Việt Nam
Mẫu biên bản kiểm kê tài sản chuẩn và mới nhất hiện nay
20 phút đọc
Biên bản kiểm kê là chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa tình hình tài chính và bảo vệ tài sản doanh nghiệp. Việc thiết lập văn bản chuẩn xác giúp đối chiếu dữ liệu thực tế với sổ sách, ngăn ngừa thất thoát trong vận hành không gian văn phòng và kho bãi. Tải về mẫu biên bản kiểm kê mới nhất để tối ưu hóa quy trình quản lý tài sản và xử lý số liệu chính xác theo đúng quy định.
⬇ Tải ngay mẫu
BIÊN BẢN KIỂM KÊ
Nội dung chính
- Biên bản kiểm kê là gì?
- Tải mẫu biên bản kiểm kê file Word, PDF, Excel mới nhất
- Biên bản kiểm kê dùng để làm gì?
- Khi nào cần lập biên bản kiểm kê?
- Biên bản kiểm kê gồm những nội dung gì?
- Cách lập biên bản kiểm kê đúng chuẩn
- Cách ghi biên bản kiểm kê theo từng mục
- Cách xử lý chênh lệch sau khi lập biên bản kiểm kê
- Câu hỏi thường gặp về biên bản kiểm kê
Biên bản kiểm kê là gì?
Biên bản kiểm kê là văn bản hành chính – kế toán dùng để ghi chép lại kết quả đếm, đo, lường, đánh giá thực tế số lượng và chất lượng của tài sản, vật tư, hàng hóa, hoặc quỹ tiền mặt tại một thời điểm kiểm tra cụ thể.
Tải mẫu biên bản kiểm kê file Word, PDF, Excel mới nhất
Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho
Đối với nghiệp vụ kiểm soát nguyên vật liệu, thành phẩm hay hàng hóa đang lưu kho, hệ thống pháp luật kế toán hiện hành phân loại thành 2 biểu mẫu tiêu chuẩn dựa trên quy mô và mô hình hoạt động:
-
- Mẫu kiểm kê theo Thông tư 88/2021/TT-BTC: Được tinh chỉnh với cấu trúc tinh gọn, ban hành áp dụng chuyên biệt cho các Hộ kinh doanh và Cá nhân kinh doanh.
Đơn vị: ……………………………………
Địa chỉ: ……………………………………
Bộ phận: Kho
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO
(Sử dụng cho Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế)
– Thời điểm kiểm kê: …. Giờ….. phút ngày……tháng……. Năm………
– Người lập biên bản: …….……………… – Chức danh: Chủ hộ
– Người kiểm kê: …………………………– Chức danh: Nhân viên kho
– Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
| STT | Mã hàng hóa | Tên hàng hóa / Vật tư | Đơn vị tính | Số lượng tồn kho | Đơn giá (VNĐ) | Thành tiền (VNĐ) | Ghi chú |
| 1 | – | ||||||
| 2 | – | ||||||
| 3 | – | ||||||
| Tổng | – | – | – | ||||
| Tổng cộng giá trị hàng tồn kho: ……………………. VNĐ | |||||||
Ghi chú:
– Các mặt hàng tồn kho này được mua trước ngày …., không có đủ hóa đơn, chứng từ do thời điểm chưa áp dụng kê khai.
– Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 88/2021/TT-BTC và hướng dẫn thực tiễn, Hộ kinh doanh tự xác định và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi ghi nhận hàng tồn kho không có chứng từ.
– Biên bản này là cơ sở để ghi nhận vào sổ sách kế toán từ thời điểm chuyển đổi sang phương pháp kê khai.
– Chủ Hộ kinh doanh xin cam đoan những số liệu thông tin nêu trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.
XÁC NHẬN CỦA CÁC BÊN
- Biên bản kiểm kê Mẫu số 05 – VT theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi loại hình (lớn, vừa, nhỏ), theo chế độ kế toán doanh nghiệp mới.
| Đơn vị: ……………. Bộ phận:………… |
Mẫu số: 05 – VT (Kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27 tháng 10 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) |
BIÊN BẢN TỔNG HỢP KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA
Số: ………………
– Thời điểm kiểm kê …… giờ …ngày …tháng …năm …..
– Ban kiểm kê/Hội đồng kiểm kê gồm:
Ông/Bà ……………………. Chức vụ …………. Đại diện ……Trưởng ban/Chủ tịch Hội đồng
Ông/Bà ……………………. Chức vụ …………. Đại diện ……………………..Ủy viên
Ông/Bà ……………………. Chức vụ …………. Đại diện ……………………. Ủy viên
– Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:
| STT | Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, dụng cụ,… | Mã số | Đơn vị tính | Đơn giá | Theo sổ kế toán | Theo kiểm kê | Chênh lệch | Phẩm chất | |||||||
| Thừa | Thiếu | Còn tốt 100 % | Kém phẩm chất | Mất phẩm chất | |||||||||||
| Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | ||||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
| Cộng | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x | |||||
Ngày… tháng… năm
Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Sử dụng mẫu số 05 – VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để ghi chép kết quả kiểm kê thực tế vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trong quá trình lưu kho và luân chuyển nội bộ, từ đó xác định chênh lệch so với sổ sách, làm cơ sở xử lý hao hụt và quy trách nhiệm vật chất.
Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định
Biên bản kiểm kê tài sản cố định mẫu 05-TSCĐ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, dùng để đánh giá máy móc, phương tiện, thiết bị, phản ánh chi tiết tỷ lệ hao mòn và giá trị còn lại để làm cơ sở ghi sổ kế toán.
BIÊN BẢN TỔNG HỢP KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Số: ………..
Thời điểm kiểm kê …….. giờ ….. ngày … tháng …. năm ….
Ban kiểm kê gồm:
– Ông/Bà: …………..………… Chức vụ ……….….. Đại diện …………… Chủ tịch Hội đồng
– Ông/Bà: …………..………… Chức vụ ……….….. Đại diện ……………………… Ủy viên
– Ông/Bà: …………..………… Chức vụ ……….….. Đại diện ……………………… Ủy viên
Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:
| Số TT | Tên TSCĐ | Đơn vị tính | Mã số | Nơi sử dụng | Theo sổ kế toán | Theo kiểm kê | Chênh lệch |
Ghi chú |
||||||
| Số lượng | Nguyên giá | Giá trị còn lại | Số lượng | Nguyên giá | Giá trị còn lại | Số lượng | Nguyên giá | Giá trị còn lại | ||||||
| A | B | C | D | E | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | F |
| Cộng | x | x | x | x | x | x | ||||||||
Ngày… tháng… năm..
Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt mẫu số 08a-TT và mẫu số 08b-TT kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC sử dụng khi thực hiện kiểm đếm tiền mặt tồn quỹ thực tế (từng loại mệnh giá, ngoại tệ) để đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết tài khoản 111. Thường do Kế toán trưởng và Thủ quỹ trực tiếp thực hiện.
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
(Dùng cho VNĐ)
Số: ……………..
Hôm nay, vào ….. giờ ….. ngày ….tháng …. năm …..
Chúng tôi gồm:
– Ông/Bà: ………………………………………………………………….. đại diện kế toán
– Ông/Bà: …………………………………………………………………….. đại diện thủ quỹ
– Ông/Bà: …………………………………………………………………….. đại diện ………..
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau
| STT | Diễn giải | Số lượng(tờ) | Số tiền |
| A | B | 1 | 2 |
| I | Số dư theo sổ quỹ: | x | …………………… |
| II | Số kiểm kê thực tế: | x | …………………… |
| 1 | Trong đó: – Loại | …………………… | …………………… |
| 2 | – Loại | …………………… | …………………… |
| 3 | – Loại | …………………… | …………………… |
| 4 | – Loại | …………………… | …………………… |
| 5 | -… | …………………… | …………………… |
| III | Chênh lệch (III = I – II): | x | …………………… |
– Lý do: + Thừa: ………………………………………………………………………………………………….
+ Thiếu: ………………………………………………………………………………………………….
– Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:…………………………………………………………………………
Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.
- Mục đích: Bảng kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi
Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), bộ phận.
Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán là các thành viên. Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (….giờ …ngày …tháng …năm…). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
– Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ.
– Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: Căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ quỹ tại ngày, giờ cộng sổ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2.
– Dòng “Số kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại tiền vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.
– Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với sổ kiểm kê thực tế.
Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký của thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:
– 1 bản lưu ở thủ quỹ.
– 1 bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
(Dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)
Số: ………………..
Hôm nay, vào ….. giờ ….. ngày ….tháng …. năm …..
Chúng tôi gồm:
– Ông/Bà: ……………………………………………………………………….. đại diện kế toán
– Ông/Bà: ……………………………………………………………………….. đại diện thủ quỹ
– Ông/Bà: ……………………………………………………………………….. đại diện ………..
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ ngoại tệ, vàng bạc … kết quả như sau:
| STT | Diễn giải | Đơn vị tính | Số lượng | Đơn giá | Tính ra VNĐ | Ghi chú | |
| Tỷ giá | VNĐ | ||||||
| A | B | C | 1 | 2 | 3 | 4 | D |
| I | Số dư theo sổ quỹ | x | x | ………. | ………. | ………. | ………. |
| II | Số kiểm kê thực tế (*) | x | x | ………. | ………. | ………. | ………. |
| 1 | – Loại | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. |
| 2 | – Loại | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. |
| 3 | – ….. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. | ………. |
| III | Chênh lệch (III = I-II) | x | x | ………. | ………. | ………. | ………. |
– Lý do: + Thừa: ………………………………………………………………………………………………….
+ Thiếu: ………………………………………………………………………………………………….
– Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:………………………………………………………………………………………………….
Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.
Mục đích
Biên bản nhằm xác nhận tiền ngoại tệ, vàng tiền tệ,… tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
Phương pháp và trách nhiệm ghi
Góc trên bên trái ghi tên đơn vị, bộ phận. Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán quỹ là các thành viên.
Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (…giờ … ngày … tháng … năm ….). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
– Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ như: Ngoại tệ, vàng tiền tệ …
– Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: Căn cứ vào sổ quỹ tại ngày, giờ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2, 4.
– Dòng “Kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại ngoại tệ, vàng tiền tệ …
– Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế.
Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:
– 1 bản lưu ở thủ quỹ.
– 1 bản lưu ở kế toán quỹ.
Ghi chú: (*) Trường hợp kiểm kê vàng tiền tệ thì cột “Diễn giải” phải ghi theo từng loại, từng thứ.
Mẫu biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ
Thích hợp cho việc quản lý các vật dụng có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nhưng xuất hiện nhiều trong vận hành.
BIÊN BẢN KIỂM KÊ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ ĐANG DÙNG
Thời điểm kiểm kê ……. giờ……. ngày…….. tháng……. năm………
Hội đồng kiểm kê gồm:
Ông/Bà:………………….……Chức vụ…………………….…Chủ tịch hội đồng
Ông/Bà:………………….……Chức vụ…………………….…Ủy viên
Ông/Bà:………………….……Chức vụ…………………….…Ủy viên
Đã kiểm kê công cụ dụng cụ đang dùng, kết quả như sau:
| STT | Tên, nhãn hiệu, quy cách CCDC | Số hiệu (Mã số) | Đơn vị tính | Đơn giá | Theo sổ kế toán | Theo kiểm kê | Chênh lệch | Tình trạng CCDC | |||
| Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | Số lượng | Thành tiền | ||||||
| A | B | C | D | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | E |
| Cộng | x | x | x | x | x | x | x | ||||
Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng, chất lượng và giá trị CCDC đang dùng hiện có, thừa (thiếu) so với sổ kế toán làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch số CCDC đang dùng thừa, thiếu, tình trạng CCDC đang dùng.
Phương pháp và trách nhiệm ghi:
Cột A,B,C,D,1,2,3: Căn cứ vào “Sổ theo dõi CCDC đang dùng” để ghi.
Cột 4,5: Căn cứ vào thực tế kiểm kê để ghi.
