

Số phiếu nên được quản lý theo hệ thống đánh số của đơn vị. Việc đánh số liên tục hoặc theo quy chế chứng từ giúp kế toán kiểm tra tình trạng thiếu, trùng hoặc bỏ sót phiếu. 

Thông tin người nộp tiền

Phiếu thu cần ghi đầy đủ họ tên, thông tin địa chỉ hoặc đơn vị đang công tác của người nộp tiền theo mẫu áp dụng. Người nộp tiền phải là chủ thể thực tế giao tiền cho đơn vị trong nghiệp vụ được ghi nhận. 

Thông tin này cần thống nhất với chứng từ liên quan, đặc biệt khi khoản thu phát sinh từ khách hàng, nhân viên, đối tác hoặc cá nhân có giao dịch với doanh nghiệp. 

Lý do thu tiền

Lý do nộp tiền cần mô tả đúng bản chất nghiệp vụ. Nội dung càng cụ thể thì việc đối chiếu phiếu thu với hợp đồng, hóa đơn, biên bản hoặc chứng từ gốc càng thuận tiện. 

Ví dụ, các lý do nộp tiền hợp lý có thể là thu tiền bán hàng, thu hồi công nợ hoặc thu hoàn ứng. Diễn đạt chung chung như “thu tiền khách hàng” không đủ căn cứ để đối chiếu công nợ chi tiết. 

Số tiền thu (bằng số và bằng chữ)

Số tiền trên chứng từ thu tiền phải được ghi bằng số và bằng chữ. Hai cách thể hiện phải thống nhất với nhau. Nếu số bằng số và số bằng chữ không trùng khớp, kế toán cần kiểm tra và xử lý trước khi hoàn tất chứng từ. 

Chứng từ gốc kèm theo

Phiếu thu nên ghi rõ chứng từ gốc hoặc tài liệu kèm theo để xác định căn cứ của nghiệp vụ. Tùy theo tính chất khoản thu, tài liệu liên quan có thể là hóa đơn, hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ hoặc giấy tờ nội bộ. 

Chữ ký và trách nhiệm của các bên liên quan

Chứng từ kế toán phải có chữ ký của người lập, người duyệt và những người có liên quan theo quy định. Người ký phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp lệ. 

Đối với Mẫu 01-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu thể hiện các vị trí ký gồm Giám đốc, Kế toán trưởng, Người nộp tiền, Người lập phiếu và Thủ quỹ theo thiết kế của biểu mẫu.

Cách ghi phiếu thu đúng chuẩn kế toán

Cách ghi phiếu thu cần bắt đầu từ việc xác định đúng chế độ kế toán và bản chất khoản tiền được thu. Sau đó, kế toán đối chiếu thông tin với chứng từ gốc trước khi hoàn thiện chữ ký và lưu trữ.

Hướng dẫn ghi từng chỉ tiêu trên phiếu thu

Kế toán có thể thực hiện theo trình tự sau: 

• Ghi tên đơn vị: Điền đúng tên và địa chỉ của đơn vị lập phiếu.
• Ghi ngày lập: Ghi ngày, tháng, năm lập chứng từ theo nghiệp vụ thực tế.
• Ghi số phiếu: Đánh số theo hệ thống quản lý chứng từ của đơn vị.
• Ghi người nộp: Điền họ tên và địa chỉ của người giao tiền.
• Ghi lý do nộp: Mô tả khoản thu cụ thể, có thể đối chiếu với chứng từ gốc.
• Ghi số tiền: Ghi bằng số và bằng chữ, thống nhất đơn vị tiền tệ.
• Ghi chứng từ kèm theo: Liệt kê tài liệu làm căn cứ cho khoản thu.
• Hoàn tất chữ ký: Các cá nhân có trách nhiệm ký theo mẫu và quy định nội bộ.

Với ngoại tệ, kế toán cần ghi thông tin tỷ giá và số tiền quy đổi theo mẫu được áp dụng. Sau khi lập xong, phiếu thu chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, rồi chuyển cho thủ quỹ để thu tiền thực tế và ký xác nhận trên phiếu. 

Những lỗi thường gặp khi ghi phiếu thu

Các lỗi trên phiếu thu thường xuất phát từ việc ghi thiếu thông tin hoặc không đối chiếu với chứng từ gốc. Một số lỗi cần kiểm tra trước khi ký gồm: 

• Sai ngày lập: Ngày trên phiếu không phù hợp với thời điểm nghiệp vụ.
• Sai số tiền: Số tiền bằng số khác với số tiền bằng chữ.
• Ghi lý do quá chung: Không xác định được nguồn gốc khoản thu.
• Thiếu chứng từ gốc: Phiếu thu không có tài liệu làm căn cứ.
• Thiếu chữ ký: Chưa đủ chữ ký theo mẫu hoặc quy định áp dụng.
• Sai thông tin người nộp: Họ tên hoặc địa chỉ không khớp chứng từ liên quan.

