Hướng dẫn xem xét & Đánh giá văn phòng cho thuê

Trước hết, không có tòa nhà nào là hoàn hảo đáp ứng mọi tiêu chí đặt ra. Vì vậy trong quá trình xem xét, đánh giá, lựa chọn tòa nhà văn phòng, khách thuê nên đặt ra các tiêu chí lựa chọn rõ ràng.

Căn cứ mục đích, yêu cầu sử dụng, ngân sách tiền thuê, các tiêu này cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, tiêu chí nào là bắt buộc, tiêu chí nào có thể cân nhắc.

Đây là những kinh nghiệm đúc rút qua hơn 10 năm cung cấp dịch vụ tư vấn và cho thuê văn phòng của Maison Office. Hi vọng sẽ giúp bạn để có kế hoạch tốt hơn trong việc xem xét và đàm phán thuê văn phòng cho công ty. Cùng Maison Office tìm hiểu cụ thể qua các nội dung dưới đây:

> 25 Tiêu chí đánh giá tòa nhà

Một lưu ý nhỏ: Trước khi ký kết Thư mời thuê (Offer To Lease), Hợp đồng thuê hay chuyển tiền đặt cọc, khách thuê nên có sự trợ giúp của công ty thiết kế và thi công nội thất cùng xem xét diện tích dự định thuê để:

+ Lên bản vẽ mặt bằng, nhằm xác định diện tích văn phòng có thỏa mãn được yêu cầu sử dụng như: Số chỗ làm việc cho nhân viên, phòng riêng của lãnh đạo, phòng họp, phòng server, kho, pantry, chỗ để tài liệu v.v.

+ Khái toán chi phí trang trí nội thất.

Việc xem xét đầy đủ, không bỏ sót bất kỳ đặc điểm nào của tòa nhà văn phòng cho thuê, sẽ giúp cho khách thuê ra quyết định chính xác trong quá trình lựa chọn và ký kết Hợp đồng thuê.

Các tiêu chí có thể phân chia thành 3 nhóm: Tổng quan về tòa nhà; Đặc điểm của diện tích thuê và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí; Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

Kết quả của việc xem xét và thuê văn phòng ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong thời gian dài nên sự cẩn thận là điều cần thiết

1. Tổng quan về tòa nhà văn phòng cho thuê

1.1 Vị trí, giao thông

Vị trí và giao thông là yếu tố đầu tiên cần xét đến với bất kỳ một động sản nào, cụ thể khách thuê cần xem xét các khía cạnh sau:

Đặc điểm của khu vực, như tuyến phố tập trung nhiều tòa nhà văn phòng, tuyến phố buôn bán, gần đó có các công trình biểu tượng, các trụ sở cơ quan nhà nước lớn v.v.; Giao thông có bị tắc đường hay không, đường 1 hay 2 chiều, có các dự án giao thông lớn trong vòng 1 – 2 năm tới như mở rộng đường, xây dựng đường tàu điện trên cao;

Các tiện ích xung quanh như chỗ ăn trưa cho nhân viên, phòng giao dịch ngân hàng; Tòa nhà có khả năng bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, chất thải do có các công trình xây dựng, chợ v.v. xung quanh; Tuyến đường có bị lụt đến mức đột tắc nghẽn khi mưa lớn.

Văn phòng tại những khu vực giao thông đồng bộ, thuận tiện, đường rộng ít tắc luôn được ưu tiên lựa chọn

1.2 Hình ảnh bên ngoài của tòa nhà

Hình ảnh tòa nhà ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh doanh nghiệp bạn trong con mắt của đối tác, khách hàng, nhất là các đối tác, khách hàng mới. Hình ảnh tòa nhà cũng ảnh hưởng nhiều đến “tâm lý” của nhân viên, hẳn họ sẽ thấy tự hào hơn khi nói rằng: Công ty chúng tôi ở tầng 30 tòa nhà Keangnam Lanmark thay vì ở số 30 ngõ 78 Duy Tân.

Đặt văn phòng tại các tòa nhà sang trọng luôn gây được ấn tượng tốt đến đối tác khách hàng

Hình ảnh bên ngoài của tòa nhà sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các diện tích văn phòng cho thuê tại đây. Hình ảnh bên ngoài sẽ thể hiện được hình ảnh mà tòa nhà muốn xây dựng. Hơn thế, việc đặt văn phòng tại tòa nhà có thiết kế hiện đại, đẹp và đáng tin cậy sẽ giúp cho các doanh nghiệp nâng cao thương hiệu trong mắt đối tác.

1.3 Lối ra vào tòa nhà

Lối ra vào tòa nhà sẽ là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Do đó, việc xem xét lối ra vào tòa nhà trong buổi xem văn phòng là rất quan trọng. Bạn nên lựa chọn những tòa nhà có lối ra vào rộng và có đội ngũ an ninh bảo vệ tốt, việc này giúp bạn hạn chế được nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thuê văn phòng.