Cột 6,7: Căn cứ vào số chênh lệch thừa, thiếu giữa thực tế và sổ sách để ghi.
Cột G: Căn cứ vào tình trạng của CCDC để ghi.
Các thành viên trong Hội đồng kiểm kê phải ký vào Biên bản kiểm kê CCDC đang dùng. Giám đốc đơn vị phải ghi rõ ý kiến giải quyết số CCDC thừa, thiếu. Biên bản được lập thành 02 bản, Phòng kế toán lưu 01 bản, Phòng HC-TC lưu 01 bản.
Mẫu biên bản kiểm kê tài sản văn phòng
Biên bản kiểm kê tài sản văn phòng được thực hiện theo Mẫu 05-TSCĐ chuyên dùng trong lĩnh vực bất động sản văn phòng và thiết kế nội thất, giúp thống kê bàn ghế, máy tính, thiết bị mạng trước khi nâng cấp hoặc cải tạo không gian làm việc.
Biên bản kiểm kê dùng để làm gì?
Ghi nhận kết quả kiểm kê thực tế
Mục đích cốt lõi là số hóa tình trạng vật lý của tài sản tại thời điểm kiểm đếm. Văn bản đóng băng tình trạng tài sản (số lượng, chất lượng: còn mới, trầy xước, hỏng hóc) bằng văn bản có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.
Đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán
Tạo ra hệ quy chiếu để so sánh giữa “Số thực tế” và “Số trên sổ sách”. Từ đó, bộ phận kế toán đánh giá được mức độ chính xác của công tác ghi chép, hạch toán hàng ngày.
Làm căn cứ xử lý tài sản, hàng hóa thừa thiếu
Khi xuất hiện chênh lệch, biên bản là hồ sơ pháp lý đính kèm để trình Ban Giám đốc phê duyệt phương án: ghi nhận thu nhập khác (nếu thừa) hoặc truy cứu trách nhiệm, trừ lương, yêu cầu bồi thường (nếu thiếu).
Phục vụ quyết toán, kiểm toán và quản trị nội bộ
Theo quy định của Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kiểm kê tài sản trước khi khóa sổ lập báo cáo tài chính năm. Tuy nhiên, biên bản kiểm kê là tài liệu lưu trữ nội bộ, không đính kèm trong hồ sơ nộp cho cơ quan Thuế hay Thống kê. Đây là chứng từ quan trọng để phục vụ công tác giải trình khi có thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán độc lập.
Khi nào cần lập biên bản kiểm kê?
Theo quy định hiện hành và nhu cầu quản trị thực tiễn, công tác đánh giá hiện trạng tài sản cần được tiến hành trong các thời điểm quan trọng sau đây:
Kiểm kê định kỳ cuối kỳ kế toán hoặc cuối năm
Hoạt động này bắt buộc thực hiện trước khi lập Báo cáo tài chính năm nhằm minh bạch hóa tình hình kinh doanh. Quá trình đối chiếu số liệu tồn kho và trang thiết bị văn phòng giúp cung cấp bức tranh tài chính trung thực cho các cổ đông.
Kiểm kê khi bàn giao tài sản, kho hàng hoặc vị trí quản lý
Việc đếm thực tế được thực hiện ngay khi có sự thay đổi nhân sự phụ trách như thủ kho, thủ quỹ hay quản lý tòa nhà. Bước chốt số liệu này giúp làm rõ trách nhiệm cá nhân, ngăn chặn tình trạng thất thoát tài sản nội thất trong quá trình chuyển giao.
>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản
Kiểm kê khi phát hiện mất mát, hư hỏng, chênh lệch
Đợt kiểm tra đột xuất cần triển khai ngay khi xuất hiện dấu hiệu gian lận hoặc sau các sự kiện bất khả kháng như thiên tai. Việc ghi nhận hiện trạng kịp thời tạo cơ sở pháp lý để yêu cầu bồi thường và xử lý chênh lệch theo đúng quy định.
