Kỹ năng ra quyết định: 7 bước đưa ra quyết định hiệu quả nhất

Bạn có bao giờ cảm thấy khó khăn khi phải đưa ra những quyết định quan trọng trong cuộc sống và công việc? Bạn có biết rằng kỹ năng ra quyết định là một trong những kỹ năng mềm cần thiết để thành công? Trong bài viết này, Maison Office sẽ chia sẻ với bạn những phương pháp và bí quyết để nâng cao kỹ năng đưa ra quyết định của bạn.

1. Ra quyết định là gì?

Ra quyết định là một quá trình hoạt động của tâm trí con người, là quá trình cân nhắc dẫn đến việc lựa chọn một phương án thực hiện trong vô số các phương án hiện có. Quá trình này yêu cầu dựa vào các lý giải và phân tích cơ bản để đảm bảo việc lựa chọn là hợp lý nhất.

Trong môi trường doanh nghiệp, người quản lý phải đưa ra những quyết định ảnh hưởng đến hướng phát triển của tổ chức. Khi mục tiêu được xác định rõ ràng, nhân viên cảm thấy ổn định hơn trong công việc của mình. Ngược lại, việc không có phương hướng sẽ dẫn đến sự không chắc chắn và thậm chí có thể khiến nhân viên cân nhắc rời bỏ công việc vì sự thiếu tin tưởng vào khả năng ra quyết định của lãnh đạo. Vì vậy, mỗi quyết định từ người quản lý đều mang ý nghĩa quan trọng, góp phần kiểm soát rủi ro và hơn hết họ phải thực hiện đưa ra quyết định một cách nhanh chóng.

Nếu người quản lý đưa ra quyết định đúng đắn, họ sẽ dễ dàng nhận được sự tôn trọng từ phía nhân viên.

2. Kỹ năng ra quyết định là gì?

Kỹ năng ra quyết định là khả năng đưa ra một hoặc nhiều quyết định sau khi tìm hiểu, phân tích, tham khảo dữ liệu cũng như điều kiện sẵn có. Mục đích của việc đưa ra các quyết định này là để đạt được kết quả như mong muốn của bản thân.

Khả năng ra quyết định là một khả năng quan trọng trong cuộc sống cá nhân và cả trong môi trường công việc, vì quyết định đúng đắn có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả và thành công của một người hay một tổ chức.

3. Quy trình 7 bước để đạt khả năng ra quyết định hiệu quả

Việc đưa ra một quyết định không phải là điều đơn giản, đặc biệt khi nó liên quan đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Vì vậy, để đảm bảo quyết định được đưa ra là chính xác, các nhà quản trị có thể tuân theo các 7 bước sau đây:

Bước 1: Xác định vấn đề cần giải quyết

Khi mắc phải một tình huống đòi hỏi việc đưa ra quyết định, mọi người cần làm rõ vấn đề đang đối mặt là gì và mục tiêu của quá trình giải quyết là gì. Khi đã xác định được hai khía cạnh này, mọi người sẽ có khả năng đánh giá quyết định phù hợp nào sẽ đem lại kết quả tốt nhất.

Bước 2: Nhìn nhận đánh giá vấn đề 

Sau khi đã xác định được vấn đề, bước tiếp theo cần thực hiện là phân tích và đánh giá từ nhiều góc độ khác nhau. Đồng thời, cần xem xét cả các khía cạnh có lợi và bất lợi của phương án giải quyết. Việc này sẽ giúp bạn có khả năng điều chỉnh và khắc phục kịp thời các khó khăn, từ đó tránh để tình hình trở nên nghiêm trọng hơn.

Bước 3: Liệt kê các phương án phù hợp

Thông qua việc tìm hiểu thông tin, tham khảo ý kiến hay tiến hành thảo luận, mục tiêu là tạo ra một loạt phương án và giải pháp mới để giải quyết vấn đề.

Đồng thời, để tránh tình trạng mất thời gian trong việc xem xét và lựa chọn giữa nhiều phương án, việc đặt ra một số tiêu chuẩn trong việc triển khai các phương án khác nhau cũng cần được thực hiện.

Bước 4: Phân tích ưu, nhược điểm

Khi đã chọn ra một số giải pháp nhằm giải quyết vấn đề, mọi người cần thực hiện việc đánh giá và hiểu rõ tất cả các khía cạnh, ưu điểm và nhược điểm của mỗi phương pháp. Việc này giúp tổ chức dễ dàng đưa ra quyết định chính xác sau khi đã đánh giá được hiệu quả của từng giải pháp được đưa ra.

