7 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nâng cao hiệu suất

Nhắc đến kỹ năng quản lý thời gian, người ta thường nghĩ ngay đến việc sắp xếp lịch trình hàng ngày hoặc đặt mục tiêu công việc. Tuy nhiên, nó còn nhiều hơn thế. Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng biết cách ưu tiên, phân loại nhiệm vụ, và tập trung vào những việc quan trọng nhất. Đó là việc hài hòa giữa công việc, gia đình, sở thích cá nhân và thời gian dành cho bản thân.

Hãy khám phá sâu hơn về các chi tiết quan trọng của các kỹ năng quản lý thời gian, từ cách xác định mục tiêu, ưu tiên nhiệm vụ đến việc  áp dụng kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

1. Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là việc tổ chức, sắp xếp và ưu tiên các hoạt động trong cuộc sống để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Mục tiêu của việc quản lý thời gian là tăng cường năng suất, giảm căng thẳng, đảm bảo hoàn thành công việc đúng hạn và để có thời gian dành cho các hoạt động giải trí, nghỉ ngơi và sở thích cá nhân.

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu

Quản lý thời gian bao gồm nhiều khía cạnh như:

– Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, ưu tiên công việc và lên kế hoạch thực hiện chúng theo thời gian cụ thể.

– Ưu tiên công việc: Xác định công việc quan trọng và khẩn cấp nhất để làm trước, đảm bảo không bị lạc hướng vào những việc không quan trọng.

– Phân chia thời gian: Chia thời gian thành các đoạn ngắn, tập trung vào từng nhiệm vụ trong khoảng thời gian cụ thể và duy trì việc sử dụng thời gian một cách có kế hoạch.

– Tránh lãng phí thời gian: Phòng tránh việc lãng phí thời gian bằng cách tránh những hoạt động không cần thiết, giảm thiểu xao lãng và lười biếng.

– Sử dụng công nghệ: Tận dụng các công cụ, ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian để lập kế hoạch, theo dõi và tổ chức công việc hiệu quả.

– Tự kiểm soát: Tự đánh giá và theo dõi quá trình quản lý thời gian để cải thiện và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Quản lý thời gian có vai trò quan trọng trong việc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, giúp chúng ta tận hưởng cuộc sống hạnh phúc và đạt được thành công trong sự nghiệp.

2. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng tổ chức, lập kế hoạch và ưu tiên các hoạt động trong cuộc sống và công việc để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất. Nó bao gồm khả năng xác định mục tiêu, phân chia thời gian cho từng nhiệm vụ, đối mặt với các thách thức và ưu tiên công việc quan trọng nhất.

Kỹ năng quản lý thời gian là một tập hợp các kỹ năng và phương pháp giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc

Kỹ năng quản lý thời gian cũng bao gồm việc tránh lãng phí thời gian, sử dụng công cụ và phương pháp hỗ trợ, và tự kiểm soát để đạt được hiệu suất làm việc cao và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

3. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian có vai trò quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu, giúp cá nhân và tổ chức tối ưu hóa sử dụng thời gian, nâng cao hiệu suất và đạt được kết quả mong muốn. Một số vai trò quan trọng bao gồm:

Nâng cao năng suất làm việc

Quản lý thời gian một cách hiệu quả là phương pháp tốt nhất để tăng cường năng suất và hiệu quả trong công việc.

Quản lý thời gian là phương pháp tốt nhất để tăng năng suất và hiệu quả trong công việc.

Khi chúng ta sắp xếp thời gian làm việc một cách hợp lý, xác định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, chúng ta sẽ tiết kiệm được thời gian và có khả năng tận dụng sức mạnh và tập trung, từ đó giảm thiểu sự phân tán để hoàn thành công việc.

Giảm áp lực, căng thẳng

Kỹ năng quản lý thời gian cách khoa học là một cách hiệu quả để giảm bớt áp lực và khối lượng công việc phải thực hiện trong một ngày. Bằng cách áp dụng kỹ năng quản lý thời gian để tạo ra một lịch làm việc hợp lý, mọi người có thể tránh tình trạng phải làm việc gấp rút và cảm thấy áp lực do thiếu thời gian.

Thay vào đó, khi đã phân bổ thời hạn một cách hợp lý cho từng nhiệm vụ, chúng ta có thể tiến hành từng bước một, dễ dàng hoàn thành công việc một cách chủ động và hiệu quả.

Cân bằng cuộc sống

Bằng cách lập kế hoạch và quản lý thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành thời gian cho các hoạt động khác ngoài công việc, như dành cho gia đình, người thân yêu, và chăm sóc bản thân. Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân phân chia thời gian một cách hiệu quả giữa công việc và cuộc sống cá nhân, đảm bảo có đủ thời gian để hoàn thành cả hai khía cạnh một cách tốt.

