Thư ký là gì? 9 kỹ năng để trở thành thư ký văn phòng
Theo dõi Maison Office trên
Thư ký văn phòng là vị trí công việc quan trọng trong mỗi doanh nghiệp, không chỉ hỗ trợ công tác hành chính và tổ chức mà còn là cầu nối giữa các bộ phận. Trong môi trường làm việc hiện đại, vai trò của thư ký ngày càng mở rộng, đòi hỏi sự linh hoạt cùng nhiều kỹ năng chuyên môn. Bên cạnh đó là những phẩm chất quan trọng để duy trì tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong quá trình làm việc.
Tìm hiểu thêm các chức vụ trong công ty:
Nội dung chính
Thư ký văn phòng là gì?
Thư ký văn phòng (hay thư ký) là người phụ trách hỗ trợ các công việc hành chính, quản lý và điều hành trong một doanh nghiệp. Trong đó bao gồm quản lý lịch trình, tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, xử lý văn bản, giao tiếp với các bộ phận,… Vai trò của thư ký văn phòng là duy trì sự hoạt động trơn tru của doanh nghiệp, đảm bảo các quy trình hành chính diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Mô tả công việc của thư ký văn phòng
Trước đây, vị trí thư ký chỉ thực hiện các công việc liên quan đến ghi chép biên bản, nội dung cuộc họp hay làm việc theo sự chỉ đạo của cấp trên. Tuy nhiên, vai trò và nhiệm vụ của thư ký văn phòng đang ngày càng được mở rộng trong môi trường làm việc hiện đại, bao gồm đa dạng các công việc:
Tiếp nhận và xử lý thông tin
Thư ký thường đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận và các phòng ban trong công ty. Thế nên mọi thông tin, giấy tờ và tài liệu quan trọng thường sẽ đến tay thư ký trước tiên. Lúc này, công việc của thư ký bao gồm:
- Tổng hợp và phân loại văn bản, giấy tờ từ các phòng ban, bộ phận.
- Xử lý thông tin theo mức độ ưu tiên, hỗ trợ cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng.
- Chuyển tiếp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đảm bảo tính bảo mật cao.
- Theo dõi và đảm bảo các yêu cầu, thông tin được xử lý một cách kịp thời.
- Sắp xếp và lưu giữ tài liệu, hồ sơ một cách khoa học.
- Thu thập thông tin, tra tìm tài liệu theo yêu cầu cấp trên.
- Soạn thảo văn bản, gửi thư, báo cáo, thông báo nội bộ.
- Thực hiện biên – phiên dịch tài liệu khi cần thiết.
Sắp xếp và quản lý
Công việc của thư ký chủ yếu là tổ chức, sắp xếp và quản lý các hoạt động hành chính. Trong đó bao gồm:
- Tổ chức các cuộc họp và ghi chép, tổng hợp nội dung cuộc họp để phục vụ công tác quản lý.
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho cấp trên.
- Ghi nhận ý kiến của các cấp lãnh đạo, cấp quản lý và chuyển tiếp đến các cá nhân, bộ phận có liên quan.
- Tổ chức các cuộc hội ý để các bộ phận, phòng ban báo cáo trực tiếp và ghi thành biên bản.
Đón tiếp khách hàng
Ngoài làm việc với các phòng ban nội bộ doanh nghiệp, thư ký văn phòng cũng phải thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và thực hiện các công việc:
- Xác nhận và sắp xếp cuộc hẹn của khách hàng với các cấp lãnh đạo hoặc các bộ phận liên quan.
- Hướng dẫn khách hàng đến khu vực chờ.
- Chuẩn bị nước uống và thức ăn nhẹ cho khách hàng trong lúc chờ đợi.
- Hỗ trợ khách hàng trong việc giải quyết các yêu cầu hoặc thắc mắc.
- Ghi nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng, chuyển tiếp đến các bộ phận liên quan để xử lý.
- Hỗ trợ chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách hàng.
Sắp xếp lịch công tác cho cấp trên
Các cấp lãnh đạo doanh nghiệp phải thường xuyên đi công tác ở nhiều tỉnh thành, thậm chí là nhiều quốc gia khác nhau. Lúc này, thư ký cần thực hiện các nhiệm vụ:
- Lên kế hoạch cho chuyến công tác, bao gồm: mục đích của chuyến đi, điểm đi – điểm đến, thời gian, điểm dừng (nếu có),…
- Sắp xếp và quản lý lịch trình công tác, bao gồm việc đặt vé máy bay, khách sạn và phương tiện di chuyển.
- Soạn thảo và chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho chuyến công tác.
- Tạm ứng và quyết toán chi phí cho lịch trình công tác.
- Theo dõi và xử lý các yêu cầu hoặc nhiệm vụ phát sinh trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
Tìm hiểu thêm: Back Office: Tầm quan trọng trong doanh nghiệp
Những kỹ năng cần thiết của thư ký văn phòng là gì?
Từ một vị trí công việc chỉ đơn thuần thực hiện việc ghi chép tổng hợp, thư ký văn phòng giờ đây đã đảm nhận thêm nhiều nhiệm vụ phức tạp hơn. Điều này đòi hỏi các ứng viên phải trau dồi và phát triển thêm các kỹ năng cần thiết để phục vụ hiệu quả cho công việc. Vậy đâu là kỹ năng cần có ở một thư ký văn phòng?
Kỹ năng nghiệp vụ
Vị trí thư ký trong các văn phòng doanh nghiệp thường phải thực hiện rất nhiều đầu việc khác nhau. Để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ, thư ký cần phải thành thạo các nghiệp vụ văn thư, ghi chép tài liệu, chuẩn bị hồ sơ cho đến các nghiệp vụ liên quan đến tài chính, nhân sự,… Điều này cho phép họ làm việc hiệu quả với mọi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp, đồng thời xử lý nhanh chóng mọi yêu cầu từ cấp trên.
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp tốt là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với vị trí thư ký. Kỹ năng này không chỉ được vận dụng khi làm việc với nội bộ các phòng ban mà còn hỗ trợ hiệu quả trong việc giao tiếp với khách hàng. Với kỹ năng giao tiếp khéo léo, bạn có thể xử lý linh hoạt mọi tình huống, đồng thời xây dựng các mối quan hệ tích cực.
Kỹ năng quản lý và sắp xếp
Công việc của thư ký thường bao gồm các đầu việc liên quan đến tổ chức, sắp xếp và quản lý hành chính. Do đó, kỹ năng quản lý và sắp xếp sẽ là yêu cầu không thể thiếu khi tuyển dụng ứng viên cho vị trí thư ký văn phòng. Một thư ký giỏi cần có khả năng lên kế hoạch, ưu tiên và sắp xếp công việc một cách hợp lý nhằm đảm bảo khối lượng lớn công việc diễn ra suôn sẻ.
Kỹ năng sử dụng công nghệ
Thư ký cần phải có khả năng xử lý dữ liệu, lập báo cáo và quản lý thông tin một cách hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động hành chính. Việc sử dụng thành thạo công nghệ sẽ là yêu cầu cần thiết nhằm nâng cao năng suất và cải thiện các quy trình công việc.
Kỹ năng quản lý thời gian
Thư ký văn phòng thường phải đối mặt với nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ việc sắp xếp lịch trình, trả lời email cho đến tổ chức các cuộc họp quan trọng,… Để hoàn thành tốt mọi công việc được giao, thư ký cần phải biết có kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả.
Kỹ năng làm việc độc lập
Khả năng làm việc độc lập, chủ động hoàn thành công việc với ít sự giám sát và nhắc nhở sẽ là một lợi thế lớn của người làm thư ký. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng và sự phụ thuộc vào cấp trên, đồng thời mang đến cho bạn nhiều cơ hội để thể hiện năng lực của bản thân.
