Tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc (m2/người) mới nhất

Khi lập kế hoạch thuê văn phòng, doanh nghiệp có thể tham khảo ba mức diện tích gồm 3-4 m²/người cho mật độ cao, 5-6 m²/người cho mật độ cân bằng và 7-10 m²/người khi ưu tiên không gian rộng. Trong đó, 5-6 m²/người là mức tham chiếu phù hợp với nhiều mô hình văn phòng có nhân sự làm việc cố định. Đây là tiêu chuẩn phục vụ hoạch định diện tích, không phải định mức pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.

1. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng trung bình bao nhiêu m²/người?

Diện tích văn phòng trên mỗi nhân sự phụ thuộc vào mật độ bố trí chỗ ngồi, mô hình làm việc và nhu cầu sử dụng các khu vực chức năng. Khi tư vấn nhu cầu thuê, Maison Office có thể sử dụng ba khoảng 3-4 m²/người, 5-6 m²/người và 7-10 m²/người làm mức tham chiếu ban đầu để doanh nghiệp xác định khoảng diện tích phù hợp.

Ba khoảng diện tích 3-4 m², 5-6 m² và 7-10 m²/người được sử dụng để tham khảo khi lập kế hoạch diện tích văn phòng, không phải tiêu chuẩn phân hạng tòa nhà hoặc quy định bắt buộc đối với doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp thuê văn phòng hạng A vẫn có thể bố trí mật độ 3-4 m²/người nếu phù hợp với số lượng nhân sự, cách tổ chức chỗ ngồi và nhu cầu sử dụng mặt bằng.

Khi tính diện tích cần thuê, doanh nghiệp cần xác định tỷ lệ m²/người được áp dụng cho tổng diện tích văn phòng hay riêng khu vực chỗ ngồi làm việc. Nếu tỷ lệ m²/người đã bao gồm các khu vực chức năng và diện tích lưu thông, không nên cộng thêm một tỷ lệ cố định cho phòng họp, hành lang hoặc khu vực hỗ trợ để tránh tính trùng diện tích.

2. Doanh nghiệp nên chọn bao nhiêu m²/người?

Diện tích văn phòng trên mỗi nhân sự cần được xác định dựa trên tính chất công việc, tần suất có mặt tại văn phòng và nhu cầu sử dụng các khu vực chức năng. Doanh nghiệp có nhiều nhân sự làm việc cố định thường cần diện tích lớn hơn so với mô hình có nhân viên thường xuyên làm việc bên ngoài hoặc sử dụng chỗ ngồi linh hoạt.

• Nhân sự cố định: Với các vị trí thường xuyên làm việc tại bàn như kế toán, hành chính hoặc vận hành, mức 5-6 m²/người có thể được sử dụng làm cơ sở tham chiếu khi xác định diện tích thuê.
• Nhân sự thường xuyên làm việc bên ngoài: Các vị trí như kinh doanh, tư vấn hoặc nhân sự thị trường có thể tham khảo mức 3-4 m²/người nếu không cần bố trí chỗ ngồi cố định cho toàn bộ nhân sự cùng thời điểm.
• Mô hình làm việc kết hợp hoặc linh hoạt: Doanh nghiệp nên xác định số nhân sự có mặt tại văn phòng trong thời điểm cao điểm và áp dụng hình thức dùng chung bàn làm việc. Cách bố trí này giúp điều chỉnh số lượng chỗ ngồi theo nhu cầu sử dụng thực tế.
• Doanh nghiệp cần nhiều phòng chức năng: Nếu văn phòng cần nhiều phòng họp, phòng lãnh đạo, khu tiếp khách hoặc không gian làm việc riêng, doanh nghiệp nên tính các khu vực này ngay từ giai đoạn lập kế hoạch thay vì chỉ xác định diện tích dựa trên số nhân sự.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến diện tích văn phòng thuê

Cùng một quy mô 50 nhân sự nhưng hai doanh nghiệp có thể cần diện tích thuê khác nhau. Sự khác biệt chủ yếu đến từ tính chất công việc, tỷ lệ nhân sự có mặt, cách chia mặt bằng và nhu cầu sử dụng không gian chung.