Quản lý thời gian hợp lý, chúng ta có thể dành thời gian cho các hoạt động khác

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình cùng với các hoạt động yêu thích cũng có thể giúp giảm căng thẳng, cải thiện tinh thần và tăng cường chất lượng cuộc sống.

Hạn chế thói quen xấu

Kỹ năng quản lý thời gian giúp mỗi cá nhân tránh bị áp đặt bởi sự chồng chéo của các nhiệm vụ, dễ bị phân tâm và mất tập trung trong công việc.

Bằng cách lên kế hoạch công việc một cách rõ ràng và tổ chức thời gian một cách hợp lý, chúng ta có khả năng ngăn ngừa lãng phí thời gian và kiểm soát các thói quen không tốt như trì hoãn, làm việc quá giờ hoặc vội vàng vào cuối ngày.

Tránh trì hoãn công việc

Sự thiếu hiệu quả trong quản lý thời gian thường là nguyên nhân chính dẫn đến thói quen trì hoãn của rất nhiều người. Hiện tượng này tiếp tục kéo dài, gây trì trệ công việc, kéo dài thời gian hoàn thành, hoặc thậm chí làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến các hoạt động và những cá nhân liên quan.

Không biết quản lý thời gian thường dẫn đến thói quen trì hoãn

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, kèm theo kế hoạch rõ ràng và mục tiêu thực tế, sẽ là bước đầu cho mỗi cá nhân tiến xa hơn trong mọi lĩnh vực. Đồng thời, điều này ngăn chặn trì hoãn công việc, bảo đảm rằng không ảnh hưởng đến kế hoạch toàn diện đã đề ra.

Thích nghi nhanh chóng

Kỹ năng quản lý thời gian giúp tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên, quan trọng và hoàn thành chúng trong khoảng thời gian ngắn nhất. Đồng thời, tổ chức các hoạt động và nhiệm vụ khác một cách có trật tự, gọn gàng và đúng thời hạn.

Nhờ điều này, chúng ta có khả năng sẵn sàng đối mặt với các tình huống khó khăn và thích nghi nhanh chóng với những tình huống bất ngờ trong cuộc sống.

4. 7 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hiệu quả cần có

Quản lý thời gian hiệu quả là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tăng năng suất, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu cá nhân và chuyên nghiệp. Dưới đây là 7 kỹ năng quản lý thời gian quan trọng mà bạn cần có:

Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu là yếu tố cần được xác định trước khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào. Được trang bị với mục tiêu rõ ràng, ta có thể xác định hành động cần thực hiện và lập kế hoạch di chuyển như thế nào.

Kỹ năng thiết lập mục tiêu

Từ đó, ta có khả năng quản lý thời gian một cách có hệ thống hơn, phân bổ thời gian riêng biệt cho mỗi nhiệm vụ để hướng tới mục tiêu.

Xây dựng kế hoạch công việc cần làm

Xây dựng kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thời gian một cách có hệ thống. Trong quá trình lập kế hoạch, việc ước tính thời gian cần cho từng công việc và phân chia chúng thành các phần nhỏ giúp quản lý và theo dõi tiến độ một cách dễ dàng hơn.

Một kế hoạch tốt bao gồm khả năng phân loại công việc theo mức độ khẩn cấp, quan trọng, có thể dự báo và khả năng đối phó với những trở ngại và thách thức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nhờ có điều này, chúng ta có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả, đảm bảo việc hoàn thành nhiệm vụ được thực hiện đúng tiến độ và một cách tối ưu.

Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Bằng việc xác định và ưu tiên các tác vụ quan trọng, chúng ta đảm bảo rằng những công việc cần thiết được hoàn thành trước, từ đó giảm bớt áp lực khi thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo.

Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên giảm bớt áp lực

Hơn thế, việc ưu tiên những công việc này giúp ta tập trung tối đa vào chúng, đảm bảo hoàn thành một cách hiệu quả nhất. Điều này giúp cân bằng thời gian và nguồn lực, tránh sự phân tán và lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết.

Tổng kết công việc

Tổng kết công việc vào mỗi cuối ngày sẽ giúp kiểm tra lại những việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Điều này cho phép ta xem xét thời gian đã dành cho từng công việc, xem xét xem liệu nó thực sự đã đạt được hiệu quả tối ưu hay không.

