Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn nhất

Nội quy tòa nhà là tập hợp các quy định, hướng dẫn và yêu cầu mà tất cả cá nhân và tổ chức làm việc, sinh hoạt trong tòa nhà phải tuân thủ. Nội quy tòa nhà giúp duy trì trật tự, đảm bảo an toàn và tạo môi trường sống và làm việc lành mạnh. Nội quy tòa nhà thường bao gồm các quy định về thời gian làm việc, vệ sinh, tác phong, hành động bị cấm, an ninh, quản lý tài sản, PCCC, và nhiều khía cạnh khác.

1. Nội quy tòa nhà văn phòng là gì? Nội quy tòa nhà gồm những gì?

1.1 Nội quy tòa nhà văn phòng là gì?

Nội quy tòa nhà văn phòng là tập hợp các quy định, nguyên tắc và quy trình được thiết lập để đảm bảo hoạt động an toàn, trật tự, hợp pháp và hiệu quả trong tòa nhà văn phòng. Nội quy được ban hành bởi ban quản lý tòa nhà và áp dụng cho tất cả các cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà.

1.2 Nội quy tòa nhà văn phòng gồm những gì?

Nội quy tòa nhà văn phòng gồm những nội dung chính như sau:

Quy định chung:

• Phạm vi áp dụng của nội quy.
• Đối tượng áp dụng nội quy.
• Trách nhiệm của ban quản lý tòa nhà.
• Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà.

Quy định về an ninh:

• Giữ gìn trật tự an ninh chung trong tòa nhà.
• Quản lý chìa khóa, thẻ ra vào tòa nhà.
• Quy định về an ninh camera.
• Quy trình xử lý khi có sự cố an ninh.

Quy định về vệ sinh:

• Giữ gìn vệ sinh chung khu vực văn phòng làm việc.
• Thu gom và xử lý rác thải.
• Sử dụng nước hợp lý.
• Vệ sinh nhà vệ sinh.

Quy định về sử dụng dịch vụ chung:

• Sử dụng thang máy.
• Sử dụng khu vực chung như sảnh, hành lang, cầu thang.
• Sử dụng nhà vệ sinh chung.
• Sử dụng bãi đỗ xe.

Quy định về phòng cháy chữa cháy:

• PCCC trong văn phòng.
• Quy trình báo cháy và sơ tán khi có sự cố.
• Sử dụng dụng cụ chữa cháy.

Quy định khác:

• Quy định về tiếng ồn.
• Quy định về hút thuốc lá.
• Quy định về mang theo vật nuôi.
• Quy định về trang phục.
• Quy định về sử dụng internet và mạng máy tính.

Những nội quy này thường được quản lý bởi ban quản lý tòa nhà và được phổ biến đến tất cả các cá nhân sử dụng để đảm bảo mọi người đều tuân thủ và duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp và an toàn.

2. Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Nội quy tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh, an toàn, trật tự và tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh. Dưới đây là mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chi tiết và cập nhật mới nhất 2024, bao gồm các quy định cụ thể về:

2.1 Thời gian làm việc

Thời gian làm việc được quy định là 8 tiếng/ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy:

• Buổi sáng: từ 8h00 đến 12h00
• Buổi chiều: từ 13h30 đến 17h30

2.2 Vấn đề vệ sinh

Đảm bảo vệ sinh chung tòa nhà văn phòng, các đơn vị quản lý, cư dân và khách hàng cần tuân thủ các quy định sau:

• Cấm xả rác, vứt chất thải độc hại bừa bãi gây ô nhiễm môi trường.
• Cấm ném tất cả các vật thể ra ban công hoặc từ trên các tầng cao xuống khu vực cầu thang, lan can,…
• Không được viết, vẽ lên bàn, ghế, tường hoặc các cơ sở vật chất chung của tòa nhà.
• Không mang thức ăn, nước uống vào khu vực làm việc và vứt rác đúng nơi quy định.

