Văn phòng chia sẻ là gì?Lợi ích khi khi thuê Shared Office
Theo dõi Maison Office trên
Trong bối cảnh thị trường lao động hiện đại ngày càng đòi hỏi sự linh hoạt và tiết kiệm, văn phòng chia sẻ đã nhanh chóng trở thành một giải pháp không thể thiếu cho nhiều doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, cũng như các cá nhân làm việc tự do. Đây không chỉ là một xu hướng tạm thời mà đã trở thành một phần quan trọng của cấu trúc làm việc hiện đại, đáp ứng nhu cầu về một không gian làm việc linh hoạt, chuyên nghiệp và cộng tác.
Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ (shared office) hay còn được biết đến như một hình thức thuê văn phòng trọn gói, là dịch vụ cho thuê không gian chung và văn phòng riêng có diện tích nhỏ, phù hợp với các doanh nghiệp đang tìm kiếm không gian làm việc linh hoạt.
Với dịch vụ này, khách hàng sẽ được cung cấp phòng làm việc nhỏ (3-6 người) hoặc chỗ ngồi làm việc cá nhân được trang bị đầy đủ các tiện nghi văn phòng như bàn ghế, tủ kệ, máy photo, in ấn, phòng họp, đội lễ tân, IT, tạp vụ… giúp chia sẻ chi phí cho các doanh nghiệp.
Các nhân viên cùng sử dụng khu vực chung cũng như trang thiết bị mà các văn phòng riêng sử dụng để tối ưu chi phí, và vẫn có thể làm việc riêng tại các không gian độc lập cho từng công ty.
Văn phòng chia sẻ không chỉ dành cho những người khởi nghiệp hoặc làm việc tự do. Thực tế cho thấy nhiều tập đoàn đa quốc gia đã nhìn thấy tiềm năng khi sử dụng không gian văn phòng chia sẻ.
8 lý do nên lựa chọn văn phòng chia sẻ
1. Tiết kiệm thời gian vàng bạc của công ty
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, bạn sẽ thấy câu nói “thời gian là vàng là bạc” này thực sự đúng đắn. Trên thực tế co-working đem đến lợi ích lớn cho doanh nghiệp dựa trên các phương pháp tinh gọn và linh hoạt.
Hầu hết các loại hình kinh doanh đều nhận được lợi ích từ văn phòng chia sẻ.
Các doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô khi cần thiết:
Công ty có thể phát triển và mở rộng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Không cần phải tự trang bị nội thất, thiết lập các dịch vụ tiện ích chung vì đã có sẵn.
Cắt giảm nhân sự và mặt bằng dễ dàng:
Bạn chỉ cần giới hạn số chỗ ngồi mà không phải hoàn trả mặt bằng. Thêm nữa, các dịch vụ, tiện ích chung đã bao gồm trong các khoản thanh toán hàng tháng nên có thể tiết kiệm chi phí hiệu quả hơn.
2. Thanh toán linh hoạt
Bên cạnh sự linh hoạt trong diện tích thuê, co-working còn cung cấp nhiều phương thức thanh toán đa dạng:
Thanh toán hàng tháng trọn gói:
Doanh nghiệp chỉ thanh toán tất cả chi phí 1 lần cho chỗ ngồi cố định vào mỗi tháng.
Thanh toán linh hoạt tuỳ nhu cầu sử dụng:
Một số co-working cung cấp các tùy chọn thanh toán linh hoạt, chẳng hạn như thanh toán theo giờ, nửa ngày, 1 tuần cho đến nửa tháng tuỳ theo nhu cầu sử dụng.
Nếu bạn chỉ cần mặt bằng trong thời gian ngắn thì bạn không bị ràng buộc hợp đồng như với hình thức cho thuê văn phòng truyền thống. Thay vào đó bạn chỉ trả tiền cho không gian bạn cần.
3. Dịch vụ đầy đủ từ A-Z
Co-working luôn có sẵn các dịch vụ bổ sung ngay tại văn phòng trọn gói của họ, và nó giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả cho nhiều loại hình doanh nghiệp. Các dịch vụ sẽ khác nhau đối với mỗi cơ sở, vì vậy nên tìm hiểu những gì họ cung cấp miễn phí hoặc tính phí trước khi kí hợp đồng.