Nhờ vào việc này, chúng ta có cơ hội xem xét lại để phân bổ lại thời gian hoặc học từ kinh nghiệm đó để áp dụng vào ngày tiếp theo, từ đó làm việc một cách tập trung và hiệu quả nhất.

Lên thời gian cụ thể cho công việc

Việc áp đặt thời hạn cho mọi hoạt động có nghĩa là chúng ta cần xác định và ước tính thời gian cho từng tác vụ.

Lên thời gian cụ thể cho công việc tránh thói quen trì hoãn

Bên cạnh việc đặt deadline, điều này còn giúp tránh thói quen xấu của việc trì hoãn và ngăn chặn việc tiêu tốn thời gian không cần thiết vào những việc không mang lại giá trị.

Tập trung

Một cách hiệu quả để tiết kiệm thời gian là tập trung toàn bộ sự chú ý vào công việc hiện tại. Hãy tưởng tượng như một chiếc lò đang hoạt động, cố gắng để nó đốt sáng nhất trong một khoảng thời gian cụ thể, dồn sức lực và tâm trí vào nhiệm vụ đó. Điều này không chỉ giúp đạt được hiệu quả cao mà còn giảm thiểu thời gian cần dành cho các công việc quan trọng khác.

Sử dụng công cụ quản lý thời gian

Thay vì cần phải tự mình lên kế hoạch và tạo lịch biểu bằng cách thủ công, chúng ta có thể tận dụng ứng dụng phần mềm để thực hiện công việc này.

• Google Calendar: Một lịch cá nhân trực tuyến mạnh mẽ, cho phép bạn tạo sự kiện, nhắc nhở và chia sẻ lịch với người khác.
• Todoist: Một ứng dụng quản lý danh sách công việc đa năng, giúp bạn tạo và theo dõi nhiệm vụ, ưu tiên công việc và thiết lập nhắc nhở.
• Trello: Một công cụ quản lý dự án dựa trên hệ thống thẻ, giúp bạn tổ chức công việc thành các thẻ, danh sách và bảng.
• Asana: Công cụ quản lý dự án và công việc tập trung vào sự phối hợp và theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ.
• Notion: Một nền tảng tất cả-trong-một cho quản lý thông tin cá nhân, ghi chú, lịch và dự án.
• Microsoft Outlook: Ứng dụng quản lý thư điện tử và lịch tích hợp với nhiều tính năng quản lý thời gian.

Các công cụ quản lý thời gian

Hãy chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc của bạn. Đồng thời, đừng quên tạo thói quen sử dụng công cụ một cách đều đặn để thực sự tận dụng được hiệu quả của chúng.

5. Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho cá nhân

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho cá nhân là một cách giúp bạn tối ưu hóa việc sử dụng thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất. Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian hiệu quả bạn có thể áp dụng:

Phương pháp M.I.T. (Most Important Tasks)

Phương pháp Most Important Tasks tập trung vào việc chỉ chọn một đến ba nhiệm vụ quan trọng nhất để thực hiện trong ngày. Những tác vụ này thường thuộc nhóm Khẩn cấp và Quan trọng trong ma trận Eisenhower được đề cập ở trên.

Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)

Nếu những tác vụ này được hoàn thành, cá nhân sẽ cảm nhận sự thành công cho ngày hôm đó. Phương pháp này giúp sắp xếp thời gian một cách hợp lý hơn, xây dựng một lộ trình rõ ràng và giảm áp lực trong quá trình làm việc trong ngày.

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro liên quan đến việc làm việc trong khoảng thời gian 25 phút, sau đó nghỉ 5 phút và tiếp tục lặp lại chu kỳ này.

Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro

Theo nhiều nghiên cứu, phương pháp này tạo ra một áp lực thời gian đối với công việc, giúp chúng ta tập trung, và đồng thời, những khoảng thời gian nghỉ giúp giảm căng thẳng và cung cấp thời gian dưỡng bản thân.

Phương pháp The 2-Minute Rule

Đây là một phương pháp được David Allen đề cập trong cuốn sách “Getting Things Done,” mang lại sự tăng cường cho khả năng quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Phương pháp quản lý thời gian The 2-Minute Rule

Theo nguyên tắc The 2-Minute Rule, nếu có một tác vụ mà có thể hoàn thành trong thời gian 2 phút hoặc ít hơn, chúng ta nên thực hiện nó ngay lập tức mà không cần suy nghĩ hoặc lưỡng lự.

Phương pháp này giúp giải quyết những tác vụ nhỏ một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ đó tránh cảm giác bận rộn. Thêm vào đó, hoàn thành những tác vụ nhỏ cũng giúp giải phóng thời gian và tập trung vào những hoạt động quan trọng hơn.