2.3 Tác phong và ý thức

Để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, các đơn vị sử dụng tòa nhà cần tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định sau:

• Luôn giữ gìn trật tự, hạn chế tiếng ồn tại văn phòng.
• Chỉ được phép hút thuốc tại các khu vực được chỉ định riêng.
• Không phá hoại cây cối trong khuôn viên chung của tòa nhà.
• Không đặt hàng hóa hoặc vật dụng tại khu vực hành lang, cầu thang, thang máy,… làm cản trở việc di chuyển của mọi người.
• Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng trước khi tan ca làm việc.

2.4 Hành động bị cấm trong tòa nhà

Đơn vị sử dụng tòa nhà cần lưu ý các hành động bị cấm như:

• Mua bán, tàng trữ, sử dụng các chất kích thích, chất cấm, chất dễ cháy nổ, chất độc hại,… gây nguy hại cho sự an toàn của cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà.

• Các hoạt động mại dâm, cờ bạc,… trái pháp luật.
• Tổ chức hoạt động kinh doanh, buôn bán, thương mại bất hợp pháp trong tòa nhà.
• Không sử dụng đồ uống có cồn trừ các trường hợp được phép (liên hoan, hội họp,…).

2.5 Nội quy với khách hàng đến công tác

• Khách hàng đến công tác cần xuất trình giấy tờ tùy thân và đăng ký nhận thẻ tại quầy lễ tân để ra vào tòa nhà. Trước khi ra về, khách phải trả thẻ khách và nhận lại giấy tờ tùy thân.
• Không thực hiện các hoạt động, hành vi bị cấm trong tòa nhà.
• Không tự do đi lại các khu vực không phận sự hoặc ngoài khu vực đăng ký đến làm việc.

2.6 Nội quy đối với nhà thầu, đơn vị bảo dưỡng, sửa chữa tại tòa nhà

• Cần xuất trình đầy đủ hồ sơ để đăng ký với ban quản lý tòa nhà trước khi thực hiện các hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hành.
• Nhân viên nhà thầu phải đeo thẻ nhà thầu (được cấp khi đăng ký) khi ra vào tòa nhà trong suốt quá trình làm việc.
• Các hoạt động gây ảnh hưởng đến môi trường làm việc xung quanh (khoan, đục, hàn, sơn,…) bắt buộc phải thực hiện ngoài giờ hành chính.
• Các hoạt động như cắt đá, cắt sắt, cắt thép,… phải thực hiện bên ngoài tòa nhà, sau đó mới được chuyển vào tòa nhà để hoàn thiện.

>> THAM KHẢO THÊM: 7 bước sửa chữa, cải tạo tòa nhà văn phòng

2.7 Nội quy khi sử dụng thang máy

• Tuân theo bảng hướng dẫn sử dụng được gắn trong thang máy và nhân viên hướng dẫn (nếu có).
• Không vứt rác, bôi bẩn, hút thuốc,… trong thang máy.
• Lịch sự, văn minh khi sử dụng thang máy.
• Khi vận chuyển thực phẩm tươi sống hoặc có mùi cần được cất vào thùng có nắp đậy kín và chuyển trước 7h sáng hàng ngày.

2.8 Nội quy về an ninh tòa nhà

• Các cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà phải tuân thủ nội quy an ninh để đảm bảo sự an toàn chung:
• Tuân thủ các quy định về phòng chống cháy nổ khi gặp các sự cố về điện.
• Không mang các chất độc hại, chất dễ gây cháy nổ, vũ khí vào khu vực văn phòng.
• Cấm sử dụng lửa đun nấu trong tòa nhà văn phòng.
• Tham gia các buổi tập huấn, diễn tập để phát triển kỹ năng phản ứng nhanh khi có sự cố xảy ra.
• Đặt các dụng cụ hỗ trợ PCCC ở những nơi dễ nhìn thấy, không được tự ý sử dụng các dụng cụ này với mục đích riêng.
• Kiểm tra toàn bộ hệ thống điện trước khi tan làm để tránh sự cố xảy ra.
• Không đặt các vật dụng tại lối thoát hiểm, thang bộ làm cản trở di chuyển.
• Cấm các hành vi xích mích, đánh nhau, trộm cắp trong phạm vi tòa nhà văn phòng.

2.9 Nội quy quản lý tài sản

• Đỗ xe đúng nơi quy định theo sự hướng dẫn của bảo vệ và tự bảo quản các tư trang cá nhân.
• Không vận chuyển các chất độc hại, dễ cháy nổ.
• Tài sản cá nhân nên được cất trong tủ khóa, cơ quan quản lý tòa nhà và chủ đầu tư không chịu trách nhiệm trong các trường hợp bị mất hoặc bị thất lạc tài sản riêng tư.
• Cấm phá hoại các cơ sở vật chất trong tòa nhà.

• Sử dụng đúng chức năng các thiết bị và tắt khi không sử dụng để tránh lãng phí.
• Không ra vào các khu vực không phận sự.
• Không sử dụng thang vận chuyển người thay cho thang hàng để vận chuyển hàng hóa.
• Báo cho ban quản lý tòa nhà nếu vô tình làm hư hỏng cơ sở vật chất để kịp thời xử lý.

>> Quy trình Quản lý tài sản văn phòng mà doanh nghiệp cần biết 

2.10 Nội quy sửa chữa, thay thế hoặc lắp đặt thêm thiết bị tại văn phòng

• Không tự ý thay đổi mục đích sử dụng, làm hư hỏng các thiết bị tại văn phòng.
• Nếu thiết bị văn phòng bị hư hỏng, cá nhân, tổ chức thuê nhà có quyền sửa chữa, thay đổi hoặc lắp đặt thêm miễn là không gây ảnh hưởng đến các thiết bị hoặc đơn vị thuê văn phòng khác.
• Trong trường hợp thay đổi có ảnh hưởng đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung của tòa nhà thì phải xin cấp phép thực hiện.

2.11 Quản lý sử dụng khu vực công cộng

• Giữ gìn, bảo quản và sử dụng đúng mục đích của khu vực công cộng. Nếu khu vực này gặp sự cố hoặc bị hư hỏng, đơn vị sử dụng phải sửa chữa và thanh toán các khoản phí theo quy định.
• Không tự ý nối điện, nước hoặc gây ô nhiễm môi trường ở khu vực công cộng.
• Đặt hàng hóa, vật dụng đúng nơi quy định, không đặt tại khu vực hành lang, cầu thang gây khó khăn trong việc di chuyển.
• Không sử dụng khu vực công cộng cho mục đích riêng.

2.12 Nội quy PCCC

• Nhân viên phải tham gia đầy đủ các buổi tập huấn do ban quản lý tòa nhà tổ chức.
• Cấm hút thuốc, tàng trữ và sử dụng chất dễ gây cháy nổ. Trong trường hợp cần sử dụng các vật dụng này cần đăng ký và tuân thủ hướng dẫn của ban quản lý tòa nhà.
• Hạn chế các sự cố về điện.

• Không đặt các vật dụng chặn lối đi hoặc lối thoát hiểm.
• Tắt tất cả các thiết bị điện và khóa cửa cẩn thận khi tan làm.
• Khi phát hiện có chất cháy nổ, cần hô to cảnh báo mọi người và kích hoạt hệ thống báo cháy khẩn cấp.

>> BẠN ĐÃ BIẾT VỀ: Tiêu chuẩn PCCC đối với văn phòng tại VN

2.13 Nội quy với công tác bảo vệ

• Không tổ chức uống bia, rượu trong tòa nhà hoặc trong tình trạng không làm chủ được hành vi. Không tổ chức đánh bạc dưới bất kỳ hình thức nào, không làm việc riêng trong khi đang làm nhiệm vụ.
• Mặc đồng phục theo quy định của bộ phận bảo vệ.
• Luôn lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng cán bộ, nhân viên và khách hàng ra vào làm việc tại tòa nhà.
• Luôn bình tĩnh, tỉnh táo và khôn khéo giải quyết trong mọi tình huống (trộm cắp, lừa đảo, uy hiếp,…).

2.14 Nội quy về bãi giữ xe tại tòa nhà

Quy định chung:

• Để xe đúng nơi quy định theo sự hướng dẫn của bảo vệ. Nhân viên bắt buộc phải đăng ký biển số xe để ban quản lý tòa nhà có thể kiểm soát việc ra vào.
• Không sửa xe, tạo tiếng ồn, chạy quá tốc độ quy định của bãi giữ xe.
• Chủ phương tiện nhận vé xe khi vào và trả vé khi ra. Nếu làm mất vé xe thì phải xuất trình giấy tờ, lập biên bản và bồi thường theo quy định của ban quản lý.
• Chủ sở hữu phương tiện tự bảo quản tư trang cá nhân.
• Ban quản lý không chịu trách nhiệm đối với các trường hợp hư hỏng hoặc gặp tai nạn do gửi xe không đúng quy định hoặc bị mất hay không có vé xe.

Quy định riêng:

• Nhân viên khi làm việc tại tòa nhà phải gửi xe đúng nơi quy định.
• Xe của khách cần đăng ký thông tin, lấy vé xe và để xe theo sự hướng dẫn của bảo vệ tòa nhà.

Áp dụng nội quy này giúp đảm bảo một môi trường làm việc văn minh, an toàn và hiệu quả cho tất cả các bên liên quan trong tòa nhà văn phòng.

3. Mục đích của xây dựng nội quy quản lý tòa nhà văn phòng

Xây dựng nội quy quản lý tòa văn phòng là cách thức quan trọng để thiết lập và duy trì một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và chuyên nghiệp.

• Đảm bảo an toàn và an ninh: Nội quy giúp bảo vệ tài sản và tính mạng của các nhân viên, khách hàng và người sử dụng tòa nhà khỏi các nguy cơ an ninh, hỏa hoạn, tai nạn, và các tình huống khẩn cấp khác.
• Duy trì trật tự và kỷ luật: Nội quy giúp duy trì môi trường làm việc kỷ luật và chuyên nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất công việc.
• Quản lý sử dụng tài nguyên: Hướng dẫn cách sử dụng các tài sản chung như thang máy, hệ thống nước, điện, điều hòa không khí,… một cách hợp lý và tiết kiệm năng lượng.
• Tạo môi trường làm việc văn minh: Đảm bảo hành vi và tác phong của mọi người trong tòa nhà tuân thủ các quy tắc ứng xử văn minh và tôn trọng lẫn nhau.

• Bảo vệ môi trường: Quy định các hoạt động bảo vệ môi trường như việc xử lý rác thải, tiết kiệm năng lượng, và duy trì không gian xanh.
• Quản lý và bảo trì tài sản: Đảm bảo các quy trình bảo dưỡng, sửa chữa, và kiểm tra định kỳ được thực hiện đúng cách để kéo dài tuổi thọ và bảo trì công trình.
• Giảm thiểu tranh chấp: Nội quy rõ ràng giúp giảm thiểu các mâu thuẫn và tranh chấp giữa các bộ phận, giữa nhân viên với nhau, hoặc giữa nhân viên với khách hàng.
• Tuân thủ pháp luật: Nội quy giúp đảm bảo mọi hoạt động trong tòa nhà tuân thủ theo các quy định pháp luật hiện hành, từ đó tránh được các vi phạm và rủi ro pháp lý.

Tóm lại, nội quy tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo môi trường làm việc an toàn, văn minh và hiệu quả. Mỗi cá nhân, tổ chức sử dụng tòa nhà đều có trách nhiệm thực hiện và tuân thủ nội quy chung.

4. Những lưu ý khi xây dựng nội quy tòa nhà văn phòng

Để xây dựng một nội quy quản lý vận hành tòa nhà văn phòng hiệu quả, cần lưu ý những điểm sau:

4.1 Đối với người xây dựng

• Có chứng chỉ quản lý vận hành tòa nhà: Người xây dựng nội quy cần có kiến thức chuyên môn về quản lý vận hành tòa nhà, đảm bảo nội quy được xây dựng một cách khoa học và phù hợp.
• Nắm rõ pháp luật: Nội quy cần tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo tính công bằng và minh bạch.
• Đề cao an toàn: Nội quy cần đặt yếu tố an toàn cho người và tài sản lên hàng đầu, với các quy định cụ thể về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự,…

4.2 Tiêu chí xây dựng nội quy chuẩn

• Công bằng, minh bạch: Nội quy cần đảm bảo sự công bằng cho tất cả các cá nhân, tổ chức sử dụng văn phòng, với các quy định rõ ràng về quyền lợi và nghĩa vụ.

• Ưu tiên an toàn: Các quy định về an ninh, phòng cháy chữa cháy cần được ưu tiên hàng đầu, đảm bảo môi trường làm việc an toàn cho mọi người.

• Bảo vệ tài sản: Nội quy cần có các quy định về bảo vệ tài sản chung và riêng của các cá nhân, tổ chức sử dụng văn phòng.

4.3 Thay đổi nội dung nội quy

• Cập nhật theo tình hình thực tế: Nội quy cần được cập nhật định kỳ để phù hợp với tình hình thực tế của tòa nhà và các doanh nghiệp sử dụng văn phòng.
• Thông báo thay đổi: Khi có thay đổi nội dung nội quy, ban quản lý tòa nhà cần thông báo kịp thời đến tất cả các cá nhân, tổ chức liên quan.

Bằng cách tuân thủ những lưu ý trên, các nhà quản lý tòa nhà có thể xây dựng được một nội quy quản lý hiệu quả, góp phần tạo dựng môi trường làm việc văn minh, an toàn và chuyên nghiệp cho mọi người.

5. Cách thực hiện nội quy quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả

Nội quy tòa nhà văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo môi trường làm việc an toàn, văn minh và hiệu quả. Để thực hiện nội quy hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa ban quản lý tòa nhà và các cá nhân, tổ chức sử dụng văn phòng. Dưới đây là một số cách thức hiệu quả để thực hiện nội quy tòa nhà văn phòng:

5.1 Đào tạo và nâng cao nhận thức

• Tổ chức các buổi đào tạo: Ban quản lý cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để nhân viên và cư dân nắm rõ nội quy và quy trình vận hành tòa nhà.
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn: Phát hành các tài liệu hướng dẫn chi tiết về nội quy quản lý, đảm bảo mọi người đều có thể tiếp cận và hiểu rõ.

5.2 Giám sát và kiểm tra thường xuyên

• Lập đội giám sát: Thiết lập đội ngũ giám sát nội quy để đảm bảo việc tuân thủ diễn ra liên tục và hiệu quả.
• Kiểm tra định kỳ: Thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ và đột xuất để phát hiện và xử lý kịp thời các vi phạm.

5.3 Tăng cường truyền thông nội quy

• Sử dụng đa kênh thông tin: Truyền tải nội quy qua nhiều kênh thông tin như email, bảng tin, ứng dụng di động và website của tòa nhà.
• Tổ chức cuộc họp thường kỳ: Tổ chức các cuộc họp thường kỳ với sự tham gia của tất cả các bên liên quan để trao đổi và cập nhật thông tin.

5.4 Áp dụng các biện pháp xử lý vi phạm

• Quy định hình thức xử lý: Xây dựng các hình thức xử lý vi phạm rõ ràng, minh bạch và công bằng.
• Thực hiện nghiêm túc: Áp dụng các biện pháp xử lý vi phạm một cách nghiêm túc để răn đe và duy trì trật tự.

5.5 Khuyến khích và động viên

• Khen thưởng: Thiết lập các chương trình khen thưởng đối với những cá nhân, tổ chức tuân thủ tốt nội quy.
• Ghi nhận đóng góp: Ghi nhận và tuyên dương những đóng góp tích cực trong việc duy trì nội quy của tòa nhà.

5.6 Thay đổi và cập nhật nội quy mới kịp thời

• Phản hồi từ cư dân và doanh nghiệp: Thu thập ý kiến phản hồi từ cư dân và doanh nghiệp để cải thiện và cập nhật nội quy phù hợp với thực tế.
• Điều chỉnh linh hoạt: Thay đổi và bổ sung nội quy khi cần thiết, đảm bảo luôn phù hợp với tình trạng và mục đích quản lý vận hành tòa nhà.

Nội quy tòa nhà là một phần quan trọng trong việc quản lý, vận hành tòa nhà hiệu quả. Do đó, việc xây dựng và thực thi nội quy một cách khoa học, nghiêm minh là điều cần thiết góp phần tạo ra một môi trường sống và làm việc văn minh, an toàn, hiệu quả cho tất cả mọi người.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn