Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Việt Nam đang trở thành điểm đến của nhiều chuyên gia, nhà quản lý và lao động kỹ thuật quốc tế, kéo theo nhu cầu thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài ngày càng tăng. Doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần nắm vững điều kiện, quy trình và các trường hợp miễn trừ để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro khi hoạt động tại Việt Nam.

Tìm hiểu thêm thông tin:

• Các loại hình doanh nghiệp
• Điều kiện thành lập doanh nghiệp
• Thủ tục thành lập doanh nghiệp
• Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh

1. Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Để thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, người lao động cần đáp ứng một số yêu cầu pháp lý và chuyên môn theo quy định hiện hành. Cụ thể:

• Đáp ứng năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo pháp luật Việt Nam và pháp luật quốc tế.
• Có trình độ chuyên môn, tay nghề hoặc kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí đảm nhận. Các trường hợp phổ biến gồm chuyên gia, kỹ sư, giám đốc điều hành, nhà quản lý.
• Có sức khỏe đạt chuẩn theo giấy khám sức khỏe được cấp trong vòng 12 tháng gần nhất, đủ điều kiện làm việc theo yêu cầu công việc.
• Không có tiền án, tiền sự hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài.
• Có hợp đồng lao động, quyết định cử sang hoặc thỏa thuận làm việc hợp pháp với tổ chức tại Việt Nam.

Đối tượng được phép xin giấy phép lao động tại Việt Nam gồm:

• Người lao động làm việc cho tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế được cấp phép hoạt động tại Việt Nam.
• Tình nguyện viên quốc tế tham gia chương trình hợp tác, hỗ trợ tại Việt Nam.
• Đại diện thương mại hoặc đại diện doanh nghiệp nước ngoài có văn phòng hoặc dự án đầu tư tại Việt Nam.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật cao.
• Người lao động tham gia dự án, gói thầu, hoạt động sản xuất – thi công tại Việt Nam theo hợp đồng hợp pháp.

Việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện trên là cơ sở bắt buộc để hồ sơ xin giấy phép lao động được UBND cấp tỉnh chấp thuận theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

2. Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam 

Để thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng các bước theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Quy trình bao gồm hai giai đoạn chính:

2.1 Gửi văn bản đề nghị chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài 

Trước khi sử dụng lao động nước ngoài, người sử dụng lao động cần gửi văn bản giải trình nhu cầu lao động tới UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc hoặc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

Văn bản này phải nêu rõ:

• Lý do doanh nghiệp cần sử dụng lao động nước ngoài.
• Số lượng, vị trí, chức danh, trình độ chuyên môn yêu cầu.
• Thời gian dự kiến lao động nước ngoài làm việc tại công ty.

Cách nộp:

• Qua Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh hoặc Bộ LĐTBXH.
• Tạo tài khoản cá nhân/doanh nghiệp, tải hồ sơ lên hệ thống.

Thời gian xử lý:

• Khoảng 12 ngày sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ qua hộp thư điện tử.
• Khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp có thể tiến hành nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.

2.2 Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động

Sau khi nhận được thông báo chấp thuận, doanh nghiệp nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động. Bộ hồ sơ bao gồm:

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
2. Giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền tại Việt Nam cấp, còn hiệu lực.
3. Lý lịch tư pháp trong vòng 6 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.
4. Văn bản chứng minh trình độ, kinh nghiệm phù hợp với công việc.
5. Bản sao hộ chiếu có công chứng.
6. Giấy tờ bổ sung (nếu ngành nghề đặc thù: cầu thủ, phi công, kỹ sư đặc biệt…).

Cách nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.
• Nộp qua bưu điện công ích hoặc hệ thống trực tuyến.

Thời gian xử lý hồ sơ:

• Nộp trực tiếp: kết quả trả trong 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nộp trực tuyến/bưu điện: kết quả trả trong 5 ngày làm việc, có thông báo chỉnh sửa nếu hồ sơ chưa hợp lệ.
• Sau khi hồ sơ được chấp thuận, cơ quan chức năng sẽ gửi bản gốc giấy phép lao động đến địa chỉ do người nộp hồ sơ cung cấp.

3. Mức phạt khi sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép

Việc không thực hiện đúng thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có thể dẫn đến những chế tài nghiêm khắc theo pháp luật Việt Nam. Căn cứ Nghị định 88/2015/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 22 Nghị định 95/2013/NĐ-CP) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp và người lao động sẽ bị xử lý như sau:

Đối với người lao động nước ngoài

• Bị trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam nếu làm việc mà không có giấy phép lao động hợp lệ hoặc sử dụng giấy phép đã hết hạn (trừ trường hợp thuộc diện miễn).

Đối với người sử dụng lao động

• Phạt tiền từ 30.000.000 – 45.000.000 đồng nếu sử dụng từ 01 đến 10 lao động nước ngoài không có giấy phép.
• Phạt tiền từ 45.000.000 – 60.000.000 đồng nếu sử dụng từ 11 đến 20 lao động vi phạm.
• Phạt tiền từ 60.000.000 – 75.000.000 đồng nếu sử dụng từ 21 lao động trở lên.
• Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị đình chỉ hoạt động từ 01 đến 03 tháng, tùy theo mức độ và số lượng lao động vi phạm.

Những quy định này cho thấy Nhà nước quản lý rất chặt chẽ hoạt động lao động nước ngoài tại Việt Nam. Do đó, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình và hồ sơ xin giấy phép, tránh trường hợp bị xử phạt, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

4. Đối tượng phải xin và trường hợp được miễn

Đối tượng phải xin giấy phép lao động

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc các nhóm sau bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài:

• Nhà quản lý, giám đốc điều hành làm việc cho doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam.
• Chuyên gia, lao động kỹ thuật có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm theo vị trí được tuyển dụng.
• Người lao động theo hợp đồng ký trực tiếp với doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam.
• Người lao động thực hiện dự án, gói thầu, thi công tại Việt Nam.
• Người lao động làm việc cho tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế được cấp phép hoạt động tại Việt Nam.

Những nhóm trên phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp theo quy trình tại UBND cấp tỉnh để được cấp giấy phép hợp lệ.

Các trường hợp được miễn giấy phép lao động

Theo quy định hiện hành, có 20 trường hợp lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động, tiêu biểu gồm:

• Thành viên góp vốn hoặc là chủ sở hữu công ty TNHH, thành viên HĐQT công ty cổ phần.
• Trưởng văn phòng đại diện, dự án của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam.
• Vào Việt Nam dưới 30 ngày và không quá 3 lần/năm.
• Luật sư nước ngoài đã có giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
• Học sinh, sinh viên thực tập, thực tập sinh trên tàu biển Việt Nam.
• Người di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết với WTO.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam.
• Tình nguyện viên quốc tế theo chương trình hợp tác.
• Chuyên gia thực hiện chương trình, dự án ODA.
• Giảng viên, giáo viên, nhà nghiên cứu được mời bởi cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu.

Thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động

Ngay cả khi thuộc diện miễn, doanh nghiệp vẫn cần nộp hồ sơ đề nghị xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền cấp tỉnh. Thời gian giải quyết thường từ 5–7 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.

5. Thời hạn, gia hạn và cấp lại giấy phép lao động cho người nước ngoài 

Thời hạn giấy phép lao động gắn với thời hạn hợp đồng lao động hoặc quyết định cử sang làm việc, thường tối đa 2 năm. Trường hợp hợp đồng dài hơn, người lao động có thể được gia hạn giấy phép lao động theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Gia hạn giấy phép lao động:

• Doanh nghiệp nộp đơn đề nghị gia hạn kèm hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự nếu có thay đổi giấy tờ so với hồ sơ ban đầu.
• Nộp hồ sơ trước 15 ngày so với ngày hết hạn giấy phép.
• Thời gian xử lý: tối đa 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Cấp lại giấy phép lao động:

• Áp dụng khi giấy phép bị mất, hỏng hoặc thay đổi thông tin quan trọng.
• Hồ sơ gồm đơn đề nghị cấp lại và các giấy tờ liên quan như hộ chiếu, hợp đồng lao động, bằng cấp chứng chỉ.
• Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ hợp lệ.

6. Lệ phí và thời gian giải quyết cấp giấy phép lao động 

Lệ phí cấp GPLĐ:

• Do HĐND cấp tỉnh quy định, thường dao động từ 400.000 – 600.000 đồng/giấy phép.
• Mức phí có thể khác nhau tại Hà Nội, TP.HCM và các địa phương khác.

Lệ phí gia hạn hoặc cấp lại: tương tự mức phí cấp mới.

Thời gian giải quyết:

• Theo quy định, tối đa 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Thực tế, nhiều địa phương xử lý nhanh hơn (5–7 ngày làm việc) nếu hồ sơ đầy đủ và chính xác.

Kênh nộp hồ sơ:

• Trực tiếp tại UBND cấp tỉnh hoặc Sở LĐTBXH (trong giai đoạn chuyển tiếp).
• Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của tỉnh.

Việc thực hiện đầy đủ thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài là bước quan trọng để doanh nghiệp hoạt động hợp pháp, đồng thời đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Nắm vững điều kiện, quy trình, hồ sơ cần thiết, thời hạn, gia hạn và lệ phí sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí.

7. FAQ – Câu hỏi thường gặp

7.1 Giấy phép lao động có thời hạn bao lâu?

Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn tối đa 02 năm, phù hợp với hợp đồng lao động hoặc thời hạn cử sang. Trường hợp cần tiếp tục làm việc, người lao động có thể xin gia hạn một lần, tối đa 02 năm.

7.2 Người nước ngoài đã có thẻ tạm trú có cần GPLĐ không?

Có. Thẻ tạm trú và giấy phép lao động là hai thủ tục khác nhau. Người nước ngoài dù có thẻ tạm trú vẫn phải xin giấy phép lao động nếu thuộc diện phải cấp, trừ trường hợp được miễn theo quy định (ví dụ: thành viên HĐQT, chủ sở hữu công ty, tình nguyện viên…).

7.3 Có thể ủy quyền dịch vụ làm thay không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho đơn vị dịch vụ pháp lý hoặc công ty tư vấn thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, hồ sơ ủy quyền cần có văn bản ủy quyền hợp pháp và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.