Tiêu chuẩn Thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người)

Khi tìm kiếm không gian văn phòng mới, câu hỏi luôn xuất hiện đầu tiên là: Chúng ta cần thuê bao nhiêu mét vuông? Đây là một yếu tố quan trọng không chỉ ảnh hưởng đến chi phí thuê mà còn định hình không gian làm việc, sự thoải mái và hiệu quả công việc của nhân viên. Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng theo m2/người không chỉ là một con số cứng nhắc; nó phản ánh văn hóa doanh nghiệp, mục tiêu hoạt động và cả sự linh hoạt cần thiết để thích ứng với các thay đổi trong tương lai.

Trong bài viết này, Maison Office sẽ khám phá các tiêu chuẩn hiện hành trong việc thiết kế không gian làm việc, từ việc tính toán diện tích tối thiểu cho mỗi nhân viên đến việc tích hợp các không gian chức năng như phòng riêng, phòng họp, và khu vực lễ tân. Hãy cùng chúng tôi đi sâu vào các nguyên tắc thiết kế hiện đại để tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng cho mỗi cá nhân trong tổ chức của bạn.

1. Tại sao cần tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng? 

Việc tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng là hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng đến nhiều yếu tố trong môi trường làm việc cũng như hiệu quả kinh doanh. Dưới đây là một số lý do chính:

• Hiệu quả không gian: Tính toán chính xác giúp tối ưu hóa không gian văn phòng, đảm bảo rằng mỗi phần diện tích được sử dụng một cách hiệu quả nhất. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí thuê mặt bằng mà còn tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp.
• Thoải mái và sức khỏe của nhân viên: Kích thước và bố trí văn phòng phù hợp có thể cải thiện sự thoải mái cho nhân viên, giảm stress và nguy cơ các vấn đề sức khỏe liên quan đến công việc như căng thẳng, mệt mỏi mắt và rối loạn cơ xương. Điều này không chỉ tăng năng suất làm việc mà còn giảm thiểu tỷ lệ vắng mặt do ốm đau.

• Khả năng mở rộng: Khi thiết kế văn phòng, cần tính toán không gian để dễ dàng điều chỉnh hoặc mở rộng trong tương lai. Điều này quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp có thể cần thay đổi kích thước hoặc bố trí phù hợp với sự tăng trưởng hoặc thu hẹp.
• Khuyến khích sự tương tác và hợp tác: Thiết kế văn phòng hợp lý cũng giúp khuyến khích sự tương tác và hợp tác giữa các nhân viên. Việc sắp xếp không gian làm việc để thúc đẩy giao tiếp và làm việc nhóm có thể làm tăng khả năng đổi mới và giải quyết vấn đề của tổ chức.
• Tuân thủ pháp lý: Việc tính toán diện tích cũng đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc do chính phủ hoặc các cơ quan quản lý đặt ra. Điều này bao gồm việc đảm bảo đủ không gian cho mỗi nhân viên, đủ ánh sáng, thông gió và các yêu cầu khác.

Tóm lại, việc tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng là một phần thiết yếu trong quản lý và thiết kế nơi làm việc hiện đại, không chỉ để đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm chi phí mà còn để tạo ra một môi trường làm việc chất lượng cao cho nhân viên.

=> Tìm hiểu thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê

2. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho mỗi người được tính như sau

• Mức trung bình – vừa đủ: 5 – 6 m2/người, đây cũng là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng nhất.
• Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người
• Mức theo tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn diện tích phòng làm việc tốt nhất cho mỗi nhân viên ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên là khoảng 7 – 10m2/người. Một số tòa nhà văn phòng hạng A hiện tại cũng đang áp dụng tiêu chuẩn thiết kế trụ sở văn phòng làm việc này để đảm bảo việc vận hành của tòa nhà.

>> Tìm hiểu ngay: Cách tính mét vuông đất (m2) chính xác

3. Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng như thế nào?

Công việc văn phòng kéo theo nhiều hoạt động thể chất và trí óc khác nhau. Thông thường mọi hoạt động “cốt lõi” của bất kỳ văn phòng làm việc đều diễn ra tại bàn (khu) làm việc.

Ngoài kích thước của không gian làm việc và đồ đạc nội thất, các tính năng khác cũng nên được xem xét trong quá trình lên kế hoạch thiết kế, tổ chức lại hoặc di chuyển văn phòng.

Một số câu hỏi cần liệt kê khi có ý định thực hiện các thay đổi với văn phòng là:

• Không gian làm việc có mang lại sự riêng tư về âm thanh (ví dụ: mọi người có thể nói chuyện riêng tư theo mức độ nào, tiếng ồn và các cuộc trò chuyện ảnh hưởng vào tập trung của người khác, tiếng ồn hoặc các cuộc trò chuyện làm cho khó nghe hoặc hiểu tiếng nói nếu phần lớn công việc của họ liên quan đến việc sử dụng điện thoại?)
• Văn phòng có các bức tường có ngăn hay là làm việc trong môi trường không gian văn phòng mở?
• Không gian làm việc nhìn có mang tính riêng tư?
• Nhân viên có thể làm việc cá nhân hoá không gian làm việc cá nhân của họ không?
• Có thể tiếp cận với ánh sáng tự nhiên không hay chỉ ánh sáng nhân tạo?
• Bố trí nơi làm việc được thiết kế để tạo điều kiện trao đổi giữa các cá nhân?
• Có cần không gian để lưu trữ hoặc cho các thiết bị (ví dụ: tủ tài liệu hoặc màn hình máy tính khác, máy in, máy fax dùng chung…)

4. Chúng ta cần bao nhiêu diện tích không gian văn phòng?

Diện tích là yếu tố quan trọng của doanh nghiệp mỗi khi lựa chọn văn phòng làm việc. Việc đáp ứng các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng theo diện tích phù hợp sẽ đáp ứng tốt các hoạt động làm việc của nhân viên, đồng thời giúp doanh nghiệp không lãng phí quá nhiều chi phí thuê văn phòng. 

4.1 Tính chất công việc

Nếu hầu hết ngày làm việc được công việc gồm là ngoài hiện trường, các cuộc họp, thăm quan và tham vấn, một không gian văn phòng nhỏ hơn có thể thỏa đáng. Tuy nhiên, đối với nhân viên văn phòng thực hiện công việc của họ tại khu vực làm việc hầu hết thời gian, một không gian nhỏ có thể tạo ra sự khó chịu.

Một số công việc, ví dụ, bao gồm các cuộc họp thường xuyên trong không gian văn phòng của họ hoặc yêu cầu sử dụng nhiều nguồn tài liệu để tư vấn, nghiên cứu, viết, vv hoặc yêu cầu nhiều thiết bị (ví dụ, nhiều máy tính, máy in, fax …) có thể được phân bổ nhiều hơn không gian làm việc.

4.2 Các khía cạnh văn hoá

Các khía cạnh văn hóa cũng ảnh hưởng đến nhận thức của chúng ta về không gian làm việc. Đối với người phương Tây, “không gian cá nhân” là một yếu tố quan trọng. Đối với những người từ các nền văn hoá phương Đông điều này có thể bớt quan trọng hơn.

5. Cách tính toán không gian văn phòng cần thiết

Việc phân bổ không gian làm việc cho văn phòng, và nơi làm việc nói chung là rất phức tạp và rất khó để tìm ra các tiêu chuẩn thiết kế trụ sở văn phòng làm việc có thể áp dụng cho tất cả các loại tình huống công việc.

Thực tế này là lý do tại sao các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng và hướng dẫn hiện tại tương tự như các tiêu chuẩn hiện tại chỉ nêu ra các yêu cầu chung (nếu có).

Với kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng của Maison Office, khi doanh nghiệp cần thuê văn phòng phải lập kế hoạch & đồng thời phải xác định rõ nhu cầu thực tế tại doanh nghiệp mình. Các yếu đó giúp bạn và đơn vị tư vấn định hình được không gian văn phòng cần thuê.

Các yếu tố đó bao gồm:

• Tổng số lượng nhân sự làm việc chính thức trong giờ hành chính ?
• Số lượng người làm việc cố định và số lượng thường xuyên ra ngoài.
• Công ty có thường xuyên hội họp hay không? tỷ lệ tham gia phiên họp là bao nhiêu người.
• Đội ngũ ban lãnh đạo gồm bao nhiêu thành viên? Có cần phòng riêng cho các chức vụ không?
• Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty có thường xuyên huấn luyện nhân viên hoặc cộng tác viên hay không ?
• Bạn có cần không gian để tiếp khách đến văn phòng hay không? Có cần khu tiếp tân riêng hay không?
• Không gian làm việc sắp xếp theo không gian mở hay dãy bàn?
• Nhân viên có tủ đựng đồ đạc, tài liệu riêng tại khu vực làm việc hay có khu vực chung …

*** Lời khuyên của Maison Office: Hãy liên hệ với một đơn vị thiết kế nội thất văn phòng để có thêm thông tin về ý tưởng không gian văn phòng sẽ giúp bạn dự tính được diện tích văn phòng cần thuê chuẩn xác hơn.

Hãy tham vấn thông tin từ Công ty thiết kế nội thất văn phòng để được tư vấn chi tiết về thiết kế văn phòng làm việc bạn đang mong muốn và bạn sẽ nhận được nhiều gợi ý và tư vấn chuyên sâu từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong thiết kế văn phòng.

> Cần đọc Các công việc cần làm khi thuê văn phòng mới

6. Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người)

6.1 Đối với lãnh đạo

(Leadership Worker – Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc cao hơn): Diện tích thông thường là 10 m2 – tối đa là 18.5 m2. Lãnh đạo có thể được phân bổ cho một văn phòng kín nhưng nó không bắt buộc.

6.2 Nhân viên có vị trí cố định

(Fixed Worker – Ví dụ: nhà phân tích chính sách, trợ lý hành chính, nhân viên điều hành trung tâm cuộc gọi / liên lạc, dịch giả.): là những dạng nhân viên làm việc tại bàn làm việc của họ trên 60% trong ngày. Trong trường hợp này, diện tích văn phòng trên đầu người tiêu chuẩn tối đa là 4,5 m2.

6.3 Nhân viên vị trí linh hoạt

Trong mô hình làm việc linh hoạt, nhân viên ở vị trí như account executive, administrator, manager, phiên dịch viên và các vị trí tương tự, thường làm việc tại bàn của họ khoảng 40% thời gian trong ngày. Diện tích văn phòng dành cho những nhân viên này thường được giới hạn tối đa 3,0 m² cho mỗi người. Điều này phản ánh xu hướng làm việc hiện đại nhằm tối ưu hóa không gian và nâng cao tính linh hoạt trong sử dụng không gian làm việc.

6.4 Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định

Bản chất của công việc của nhân viên không đòi hỏi họ phải có một chỗ ngồi làm việc chuyên dụng riêng trong văn phòng.

Họ thường làm việc ngoài hiện trường, và sẽ chỉ có mặt tại văn phòng trong một khoảng thời gian ngắn để gặp gỡ đồng nghiệp hoặc để thảo luận các dự án.

Ví dụ: các chuyên gia dịch vụ khách hàng, chuyên gia tư vấn … Diện tích văn phòng cho họ tối đa là 1,5 m2/người.

7. Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng

Tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng là những quy định, yêu cầu cần được đáp ứng trong quá trình thiết kế nội thất văn phòng. Các tiêu chuẩn này được thiết lập nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ, công năng sử dụng và sự tiện nghi của không gian văn phòng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên và tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, đối tác.

Các tiêu chuẩn thiết kế nội thất văn phòng thường bao gồm:

• Tiêu chuẩn về diện tích: Diện tích văn phòng cần được bố trí hợp lý, đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Thông thường, diện tích văn phòng được tính theo số lượng nhân viên, với mức trung bình là 5-6m2/người.
• Tiêu chuẩn về ánh sáng: Ánh sáng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tâm trạng và hiệu quả làm việc của nhân viên. Do đó, cần bố trí ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo hợp lý trong văn phòng.

• Tiêu chuẩn về màu sắc: Màu sắc có tác động lớn đến tâm lý và cảm xúc của con người. Do đó, cần lựa chọn màu sắc nội thất văn phòng phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và sở thích của nhân viên.
• Tiêu chuẩn về vật liệu: Vật liệu nội thất cần đảm bảo chất lượng, độ bền và an toàn cho sức khỏe của nhân viên.

• Tiêu chuẩn về bố cục: Bố cục văn phòng cần được thiết kế khoa học, hợp lý, đảm bảo sự thuận tiện cho việc di chuyển và sử dụng.
• Tiêu chuẩn về tiện ích: Văn phòng cần được trang bị đầy đủ các tiện ích cần thiết, đáp ứng nhu cầu của nhân viên và khách hàng, đối tác.

Ngoài ra, các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cũng nên được linh hoạt, điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp, như quy mô, ngành nghề, văn hóa doanh nghiệp,…

8. Một cách khác để tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng/người

Đó là tính thể tích không gian văn phòng trung bình của mỗi người. Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng tính theo diện tích này này áp dụng chung chứ không chia theo cấp bậc & vị trí, theo đó mỗi người cần khoảng 10m3 – 11m3 không gian.

Như thế với mỗi văn phòng cao 3m, diện tích trung bình cho mỗi người sẽ là 3,3m2 đến 3,7m2. Văn phòng có trần cao hơn có thể sẽ cần diện tích nhỏ hơn.

Nếu bạn vẫn thấy khó khăn trong việc xác định không gian văn phòng cần thuê để đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng nhưng vẫn đảm bảo tối ưu chi phí. Đừng ngần ngại gọi đến Maison Office và cho chúng tôi biết Ngân sách tiền thuê và Mục đích và yêu cầu sử dụng. 

Maison Office sẽ giúp bạn tư vấn và lựa chọn văn phòng phù hợp, đáp ứng được nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp bạn nhưng vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng, giúp bạn sở hữu không gian làm việc hoàn hảo nhất theo mong muốn.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.