Bước 5: Ra quyết định

Sau khi đã hiểu rõ toàn bộ thông tin liên quan đến vấn đề và đã có danh sách các phương án triển khai để giải quyết tình huống tốt nhất, thì tại thời điểm này, người lãnh đạo cần thực hiện việc đưa ra quyết định cuối cùng. Mọi người cần lựa chọn một giải pháp không chỉ giải quyết vấn đề được đặt ra mà còn mang lại giá trị đáng kể cho tổ chức.

Bước 6: Triển khai

Khi đã thống nhất phương án cuối cùng, người quyết định cần đồng thuận các bước triển khai với tất cả các thành viên trong tổ chức để đảm bảo đạt được kết quả như mong đợi.

Bước 7: Giám sát, đo lường và đánh giá 

Trong quá trình thực hiện giải pháp để giải quyết vấn đề, mọi người cần phải liên tục theo dõi và nắm rõ tiến độ thực hiện nhiệm vụ, tiến hành đo lường kết quả hoàn thành công việc và đưa ra nhận định về hướng triển khai có đang diễn ra theo đúng hướng không, nhằm kịp thời thực hiện các điều chỉnh cần thiết.

4. Phân loại các  kỹ năng quyết định

Các kỹ năng quyết định được phân loại thành 3 loại chính

Quyết định tuân theo quy chuẩn

Đây là một loại quyết định cơ bản và đơn giản nhất. Những quyết định này thường là những quyết định phải đưa ra hàng ngày, có tính chất lặp đi lặp lại và đã trở thành thói quen.

Những quyết định tuân theo chuẩn thường dựa trên các nguyên tắc, quy định, luật lệ, thủ tục, v.v., mà thường sẽ có những hậu quả kèm theo nếu bạn không tuân theo.

Việc sử dụng quyết định theo chuẩn thường giúp tránh sự chủ quan và đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên các tiêu chí rõ ràng và khách quan. Điều này thường áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả trong kinh doanh, chính trị, y tế, luật pháp và nhiều lĩnh vực khác.

Quyết định cấp thời

Quyết định cấp thời là việc đưa ra một quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời để giải quyết một tình huống hoặc vấn đề đang diễn ra trong thời gian ngắn. Quyết định này thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi bạn phải thực hiện nhanh chóng để giảm thiểu thiệt hại trong khoảng thời gian ngắn.

Đây thường là những quyết định mà người ra quyết định phải đưa ra mà không có nhiều thời gian để thu thập thông tin hoặc xem xét chi tiết. Quyết định cấp thời thường dựa trên tri thức và kinh nghiệm hiện có, đôi khi có thể không hoàn hảo nhưng vẫn cần thiết để đối phó với tình huống ngay lập tức.

Ví dụ: Nếu một chuyến bay chậm hơn so với thời gian dự kiến và khách hàng phải chờ đợi lâu, giám đốc hãng hàng không sẽ phải gặp gỡ hành khách sau đó đưa ra quyết định về việc liệu họ nên sắp xếp phương tiện khác để họ về nhà hay không.

Quyết định có chiều sâu

Quyết định có chiều sâu là những quyết định được đưa ra sau khi đã xem xét và đánh giá một cách tỉ mỉ các khía cạnh, tùy chọn, và hậu quả liên quan. Trong quyết định có chiều sâu, người ra quyết định thường tiến hành thu thập thông tin, phân tích các tùy chọn có sẵn, dự đoán hậu quả, và đánh giá rủi ro trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Quyết định có chiều sâu yêu cầu sự cân nhắc và khả năng hiểu rõ sâu sắc về các khía cạnh của vấn đề. Điều này thường liên quan đến việc đưa ra quyết định trong các tình huống phức tạp, có nhiều yếu tố tương quan và tác động khác nhau.

Những quyết định có chiều sâu trong lĩnh vực công việc thường là những quyết định liên quan đến quá trình cải tiến, sáng tạo, tạo ra cái mới và mang lại giá trị to lớn và bền vững.

5. 3 Nguyên tắc cần nhớ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác

Việc phát triển kỹ năng ra quyết định đòi hỏi thời gian dài để rèn luyện. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ lý do của việc lựa chọn như vậy. Hơn nữa, để tránh sự bất định và mất hướng, bạn có thể tuân theo những nguyên tắc sau đây:

Nguyên tắc định nghĩa

Nguyên tắc định nghĩa là việc hiểu rõ về các vấn đề cần giải quyết trước khi đưa ra quyết định. Để thực hiện điều này, cần tiến hành nghiên cứu và phân tích cẩn thận các thông tin liên quan đến vấn đề đó.