Phương pháp Batching

Batching, một kỹ thuật được đề xuất trong cuốn “Tuần làm việc 4 giờ” của Tim Ferriss, là một phương pháp quản lý thời gian được áp dụng để tập trung hoàn thành các tác vụ tương tự trong cùng một đợt thời gian. Thay vì thực hiện chúng không theo trình tự và xen kẽ trong suốt thời gian làm việc hàng ngày, chúng ta sẽ sắp xếp chúng vào một khoảng thời gian định trước.

Một ví dụ cụ thể: Thay vì liên tục kiểm tra và trả lời Email suốt ngày, chúng ta có thể dành một thời gian cụ thể để xử lý toàn bộ hộp thư đến. Việc này giúp tập trung vào công việc và giảm thiểu sự phân tán, đồng thời giúp giải phóng thời gian cho các hoạt động khác. 

6. Phương pháp quản lý thời gian cho doanh nghiệp hiệu quả

Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là một số phương pháp quản lý thời gian được áp dụng trong doanh nghiệp để đảm bảo sự hiệu quả:

Phương pháp 80/20

Nguyên tắc Pareto đặt mức trọng yếu vào sự cân đối giữa sản phẩm (kết quả/hiệu quả) chiếm 80% và nguyên liệu (đầu vào/đóng góp/hành động) chiếm 20%.

Phương pháp quản lý thời gian 80/20

Nhận biết 20% nhiệm vụ quan trọng nhất: Đòi hỏi phải phân tích và đánh giá toàn bộ danh sách công việc cần hoàn thành. Tiếp theo, lựa chọn ra 20% nhiệm vụ quan trọng nhất, cần được tiến hành một cách ưu tiên và kịp thời.

Theo dõi và ghi nhận 20% thời gian này thường diễn ra vào thời điểm nào trong ngày, trong bối cảnh nào, với chu trình ra sao,… Từ đó, mô phỏng và tập trung vào 20% thời gian hiệu quả này nhằm đạt được hiệu quả cao hơn trong thành quả cuối cùng.

Phương pháp 40 -30 – 20 – 10

Nguyên tắc 40 – 30 – 20 – 10 là một phương pháp quản lý thời gian có hiệu quả mà nhiều tổ chức sử dụng. Dựa theo quy tắc này, chúng ta phân bổ thời gian như sau:

– 40% thời gian: Dành cho những công việc quan trọng và ưu tiên hàng đầu. Đây là những nhiệm vụ cần được hoàn thành một cách ưu tiên để đạt được mục tiêu.

– 30% thời gian: Dành cho những công việc quan trọng thứ hai trong danh sách ưu tiên.

– 20% thời gian: Dành cho những công việc quan trọng thứ ba trong danh sách ưu tiên.

– 10% thời gian: Dành cho những công việc không quan trọng hoặc không ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất làm việc.

Phương pháp 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Nguyên tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) đóng góp vào việc phân loại và quản lý các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên và tầm quan trọng:

– Do – Thực hiện: Những công việc thuộc nhóm này là quan trọng và cần được hoàn thành ngay lập tức. Trong quá trình thực hiện, tập trung là điều quan trọng và hạn chế sự xao lãng từ các công việc khác.

– Dump – Bỏ: Các công việc không mang tính quan trọng và không cần phải thực hiện có thể được bỏ đi. Việc tập trung vào những việc thực sự quan trọng hơn là cần thiết.

– Delegate – Uỷ thác: Những công việc có tính quan trọng nhưng có thể giao cho người khác hoặc một nhóm người để giải quyết. Điều này giúp tập trung vào những hoạt động quan trọng khác và đạt hiệu suất làm việc cao hơn.

– Defer – Trì hoãn: Các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp có thể được trì hoãn. Lên lịch và ghi chú lại chúng, sau đó tập trung vào các công việc khác trước, rồi quay lại xử lý chúng sau.

Phương pháp quản lý thời gian 4D

Trong cuộc sống đầy bận rộn và thách thức ngày nay, kỹ năng quản lý thời gian đã trở thành một chìa khóa quan trọng để đạt được thành công và cân bằng trong cả cuộc sống cá nhân lẫn sự nghiệp. Không chỉ là một từ khóa thịnh hành, mà kỹ năng quản lý thời gian là một khả năng quan trọng mà ai cũng nên trang bị để tự mình điều hướng con thoi của cuộc sống một cách hiệu quả.

Tham khảo ngay một số kỹ năng cần thiết : 

• Các kỹ năng mềm
• Các kỹ năng cứng
• Các kỹ năng sống
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng giao tiếp với khách hàng
• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
• Kỹ năng thuyết trình

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.