Kiểm kê khi chia tách, sáp nhập, giải thể hoặc thay đổi mô hình hoạt động
Nghiệp vụ này nhằm định giá lại toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trước khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức pháp lý. Thông tin từ biên bản sẽ hỗ trợ quá trình phân bổ vốn, thiết kế lại cấu trúc công ty và tối ưu hóa không gian làm việc.
Biên bản kiểm kê gồm những nội dung gì?
Thông tin đơn vị, bộ phận và thời điểm kiểm kê
Thông tin định danh doanh nghiệp, phòng ban và mốc thời gian bắt đầu, kết thúc kiểm đếm cần ghi nhận chính xác đến từng phút. Dữ liệu này xác định rõ không gian văn phòng hoặc kho bãi đang được kiểm tra, đồng thời ấn định thời điểm khóa sổ kế toán hợp lệ.
Thành phần ban kiểm kê
Danh sách hội đồng kiểm kê phải ghi rõ họ tên và chức vụ hiện tại của từng thành viên tham gia. Thành phần thường bao gồm kế toán, đại diện ban quản lý tài sản và trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp để đảm bảo tính khách quan trong quá trình làm việc.
Danh mục tài sản, hàng hóa, vật tư hoặc tiền được kiểm kê
Bảng thống kê chi tiết cần thể hiện đầy đủ tên gọi, mã số tài sản và đơn vị tính của từng hạng mục. Việc phân loại minh bạch từ nguyên vật liệu sản xuất đến các trang thiết bị, nội thất văn phòng giúp quá trình đối chiếu diễn ra nhanh chóng, tránh nhầm lẫn.
Số lượng theo sổ sách và số lượng kiểm kê thực tế
Cấu trúc biên bản luôn bố trí song song hai cột số liệu trích xuất từ phần mềm kế toán và kết quả đếm thực tế tại hiện trường. Cách sắp xếp trực quan này giúp hội đồng dễ dàng nhận diện ngay lập tức các khoản chênh lệch giữa giấy tờ và thực trạng.
Giá trị, tình trạng, phẩm chất và mức chênh lệch
Văn bản phải ghi nhận chi tiết số lượng thừa, thiếu và đánh giá trực quan chất lượng hiện tại của hiện vật. Những ghi chú về mức độ hao mòn, hỏng hóc của máy móc, tài sản là cơ sở quan trọng để hạch toán giảm trừ hoặc lên kế hoạch thanh lý.
Kết luận, kiến nghị xử lý và chữ ký xác nhận
Dựa trên số liệu chênh lệch, hội đồng kiểm kê sẽ ghi chú nguyên nhân sơ bộ và đề xuất phương án hạch toán xử lý phù hợp. Biên bản chỉ mang tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký tươi của các thành viên tham gia, kế toán trưởng và ban giám đốc.
Cách lập biên bản kiểm kê đúng chuẩn
Để quá trình kiểm kê không bị gián đoạn và số liệu đạt độ tin cậy tuyệt đối, quy trình cần tuân thủ 6 bước chuẩn hóa chuyên nghiệp:
Bước 1: Xác định phạm vi và thời điểm kiểm kê
Ban Giám đốc ban hành quyết định kiểm kê, khoanh vùng rõ phạm vi (Toàn công ty hay chỉ một kho/văn phòng cụ thể) và ấn định thời điểm “đóng băng” mọi giao dịch nhập/xuất để chốt số liệu.
Bước 2: Thành lập ban kiểm kê
Lựa chọn các cá nhân am hiểu kỹ thuật và tình trạng tài sản tham gia vào hội đồng. Ban kiểm kê phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của biên bản.
Bước 3: Chuẩn bị danh mục, sổ sách và chứng từ liên quan
Kế toán viên tiến hành hoàn thiện toàn bộ chứng từ nhập xuất phát sinh trước thời điểm kiểm kê. In biểu mẫu danh mục tài sản (che đi phần số lượng/giá trị thực tế để đảm bảo tính khách quan khi đếm).
