Việt Nam
English
Các loại hình văn phòng phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay
11 phút đọc
1K
Các loại hình văn phòng cho thuê phổ biến hiện nay gồm sàn văn phòng tại tòa nhà, văn phòng trọn gói, coworking space, shared office, văn phòng ảo, officetel và nhà hoặc tòa nhà nguyên căn. Mỗi loại khác nhau về cách sử dụng không gian, chi phí đầu tư ban đầu, mức độ riêng tư, thời hạn thuê và khả năng mở rộng. Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên quy mô nhân sự, ngân sách, kế hoạch tăng trưởng và yêu cầu vận hành thực tế.
| Loại hình | Hình thức sử dụng | Quy mô phù hợp | Riêng tư | Linh hoạt | Phù hợp khi |
| Sàn văn phòng | Không gian riêng | Nhóm vừa đến lớn | Cao | Trung bình | Cần văn phòng ổn định, nhận diện riêng |
| Văn phòng trọn gói | Phòng riêng, có sẵn dịch vụ | Nhóm nhỏ đến vừa | Khá cao | Cao | Muốn vào làm nhanh, giảm đầu tư ban đầu |
| Coworking Space | Không gian làm việc chung | Cá nhân, nhóm nhỏ | Thấp – trung bình | Cao | Nhân sự ít hoặc thường xuyên thay đổi |
| Shared Office | Không gian riêng, dùng chung tiện ích | Nhóm nhỏ | Khá | Cao | Cần phòng riêng nhưng chưa muốn thuê sàn |
| Văn phòng ảo | Địa chỉ và dịch vụ hỗ trợ | Tùy nhu cầu | Không áp dụng | Cao | Không cần chỗ ngồi cố định |
| Officetel | Không gian dạng căn hộ văn phòng | Nhóm nhỏ | Cao | Trung bình | Cần diện tích nhỏ, vận hành độc lập |
| Nguyên căn | Toàn bộ tòa nhà/nhà | Nhóm vừa đến lớn | Rất cao | Tùy tài sản | Cần toàn quyền vận hành và nhận diện |
*** Giá thuê cụ thể theo từng loại hình thay đổi theo khu vực, hạng tòa nhà và thời điểm thị trường. Để có số liệu chính xác tại thời điểm hiện tại, doanh nghiệp nên tham khảo báo giá trực tiếp từ chủ cho thuê hoặc đơn vị tư vấn cho thuê văn phòng.
Nội dung chính
- 1. Sàn văn phòng tại tòa nhà, cao ốc
- 2. Văn phòng trọn gói (Serviced Office)
- 3. Coworking Space (Văn phòng chia sẻ)
- 4. Văn phòng chia sẻ (Shared Office)
- 5. Văn phòng ảo (Virtual Office)
- 6. Officetel – căn hộ văn phòng
- 7. Nhà hoặc tòa nhà nguyên căn làm văn phòng
- 8. So sánh chi phí giữa các loại hình văn phòng
- 9. Doanh nghiệp nên chọn loại hình văn phòng nào?
- 10. (FQA) – Một số câu hỏi thường gặp
- 10.1 Doanh nghiệp mới thành lập nên chọn loại hình văn phòng nào?
- 10.2 Văn phòng ảo có đăng ký giấy phép kinh doanh được không?
- 10.3 Officetel được phép hoạt động như văn phòng công ty không?
- 10.4 Khác biệt giữa văn phòng chia sẻ và coworking space là gì?
- 10.5 Chi phí thuê văn phòng được tính như thế nào?
- 10.6 Doanh nghiệp dưới 10 người nên thuê loại hình nào?
1. Sàn văn phòng tại tòa nhà, cao ốc
Sàn văn phòng tại các tòa nhà, cao ốc là hình thức cho thuê phổ biến nhất, áp dụng cho các doanh nghiệp cần không gian làm việc chính thức và ổn định lâu dài. Thị trường phân loại sàn văn phòng theo 4 hạng: A, B, C và giá rẻ, dựa trên vị trí, chất lượng xây dựng, tiện ích và đơn vị quản lý vận hành.
So sánh các hạng tòa nhà văn phòng hiện nay:
| Hạng | Vị trí | Chất lượng | Phù hợp với |
| Hạng A | Khu vực trung tâm, mặt tiền đắc địa | Tiêu chuẩn quốc tế, thiết bị hiện đại | Tập đoàn lớn, công ty đa quốc gia, ngành tài chính – luật |
| Hạng B | Trung tâm hoặc lân cận trung tâm | Chất lượng khá, hạ tầng ổn định | Doanh nghiệp vừa và lớn cần cân bằng chi phí – hình ảnh |
| Hạng C | Đa dạng khu vực | Cơ bản, ít tiện ích cao cấp | Doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty mới thành lập |
| Giá rẻ | Ngoài trung tâm hoặc tòa nhà cũ | Tối giản, tiết kiệm chi phí | Startup, doanh nghiệp ngân sách hạn chế |
Doanh nghiệp cần văn phòng thể hiện đẳng cấp thương hiệu, thường xuyên tiếp đối tác nước ngoài nên ưu tiên văn phòng hạng A hoặc B. Ngược lại, doanh nghiệp mới thành lập hoặc ưu tiên tối ưu chi phí vận hành phù hợp hơn với hạng C hoặc phân khúc giá rẻ.
>> Tham khảo ngay:
- Các tòa nhà cho thuê văn phòng TP.HCM
- Các tòa nhà cho thuê văn phòng Hà Nội
- Các tòa nhà cho thuê văn phòng Đà Nẵng
2. Văn phòng trọn gói (Serviced Office)
Văn phòng trọn gói là không gian làm việc riêng đã được trang bị sẵn nội thất và các dịch vụ vận hành cơ bản. Doanh nghiệp có thể thuê theo phòng hoặc theo quy mô nhân sự mà không phải tự triển khai toàn bộ quá trình thiết kế và hoàn thiện văn phòng như khi thuê sàn truyền thống.
Tùy nhà cung cấp và gói thuê, dịch vụ có thể bao gồm bàn ghế, internet, lễ tân, khu tiếp khách, phòng họp, vệ sinh và các tiện ích dùng chung. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể hạng mục nào đã nằm trong giá thuê và hạng mục nào được tính thêm.
Loại hình văn phòng trọn gói phù hợp với doanh nghiệp cần đưa văn phòng vào hoạt động trong thời gian ngắn, hạn chế chi phí đầu tư ban đầu hoặc chưa muốn cam kết diện tích lớn trong thời gian dài. Tuy nhiên, khả năng tùy chỉnh thiết kế, nhận diện thương hiệu và bố trí không gian thường thấp hơn khi doanh nghiệp thuê sàn riêng.
3. Coworking Space (Văn phòng chia sẻ)
Coworking space là không gian làm việc chung, nơi nhiều cá nhân và doanh nghiệp khác nhau cùng sử dụng một mặt bằng, chia sẻ tiện ích như bàn làm việc, phòng họp, wifi và khu vực pantry.
Doanh nghiệp hoặc cá nhân thường đăng ký theo gói ngày, gói tháng hoặc gói bàn làm việc cố định, tùy nhu cầu sử dụng thực tế. Không gian được thiết kế dạng văn phòng mở, khuyến khích tương tác và kết nối giữa các thành viên sử dụng chung.
Coworking space phù hợp với freelancer, cá nhân khởi nghiệp, đội nhóm remote hoặc doanh nghiệp nhỏ 1–10 người muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn có môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Văn phòng chia sẻ cung cấp cho doanh nghiệp một khu vực làm việc riêng biệt, có ranh giới rõ ràng với các đơn vị khác, nhưng vẫn cùng sử dụng chung một số tiện ích như lễ tân, phòng họp hoặc khu vực tiếp khách.
Khác biệt với coworking space là không gian làm việc mở, không phân định ranh giới cố định giữa các cá nhân/đơn vị sử dụng. Shared office có khu vực riêng cho từng doanh nghiệp, đảm bảo tính riêng tư cao hơn, dù diện tích thường nhỏ hơn văn phòng truyền thống.
Hình thức văn phòng chia sẻ phù hợp với doanh nghiệp quy mô 3–15 người, cần không gian riêng để bảo mật thông tin nội bộ nhưng chưa đủ ngân sách hoặc chưa cần thiết thuê nguyên một sàn văn phòng.
5. Văn phòng ảo (Virtual Office)
Văn phòng ảo là dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh và một số dịch vụ hỗ trợ mà doanh nghiệp không cần duy trì chỗ ngồi làm việc cố định tại địa điểm đó. Các gói dịch vụ có thể đi kèm tiếp nhận thư từ, số điện thoại, lễ tân, phòng họp hoặc không gian làm việc theo nhu cầu.
Mô hình văn phòng ảo phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, doanh nghiệp cần hiện diện thương mại tại một khu vực nhất định hoặc đơn vị chưa cần duy trì văn phòng vật lý thường xuyên.
Riêng việc sử dụng địa chỉ văn phòng ảo để đăng ký trụ sở doanh nghiệp cần được kiểm tra theo quy định pháp luật hiện hành, chức năng của địa điểm và điều kiện của nhà cung cấp. Doanh nghiệp không nên mặc định mọi địa chỉ cung cấp dịch vụ văn phòng ảo đều đáp ứng cùng một điều kiện pháp lý.
6. Officetel – căn hộ văn phòng
Officetel là mô hình kết hợp giữa “Office” (văn phòng) và “Hotel” (khách sạn/căn hộ), cho phép sử dụng cùng lúc với hai công năng: để ở và để làm văn phòng. Đây là loại hình xuất hiện tại Việt Nam trong những năm gần đây, phổ biến tại các đô thị lớn.
Officetel thường có diện tích khoảng 30–50m², phù hợp với công ty quy mô nhỏ, khoảng 4–10 nhân sự hoặc làm văn phòng đại diện cho doanh nghiệp nước ngoài muốn đặt trụ sở giao dịch tại Việt Nam.
Tuy nhiên, không phải mọi dự án officetel đều được phép hoạt động như văn phòng công ty chính thức. Một số tòa nhà giới hạn thời gian hoạt động kinh doanh, loại hình ngành nghề được phép đăng ký hoặc không cấp phép đặt trụ sở chính. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định cụ thể của từng dự án trước khi ký hợp đồng thuê.
7. Nhà hoặc tòa nhà nguyên căn làm văn phòng
Thuê tòa nhà nguyên căn hoặc tòa nhà làm văn phòng phù hợp với doanh nghiệp mong muốn không gian làm việc độc lập, không chia sẻ hạ tầng với đơn vị khác.
Ưu điểm khi thuê tòa nhà nguyên căn làm văn phòng:
- Di chuyển thuận tiện, không phụ thuộc thang máy hay giờ giấc chung của tòa nhà
- Chủ động phân chia công năng sử dụng theo nhu cầu riêng
- Tính bảo mật và riêng tư cao hơn so với các loại hình chia sẻ không gian
- Được chủ động treo bảng hiệu, logo công ty theo nhận diện thương hiệu
- Có thể sửa chữa, cải tạo nội thất theo thỏa thuận với bên cho thuê
- Hoạt động theo khung giờ doanh nghiệp tự quyết định, không bị ràng buộc bởi quy định chung của tòa nhà
Hạn chế cần cân nhắc: doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về bảo trì, an ninh và các chi phí vận hành phát sinh mà không có đơn vị quản lý chuyên nghiệp hỗ trợ như tại các tòa nhà văn phòng thương mại.
Thuê nhà hoặc tòa nhà nguyên căn làm văn phòng phù hợp với doanh nghiệp có quy mô ổn định, ngân sách đủ lớn cho đầu tư ban đầu và ưu tiên tính riêng tư, chủ động trong vận hành hơn là các tiện ích dùng chung.
>> Tham khảo: Danh sách các tòa nhà nguyên căn cho thuê tại TPHCM
8. So sánh chi phí giữa các loại hình văn phòng
Giá thuê niêm yết không phản ánh đầy đủ tổng chi phí sử dụng thực tế, vì thế doanh nghiệp cần cộng thêm các khoản chi phí phát sinh để so sánh chính xác giữa các loại hình.
Các khoản cần đưa vào ngân sách gồm:
- Phí dịch vụ: Quản lý, vệ sinh và vận hành khu vực chung tùy từng tòa nhà
- Thuế VAT: Tính theo quy định và điều kiện của hợp đồng thuê
- Phí vận hành: Gửi xe, điện, điều hòa và phí làm việc ngoài giờ nếu phát sinh
- Chi phí nội thất: Thiết kế thi công nội thất văn phòng và trang bị văn phòng đối với mặt bằng cần hoàn thiện
- Tiền đặt cọc: Thường được quy định theo số tháng tiền thuê trong hợp đồng
Để so sánh chính xác hơn, doanh nghiệp có thể quy đổi các phương án về chi phí bình quân theo nhân sự hoặc tổng chi phí sử dụng hàng tháng. Ví dụ, văn phòng trọn gói thường đã có nội thất và một số dịch vụ trong gói thuê, trong khi thuê sàn văn phòng có thể phát sinh thêm ngân sách hoàn thiện mặt bằng trước khi đưa vào sử dụng.
9. Doanh nghiệp nên chọn loại hình văn phòng nào?
| Nhu cầu doanh nghiệp | Loại hình nên cân nhắc |
| Nhóm nhỏ, nhân sự thay đổi nhanh | Coworking, Serviced Office |
| Nhóm nhỏ nhưng cần phòng riêng | Shared Office, Serviced Office |
| Không cần chỗ ngồi cố định | Virtual Office |
| Cần diện tích riêng quy mô nhỏ | Officetel hoặc Serviced Office |
| Cần xây dựng văn phòng riêng theo thương hiệu | Sàn văn phòng |
| Cần kiểm soát toàn bộ địa điểm | Nhà/tòa nhà nguyên căn |
| Cần mở rộng hoặc thu hẹp linh hoạt | Coworking, Serviced Office |
Không có một loại hình văn phòng phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Phương án nên được xác định từ số lượng nhân sự, mức độ ổn định của đội ngũ, ngân sách đầu tư ban đầu, yêu cầu riêng tư và kế hoạch sử dụng mặt bằng.
- Theo số lượng nhân sự: Nhóm dưới 10 người có thể cân nhắc coworking, shared office hoặc văn phòng trọn gói. Doanh nghiệp quy mô lớn hơn nên ưu tiên sàn văn phòng hoặc nguyên căn khi cần diện tích riêng và khả năng bố trí nhiều phòng ban.
- Theo mức độ riêng tư: Sàn văn phòng riêng hoặc nguyên căn phù hợp với doanh nghiệp cần kiểm soát không gian và bảo mật. Coworking hoặc shared office phù hợp hơn khi có thể sử dụng chung một phần tiện ích.
- Theo ngân sách ban đầu: Văn phòng trọn gói và coworking giúp hạn chế chi phí nội thất ban đầu. Thuê sàn riêng hoặc nguyên căn phù hợp khi doanh nghiệp có ngân sách hoàn thiện và muốn chủ động thiết kế không gian.
- Theo thời hạn thuê: Coworking và văn phòng trọn gói phù hợp với nhu cầu thuê linh hoạt. Sàn văn phòng và nguyên căn đáng cân nhắc khi doanh nghiệp xác định kế hoạch sử dụng ổn định, dài hạn.
- Theo kế hoạch tăng trưởng: Doanh nghiệp có nhân sự biến động nên ưu tiên mô hình dễ tăng hoặc giảm chỗ ngồi. Nếu quy mô ổn định, doanh nghiệp có thể lựa chọn sàn văn phòng cố định theo nhu cầu sử dụng dài hạn.
- Theo nhận diện thương hiệu: Sàn văn phòng riêng hoặc nguyên căn tạo nhiều dư địa hơn cho khu vực tiếp khách, bảng hiệu và thiết kế theo nhận diện doanh nghiệp. Coworking hoặc văn phòng trọn gói phù hợp khi yếu tố này không phải ưu tiên chính.
Lựa chọn loại hình văn phòng là bước đầu trong quá trình tìm thuê. Doanh nghiệp còn cần xác định khu vực, diện tích, ngân sách, khảo sát mặt bằng, so sánh báo giá và đàm phán các điều khoản thuê phù hợp với kế hoạch vận hành.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm và so sánh các phương án từ sàn văn phòng hạng A, B, C, văn phòng trọn gói, coworking space đến các loại hình văn phòng linh hoạt. Đội ngũ tư vấn cập nhật nguồn cung, diện tích trống và giá thuê theo từng khu vực, đồng thời hỗ trợ khảo sát thực tế và đàm phán điều kiện thuê trước khi doanh nghiệp ra quyết định.
Liên hệ Maison Office để nhận danh sách văn phòng phù hợp, báo giá cập nhật và hỗ trợ sắp xếp khảo sát thực tế.
10. (FQA) – Một số câu hỏi thường gặp
10.1 Doanh nghiệp mới thành lập nên chọn loại hình văn phòng nào?
Doanh nghiệp mới có thể cân nhắc văn phòng ảo hoặc coworking space để tiết kiệm chi phí ban đầu, đồng thời vẫn đảm bảo có địa chỉ pháp lý và không gian làm việc linh hoạt khi cần.
10.2 Văn phòng ảo có đăng ký giấy phép kinh doanh được không?
Có. Văn phòng ảo cung cấp địa chỉ pháp lý hợp lệ để đăng ký kinh doanh, phù hợp với quy định hiện hành tại Việt Nam đối với các ngành nghề không yêu cầu địa điểm kinh doanh cụ thể.
10.3 Officetel được phép hoạt động như văn phòng công ty không?
Có thể, tuy nhiên cần kiểm tra kỹ quy định của từng dự án hoặc tòa nhà, vì một số nơi giới hạn thời gian hoạt động, chức năng kinh doanh hoặc không cấp phép làm trụ sở chính.
10.4 Khác biệt giữa văn phòng chia sẻ và coworking space là gì?
Văn phòng chia sẻ có khu vực làm việc riêng cho từng doanh nghiệp nhưng dùng chung tiện ích. Coworking space là không gian mở hoàn toàn, dùng chung cả không gian lẫn tiện ích, linh hoạt cho cá nhân hoặc nhóm nhỏ.
10.5 Chi phí thuê văn phòng được tính như thế nào?
Chi phí thuê văn phòng thường gồm giá thuê theo m²/tháng, phí dịch vụ, thuế VAT và có thể phát sinh thêm phí điện, gửi xe hoặc làm việc ngoài giờ. Doanh nghiệp cần làm rõ các khoản này trước khi ký hợp đồng để chủ động ngân sách.
10.6 Doanh nghiệp dưới 10 người nên thuê loại hình nào?
Với quy mô dưới 10 người, coworking space, văn phòng chia sẻ hoặc officetel thường là lựa chọn tối ưu, giúp tiết kiệm chi phí trong khi vẫn đảm bảo không gian làm việc phù hợp và có thể mở rộng linh hoạt khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Deputy Director at Maison Office
Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
