Back Office là gì? Các vị trí và vai trò trong doanh nghiệp
Theo dõi Maison Office trên
Back Office không phải là thuật ngữ quá mới, thế nhưng nó lại đang trở nên ngày càng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào hiện nay. Vậy Back Office là gì? Bộ phận này đóng vai trò quan trọng ra sao? Bao gồm những vị trí công việc nào? Hãy cùng Maison Office tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây!
Nội dung chính
- 1. Back office là gì?
- 2. Tầm quan trọng của Back Office trong mỗi doanh nghiệp hiện nay
- 3. Phân biệt Back Office và Front Office
- 4. Các vị trí công việc thường gặp trong khối Back Office
- 5. Những yêu cầu công việc dành cho khối Back Office
- 6. Áp lực đặt ra cho các vị trí back office trong doanh nghiệp
- 7. Cơ hội phát triển của Back Office
- 8. Lời kết
1. Back office là gì?
Back office (hay còn gọi hậu cần văn phòng) là bộ phận thực hiện các công việc hỗ trợ cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp, không trực tiếp tiếp xúc với khách hàng.
Khối back office chỉ làm việc với các phòng ban trực thuộc doanh nghiệp theo sự chỉ đạo của cấp trên. Mặc dù không trực tiếp tạo ra nguồn thu cho doanh nghiệp, thế nhưng nếu không có sự hỗ trợ đắc lực của back office, doanh nghiệp cũng rất khó để tồn tại và phát triển.
Về cơ bản, khối hành chính văn phòng sẽ hỗ trợ cho các bộ phận khác thông qua nhiều nhiệm vụ khác nhau. Trong đó, back office đặc biệt duy trì mối quan hệ thân thiết với các nhân viên ở bộ phận front office. Sự giao tiếp, tương tác và hỗ trợ tuyệt vời giữa hai bộ phận chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, hiệu quả.
2. Tầm quan trọng của Back Office trong mỗi doanh nghiệp hiện nay
Khối hành chính văn phòng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể:
- Đây được xem là nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Các phòng ban thuộc back office thường chịu trách nhiệm sắp xếp, xử lý các công việc quan trọng trong nội bộ doanh nghiệp. Có thể kể đến như: tuyển dụng, soạn hợp đồng, quản lý nhân sự, trả lương,…
- Bộ phận này chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết để quá trình vận hành doanh nghiệp diễn ra hiệu quả. Nhờ đó, các nhân viên thuộc front office nói riêng và toàn thể nhân viên doanh nghiệp nói chung có thể chủ động hơn trong công việc. Hiệu quả công việc cũng từ đó được cải thiện đáng kể.
- Bộ phận back office còn thực hiện nhiệm vụ sắp xếp, bảo mật các dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp hay thông tin khách hàng. Điều này không chỉ hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả mà còn giúp hạn chế những rủi ro, thiệt hại cho doanh nghiệp.
3. Phân biệt Back Office và Front Office
Hai bộ phận back office và front office luôn có mối liên hệ gắn kết chặt chẽ trong doanh nghiệp. Nếu như back office là bộ phận chịu trách nhiệm thực thi các công việc nội bộ thì front office sẽ đảm nhận các công việc cần tương tác, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.
Để hiểu rõ hơn sự khác nhau giữa back office và front office là gì, hãy cùng xem qua thông tin tổng hợp dưới đây:
| Tiêu chí | Back Office | Front Office |
| Khái niệm | Thực hiện các công việc liên quan trong nội bộ doanh nghiệp. | Tiếp xúc, tương tác trực tiếp với khách hàng, mang lại doanh thu cho công ty. |
| Các bộ phận | Bao gồm các bộ phận: kế toán, nhân sự, phân tích dữ liệu, kỹ thuật, công nghệ thông tin,… | Bao gồm các bộ phận: nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc khách hàng, lễ tân,… |
| Công việc phụ trách | – Tuyển dụng, quản lý nhân sự, trả lương.
