Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh mới nhất

Thay đổi địa điểm kinh doanh là thủ tục bắt buộc khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chuyển sang địa chỉ mới. Thủ tục chuyển địa điểm kinh doanh được quy định tại Điều 47 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp.

1. Thay đổi địa điểm kinh doanh là gì?

Thay đổi địa điểm kinh doanh là thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển nơi hoạt động hoặc điều chỉnh thông tin liên quan đến địa điểm đã đăng ký. Việc thay đổi được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh, giúp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và thuận lợi trong giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác.

2. Cơ sở pháp lý quy định về thay đổi địa điểm kinh doanh

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh được quy định rõ trong hệ thống pháp luật doanh nghiệp Việt Nam. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh khi chuyển trụ sở phải tuân thủ các văn bản sau:

• Luật Doanh nghiệp 2020: Điều 30, Điều 31 quy định nghĩa vụ thông báo và đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Nghị định 01/2021/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết hồ sơ, quy trình, biểu mẫu khi đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh.
• Thông tư 02/2023/TT-BKHĐT: Ban hành biểu mẫu mới, trong đó có Phụ lục II-9 (Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) và Phụ lục III-2 (Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh).
• Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn: Yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý.

Như vậy, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là thủ tục hành chính, liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh

3.1 Trường hợp 1: Thay đổi địa chỉ kinh doanh không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý 

Khi chuyển địa điểm kinh doanh cùng quận, cùng tỉnh/thành phố trực Trung ương với địa chỉ đăng ký cũ (không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý) thì cần triển khai theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung hoạt động của địa điểm kinh doanh (có chữ ký của chủ doanh nghiệp).
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt địa điểm kinh doanh mới.
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Tiếp nhận và xử lý

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy biên nhận hồ sơ.
• Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thẩm định và cập nhật thông tin trên hệ thống.

Bước 4: Nhận kết quả

• Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh mới.
• Có thể yêu cầu thêm Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp để phục vụ giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác.

3.2 Trường hợp 2: Thay đổi địa chỉ kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Khi chuyển địa điểm kinh doanh khác quận hoặc khác tỉnh/thành phố với địa chỉ đăng ký cũ, dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý thì cần làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế.

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Sở Tài Chính

Doanh nghiệp nộp Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh và Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính nơi đặt địa điểm mới.

Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh;
• Giấy ủy quyền nộp hồ sơ.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Thực hiện hồ sơ tại cơ quan thuế

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi

• • Doanh nghiệp nộp hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

• Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• • Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (theo mẫu quy định);
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến

• • Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nơi chuyển đi ban hành Thông báo về việc chuyển địa điểm, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi chuyển đến.

• Hồ sơ đăng ký bao gồm:

• • Văn bản đăng ký chuyển địa điểm tại cơ quan thuế nơi đến;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh.

4. Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh gồm gì? 

Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh (theo mẫu quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh.
• Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).
• Văn bản ủy quyền (nếu không phải người đại diện theo pháp luật trực tiếp nộp hồ sơ).

Tùy theo phạm vi thay đổi, nội dung hồ sơ có sự khác biệt:

• Chuyển địa điểm trong cùng tỉnh/thành phố: ghi rõ tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ dự kiến chuyển đến, chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Chuyển địa điểm sang tỉnh/thành phố khác: ngoài các thông tin trên, bổ sung bản sao giấy tờ tùy thân hợp pháp của người đại diện theo pháp luật theo quy định.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt địa điểm mới, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

5. Chi phí, lệ phí và thời gian thay đổi địa điểm kinh doanh 

Theo quy định hiện hành, chi phí và thời gian thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh được quy định rõ ràng như sau:

6. Lưu ý pháp lý khi thay đổi địa điểm kinh doanh

Khi thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm quan trọng sau:

• Hoàn tất nghĩa vụ thuế: Nếu chuyển sang quận/tỉnh khác, phải chốt thuế tại cơ quan cũ và đăng ký lại tại cơ quan thuế mới trong vòng 10 ngày làm việc.
• Cập nhật hóa đơn điện tử: Điều chỉnh địa chỉ trên hóa đơn để tránh rủi ro không được khấu trừ thuế.
• Thông báo với ngân hàng: Cập nhật địa chỉ mới trên hồ sơ mở tài khoản doanh nghiệp để đảm bảo giao dịch hợp pháp.
• Điều chỉnh hợp đồng: Rà soát và ký phụ lục hợp đồng với đối tác, khách hàng, cơ quan bảo hiểm xã hội để đồng bộ thông tin.
• Cập nhật thông tin công khai: Thay đổi địa chỉ trên bảng hiệu, website, Google Business Profile, danh thiếp, chữ ký email nhằm giữ tính minh bạch và chuyên nghiệp.
• Không được đăng ký thay đổi nếu doanh nghiệp đang trong tình trạng bị thu hồi GCN đăng ký, giải thể, hoặc “không còn hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký” trừ trường hợp có văn bản giải trình theo quy định.

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh là bước bắt buộc và quan trọng khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh chuyển sang địa chỉ mới. Để tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và cân nhắc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý khi cần thiết.

7. Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh

7.1 Thay đổi địa điểm kinh doanh mất bao lâu?

Thông thường, hồ sơ hợp lệ sẽ được xử lý trong 03 ngày làm việc tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Nếu chuyển sang tỉnh khác, cần thêm thời gian làm thủ tục thuế (5-7 ngày).

7.2 Nộp hồ sơ online có mất phí không?

Không. Khi nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp được miễn lệ phí.

7.3 Địa điểm kinh doanh có mã số thuế riêng không?

Không. Địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng, mà sử dụng chung mã số thuế của doanh nghiệp.

7.4 Hộ kinh doanh thay đổi địa điểm cần nộp ở đâu?

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt địa chỉ mới. Nếu chuyển sang tỉnh khác, phải nộp tại cấp huyện thuộc tỉnh/thành phố nơi chuyển đến.

7.5 Nếu chuyển địa điểm khác quận có cần làm thủ tục thuế?

Có. Doanh nghiệp phải làm thủ tục chốt nghĩa vụ tại cơ quan thuế cũ và đăng ký lại tại cơ quan thuế mới trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thay đổi.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.