Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Quy định về hạch toán
Theo dõi Maison Office trên
Chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp không chỉ cần tính toán số tiền phải chi trả mà còn phải nắm rõ các quy định liên quan đến hạch toán các khoản chi phí này.
Nội dung chính
1. Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?
Chi phí quản lý doanh nghiệp là tổng chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Các khoản chi phí này cần phải được chi trả nhằm duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp, bao gồm khoản chi tiêu cho nhân viên quản lý doanh nghiệp (lương, thưởng, phụ cấp,…), chi phí thuê văn phòng, mua sắm vật dụng, trang thiết bị, chi phí quảng cáo, tiếp thị và các chi phí pháp lý khác.
Chi phí quản lý trong doanh nghiệp không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Thay vào đó, nó tập trung vào các hoạt động quản lý và vận hành toàn bộ doanh nghiệp. Các nhà quản trị hiện nay thường cố gắng giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp đến mức tối đa nhằm tối ưu hóa việc vận hành doanh nghiệp.
2. Tầm quan trọng của việc xác định chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc xác định rõ các loại chi phí quản lý trong doanh nghiệp là bước quan trọng nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Xác định chi phí quản lý giúp doanh nghiệp hiểu rõ cấu trúc chi phí (bao gồm các khoản chi phí nào, tỷ trọng của từng loại chi phí ra sao,…). Từ đó có thể đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính và đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.
- Xác định chi phí giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các khoản chi tiêu một cách chặt chẽ. Nhờ đó xác định được lĩnh vực nào cần tập trung đầu tư, cắt giảm hoặc tối ưu hóa chi phí để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực tiết kiệm được để đầu tư cho các hoạt động khác như phát triển sản phẩm mới, mở rộng thị trường, v.v.
- Doanh nghiệp có chi phí quản lý thấp sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác cùng ngành. Theo đó, doanh nghiệp có thể đưa ra mức giá cạnh tranh hơn cho sản phẩm, dịch vụ của mình nhằm thu hút khách hàng và gia tăng thị phần.
- Chi phí quản lý là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp bằng cách sử dụng thông tin để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, dự án, sản phẩm, v.v.
- Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp là thủ tục mà doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy định pháp luật. Điều này nhằm tăng tính minh bạch và uy tín của doanh nghiệp trong mắt các nhà đầu tư, đối tác, cơ quan quản lý.
- Thông qua đo lường, đánh giá hiệu suất của các hoạt động quản lý, doanh nghiệp có thể cải tiến quy trình vận hành tốt hơn.
- Chi phí quản lý cũng là cơ sở để dự báo và lập kế hoạch tài chính nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
3. Chi phí quản lý của doanh nghiệp bao gồm những gì?
Theo quy định tại Điểm 1.3 Khoản 1 Điều 64 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, các loại chi phí trong doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý: Biểu thị các khoản tiền phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp như Ban Giám đốc, cấp Trưởng phòng và nhân viên quản lý của các phòng, ban trong doanh nghiệp. Khoản chi phí này bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn,… Bên cạnh đó, nó cũng bao hàm cả những chi phí liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới và duy trì, phát triển nhân lực hiện có.
- Chi phí vật liệu quản lý: Biểu thị chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,…
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến việc mua sắm đồ dùng, dụng cụ văn phòng dành cho công tác quản lý. Chẳng hạn như máy tính, máy in, máy fax, bàn, ghế, tủ hồ sơ,…
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Bao gồm chi phí khấu hao TSCĐ mà doanh nghiệp sở hữu, chẳng hạn như: văn phòng làm việc của các phòng ban, máy móc thiết bị quản lý dùng trong văn phòng, phương tiện vận tải,…
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc nộp các loại thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật như: thuế môn bài, tiền thuê đất, thuế GTGT, thuế TNCN, các khoản phí kế toán, kiểm toán,… và nhiều khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: Bao gồm các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đảm bảo rằng doanh nghiệp có sẵn nguồn lực tài chính để đối phó với các tình huống bất ngờ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Chẳng hạn như: dịch vụ tư vấn pháp lý, dịch vụ kiểm toán, dịch vụ tiếp thị, dịch vụ tư vấn tài chính, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật, chi phí trả cho nhà thầu phụ,…
- Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các khoản chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, không nằm trong các danh mục trên mà phát sinh đột xuất, không thường xuyên. Chẳng hạn như: chi phí hội nghị, tiếp khách, chi phí công tác, tàu xe,…
4. Quy định về hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Quy định về việc hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được nêu rõ tại Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam.