– Tổ chức thăm hỏi ốm đau, hiếu, hỉ, sinh nhật,… – Chuẩn bị trà, nước, phòng họp. – Tương tác, kết nối với các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. |
– Trực tổng đài, giải đáp thắc mắc, tư vấn khách hàng.
– Tiếp đón và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình cung cấp dịch vụ. – Giải quyết các phản hồi, khiếu nại của khách hàng. – Giao dịch, thanh toán hóa đơn. |
Mặc dù back office và front office có sự khác biệt trong cách thức hoạt động, tuy nhiên cả hai bộ phận này đều rất quan trọng và không thể tách rời trong doanh nghiệp. Theo đó, back office sẽ hỗ trợ front office trong một số công việc liên quan nhằm cải thiện năng suất và đạt được mục tiêu doanh số cao.
4. Các vị trí công việc thường gặp trong khối Back Office
Như vậy ta đã hiểu rõ khái niệm back office là gì cũng như tầm quan trọng của khối hành chính văn phòng. Tiếp theo trong phần này, hãy cùng tìm hiểu bộ phận back office trong doanh nghiệp sẽ bao gồm những vị trí công việc nào.
Nhân viên nhân sự
Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các công việc liên quan đến quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, tổ chức. Một nhân viên nhân sự sẽ chịu trách nhiệm cho các công việc như:
- Tìm kiếm, thu hút và tuyển dụng nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo giúp nhân viên phát triển chuyên môn và kỹ năng làm việc.
- Quản lý và giải quyết các vấn đề liên quan đến lương, thưởng và phúc lợi (BHXH, nghỉ phép) của toàn bộ nhân sự trong tổ chức.
- Thiết lập các quy chế, quy tắc trong nội bộ doanh nghiệp.
- Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định và luật pháp liên quan đến lao động.
- Duy trì mối quan hệ tích cực giữa đội ngũ nhân viên và doanh nghiệp.
Nhân viên thuộc bộ phận nhân sự phải là người có kỹ năng tổ chức, sắp xếp, có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ đồng thời. Bên cạnh đó, họ cũng cần có sự nhạy bén trong giao tiếp để quản lý hiệu quả mối quan hệ giữa đội ngũ nhân sự và doanh nghiệp.
Nhân viên kế toán
Kế toán là một trong những phòng ban hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng hàng đầu trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của bộ phận kế toán:
- Thu thập, xử lý và sắp xếp các hóa đơn, chứng từ liên quan đến các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp.
- Ghi chép và quản lý mọi khoản thu, chi phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
- Tổng hợp tất cả các số liệu từ sổ kế toán và lập thành các báo cáo chi tiết cho cấp trên.
- Lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế hàng quý và hàng năm.
- Đề xuất các phương pháp hạch toán và báo cáo.
- Lưu trữ, bảo mật dữ liệu kế toán theo quy định.
- Cung cấp và giải trình dữ liệu kế toán khi có yêu cầu từ cấp trên hoặc các cơ quan có thẩm quyền.
Một nhân viên kế toán cần phải có sự tỉ mỉ và cẩn thận tuyệt đối, đảm bảo mọi dữ liệu tài chính không có bất kỳ sai sót nào. Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề cũng cực kỳ quan trọng, giúp kế toán phát hiện kịp thời những sai sót và đưa ra biện pháp khắc phục.
Chuyên viên phân tích dữ liệu
Phân tích dữ liệu là bước cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong thời đại công nghệ số. Do đó, vị trí chuyên viên phân tích dữ liệu (Data Analyst) đóng vai trò vô cùng then chốt giúp tạo nên thành công của doanh nghiệp. Một chuyên viên phân tích dữ liệu sẽ đảm nhận các công việc:
- Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cơ sở dữ liệu, trang web, mạng xã hội, ý kiến khách hàng,…
- Xử lý và phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các công cụ, kỹ thuật phân tích.
- Lập báo cáo trực quan dưới dạng biểu đồ, hình ảnh minh họa nhằm trình bày kết quả phân tích một cách dễ hiểu đến các bên liên quan.