Ngoài ra, bạn nên xem xét yếu tố riêng biệt và sự thuận lợi cho khách hàng, đối tác mỗi khi ghé thăm văn phòng, đặc biệt là các khách hàng có phương tiện di chuyển bằng ô tô. Một bãi đậu xe rộng, lối đi vào tiện nghi và thông thoáng sẽ là điểm cộng rất lớn cho các tòa nhà văn phòng cho thuê.

1.4 Các chi tiết thiết kế

Mỗi tòa nhà văn phòng sẽ tương đương với một phong cách thiết kế khác nhau, tuy nhiên bạn nên lựa chọn những tòa nhà có thiết kế hiện đại, các không gian được tách biệt rõ ràng nhưng vẫn mang đến sự thống nhất, hài hòa cho cả tòa nhà. Bên cạnh đó, bạn nên lựa chọn những tòa nhà có sảnh và lễ tân để tiện lợi cho hoạt độn tiếp khách hàng và đối tác.

Tòa nhà có sảnh rộng rãi, sang trọng và lễ tân sẽ mang đến cảm giác chuyên nghiệp hơn

Bên cạnh đó, không gian làm việc trong tòa nhà cần được thiết kế chuyên nghiệp, thoáng mát với nhiều ánh sáng tự nhiên. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí khi thuê văn phòng tại đây. Ngoài ra, một tòa nhà hiện đại, sang trọng với không gian làm việc thoải mái sẽ mang đến cho nhân viên năng lượng làm việc và nâng cao năng suất lao động.

1.5 Khách thuê cùng tầng và khách thuê trong tòa nhà

Để có thể có góc nhìn tổng quát hơn về tòa nhà văn phòng nào đó, bạn nên nhìn vào khách thuê cùng tầng và khách thuê trong tòa nhà. Những tòa nhà có khách nước ngoài hay các thương hiệu lớn thuê sẽ là minh chứng thẩm định tốt nhất về chất lượng dịch vụ tòa nhà.

Ngoài ra, khách thuê cũng cần xem xét trong tòa nhà có những ngành nghề mà lượng người ra vào quá lớn gây ách tắc thang máy, gây tiếng ồn, ảnh hưởng đến môi trường văn phòng chuyên nghiệp như: Bảo hiểm nhân thọ, bán hàng đa cấp, đào tạo v.v.

2. Đặc điểm của diện tích thuê

Một diện tích văn phòng trần cao, ít cột, có nhiều cửa sổ, hoặc tường kính sẽ tạo cảm giác thông thoáng và môi trường làm việc tốt cho nhân viên. Hình dạng của văn phòng không vuông vắn, nhiều cột sẽ làm tăng các diện tích lãng phí, phát sinh chi phí đầu tư.

Một không gian sàn văn phòng vuông vắn, ít cột sẽ dễ dàng hơn và tiết kiệm hơn cho việc thiết kế và thi công văn phòng

Khách thuê cũng cần làm rõ tiêu chuẩn bàn giao của chủ tòa nhà về trần, tường, sàn, đầu chờ điện, mạng v.v. Tất cả các tiêu chí này đều ảnh hưởng đến chi phí trang trí nội thất của khách thuê.

Nếu bạn chưa xác định được diện tích cần thuê. Hãy tham khảo bài viết: Tiêu chuẩn diện tích văn phòng để ước lượng diện tích thuê chính xác hơn, tránh lãng phí ngân sách.

3. Tiện ích, dịch vụ của tòa nhà

3.1 Hệ thống điều hòa

Trong các tòa nhà văn phòng cho thuê, hệ thống điều hòa không khí đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó được ví như một là phổi của một cơ thể sống trong văn phòng làm việc của các doanh nghiệp.

Trong trường hợp khách thuê phải trả tiền điện điều hòa, rất cần những người có chuyên môn về điều hòa xem xét đánh giá chất lượng, độ cũ, mới từ đó xác định được mức điện năng tiêu hao.

3.2 Thang máy

Khách thuê cần xem xét số lượng và chất lượng hệ thống thang máy được trang bị tại tòa nhà. Việc xem xét vào các giờ cao điểm, đầu giờ, cuối giờ sáng hoặc chiều sẽ cho thông tin rõ nhất về mức độ đáp ứng của thang máy đối với số lượng người trong tòa nhà.

Không ai thích phải chờ đợi, nhất là khi thang máy đến và bên trong đã đủ người, nên số lượng thang máy ảnh hưởng nhiều đến sự hài lòng của nhân viên làm việc tại tòa nhà. Do đó, việc xem xét thang máy cũng là yếu tố cần thiết trong quyết định thuê tòa nhà văn phòng của các doanh nghiệp.