3.1 Tính chất công việc

Nhân sự làm việc tại bàn phần lớn thời gian cần chỗ ngồi cố định và có thể cần thêm diện tích cho màn hình, hồ sơ hoặc thiết bị làm việc. Ngược lại, nhân viên kinh doanh, tư vấn hiện trường và các vị trí thường xuyên làm việc bên ngoài có thể không cần bố trí bàn riêng cho từng người nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức dùng chung chỗ ngồi.

3.2 Tỷ lệ nhân sự có mặt tại văn phòng

Với mô hình làm việc kết hợp giữa văn phòng và từ xa, tổng số nhân sự chưa phản ánh chính xác số chỗ ngồi cần bố trí. Doanh nghiệp nên xác định số người có mặt trong những ngày cao điểm để tính số chỗ ngồi và diện tích phù hợp.

Ví dụ, doanh nghiệp có 100 nhân sự nhưng số người có mặt cùng thời điểm cao nhất khoảng 75 người thì có thể xây dựng phương án bố trí dựa trên 75 chỗ ngồi, sau đó tính thêm nhu cầu phòng họp và các khu vực dùng chung. Con số 75 trong ví dụ chỉ mang tính minh họa, không phải mức áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp.

3.3 Mô hình không gian mở hoặc chia phòng

Văn phòng không gian mở cho phép bố trí các chỗ ngồi tập trung và sử dụng mặt bằng linh hoạt hơn. Trong khi đó, văn phòng chia nhiều phòng kín cần tính đến diện tích vách ngăn, lối đi và khả năng phân chia từng khu vực.

Doanh nghiệp luật, tư vấn hoặc các bộ phận thường xuyên xử lý thông tin cần bảo mật có thể ưu tiên phòng làm việc riêng. Các nhóm cần trao đổi và phối hợp thường xuyên có thể dành nhiều diện tích hơn cho khu vực làm việc chung.

3.4 Nhu cầu phòng họp và tiếp khách

Số lượng phòng họp nên được xác định dựa trên tần suất sử dụng, số người tham gia và số cuộc họp có thể diễn ra cùng thời điểm. Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách cũng cần tính đến khu vực lễ tân, khu vực chờ và phòng họp dành cho khách, thay vì chỉ tính diện tích dựa trên số bàn làm việc.

3.5 Kế hoạch tăng nhân sự

Nếu doanh nghiệp đã có kế hoạch tuyển dụng trong thời hạn thuê, số lượng nhân sự dự kiến nên được đưa vào bài toán diện tích ngay từ đầu. Trường hợp tốc độ tăng trưởng chưa xác định, doanh nghiệp nên so sánh chi phí thuê diện tích dự phòng với khả năng thuê thêm diện tích trong cùng tòa nhà hoặc chuyển sang văn phòng mới khi quy mô nhân sự tăng.

4. Cách tính diện tích văn phòng theo số nhân sự

Cách đơn giản để ước tính nhu cầu ban đầu là:

Diện tích văn phòng tham chiếu = Số nhân sự × Mức m²/người lựa chọn 

Theo đó, doanh nghiệp có thể lập ba kịch bản diện tích trước khi khảo sát mặt bằng:

Ví dụ, doanh nghiệp có 50 nhân sự và chọn mức cân bằng 5–6 m²/người có thể bắt đầu tìm kiếm trong khoảng 250–300 m². Nếu công ty cần nhiều phòng họp, phòng lãnh đạo hoặc khu tiếp khách, cần kiểm tra layout thực tế để xác định khoảng diện tích này có đáp ứng đủ công năng hay không.

Ngược lại, doanh nghiệp 50 nhân sự vận hành theo mô hình hybrid không nhất thiết phải lấy toàn bộ 50 người làm cơ sở tính không gian làm việc. Khi đó cần xác định số người có mặt cao điểm trước, sau đó kiểm tra khả năng bố trí phòng chức năng trên từng mặt bằng.

>>> Để lập dự toán chi tiết hơn theo chỗ ngồi làm việc và từng khu vực chức năng, doanh nghiệp có thể tham khảo bài cách tính diện tích văn phòng cho thuê. 

5. Các khu vực cần tính khi xác định diện tích văn phòng

Tiêu chuẩn m²/người giúp xác định khoảng diện tích ban đầu, nhưng layout cuối cùng còn phụ thuộc vào các không gian hỗ trợ hoạt động của doanh nghiệp. Số lượng và quy mô từng khu vực nên dựa trên nhu cầu sử dụng thay vì cộng một tỷ lệ phần trăm cố định cho mọi văn phòng.

• Phòng họp: Xác định theo tần suất họp, số cuộc họp đồng thời và số người tham gia
• Khu lễ tân: Phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, ứng viên hoặc đối tác
• Pantry và khu nghỉ: Quy mô phụ thuộc số nhân sự và cách doanh nghiệp sử dụng khu vực này
• Phòng lãnh đạo: Cần tính riêng khi quản lý cần phòng kín hoặc thường xuyên họp tại phòng
• Kho và phòng server: Phụ thuộc lượng hồ sơ, thiết bị IT và yêu cầu kỹ thuật
• Khu cộng tác: Dành cho họp nhanh, trao đổi nhóm hoặc làm việc không cố định
• Lối đi: Cần được kiểm tra trên layout thực tế để bảo đảm khả năng lưu thông
• Không gian tăng trưởng: Chỉ nên tính thêm khi doanh nghiệp có kế hoạch tăng nhân sự tương đối rõ ràng

Vì vậy, hai văn phòng cùng có diện tích 300 m² vẫn có thể đáp ứng số lượng nhân sự khác nhau. Mặt bằng ưu tiên nhiều chỗ ngồi làm việc sẽ có sức chứa khác với mặt bằng dành nhiều diện tích cho phòng họp, phòng lãnh đạo và các khu vực chức năng.

6. Diện tích văn phòng theo từng vị trí công việc

Diện tích văn phòng có thể được xác định theo đặc điểm công việc và mức độ sử dụng không gian của từng nhóm nhân sự. Cách tiếp cận này phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều vị trí với nhu cầu làm việc khác nhau, thay vì áp dụng một mức m²/người chung cho toàn bộ nhân sự.

Theo Hướng dẫn về tiêu chuẩn không gian của Đại học Carleton (Canada), không gian làm việc được chia thành bốn nhóm gồm lãnh đạo, nhân sự cố định, nhân sự linh hoạt và nhân sự không có chỗ ngồi cố định. Mỗi nhóm có mức phân bổ diện tích riêng dựa trên tính chất công việc, thời gian sử dụng chỗ ngồi và nhu cầu lưu trữ.

Diện tích trong tài liệu của Đại học Carleton là mức phân bổ không gian cho từng vị trí, không bao gồm hành lang và phần lưu thông giữa các chỗ ngồi. Đây cũng không phải tiêu chuẩn diện tích bắt buộc đối với doanh nghiệp thuê văn phòng tại Việt Nam.

Giá trị tham khảo của mô hình này nằm ở cách phân bổ diện tích theo nhu cầu sử dụng thực tế. Doanh nghiệp có thể xác định nhóm nhân sự cần phòng riêng, nhóm cần chỗ ngồi cố định và nhóm có thể sử dụng chỗ ngồi linh hoạt, sau đó mới tính tổng diện tích cần thuê. Cách tính này phù hợp hơn với những doanh nghiệp có cơ cấu nhân sự đa dạng hoặc áp dụng mô hình làm việc linh hoạt.

7. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng có bắt buộc theo pháp luật không?

Doanh nghiệp thuê văn phòng thương mại không nên xem các mức diện tích m²/người tham khảo là quy định pháp lý bắt buộc. Cần phân biệt giữa định mức sử dụng trụ sở của cơ quan nhà nước, tiêu chuẩn thiết kế công sở và mức diện tích tham khảo dùng để hoạch định văn phòng doanh nghiệp, vì mỗi nhóm có đối tượng và phạm vi áp dụng riêng.

Đối với trụ sở làm việc và cơ sở hoạt động sự nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh của Nhà nước, Nghị định 155/2025/NĐ-CP quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc và có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Các định mức trong văn bản này không nên được lấy trực tiếp làm tiêu chuẩn m²/người cho doanh nghiệp thuê văn phòng thương mại.

Về thiết kế công sở, TCVN 4601:2012 – Công sở cơ quan hành chính nhà nước – Yêu cầu thiết kế hiện có trạng thái còn hiệu lực và thay thế TCVN 4601:1988. Phạm vi của tiêu chuẩn là thiết kế mới hoặc cải tạo, nâng cấp nhà công sở của cơ quan hành chính nhà nước, vì vậy cũng cần phân biệt với bài toán lập kế hoạch diện tích thuê của doanh nghiệp.

Các mức 3-4, 5-6 và 7-10 m²/người trong bài này được sử dụng như benchmark để doanh nghiệp xây dựng phương án diện tích và so sánh mặt bằng. Khi khảo sát văn phòng thực tế, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật liên quan đến công trình, phòng cháy chữa cháy, an toàn, hệ thống kỹ thuật và mục đích sử dụng.

8. Checklist xác định diện tích văn phòng cần thuê

Trong quá trình tư vấn thuê văn phòng, Maison Office thường xác định nhu cầu diện tích từ 7 nhóm thông tin trước khi xây dựng danh sách tòa nhà và mặt bằng phù hợp:

• Tổng số nhân sự dự kiến trong thời hạn thuê là bao nhiêu?
• Bao nhiêu nhân sự cần chỗ ngồi làm việc cố định?
• Số người có mặt tại văn phòng trong ngày cao điểm là bao nhiêu?
• Doanh nghiệp cần bao nhiêu phòng họp và phòng làm việc riêng?
• Có cần khu lễ tân, khu pantry, kho lưu trữ hoặc phòng máy chủ riêng?
• Mặt bằng ưu tiên không gian mở hay chia phòng theo từng bộ phận?
• Kế hoạch tăng hoặc giảm nhân sự trong thời hạn thuê như thế nào?

Các thông tin này giúp đơn vị tư vấn xác định khoảng diện tích, loại sàn và phương án layout cần ưu tiên ngay từ giai đoạn tìm kiếm. Sau khi có danh sách ngắn, doanh nghiệp nên kiểm tra từng mặt bằng thực tế vì hai sàn có cùng diện tích vẫn có thể khác nhau về hình dạng, cột, lõi thang, cửa sổ và khả năng chia phòng.

Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp xác định diện tích văn phòng phù hợp dựa trên quy mô nhân sự, mô hình làm việc, nhu cầu bố trí và ngân sách thuê. Liên hệ Maison Office để được tư vấn diện tích, nhận danh sách tòa nhà phù hợp, cập nhật giá thuê và sắp xếp khảo sát mặt bằng thực tế.  

9. (FAQ) Một số câu hỏi thường gặp

9.1 Văn phòng 100 m² đủ cho bao nhiêu người?

Với mức trung bình 5-6 m²/người, văn phòng 100 m² phù hợp cho khoảng 16 – 18 người. Nếu ưu tiên tiết kiệm ở mức 3-4 m²/người, con số này có thể lên đến 25 người, nhưng sẽ hạn chế không gian phòng họp riêng.

9.2 Công ty 20 người cần thuê văn phòng bao nhiêu m²?

Với mức cân bằng 5-6 m²/người, doanh nghiệp 20 nhân sự có thể bắt đầu tìm văn phòng khoảng 100-120 m². Khoảng diện tích cần điều chỉnh sau khi xác định số phòng họp, phòng lãnh đạo, khu tiếp khách và tỷ lệ nhân sự thực tế có mặt tại văn phòng.

9.3 Công ty 50 người cần thuê văn phòng bao nhiêu m²?

Doanh nghiệp 50 nhân sự có thể tham khảo khoảng 250-300 m² nếu áp dụng mức 5-6 m²/người. Mô hình mật độ cao có thể bắt đầu từ khoảng 150-200 m², trong khi phương án ưu tiên nhiều không gian hơn có thể cần 350-500 m². Layout thực tế quyết định số chỗ ngồi làm việc cuối cùng.

9.4 Văn phòng hybrid tính diện tích như thế nào?

Với mô hình hybrid, nên tính theo số nhân sự có mặt cao điểm thay vì tổng đầu người, kết hợp desk-sharing để giảm số bàn cố định. Diện tích thực tế thường thấp hơn 20-30% so với tính theo tổng nhân sự.

9.5 Có nên dự phòng diện tích cho tăng trưởng không?

Nên dự phòng nếu doanh nghiệp có kế hoạch tuyển thêm nhân sự rõ ràng trong 1-2 năm tới, thường ở mức 10-20% diện tích hiện tại. Nếu chưa chắc chắn về tốc độ tăng trưởng, nên ưu tiên văn phòng có điều khoản thuê linh hoạt thay vì thuê dư diện tích ngay từ đầu.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.