- Dự báo các xu hướng trong tương lai có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Để trở thành một chuyên viên phân tích dữ liệu, bạn cần có tư duy logic mạnh mẽ, nhạy bén với các con số và dữ liệu phân tích. Bên cạnh đó, cần có sự tỉ mỉ, cẩn thận để tránh sai sót trong phân tích và báo cáo.
Chuyên viên phân tích rủi ro
Chuyên viên phân tích rủi ro là người chịu trách nhiệm giám sát, quản lý và phân tích các rủi ro tiềm ẩn liên quan đến các danh mục đầu tư của công ty. Dựa trên phân tích và đánh giá, họ có thể đưa ra các khuyến nghị giúp công ty hạn chế rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Một chuyên viên phân tích rủi ro cần phải có kỹ năng phân tích, tư duy chiến lược cùng kỹ năng đàm phán mạnh mẽ.
Nhân viên công nghệ thông tin
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, vai trò của phòng công nghệ thông tin (CNTT) cũng ngày càng được đánh giá cao hơn. Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện các công việc như:
- Quản lý hệ thống hạ tầng và phần cứng.
- Quản lý cơ sở dữ liệu, phần mềm và ứng dụng.
- Hỗ trợ người dùng nội bộ doanh nghiệp về các tác vụ trên hệ thống.
- Đào tạo nội bộ về phần mềm và các ứng dụng CNTT.
- Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
Nhân viên trực thuộc phòng CNTT phải là người có tư duy logic để phân tích và giải quyết các vấn đề kỹ thuật. Bên cạnh đó cũng cần cập nhật liên tục những kiến thức mới về công nghệ, phần mềm.
Bộ phận kỹ thuật
Bộ phận kỹ thuật thuộc khối back office sẽ thực hiện các công việc liên quan đến máy móc, thiết bị. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo máy móc luôn trong tình trạng hoạt động ổn định, không gây ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp doanh nghiệp hạn chế những thiệt hại không đáng có đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành.
Nhân viên kỹ thuật thường sẽ nhận nhiệm vụ theo sự phân công, chỉ đạo của cấp trên. Mặc dù đây không phải là bộ phận trực tiếp mang về doanh số, tuy nhiên nếu không có sự hỗ trợ kịp thời của bộ phận này, hoạt động của doanh nghiệp có thể bị ngưng trệ và giảm hiệu suất.
Nhân viên tuân thủ
Nhân viên tuân thủ là người chịu trách nhiệm đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ đúng theo quy định pháp luật và các quy tắc nội bộ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa các rủi ro, giúp doanh nghiệp hoạt động và phát triển bền vững.
Để làm được điều này, nhân viên tuân thủ phải nắm rõ các quy tắc, chính sách của doanh nghiệp cũng như các quy định của pháp luật hiện hành. Không dừng ở kỹ năng giải quyết vấn đề mà bên cạnh đó họ cũng cần có ý thức mạnh mẽ về việc tuân thủ cùng tiêu chuẩn đạo đức cao.
Quản lý điều hành
Quản lý điều hành là vị trí quản lý cấp cao nhất chịu trách nhiệm hoạch định, giám sát toàn bộ hoạt động trong một doanh nghiệp.
Cụ thể hơn, công việc của vị trí này bao gồm:
- Nắm bắt rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch chi tiết và giám sát tiến độ hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra.
- Thúc đẩy nhân viên tuân thủ các nguyên tắc, quy định trong quá trình làm việc.
- Giao tiếp với các nhóm quản lý để đảm bảo các quy trình được thực hiện đúng cách.
- Đề xuất các giải pháp để cải thiện chất lượng, hiệu suất công việc.
Ngoài kiến thức chuyên môn, nhà quản lý điều hành cần phải có kỹ năng lãnh đạo, tư duy chiến lược cùng khả năng giải quyết các vấn đề.
Tìm hiểu thêm:
5. Những yêu cầu công việc dành cho khối Back Office
Mỗi vị trí công việc trong khối back office đều đòi hỏi ứng viên một số yêu cầu nhất định. Và nhìn chung, có hai khía cạnh quan trọng mà bạn cần đáp ứng như sau:
Yêu cầu về chuyên môn
Các vị trí thuộc bộ phận back office đòi hỏi ứng viên có kiến thức chuyên môn cần thiết, liên quan đến công việc. Điều này đảm bảo ứng viên có khả năng học hỏi, tiếp thu nhanh đồng thời áp dụng chính xác kiến thức để hoàn thành tốt công việc được giao.