Nhìn chung, các dịch vụ sau sẽ được cung cấp trong văn phòng chia sẻ:
- Thiết bị văn phòng bao gồm máy in, công nghệ cần thiết cho họp online như máy chiếu, tv, bảng, bút lông…
- Nhân viên bảo trì văn phòng: Công ty không cần trả tiền vệ sinh văn phòng, sửa chữa…
- Internet & bảo mật: Công nghệ sẽ được cập nhật giúp kết nối web nhanh chóng và dễ dàng và an toàn
- An ninh 24/7
- Nhân viên lễ tân túc trực nhận thư từ, bưu phẩm
- Nội thất văn phòng: bàn ghế, tủ, đèn…
- Pantry và đồ ăn nhẹ
- Phòng họp
4. Vị trí thuận lợi
Khi nói đến vị trí, coworking thường nằm ngay các khu vực đắc địa trong thành phố, đồng thời tọa lạc tại các tòa nhà có độ nhận diện tốt. Chính vì lẽ đó, nhân viên và khách hàng có thể dễ dàng tiếp cận và di chuyển tới văn phòng.
5. Khả năng kết nối – Networking
Văn phòng chia sẻ giúp bạn dễ dàng kết nối với những doanh nghiệp khác. Cho dù bạn là một người khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp hay một nhân viên, bạn cũng sẽ tìm thấy nhiều cơ hội hơn để gặp gỡ những người xung quanh trong một bầu không khí đầy hứng khởi của không gian làm việc chung.
Coworking thường xuyên tổ chức các sự kiện để kết nối và gặp gỡ để tăng tính tương tác giữa các cộng đồng doanh nghiệp.
6. Không gian nghỉ ngơi thoải mái
Một khía cạnh khác có thể làm cho nhân viên hạnh phúc và làm việc năng suất hơn là các khu giải trí được cung cấp tại văn phòng chia sẻ. Những không gian này cung cấp nhân viên thoải mái nghỉ ngơi và thư giãn sau giờ làm việc.
Văn phòng chia sẻ thường bao gồm các khu vực phòng ngủ, chơi game, phòng gym và thậm chí cả quán cà phê, nơi bạn có thể giải lao một mình hoặc với những người khác.
> 5 Ý tưởng cho không gian linh hoạt tại văn phòng
7. Gây ấn tượng với khách hàng và các bên đối tác liên quan
Coworking là một cách tuyệt vời để gây ấn tượng với các bên liên quan và khách hàng của bạn. Khi đến thăm công ty tại co-working, họ sẽ tìm thấy một môi trường hiện đại, được set-up sang trọng với đầy đủ các thiết bị công nghệ cao, đồ nội thất văn phòng tiện nghi.
Nhờ vậy họ dễ có thiện cảm cũng như để lại những nhận xét tuyệt vời về công ty của bạn, vô hình tạo ra ấn tượng tích cực lâu dài.
8. Có thể mở ra những thị trường mới
Khi bạn tiến hành các hoạt động tại một văn phòng truyền thống, việc thâm nhập vào các thị trường mới sẽ khó khăn hơn. Chi phí và sự thiếu linh hoạt trong việc thiết lập văn phòng truyền thống thường gây khó khăn và có nhiều rào cản lớn.
Việc tìm kiếm các vị trí đắc địa và mở văn phòng mới, thậm chí trên phạm vi quốc tế cũng dễ dàng với các chuỗi global co-working. Nó vừa giúp tiết kiệm chi phí mà còn vừa thiết lập doanh nghiệp nhanh chóng hơn ở địa điểm mới.
Như bạn có thể thấy, văn phòng chia sẻ mang lại nhiều lợi ích cho việc kinh doanh ở mọi loại hình và quy mô. Cho dù bạn làm việc tự do hay điều hành một công ty lớn, các văn phòng làm việc chung mang lại sự linh hoạt về chi phí và quy mô, cơ hội kết nối cho nhân viên và hơn thế nữa.
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thông tin các tòa nhà văn phòng tại TP.HCM và tòa nhà văn phòng tại Hà Nội, liên hệ ngay với Maison Office để nhận tư vấn và báo giá.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