4.1. Nguyên tắc kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp được dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm:
- Các khoản chi phí về lương (tiền lương, tiền công, phụ cấp,…); bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp kinh phí công đoàn,… của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
- Chi cho lao động nữ theo chế độ quy định;
- Chi trang phục giao dịch, chi bảo hộ lao động theo quy định;
- Chi thưởng sáng kiến cải tiến, thưởng tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm vật tư và chi phí, chi nghiên cứu khoa học;
- Chi phí vật liệu, vật tư, văn phòng phẩm, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp;
- Các loại thuế, phí, lệ phí: tiền thuê đất, thuế môn bài, thuế GTGT,…;
- Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi;
- Dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…);
- Chi phí bằng tiền khác (công tác, tiếp khách, hội nghị khách hàng, tập huấn cán bộ,…).
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế. Tuy nhiên có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào đó, chỉ được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo tuân thủ chế độ quản lý tài chính đối với Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam.
4.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp là tài khoản nào?
Chi phí quản lý kinh doanh là tài khoản 642 trong hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp như sau:
| Bên Nợ | Bên Có |
| – Các chi phí quản lý kinh doanh thực tế phát sinh trong kỳ. | – Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý trong doanh nghiệp. |
| – Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết). | – Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết).
– Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. |
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ. Do vậy, các khoản chi phí đã phát sinh và ghi nhận trong kỳ sẽ được kết chuyển vào bên Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động.
4.3. Cách tính chi phí quản lý trong doanh nghiệp
Như vậy, ta đã cùng tìm hiểu chi phí quản lý doanh nghiệp gồm những gì, được ghi nhận vào tài khoản nào với nguyên tắc kế toán ra sao. Tiếp theo trong phần này, Maison Office sẽ giới thiệu đến bạn các bước tính chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả, chính xác:
Bước 1: Xác định các khoản chi phí liên quan đến quản lý
Trước tiên, các nhà quản trị cần xác định được loại chi phí nào mà doanh nghiệp phải chi trả liên quan đến hoạt động quản lý. Đó có thể các khoản chi phí về lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên quản lý; chi phí đồ dùng, vật dụng văn phòng; chi phí khấu hao tài sản cố định; thuế, phí và lệ phí và các khoản chi phí khác có liên quan.
Bước 2: Ghi nhận chi phí vào hệ thống kế toán
Các khoản chi phí sau khi đã xác định sẽ tiếp tục được ghi nhận vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Theo đó, mỗi loại chi phí sẽ được ghi nhận vào các tài khoản tương ứng theo quy định của pháp luật.
Ví dụ:
- TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
- TK 214 – Hao mòn TSCĐ
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- TK 334 – Phải trả người lao động
Bước 3: Thu thập dữ liệu
Để tính toán chính xác chi phí quản lý, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập dữ liệu về các khoản chi phí trong mỗi tài khoản tương ứng, bao gồm việc ghi nhận số tiền thực tế đã phát sinh trong kỳ.
Bước 4: Tính toán chi phí quản lý
Sau khi đã thu thập đầy đủ dữ liệu, doanh nghiệp cần tiến hành tính toán tổng chi phí cho mỗi loại chi phí bằng cách cộng dồn các số tiền đã phát sinh trong kỳ.
Bước 5: Rà soát và điều chỉnh
Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, rà soát và so sánh các dữ liệu thực tế với số liệu ghi nhận trong hệ thống kế toán. Nếu phát hiện sai sót thì cần điều chỉnh số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác.
Bước 6: Kết chuyển chi phí
Cuối kỳ, nhà quản trị cần thực hiện việc kết chuyển chi phí vào tài khoản tương ứng để phản ánh trong báo cáo tài chính. Theo quy định tại Điều 31 Thông tư 177/2015/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được kết chuyển vào TK 911 – Xác định kết quả hoạt động để tích hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh.
Bước 7: Lập báo cáo tài chính
Ở bước cuối cùng, doanh nghiệp cần tiến hành lập các báo cáo tài chính liên quan, bao gồm báo cáo lợi nhuận để thể hiện tổng chi phí quản lý trong doanh nghiệp.
Lưu ý: Cách tính chi phí quản lý doanh nghiệp có thể thay đổi tùy theo phương pháp kế toán mà doanh nghiệp áp dụng cũng như quy định từ các văn bản pháp luật. Để đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ các cơ quan quản lý hoặc chuyên gia trong lĩnh vực kế toán.
5. Phương pháp hạch toán chi phí với một vài giao dịch thông dụng
Dưới đây là một số giao dịch kinh tế thông dụng và phương pháp hạch toán chi phí quản lý tương ứng với từng trường hợp:
Trường hợp 1: Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, trích BH xã hội, BH y tế, kinh phí công đoàn, BH thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như BH nhân thọ, BH hưu trí tự nguyện…) của viên chức quản lý, cán bộ nhân viên và người lao động khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
- Có TK 3341 – Phải trả công nhân viên
- Có TK 3348 – Phải trả người lao động
- Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Trường hợp 2: Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua đưa ngay vào sử dụng như: ấn chỉ chuyên dùng, văn phòng phẩm, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ, xăng, dầu, mỡ để chạy xe, công cụ, dụng cụ chung của đơn vị,…, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
- Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
- Có các TK 111, 112, 141, 331,…
Trường hợp 3: Trị giá công cụ, dụng cụ xuất dùng hoặc mua ngoài đưa ngay vào sử dụng không qua kho được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý đơn vị, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
- Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ
- Có các TK 111, 112, 331,…
Trường hợp 4: Trích khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động nghiệp vụ, quản lý BHTG, quản lý của đơn vị, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, máy móc, thiết bị truyền dẫn,…, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ
Trường hợp 5: Tiền thuê đất phải nộp Nhà nước, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Trường hợp 6: Án phí, lệ phí thi hành án, lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,…
Trường hợp 7: Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này lớn hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
- Nếu số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã trích lập kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng (không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên).
Trường hợp 8: Tiền điện, nước, xăng dầu, điện thoại, fax, chi khám chữa bệnh định kỳ cho cán bộ nhân viên và người lao động khác, các khoản chi y tế theo chế độ quy định, chi về thuê chuyên gia trong và ngoài nước phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Có các TK 111, 112, 331, 335,…
Trường hợp 9: Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ
a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:
- Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí quản lý, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn chứng từ)
Có TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
- Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ các TK 335, 352
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…
b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến đơn vị trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán phân bổ dần chi phí sửa chữa TSCĐ để tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Có TK 242 – Chi phí trả trước.
Trường hợp 10: Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác khi phát sinh như chi hội nghị, tiếp khách, chi trang phục giao dịch, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427, 6428)
Có các TK 111, 112, 331,…
Trường hợp 11: Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý đơn vị, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Trường hợp 12: Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý đơn vị vào TK 911 để xác định kết quả hoạt động trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả hoạt động
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bài viết trên đây vừa giúp bạn giải đáp chi phí quản lý doanh nghiệp là gì, các loại chi phí trong doanh nghiệp cũng như quy định về hạch toán các khoản chi phí này. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát, tối ưu hóa chi phí quản lý, vận hành.
Tham khảo thêm:
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!