Bước 4: Kiểm đếm thực tế và ghi nhận tình trạng
Nguyên tắc: “Thấy mới đếm, không lấy số liệu ước chừng”. Ban kiểm kê tiến hành đo, lường, đếm, cân và kiểm tra tình trạng hoạt động. Đánh dấu sticker “Đã kiểm kê” lên từng tài sản để tránh đếm trùng lặp.
Bước 5: Đối chiếu số liệu, xác định chênh lệch
Ghép nối số liệu từ tổ kiểm kê thực tế với dữ liệu sổ sách kế toán. Nếu phát sinh chênh lệch, tiến hành đếm lại lần hai để xác nhận chắc chắn sai lệch không do lỗi kỹ thuật đếm.
Bước 6: Ký xác nhận và lưu trữ biên bản
Ghi rõ nguyên nhân chênh lệch (nếu có). Toàn bộ thành viên ký tên, đóng dấu. Chứng từ này được chuyển về Phòng Kế toán để lưu trữ cùng Báo cáo tài chính tối thiểu 10 năm theo quy định Luật Kế toán.
Cách ghi biên bản kiểm kê theo từng mục
Việc điền thông tin vào biểu mẫu cần tuân thủ nguyên tắc rõ ràng, không tẩy xóa và ghi nhận đúng thực trạng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi nhận số liệu cho từng danh mục cụ thể:
Cách ghi thông tin đơn vị và thời điểm kiểm kê
Cần ghi chính xác tên pháp nhân và địa chỉ bộ phận được kiểm tra theo đúng Giấy phép kinh doanh. Mốc thời gian bắt đầu và kết thúc kiểm đếm phải được ghi nhận chi tiết, đảm bảo trùng khớp với thời điểm khóa sổ dữ liệu kế toán.
Cách ghi thành phần ban kiểm kê
Hội đồng kiểm kê cần liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ hiện tại của từng người tham gia theo quyết định đã ban hành. Tuyệt đối không sử dụng tên viết tắt hoặc biệt danh để đảm bảo tính xác thực pháp lý khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán thực hiện tra cứu.
Cách ghi số lượng theo sổ sách
Số liệu ở cột này phải được trích xuất chính xác từ sổ chi tiết vật tư, hàng hóa hoặc sổ quản lý tài sản cố định tại đúng thời điểm chốt. Kế toán cần hoàn thành việc nhập liệu các phiếu nhập, xuất kho phát sinh trước đó để đảm bảo dữ liệu đối chiếu không bị sai lệch.
Cách ghi số lượng kiểm kê thực tế
Mục này phản ánh chính xác số lượng hiện vật được đếm, đo, lường trực tiếp tại hiện trường. Đối với các tài sản, nội thất văn phòng, ban kiểm tra cần ghi chú chi tiết trạng thái vật lý đi kèm như trầy xước, hỏng hóc hay lỗi thời kỹ thuật.
Cách ghi chênh lệch thừa, thiếu
Cột chênh lệch chỉ ghi nhận giá trị biến động tuyệt đối sau khi đã thực hiện phép trừ giữa số thực tế và số sổ sách. Trong trường hợp dữ liệu hoàn toàn trùng khớp, người ghi biểu mẫu cần điền số “0” hoặc gạch ngang, tuyệt đối không được để trống ô trống.
Cách ghi kiến nghị xử lý sau kiểm kê
Trưởng ban kiểm kê sẽ đưa ra tóm tắt nguyên nhân sơ bộ dẫn đến sự sai lệch dữ liệu như do hao hụt tự nhiên hay sai sót ghi chép. Từ đó, hội đồng đề xuất phương án giải quyết cụ thể như hạch toán chờ xử lý, khấu trừ lương hay tiến hành đền bù tài sản.
Cách xử lý chênh lệch sau khi lập biên bản kiểm kê
Dựa trên kết quả từ biên bản kiểm kê, tiến hành các nghiệp vụ hạch toán nhằm điều chỉnh số liệu khớp với thực tế. Quá trình xử lý chênh lệch này đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành.
