Văn phòng chia sẻ là gì? Các loại hình và lợi ích khi thuê

Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, việc tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả hoạt động là điều vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Và văn phòng chia sẻ được xem là một trong những giải pháp linh hoạt và tiện lợi đang ngày càng được ưa chuộng bởi nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các startup, công ty nhỏ và vừa.

1. Văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ (Shared Office) là loại hình dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc trong một không gian văn phòng chung, có thể sử dụng đầy đủ các chức năng, tiện ích mà văn phòng cung cấp.

2. Các loại hình thuê văn phòng chia sẻ hiện nay

Văn phòng chia sẻ cung cấp nhiều loại hình thuê đa dạng để đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng doanh nghiệp và cá nhân. Dưới đây là một số loại hình phổ biến:

• Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)
• Chỗ ngồi linh hoạt (Flexible Desk)
• Văn phòng riêng (Private Office)

2.1 Chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk)

Loại hình này cung cấp cho bạn một chỗ ngồi cố định và bạn sẽ có quyền sử dụng chính xác vị trí đó mỗi khi đến văn phòng. Điều này thường bao gồm một bàn làm việc riêng và có thể kèm theo tủ đựng hồ sơ cá nhân. Đây là lựa chọn phù hợp cho những người cần một không gian ổn định và lưu trữ tài liệu tại chỗ làm.

2.2 Chỗ ngồi linh hoạt (Flexible Desk)

Với hình thức này, bạn không có một chỗ ngồi cố định mà có thể chọn bất kỳ chỗ nào còn trống trong khu vực chung mỗi khi đến văn phòng. Điều này mang lại sự linh hoạt cao, phù hợp với những người làm việc theo lịch trình không cố định hoặc thường xuyên thay đổi vị trí làm việc để tìm cảm hứng mới.

2.3 Văn phòng riêng (Private Office)

Đây là hình thức cho thuê một không gian độc lập, thường được bao quanh bởi các vách ngăn hoặc tường. Văn phòng riêng cung cấp sự riêng tư và yên tĩnh hơn, thích hợp cho các công ty hoặc nhóm cần không gian riêng để làm việc hoặc gặp gỡ khách hàng mà không bị ảnh hưởng bởi các hoạt động xung quanh.

Mỗi hình thức có những ưu và nhược điểm riêng, và việc lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách, và cách thức làm việc của mỗi cá nhân hoặc tổ chức.

3. Lợi ích khi thuê văn phòng chia sẻ

Là giải pháp văn phòng hiện đại, văn phòng chia sẻ mang đến nhiều lợi ích hấp dẫn cho doanh nghiệp như:

• Văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian
• Thanh toán linh hoạt
• Văn phòng chia sẻ có nhiều dịch vụ & Tiện ích đi kèm
• Văn phòng chia sẻ có vị trí thuận lợi
• Mở ra nhiều cơ hội kết nối
• Không gian nghỉ ngơi thoải mái
• Văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp nâng tầm hình ảnh thương hiệu
• Mở ra những thị trường mới

3.1 Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Việc thuê văn phòng chia sẻ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí so với việc thiết lập và vận hành một văn phòng truyền thống. Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc sắm sửa trang thiết bị, tìm kiếm địa điểm phù hợp hay quản lý cơ sở vật chất, từ đó có thể tập trung vào phát triển kinh doanh ngay từ ngày đầu tiên.

3.2 Thanh toán linh hoạt

Việc thuê văn phòng chia sẻ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí so với việc thiết lập và vận hành một văn phòng truyền thống. Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc sắm sửa trang thiết bị, tìm kiếm địa điểm phù hợp hay quản lý cơ sở vật chất, từ đó có thể tập trung vào phát triển kinh doanh ngay từ ngày đầu tiên.

3.3  Nhiều dịch vụ & Tiện ích đi kèm

Văn phòng chia sẻ cung cấp đầy đủ các dịch vụ từ cơ bản đến cao cấp, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Khách hàng sẽ được sử dụng trang thiết bị hiện đại như bàn ghế ergonomic, máy in, máy scan, wifi tốc độ cao, hệ thống điều hòa không khí, và bãi đỗ xe có bảo vệ. Ngoài ra, văn phòng còn có pantry văn phòng, phòng họp được trang bị máy chiếu, tivi, ổ cắm điện và các tiện nghi cần thiết khác.