Cách sửa phiếu thu khi ghi sai theo đúng quy định

Khi phát hiện sai sót, kế toán gạch chéo phần thông tin sai, ghi nội dung đúng bên cạnh và ký xác nhận vào chỗ sửa. Trường hợp sai số tiền hoặc sai nghiêm trọng, đơn vị nên hủy phiếu thu cũ và lập phiếu mới thay vì tẩy xóa. 

Phiếu thu đã hủy vẫn cần lưu giữ đầy đủ, ghi rõ lý do hủy để phục vụ đối chiếu khi thanh tra hoặc kiểm toán yêu cầu.

Những lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng phiếu thu

Đơn vị tiền tệ và quy đổi ngoại tệ

Phiếu thu bằng ngoại tệ cần quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được lựa chọn đơn vị tiền tệ khác đồng Việt Nam nếu đáp ứng điều kiện tại quy định kế toán hiện hành.

Quy định về chữ ký trên phiếu thu

Chữ ký trên phiếu thu phải là chữ ký tay của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp pháp, không dùng chữ ký khắc dấu hoặc chữ ký photo. 

Đối với chứng từ điện tử, chữ ký điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ giấy nếu đáp ứng điều kiện theo pháp luật. Vì vậy, doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán cần kiểm tra cơ chế ký và lưu trữ của hệ thống. 

Lưu trữ và bảo quản phiếu thu

Phiếu thu sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thuộc nhóm chứng từ cần lưu trữ theo thời hạn pháp luật quy định. Luật Kế toán quy định nhóm chứng từ này phải được lưu trữ ít nhất từ 5 đến 10 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. 

Thời điểm lập phiếu thu hợp lệ

Phiếu thu phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch thu tiền, không lập lùi ngày hoặc gộp nhiều giao dịch vào một phiếu. Lập chứng từ không đúng thời điểm là hành vi bị hạn chế theo quy định về chứng từ kế toán. 

Đối với khoản tiền mặt nhập quỹ, kế toán và thủ quỹ cần đối chiếu số tiền thực nhận với nội dung trên phiếu trước khi hoàn tất việc ký nhận. Trường hợp khoản tiền chuyển khoản, doanh nghiệp cần sử dụng chứng từ ngân hàng phù hợp thay vì ghi nhận như tiền mặt.

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt việc kiểm tra chứng từ và tính minh bạch sổ sách, việc sử dụng mẫu phiếu thu đúng quy định, ghi chép đầy đủ và lập đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Phiếu thu không chỉ phản ánh dòng tiền thực tế mà còn là căn cứ quan trọng để hạch toán kế toán, đối chiếu công nợ và giải trình khi thanh tra, kiểm tra.

Các câu hỏi thường gặp về phiếu thu (FAQ)

1. Phiếu thu và phiếu chi khác nhau như thế nào?

Phiếu thu ghi nhận tiền nhập quỹ, còn phiếu chi ghi nhận tiền xuất quỹ. Hai chứng từ có mục đích trái chiều nhưng đều thuộc nhóm chứng từ tiền tệ và phải phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế. Việc sử dụng mẫu cụ thể cần căn cứ chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng. 

2. Có bắt buộc phải dùng đúng mẫu phiếu thu theo thông tư không?

Doanh nghiệp được tham khảo mẫu hướng dẫn tại các thông tư nêu trên và điều chỉnh thêm cho phù hợp thực tế quản lý. Tuy nhiên, phiếu thu tự thiết kế vẫn phải đủ nội dung bắt buộc theo Luật Kế toán để đảm bảo giá trị pháp lý khi kiểm tra. 

3. Phiếu thu có thay thế hóa đơn được không?

Không. Phiếu thu không thay thế hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng. Phiếu thu chỉ xác nhận việc nhập quỹ tiền mặt, trong khi hóa đơn là chứng từ chứng minh nghĩa vụ thuế đối với giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ. 

4. Phiếu thu viết tay có giá trị pháp lý không?

Phiếu thu viết tay vẫn có giá trị pháp lý nếu ghi đầy đủ nội dung bắt buộc và có chữ ký của các bên liên quan. Điểm cần lưu ý là chữ viết phải rõ ràng, không tẩy xóa để tránh bị nghi ngờ khi đối chiếu chứng từ. 

5. Phiếu thu điện tử có được pháp luật công nhận không?

Có. Phiếu thu điện tử được công nhận nếu đáp ứng điều kiện về chữ ký số và lưu trữ theo Luật Giao dịch điện tử cùng quy định kế toán hiện hành. Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống lưu trữ có khả năng truy xuất và không thể chỉnh sửa sau khi phát hành. 

6. Phiếu thu có cần đóng dấu công ty không?

Không. Phiếu thu không bắt buộc đóng dấu công ty theo quy định kế toán hiện hành, vì giá trị pháp lý của chứng từ chủ yếu dựa vào chữ ký của người có thẩm quyền.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn