Tính diện tích thuê văn phòng

Trong quá trình tìm kiếm không gian làm việc lý tưởng, việc xác định diện tích thuê văn phòng một cách chính xác là yếu tố then chốt để đảm bảo doanh nghiệp của bạn không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tối ưu hóa hiệu quả sử dụng không gian. Sự hiểu biết cặn kẽ về các cách tính diện tích văn phòng cho thuê không chỉ giúp bạn tránh được những sai lầm thường gặp mà còn hỗ trợ quá trình ra quyết định nhanh chóng và hợp lý hơn. 

Nội dung chính

1. Các loại hình diện tích văn phòng phổ biến
2. Các cách tính diện tích thuê văn phòng phù hợp
3. Các cách đo tính diện tích văn phòng cho thuê chính xác
4. Lưu ý khi tính diện tích thuê văn phòng
5. Các câu hỏi thường gặp khi tính diện tích văn phòng

1. Các loại hình diện tích văn phòng phổ biến

Khi lựa chọn văn phòng cho thuê, việc hiểu rõ về các loại hình diện tích là rất quan trọng, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất cho doanh nghiệp của mình. Hai loại diện tích phổ biến thường gặp trong các hợp đồng thuê văn phòng là diện tích Net và diện tích Gross

• Diện tích Net
• Diện tích Gross

1.1 Diện tích Net

Diện tích Net (diện tích thực tế) là  là phần diện tích thực tế mà doanh nghiệp đi thuê trả phí thuê và sử dụng. Cụ thể, diện tích NET được tính từ tường kéo dài đến phần vách ngăn, không bao gồm các khu vực chung như hành lang, sảnh, nhà vệ sinh chung, hay khu vực sử dụng chung khác trong tòa nhà.

Diện tích Net bao gồm cả các phần không gian riêng như văn phòng, phòng họp và các khu vực làm việc bên trong bốn bức tường mà doanh nghiệp bạn thuê. Đặc biệt, nếu trong không gian thuê có các cột hoặc các yếu tố cấu trúc khác, diện tích của chúng cũng sẽ được tính vào diện tích net.

1.2 Diện tích Gross

Diện tích Gross là tổng diện tích bao gồm phần diện tích mà khách thuê sử dụng làm việc (diện tích NET) cộng thêm phần diện tích để sử dụng chung như hành lang, sảnh, khu vực vệ sinh và các không gian khác mà tất cả các đơn vị thuê trong tòa nhà đều có quyền sử dụng.

Diện tích văn phòng Gross thường được áp dụng cho các doanh nghiệp thuê toàn bộ sàn hoặc phần lớn diện tích của một tầng trong tòa nhà, nơi mà các khu vực chung này phục vụ chính cho nhu cầu sử dụng của họ. Diện tích Gross mang đến sự tiện lợi cho các doanh nghiệp lớn khi không cần chia sẻ quá nhiều không gian với các đơn vị khác.Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc chỉ thuê một phần không gian trong tòa nhà, diện tích Gross có thể không phải là lựa chọn tối ưu do họ sẽ phải trả chi phí cho cả những không gian chung mà họ ít sử dụng.

>> Tìm hiểu chi tiết về diện tích GROSS và diện tích NET

2. Các cách tính diện tích thuê văn phòng phù hợp

Khi lựa chọn không gian văn phòng, việc xác định diện tích thuê một cách chính xác và phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo một môi trường làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên. 

• Tính diện tích theo số lượng nhân sự
• Tính diện tích theo nhu cầu sử dụng

2.1 Tính diện tích theo số lượng nhân sự

Tính diện tích văn phòng theo số lượng nhân sự là một trong những cách tiếp cận trực tiếp và hiệu quả nhất để đảm bảo mỗi nhân viên có không gian làm việc đủ rộng rãi và thoải mái.  Tùy theo tiêu chuẩn và mục tiêu của doanh nghiệp, diện tích này có thể điều chỉnh như sau:

• Mức trung bình – vừa đủ (5-6 m²/người): Đây là tiêu chuẩn được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn, giúp cung cấp không gian làm việc đủ rộng cho nhân viên mà vẫn đảm bảo tiết kiệm chi phí.
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí (3-4 m²/người): Một số doanh nghiệp lựa chọn tiêu chuẩn này để tối ưu hóa chi phí thuê văn phòng, nhất là trong bối cảnh cần tập trung vào việc cắt giảm chi phí hoạt động mà vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc.
• Mức theo tiêu chuẩn cao (7-10 m²/người): Các doanh nghiệp muốn tạo không gian làm việc rộng rãi, thoải mái và khuyến khích sự sáng tạo thường áp dụng tiêu chuẩn này. Điều này đặc biệt phù hợp với các tòa nhà văn phòng hạng A, nơi thiết kế không gian làm việc được ưu tiên để hỗ trợ tối đa cho hiệu suất làm việc và vận hành.

Ngoài ra, các vị trí quản lý, giám đốc hoặc những người điều hành cần không gian riêng tư và rộng rãi hơn, để đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp và yên tĩnh. Diện tích phòng giám đốc thường dao động từ 15m² đến 25m², tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.

2.2 Tính diện tích theo nhu cầu sử dụng

Ngoài việc tính toán dựa trên số lượng nhân sự, doanh nghiệp còn cần xem xét các nhu cầu sử dụng cụ thể khác khi thiết kế nội thất văn phòng. Một số khu vực cần được tính toán diện tích riêng biệt bao gồm:

• Phòng họp: Đây là không gian không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, được sử dụng cho các cuộc họp nội bộ, gặp gỡ đối tác và khách hàng. Diện tích phòng họp có thể thay đổi từ 7.5m² đến 40m², tùy thuộc vào số lượng người sử dụng và mục đích của từng cuộc họp.
• Khu vực lễ tân: Không gian lễ tân là nơi đầu tiên mà khách hàng và đối tác nhìn thấy khi đến với doanh nghiệp. Diện tích khu vực này thường từ 4m² trở lên và có thể mở rộng tùy theo quy mô tiếp đón và mong muốn tạo ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp.
• Khu vực sinh hoạt chung: Các khu vực như pantry, phòng nghỉ, hoặc khu vực lưu trữ đồ đạc cũng cần được tính toán một cách cẩn thận để đảm bảo nhân viên có không gian thư giãn và làm việc hiệu quả.

Bằng cách kết hợp cả hai phương pháp trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng diện tích văn phòng được lựa chọn không chỉ đáp ứng đủ chỗ cho nhân sự mà còn phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng khác, tạo ra một môi trường làm việc tối ưu và hiệu quả.

>> Tham khảo:  Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người) 

3. Các cách đo tính diện tích văn phòng cho thuê chính xác

Việc xác định diện tích văn phòng một cách chính xác là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí thuê mà còn tận dụng tối đa không gian làm việc. 

• Đo theo tim tường và vách ngăn
• Đo thông thủy, tính lòng văn phòng
• Đo từ mép ngoài của tường và vách bao văn phòng

3.1 Đo theo tim tường và vách ngăn

Phương pháp đo theo tim tường và vách ngăn là cách tính diện tích dựa trên khoảng cách từ tim tường đến các vách ngăn bên trong văn phòng. Diện tích này bao gồm cả phần diện tích của các tường bao quanh văn phòng, vách ngăn, cột sàn và các cấu trúc kỹ thuật khác. Đây là cách tính phổ biến và thường được sử dụng trong các hợp đồng thuê văn phòng, đảm bảo bao gồm tất cả các yếu tố kiến trúc trong không gian thuê.

3.2 Đo thông thủy, tính lòng văn phòng

Đo thông thủy (lọt lòng) là phương pháp đo lường không bao gồm độ dày của tường, vách ngăn, cột, hoặc lớp trát tường. Phương pháp này đo trực tiếp diện tích bề mặt sàn, đã trừ đi các yếu tố kiến trúc bao quanh. Diện tích này thường nhỏ hơn so với diện tích đo theo tim tường và phù hợp với các doanh nghiệp muốn tính toán chính xác không gian thực tế sử dụng, đặc biệt là khi chỉ thuê một phần không gian trong tòa nhà.

3.3 Đo từ mép ngoài của tường và vách bao văn phòng

Phương pháp đo từ mép ngoài của tường và vách bao văn phòng là cách tính toàn diện nhất, bao gồm cả diện tích xây dựng của tòa nhà. Diện tích này bao gồm tất cả các phần từ bề mặt ngoài cùng của tường, vách ngăn, đến các yếu tố kết cấu khác của tòa nhà. So với phương pháp đo thông thủy, diện tích tính theo mép ngoài thường lớn hơn từ 3-5%. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi sử dụng phương pháp này, bởi giá thuê theo diện tích này có thể cao hơn, nhưng đồng thời cũng cung cấp không gian rộng rãi hơn

4. Lưu ý khi tính diện tích thuê văn phòng

Trong quá trình lựa chọn và tính toán diện tích thuê văn phòng, doanh nghiệp cần quan tâm đến các yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo không gian làm việc hiệu quả và tối ưu chi phí. 

• Các diện tích văn phòng không hữu dụng
• Xác định đơn vị đo đồng bộ
• Đo đạc và kiểm tra kỹ diện tích văn phòng
• Sử dụng vách ngăn phù hợp

4.1 Các diện tích văn phòng không hữu dụng

Trong quá trình lựa chọn văn phòng, doanh nghiệp nên chú ý đến các diện tích không hữu dụng, chẳng hạn như những góc khuất, các phòng nhỏ lẻ không thể sử dụng hiệu quả, hoặc không gian bị chia cắt bởi các yếu tố kiến trúc. Những diện tích này có thể không phù hợp cho nhu cầu làm việc và có thể dẫn đến việc lãng phí không gian.

4.2 Xác định đơn vị đo đồng bộ

Đơn vị đo lường diện tích như mét vuông (m²), cần được thống nhất và đồng bộ trong quá trình đàm phán và hợp đồng thuê. Việc sử dụng một đơn vị đo chung sẽ giúp tránh những hiểu lầm và mâu thuẫn không đáng có giữa chủ thuê và khách thuê. 

4.3 Đo đạc và kiểm tra kỹ diện tích văn phòng

Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng thuê, doanh nghiệp cần thực hiện đo đạc và kiểm tra kỹ lưỡng diện tích văn phòng. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc thuê các đơn vị thiết kế hoặc kiểm tra độc lập để đảm bảo số liệu chính xác và tránh những vấn đề phát sinh sau này.

4.4 Sử dụng vách ngăn phù hợp

Trong quá trình thiết kế không gian văn phòng, việc sử dụng vách ngăn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa diện tích. Các loại vách ngăn di động hoặc kính cường lực không chỉ giúp chia cắt không gian một cách linh hoạt mà còn đảm bảo sự riêng tư cần thiết mà không gây lãng phí diện tích. 

5. Các câu hỏi thường gặp khi tính diện tích văn phòng

• Nên lựa chọn cách tính diện tích văn phòng cho thuê nào để tiết kiệm?
• Sau khi tính diện tích văn phòng cần làm gì?
• Giá thuê văn phòng trên các website là được tính cho cho diện tích Gross hay Net?

5.1 Nên lựa chọn cách tính diện tích văn phòng cho thuê nào để tiết kiệm?

Khi muốn tiết kiệm chi phí, lựa chọn tính diện tích theo diện tích Net là tối ưu nhất. Diện tích Net chỉ bao gồm không gian thực tế mà doanh nghiệp sử dụng, loại bỏ các khu vực chung như hành lang hay sảnh, giúp tối ưu hóa ngân sách thuê văn phòng. Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp có ngân sách giới hạn nhưng vẫn cần không gian làm việc hiệu quả.

5.2 Sau khi tính diện tích văn phòng cần làm gì?

Sau khi đã xác định diện tích văn phòng cần thuê, bước tiếp theo là tiến hành khảo sát thực tế, so sánh các tòa nhà khác nhau để tìm ra lựa chọn phù hợp nhất với nhu cầu. Doanh nghiệp cần đánh giá các yếu tố như vị trí, tiện ích và cơ sở hạ tầng, đồng thời đàm phán giá thuê và điều khoản hợp đồng kỹ lưỡng để đảm bảo quyền lợi tốt nhất.

5.3 Giá thuê văn phòng trên các website là được tính cho cho diện tích Gross hay Net?

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xác định cả diện tích GROSS và NET để hiểu rõ hợp đồng thuê và giá thuê. Giá thuê trên các website thường được tính dựa trên diện tích NET, nhưng diện tích GROSS sẽ xác định diện tích doanh nghiệp có thể sử dụng.Việc tính toán diện tích văn phòng cho thuê chuẩn xác không chỉ là một kỹ năng cần thiết mà còn là yếu tố quyết định sự thành công trong việc lựa chọn không gian làm việc. Bằng cách áp dụng những hướng dẫn chi tiết trên, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra những quyết định thông minh, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo không gian văn phòng đáp ứng được nhu cầu sử dụng.