Trường hợp số lượng thực tế lớn hơn số lượng trên sổ sách (thừa)
Khi phát hiện tài sản thừa, kế toán cần rà soát lại các phiếu nhập bị bỏ sót hoặc nguy cơ nhận nhầm hàng hóa. Trong thời gian chờ nghị quyết xử lý, toàn bộ giá trị dôi dư này sẽ được hạch toán tạm thời vào Tài khoản 3381.
Trường hợp số lượng thực tế thấp hơn số lượng trên sổ sách (thiếu)
Nếu phát sinh hao hụt, giá trị thiếu phải được ghi nhận ngay vào Tài khoản 1381 để phản ánh trung thực tình hình tài chính. Đồng thời, doanh nghiệp cần khẩn trương đối chiếu lại chứng từ xuất kho hoặc điều tra nguy cơ thất thoát tài sản.
Trường hợp tài sản, hàng hóa hư hỏng hoặc mất phẩm chất
Đối với trang thiết bị văn phòng hay vật tư xuống cấp, doanh nghiệp cần lập hội đồng định giá để quyết định thanh lý hoặc tiêu hủy. Khoản thiệt hại tương ứng sẽ được ghi nhận vào chi phí trong kỳ thông qua Tài khoản 632 hoặc 811.
Trường hợp cần xác định trách nhiệm bồi thường
Khi xác định sự thiếu hụt bắt nguồn từ lỗi cá nhân của người quản lý tài sản, khoản đền bù sẽ được chuyển từ Tài khoản 1381 sang Tài khoản 1388. Tùy thuộc vào quy chế nội bộ, mức bồi thường có thể được khấu trừ trực tiếp qua lương bằng Tài khoản 334.
Trường hợp cần điều chỉnh lại sổ sách kế toán
Sau khi ban giám đốc ban hành quyết định xử lý chính thức, kế toán tiến hành kết chuyển số dư từ các tài khoản chờ. Thao tác này giúp phân bổ chính xác vào chi phí, doanh thu hoặc công nợ, đảm bảo sự cân bằng cho báo cáo tài chính.
Việc thực hiện biên bản kiểm kê định kỳ không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo Luật Kế toán mà còn là giải pháp then chốt để doanh nghiệp quản trị tài sản hiệu quả. Bằng cách đối chiếu chuẩn xác giữa sổ sách và thực tế, quy trình này giúp phát hiện kịp thời các chênh lệch, từ đó đưa ra phương án xử lý hàng tồn kho, tài sản cố định minh bạch. Hãy áp dụng đúng biểu mẫu và tuân thủ các bước lập biên bản để tối ưu hóa công tác tài chính của đơn vị.
Câu hỏi thường gặp về biên bản kiểm kê
Biên bản kiểm kê có bắt buộc không?
Có. Theo Điều 40 Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản cuối kỳ kế toán năm là nghiệp vụ bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của Báo cáo tài chính. Doanh nghiệp không thực hiện có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán.
Ai là người ký biên bản kiểm kê?
Một biên bản hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng ban kiểm kê, các thành viên tham gia kiểm đếm, người quản lý trực tiếp tài sản (thủ kho, thủ quỹ), Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền).
Biên bản kiểm kê lập mấy bản?
Thông thường, biên bản được lập thành ít nhất 2 bản. Một bản lưu tại phòng Kế toán để làm căn cứ ghi sổ, một bản giao cho bộ phận hoặc cá nhân trực tiếp quản lý tài sản, hàng hóa đó lưu giữ.
Mẫu 05-VT dùng trong trường hợp nào?
Mẫu 05-VT là biểu mẫu tiêu chuẩn ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, được sử dụng chuyên biệt cho việc kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm và hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp.
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho khác gì biên bản kiểm kê tài sản?
Kiểm kê hàng tồn kho tập trung vào các mặt hàng luân chuyển nhanh, phục vụ sản xuất – kinh doanh (nguyên liệu, thành phẩm) với yếu tố quan trọng là hạn sử dụng và quy cách. Trong khi đó, kiểm kê tài sản (như máy móc, nội thất văn phòng) chú trọng vào việc đánh giá tỷ lệ hao mòn, tình trạng kỹ thuật và đối chiếu với bảng tính khấu hao tài sản cố định.
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!