3.3 Đường truyền 

Khách thuê cần kiểm tra các nhà mạng có thể cung cấp dịch vụ, cũng như cần kiểm tra cụ thể sóng điện thoại di động có hoạt động bình thường tại diện tích thuê hay không.

Việc đảm bảo tốc độ đường truyền ổn định sẽ giúp nhân viên thuận lợi trong hoạt động thực hiện công việc, qua đó nâng cao được năng suất làm việc cho doanh nghiệp.

3.4 Nhà vệ sinh

Mặc dù nhà vệ sinh là một yếu tố phụ, nhưng lại có ý nghĩa và vai trò quan trọng với tổng thể của một văn phòng. Nhà vệ sinh văn phòng có thể đảm nhận vai trò khẳng định tính thẩm mỹ, sự tiện nghi và chuyên nghiệp của một công ty.

Khu vệ sinh với đầy đủ trang thiết bị và mang đến cảm giác thoải mái là điều mà nhiều công ty đang hết sức chú trọng. Bên cạnh đó số lượng nhà vệ sinh mỗi sàn, cách bố trí nhà vệ sinh là tập trung hay phân bố đều là những điều bạn cần để ý.

3.4 Máy phát dự phòng

Hiện nay, nhu cầu sử dụng điện nhiều do đó máy phát dự phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc dự phòng điện khi xảy ra các sự cố cúp điện. Bên cạnh đó, công suốt máy phát điện có đủ cho toàn bộ hoạt động hay từng phần, thời gian đáp ứng, cấp điện nếu xảy ra sự cố mất điện lưới là yếu tố mà các doanh nghiệp thuê văn phòng cần phải quan tâm.

3.5 Tầng hầm và chỗ đỗ xe

Với nhu cầu sử dụng các phương tiện di chuyển của toàn bộ nhân viên và khách hàng. Thì tòa nhà văn phòng cần phải có bãi đỗ xe để tạo thêm không gian để xe cho nhân viên. Góp phần tạo nên sự tiện nghi và thuận tiện trong hoạt động di chuyển của mọi người.

Ngoài khả năng chứa, khu vực để xe còn cần chú ý đến vấn đề an ninh và an toàn chung, nhất là tại các tầng hầm

Tất cả các bãi đậu xe thuộc tòa nhà văn phòng cho thuê đều có những tiêu chuẩn riêng, các tiêu chuẩn này nhằm mục đích đảm bảo sự an toàn cho những người tham gia giao thông và bảo đảm sự an toàn cho chính những chiếc xe, tránh tình trạng va chạm gây hỏng hóc xe.

3.6 Dịch vụ lễ tân

Có thể nói, dịch vụ lễ tân tòa nhà là một vị trí hết sức quan trọng, là bộ mặt đại diện cho sự chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị quản lý tòa nhà. Có một bộ phận lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp ghi điểm trước cư dân và khách hàng từ đó làm tăng uy tín cho tòa nhà, tăng giá trị bất động sản của tòa nhà đó.

3.7 An ninh – Trật tự

Tòa nhà văn phòng luôn đảm bảo tính an ninh và trật tư cho các doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh tại tòa nhà. Điều này góp phần tạo nên ổn định cho tình hình an ninh, trật tự tại khu vực kinh doanh.

Một tòa nhà có an ninh và trật tự tốt thì người bảo vệ cần thực hiện các công việc sau: ghi chép lại sổ sách, trực và trả lời điện thoại, hướng dẫn cư dân, khách mời đăng ký vào sổ sách.

Việc này sẽ giúp người quản lý tòa nhà có thể giám sát, đánh giá tình hình, lượng người ra vào mỗi ngày. Đồng thời, có thể hạn chế được các đối tượng xấu lẻn để thực hiện các hành vi xấu, trái pháp luật.

3.8 Các tiện ích dịch vụ khác trong tòa nhà

Căng tin & café, ăn trưa, phòng họp cho thuê, phòng hội thảo, cầu truyền hình ,…

Hi vọng rằng với các thông tin Hướng dẫn xem xét đánh giá toà nhà văn phòng cho thuê mà Maison Office cung cấp ở sẽ giúp bạn có cách nhìn toàn diện hơn về việc xem xét và đánh giá toà nhà văn phòng cho thuê trước khi đưa ra quyết định thuê văn phòng.

Bạn đã lựa chọn được văn phòng phù hợp chưa? Xem ngay danh sách các tòa nhà Cho thuê văn phòng tại Hà Nội và cho thuê văn phòng tại TP.HCM.

Để được tư vấn thuê văn phòng và hướng dẫn đàm phán hợp đồng thuê văn phòng vui lòng liên hệ: Dịch vụ thuê văn phòng Maison Office – Tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp!

Duc Huy Bui

Phụ trách nội dung tại Maison Office

Hơn 05 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn, bất động sản và thiết kế nội thất.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.