Chi nhánh công ty là gì? Hồ sơ, thủ tục đăng ký hoạt động
Theo dõi Maison Office trên
Hiện nay, các doanh nghiệp có mong muốn mở rộng thị trường kinh doanh thường lựa chọn thành lập chi nhánh công ty hoặc văn phòng đại diện. Trong đó, chi nhánh là đơn vị hoạt động kinh doanh tại một địa bàn riêng song không tách rời mà vẫn đặt dưới sự quản lý của doanh nghiệp. Vậy chi nhánh công ty là gì? Có gì khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Maison Office để hiểu rõ hơn về đặc điểm, cách thức hoạt động và thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh công ty!
Nội dung chính
1. Chi nhánh công ty là gì?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020:
“Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”
Trên thực tế, chi nhánh là hình thức hoạt động kinh doanh được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi có nhu cầu mở rộng thị trường tại một địa điểm nhất định ngoài trụ sở chính. Theo đó, doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương hoặc có thể thành lập chi nhánh cả ở trong nước và nước ngoài.
Ví dụ: Doanh nghiệp X ở TP.HCM có thể thành lập các chi nhánh ở một hoặc nhiều quận, huyện khác của thành phố. Ngoài ra, cũng có thể thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh với chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng,…
2. Đặc điểm của chi nhánh
Để đưa ra quyết định thành lập chi nhánh, các doanh nghiệp cần nắm rõ những đặc điểm cũng như quy định pháp lý liên quan đến loại hình này. Dưới đây là những đặc điểm cơ bản của một chi nhánh doanh nghiệp:
2.1. Tên chi nhánh
Căn cứ theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, tên chi nhánh cần phải đáp ứng được các điều kiện sau đây:
- Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu;
- Tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”;
- Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh của công ty.
- Tên chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.
Với quy định trên, tên của một chi nhánh công ty sẽ bao gồm các thành phần sau:
- Cụm từ “Chi nhánh”
- Loại hình doanh nghiệp
- Tên riêng của doanh nghiệp
Ví dụ: Chi nhánh Công ty TNHH 1 thành viên XYZ; Chi nhánh Công ty Cổ Phần ABC.
Tìm hiểu thêm: Cách đặt tên công ty chuẩn theo quy định
2.2. Ngành nghề kinh doanh
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Kinh doanh bất động sản thì chi nhánh được thành lập cũng phải hoạt động trong lĩnh vực này.
Trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh để tiến hành đầu tư kinh doanh các ngành, nghề khác thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục bổ sung ngành, nghề.
2.3. Nghĩa vụ thuế
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP: “Mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của chi nhánh, văn phòng đại diện.”
Như đã đề cập ở trên, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Do vậy khi đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 hình thức hạch toán bao gồm: hạch toàn độc lập và hạch toán phụ thuộc.
- Hạch toán độc lập: Là hình thức hạch toán thuế mà theo đó mọi hoạt động tài chính (bao gồm nghĩa vụ thuế) phát sinh tại chi nhánh đều được ghi sổ kế toán tại đơn vị, tự kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế. Chế độ tài chính của chi nhánh hoàn toàn độc lập với công ty mẹ, chi nhánh hoạt động như 1 doanh nghiệp bình thường.
- Hạch toán phụ thuộc: Là hình thức hạch toán thuế phụ thuộc vào công ty mẹ. Theo đó, chi nhánh sẽ kê khai số liệu chứng từ doanh thu, chi phí về công ty mẹ để hạch toán chung vào báo cáo tài chính cuối năm.
Như vậy, tùy thuộc vào hình thức hạch toán mà chi nhánh có thể tự kê khai hoặc được doanh nghiệp hỗ trợ kê khai thuế. Các loại thuế mà chi nhánh công ty có nghĩa vụ phải nộp bao gồm: lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm:
3. Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân không?
Điều 74 Bộ luật Dân sự 2015 có quy định, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
- Được thành lập theo quy định của Bộ luật này hoặc luật khác có liên quan;
- Có cơ cấu tổ chức theo quy định tại Điều 83 của Bộ luật này;
- Có tài sản độc lập với cá nhân, pháp nhân khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình;
- Nhân danh mình tham gia quan hệ pháp luật một cách độc lập.
Ngoài ra, căn cứ theo Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về chi nhánh, văn phòng đại diện của pháp nhân:
- Chi nhánh, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân;
- Chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân.
Tổng hợp lại, có thể kết luận chi nhánh không có tư cách pháp nhân mà chỉ là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không đủ điều kiện để được công nhận là một pháp nhân độc lập.
4. So sánh chi nhánh và văn phòng đại diện
Chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là những hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi có nhu cầu mở rộng thị trường kinh doanh. Hai hình thức này sở hữu nhiều đặc điểm giống nhau, song cũng có nhiều khía cạnh khác biệt. Cụ thể như sau:
4.1. Sự giống nhau
- Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh công ty và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc và hoạt động theo ủy quyền của doanh nghiệp;
- Cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân;
- Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện cả trong và ngoài nước; cũng có thể có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện ở cùng tỉnh, thành phố.
- Cả hai hình thức đều áp dụng chung nguyên tắc đặt tên theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020;
- Cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều có mã số thuế riêng với 13 số, phải làm thủ tục kê khai thông tin và đăng ký hoạt động tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
4.2. Sự khác nhau
Mặc dù đều là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, song chi nhánh và văn phòng đại diện sẽ có những đặc điểm khác biệt như sau:
Về khái niệm
- Chi nhánh: Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp (Theo Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020).
- Văn phòng đại diện: Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp (Theo khoản 2 Điều 44 Luật doanh nghiệp 2020).
Về phạm vi hoạt động
- Chi nhánh: Được phép thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền.
- Văn phòng đại diện: Không có chức năng kinh doanh mà chỉ được phép thực hiện nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ lợi ích đó.
Về nghĩa vụ thuế
- Nghĩa vụ thuế của chi nhánh:
+ Có nghĩa vụ nộp thuế môn bài cho Cơ quan thuế nơi đặt trụ sở chi nhánh;
+ Thực hiện nghĩa vụ thuế đối với các khoản thuế GTGT, thuế TNDN theo quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 119/2014/TT-BTC.
+ Trong trường hợp chi nhánh hạch toán phụ thuộc hoạt động tại địa bàn tỉnh, thành phố khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính thì phải thực hiện kê khai thuế TNDN tại nơi đặt trụ sở chính.
- Nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện:
+ Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh, do vậy không cần nộp thuế môn bài.
+ Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ kê khai thuế đối với những sắc thuế phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay.
>> Đọc thêm: Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?
5. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty mới nhất
Dưới đây là thủ tục mở chi nhánh công ty theo quy định mới nhất:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Thông báo thành lập chi nhánh công ty (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký và đóng dấu);
- Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty hợp danh), của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần), của chủ sở hữu doanh nghiệp (đối với công ty TNHH 1 thành viên);
- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh công ty.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp muốn thành lập chi nhánh phải nộp hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 3 hình thức nộp hồ sơ thành lập chi nhánh sau đây:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh;
- Nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh qua dịch vụ bưu chính;
- Nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh qua mạng.
Bước 3: Nhận kết quả
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
- Nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải gửi thông báo bằng văn bản về các nội dung cần bổ sung, sửa đổi cho doanh nghiệp;
- Trong trường hợp từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp và nêu rõ lý do.
>> Xem thêm: 8 Điều Kiện Thành Lập Doanh Nghiệp
6. Thủ tục sau khi mở chi nhánh công ty
Sau khi thành lập chi nhánh công ty để mở rộng hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp cần phải thực hiện một loạt các thủ tục quan trọng. Điều này nhằm đảm bảo hoạt động của chi nhánh được thực hiện một cách hợp pháp và hiệu quả. Dưới đây là các thủ tục quan trọng cần lưu ý:
6.1. Kê khai và nộp thuế môn bài
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, đối tượng có nghĩa vụ nộp hồ sơ kê khai lệ phí môn bài là các cá nhân, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ bao gồm cả chi nhánh công ty. Như vậy, chi nhánh cũng thuộc vào đối tượng có nghĩa vụ nộp thuế môn bài theo quy định.
Theo quy định, mức nộp lệ phí môn bài áp dụng cho chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh là 1.000.000 đồng/năm. Thời hạn nộp tờ khai thuế môn bài và lệ phí môn bài cho chi nhánh như sau:
- Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30/01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh;
- Thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 hàng năm.
Dưới đây là thủ tục kê khai thuế môn bài cho chi nhánh doanh nghiệp:
Trường hợp 1: Hạch toán độc lập
Việc kê khai và nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh được thực hiện tại tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chi nhánh.
Trường hợp 2: Hạch toán phụ thuộc
- Thành lập chi nhánh cùng tỉnh, thành phố: Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 302/2016/TT-BTC, việc kê khai và nộp lệ phí môn bài đối với chi nhánh cùng địa bàn được thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp của công ty mẹ.
- Thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh, thành phố: Việc kê khai và nộp lệ phí môn bài đối với chi nhánh khác địa bàn được thực hiện tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở chi nhánh.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 3 phương thức kê khai thuế môn bài cho chi nhánh sau đây: (1) Kê khai thuế môn bài trực tiếp tại cơ quan thuế; (2) Kê khai thuế môn bài trực tuyến qua mạng; (3) Kê khai thuế nhờ phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) của Tổng Cục thuế.
6.2. Treo biển tại chi nhánh
Theo quy định tại Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”
Theo quy định cụ thể như trên, chi nhánh dù là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp vẫn phải thực hiện việc treo bảng hiệu. Theo đó, bảng hiệu chi nhánh cũng cần bao gồm đầy đủ thông tin: tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có); tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại,…
Trường hợp không thực hiện treo biển theo đúng quy định, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 – 15.000.000 đồng (theo Khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP).
6.3. Thay đổi thông tin chi nhánh (nếu có)
Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nội dung hoạt động và nội dung ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh. Thời hạn thực hiện thủ tục là trong vòng 10 ngày kể từ ngày có thay đổi (theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020).
TÌM HIỂU THÊM:
7. Những câu hỏi thường gặp về chi nhánh doanh nghiệp
7.1. Chi nhánh công ty có được vay vốn không?
Như thông tin đã đề cập ở phần trên, chi nhánh công ty không được công nhận là một pháp nhân mà chỉ thực hiện các chức năng theo ủy quyền của doanh nghiệp. Do vậy, chi nhánh công ty không được phép thực hiện vay vốn cũng như kết kết hợp đồng. Trừ trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lập văn bản ủy quyền cho người đứng đầu chi nhánh làm đại diện theo ủy quyền, nhân danh công ty thực hiện vay vốn hoặc ký kết hợp đồng. Lưu ý, chữ ký của người đứng đầu chi nhánh trong các hợp đồng ký kết phải được đóng bằng con dấu của công ty.
7.2. Một doanh nghiệp có được thành lập nhiều chi nhánh?
Pháp luật hiện nay không có quy định giới hạn về số lượng chi nhánh mà một công ty được phép thành lập. Theo đó, doanh nghiệp được quyền thành lập chi nhánh cả trong và ngoài nước. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương phân chia theo địa giới hành chính.
Hy vọng với những thông tin mà Maison Office vừa tổng hợp, bạn đã có thể nắm rõ những quy định cũng như thủ tục thành lập chi nhánh công ty. Việc thành lập chi nhánh được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn, song cần lưu ý tuân thủ và cập nhật mới các quy định nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp và hiệu quả.
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!