3.4 Vị trí thuận lợi

Văn phòng chia sẻ thường tọa lạc tại những vị trí đắc địa, thuận tiện di chuyển và nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp. Các vị trí này thường gần với các trung tâm mua sắm, khu ăn uống và hệ thống giao thông công cộng, giúp bạn dễ dàng kết nối với khách hàng và đối tác.

3.5 Mở ra nhiều cơ hội kết nối

Văn phòng chia sẻ là môi trường lý tưởng để bạn kết nối và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Dù bạn là người khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp hay nhân viên văn phòng, bạn đều có cơ hội gặp gỡ và giao lưu với nhiều người trong không gian làm việc chung đầy hứng khởi. Shared Office thường xuyên tổ chức các sự kiện kết nối và gặp gỡ, giúp tăng cường tương tác giữa các cộng đồng doanh nghiệp.

3.6 Mang đến không gian nghỉ ngơi thoải mái

Ngoài không gian làm việc, văn phòng chia sẻ còn cung cấp các khu vực thư giãn và giải trí tiện nghi như phòng giải trí, nhà ăn với đầy đủ tiện ích như lò vi sóng, tủ lạnh, máy nước nóng và khu vực trò chơi điện tử. Những tiện nghi này giúp nhân viên có thể thư giãn, nạp năng lượng sau giờ làm việc căng thẳng, đồng thời tạo điều kiện cho họ giao lưu, kết nối với nhau.

> > Bạn có thể tạo ra không gian văn phòng lý tưởng với 5 Ý tưởng cho không gian linh hoạt tại văn phòng

3.7 Nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp

Văn phòng chia sẻ được trang bị đẹp mắt và đầy đủ tiện nghi không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác. Cùng với khu vực tiếp khách riêng biệt và sự phục vụ chu đáo từ nhân viên lễ tân, văn phòng chia sẻ góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho doanh nghiệp của bạn.

3.8 Mở ra những thị trường mới

Khi hoạt động tại văn phòng truyền thống, việc thâm nhập thị trường mới gặp nhiều khó khăn do chi phí cao và sự thiếu linh hoạt trong việc thiết lập. Việc tìm kiếm vị trí đắc địa và mở văn phòng mới, đặc biệt là ở quốc tế, trở nên tốn kém và mất nhiều thời gian.

Ngược lại, chuỗi văn phòng chia sẻ mang đến giải pháp tối ưu cho việc mở rộng thị trường. Với mạng lưới không gian làm việc chung ở nhiều quốc gia, doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập hiện diện tại thị trường mới một cách nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

4. Những lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ

Dù sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích thiết thực, việc lựa chọn văn phòng chia sẻ phù hợp đòi hỏi bạn cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố sau đây để tìm được môi trường làm việc lý tưởng:

• Xác định nhu cầu: Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu sử dụng văn phòng chia sẻ để lựa chọn loại hình phù hợp như văn phòng riêng, chỗ ngồi chung, phòng họp,…
• So sánh chi phí: Nên so sánh chi phí thuê giữa các văn phòng chia sẻ để lựa chọn mức giá phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
• Đánh giá dịch vụ: Kiểm tra kỹ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm với chi phí thuê để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp.

• Trải nghiệm thực tế: Tham quan trực tiếp văn phòng chia sẻ để đánh giá môi trường làm việc, văn hóa cộng đồng doanh nghiệp và xem xét xem nó có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp của bạn hay không.
• Đọc kỹ hợp đồng: Nên đọc kỹ hợp đồng thuê, đặc biệt là các điều khoản về thời hạn thuê, chi phí thuê, dịch vụ hỗ trợ, điều khoản thanh toán, để tránh những rủi ro pháp lý.

Cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố trên sẽ giúp bạn tìm được văn phòng chia sẻ phù hợp, tối ưu hiệu quả công việc và tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng.

5. So sánh văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống

Văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống đều có những ưu và nhược điểm riêng, phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính của từng công ty hay cá nhân mà có thể lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh giữa văn phòng chia sẻ và văn phòng truyền thống:

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.