Yêu cầu về kỹ năng, tố chất
Yếu tố đầu tiên cần phải có ở một nhân viên hành chính văn phòng đó chính là sự cẩn trọng và tỉ mỉ. Bởi bộ phận back office đóng vai trò là người nắm giữ các thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Do vậy, sự cẩn trọng là rất cần thiết để hạn chế những sai sót, rủi ro gây ảnh hưởng đến hoạt động của toàn bộ tổ chức.
Thêm một yếu tố không thể thiếu đó chính là tinh thần sẵn sàng học hỏi và phát triển. Bên cạnh những kiến thức có được từ trường lớp, nhân viên back office còn phải không ngừng trau dồi, cập nhật những kiến thức mới liên quan công việc.
Ngoài ra, các vị trí công việc kể trên cũng cần trang bị cho mình loạt kỹ năng cần thiết để hỗ trợ công việc. Trong đó phải kể đến: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tổ chức, làm việc nhóm, v.v. Cuối cùng, đừng quên xây dựng mối quan hệ gắn kết chặt chẽ với các phòng ban khác để có thể phối hợp, hỗ trợ nhau thật tốt trong công việc.
Tìm hiểu ngay: 15 Kỹ năng cần thiết trong công việc – giúp chinh phục chìa khóa thành công
6. Áp lực đặt ra cho các vị trí back office trong doanh nghiệp
Bất kỳ công việc nào cũng có những khó khăn và áp lực nhất định và back office cũng không ngoại lệ. Thông thường các nhân viên hành chính văn phòng phải đối mặt với những áp lực sau:
- Áp lực về thời gian: Áp lực đầu tiên là về thời gian hoàn thành công việc (deadline). Bên cạnh những nhiệm vụ cơ bản được phân công theo kế hoạch, có rất nhiều các công việc phát sinh khác xen ngang buộc phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Do vậy, người nhân viên cần phải có kỹ năng sắp xếp, quản lý thời gian để đảm bảo deadline cho từng công việc.
- Áp lực về khối lượng công việc: Back office cần phải kết nối và hỗ trợ công việc cho nhiều bộ phận khác trong nội bộ doanh nghiệp. Do vậy, khối lượng công việc thường bị quá tải. Sự hối thúc của các phòng ban hay cấp trên cũng khiến áp lực đè nặng lên sức khỏe thể chất và tinh thần.
- Áp lực về những rủi ro: Công việc của khối hành chính văn phòng thường liên quan đến các thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, mọi sự sai sót đều có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
7. Cơ hội phát triển của Back Office
Qua những chia sẻ trên đây, có thể thấy mỗi vị trí công việc thuộc khối back office đều mang đến những giá trị riêng cho doanh nghiệp. Và vai trò của back office là không thể thay thế dù cho môi trường kinh doanh có thay đổi nhanh chóng đến mức nào.
Hãy xem xét khả năng của bản thân cũng như mong muốn được phát triển để lựa chọn cho mình vị trí phù hợp nhất. Hiện nay, các vị trí back office trong các doanh nghiệp đều có lộ trình thăng tiến rất rõ ràng. Quan trọng là bạn cần từng bước xây dựng nền tảng vững chắc để thăng tiến lên các vị trí cấp cao hơn.
Bằng cách đặt ra mục tiêu cụ thể, hãy nỗ lực không ngừng để trau dồi kiến thức, chuyên môn và kỹ năng cần thiết. Bên cạnh đó không ngừng nắm bắt những cơ hội để phát huy hết tiềm lực của bản thân.
8. Lời kết
Back office là bộ phận đóng vai trò then chốt, góp phần vào sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu hơn back office là gì cũng như những vị trí quan trọng thuộc khối hành chính văn phòng hiện nay. Chúc bạn sớm tìm được định hướng và thành công với vị trí công việc mà mình lựa chọn.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