Kỹ năng chịu áp lực công việc
Áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc hiện đại. Lúc này, khả năng giữ bình tĩnh, tập trung và giải quyết vấn đề dưới áp lực sẽ là yếu tố thúc đẩy sự thành công. Nhờ có kỹ năng này, thư ký có thể đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ ngay cả trong những tình huống cấp bách hoặc khối lượng công việc dày đặc.
Kỹ năng quan sát
Kỹ năng quan sát tốt không chỉ giúp thư ký nắm bắt thông tin một cách chính xác mà còn giúp họ đưa ra những phán đoán đúng đắn và xử lý tình huống linh hoạt. Ngoài ra, kỹ năng này còn giúp thư ký hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của cấp trên, đồng nghiệp hay khách hàng để đưa ra cách hành xử phù hợp.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong nhiều trường hợp, thư ký văn phòng phải là người đứng ra giải quyết vấn đề thay cho cấp trên. Điều này đòi hỏi người thư ký phải có khả năng nắm bắt vấn đề, phân tích thông tin và đưa ra giải pháp phù hợp để xử lý vấn đề hiệu quả.
Việc rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề này sẽ giúp bạn được cấp trên tin tưởng giao phó những nhiệm vụ quan trọng hơn, góp phần nâng cao giá trị của bản thân trong doanh nghiệp.
Tham khảo ngay một số kỹ năng quan trọng:
- Kỹ năng lãnh đạo
- Kỹ năng lắng nghe
- Kỹ năng ra quyết định
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng đàm phán
- Kỹ năng thuyết phục
- Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
- Kỹ năng thuyết trình
Phẩm chất cần có để trở thành thư ký
Một thư ký không chỉ cần sở hữu các kỹ năng chuyên môn mà còn phải có những phẩm chất cá nhân đặc biệt. Trong đó phải kể đến như:
Ngoại hình ưa nhìn
Thư ký thường xuyên phải đại diện cho công ty trong các cuộc gặp gỡ và giao tiếp. Chính vì vậy, ngoại hình ưa nhìn sẽ là yêu cầu cần có nhằm tạo ấn tượng tích cực trong mắt đối tác, khách hàng. Dù không phải là yếu tố quyết định duy nhất, việc sở hữu ngoại hình ưa nhìn cùng tác phong lịch sự, trang nhã cũng sẽ là điểm cộng lớn cho vị trí công việc này.
Nhạy bén trong công việc
Sự nhạy bén trong công việc là phẩm chất quan trọng mà một thư ký cần có để đáp ứng hiệu quả các yêu cầu và thách thức trong môi trường làm việc. Cụ thể, bạn phải biết cách nhận diện nhanh chóng các vấn đề và phân tích thông tin để đưa ra các quyết định hợp lý. Thêm vào đó là sự chủ động và linh hoạt trong việc xử lý các nhiệm vụ mà không cần sự giám sát hay nhắc nhở từ cấp trên.
Am hiểu nhiều kiến thức
Thư ký không chỉ cần nắm vững quy trình làm việc mà còn phải có hiểu biết rộng về lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm ngành nghề, sản phẩm, dịch vụ và các quy định pháp lý. Kiến thức đa dạng sẽ giúp bạn xử lý các tình huống phức tạp, đồng thời hỗ trợ các phòng ban và đáp ứng yêu cầu của các cấp lãnh đạo.
Có trí nhớ tốt
Thư ký văn phòng thường phải đối mặt với khối lượng công việc lớn và nhiều thông tin cần ghi nhớ. Để làm tốt vai trò này, bạn cần phải có một trí nhớ tốt để có thể ghi nhớ và theo dõi các chi tiết quan trọng, từ lịch làm việc, lịch trình công tác cho đến thông tin liên lạc của đối tác hay nội dung các cuộc họp,…
Có thể nói, vai trò của thư ký văn phòng đang ngày càng trở nên quan trọng. Không chỉ là người hỗ trợ các hoạt động hành chính, vị trí thư ký giờ đây còn phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng và phức tạp hơn. Điều này cũng đặt ra nhiều yêu cầu cao hơn về năng lực, chuyên môn cũng như kỹ năng văn phòng cho người làm thư ký.
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