Khi đã có sự hiểu biết đầy đủ về vấn đề, người đưa ra quyết định sẽ có khả năng xác định phương hướng xử lý thích hợp, phù hợp với tình hình và tiềm năng của tổ chức. Kỹ năng đưa ra quyết định sẽ chính xác và hiệu quả sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó tăng cường tính cạnh tranh và phát triển bền vững của tổ chức.

Nguyên tắc xác minh đầy đủ

Nguyên tắc này yêu cầu mọi quyết định được đưa ra phải có nền tảng vững chắc, không dựa vào cảm tính. Để tăng khả năng thuyết phục, người đưa ra quyết định cần nắm vững thông tin và sử dụng lập luận logic, chứng minh tính đúng đắn và bảo vệ quyết định của mình.

Nguyên tắc sự đồng nhất

Nguyên tắc này được áp dụng trong trường hợp quá trình đưa ra quyết định diễn ra trong môi trường làm việc nhóm, với tối thiểu 2 người tham gia. Khi một lượng lớn thông tin và quan điểm đa dạng xuất hiện, người đưa ra quyết định cần tiến hành tìm hiểu, phân tích và xác định những điểm chính của vấn đề, đảm bảo việc phân tích các lựa chọn theo hướng khách quan trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Khi áp dụng nguyên tắc về sự thống nhất, bạn đang đối mặt với tình huống làm việc cùng 2 người trở lên. Trước khi thống nhất với nhiều quan điểm, bạn cần tiến hành phân tích và tìm ra những điểm quan trọng. Đồng thời, bạn và đồng nghiệp cần đảm bảo rằng việc xem xét vấn đề diễn ra một cách khách quan. Để cụ thể hơn, bạn cần xem xét kế hoạch từ mọi khía cạnh và cân nhắc sự thay đổi của các yếu tố khác.

6. Các kỹ năng đồng hành hỗ trợ kỹ năng ra quyết định

Việc ra quyết định là một phần quan trọng trong cuộc sống và công việc hàng ngày. Để hỗ trợ kỹ năng ra quyết định tốt, bạn cần phải phát triển một loạt các kỹ năng liên quan. Dưới đây là một số kỹ năng quan trọng có thể giúp bạn ra quyết định hiệu quả:

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Khả năng giải quyết vấn đề hỗ trợ cá nhân trong việc xác định và phân tích các thách thức liên quan, và từ đó, họ có thể đề xuất những giải pháp khả thi và có hiệu quả. Kết quả của việc này là khả năng đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ, từ đó giải quyết hiệu quả những tình huống phức tạp và thời hạn.

Kỹ năng tổ chức

Bằng việc sở hữu kỹ năng tổ chức xuất sắc, người ra quyết định có thể sắp xếp thông tin liên quan đến quyết định một cách rõ ràng và dễ dàng tiếp cận, đảm bảo quá trình hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và liền mạch. 

Điều này thúc đẩy khả năng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, đồng thời đảm bảo rằng quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và đầy đủ.

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo đóng góp vào khả năng của người ra quyết định trong việc dựa trên một tầm nhìn rõ ràng và sáng suốt để đưa ra quyết định. Khi có kỹ năng lãnh đạo vượt trội, có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự đóng góp ý kiến và thảo luận hiệu quả từ các thành viên trong đội nhóm. Thứ này hỗ trợ việc thu thập thông tin cần thiết và đưa ra quyết định dựa trên một loạt các quan điểm đa dạng và phong phú.

Bên cạnh đó, kỹ năng lãnh đạo còn thúc đẩy khả năng của người ra quyết định trong việc khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo trong công việc, giúp họ tạo ra các giải pháp mới và hiệu quả để giải quyết những vấn đề phức tạp. Kỹ năng lãnh đạo cũng cung cấp sự tự tin và quyết đoán hơn trong việc đưa ra quyết định.

Kỹ năng quản lý cảm xúc

Kỹ năng quản lý cảm xúc đóng góp vào việc người ra quyết định có khả năng tránh ra các quyết định dựa trên cảm xúc, thay vào đó, họ đưa ra những quyết định dựa trên thông tin khách quan và đầy đủ hơn. Thêm vào đó, việc kiểm soát cảm xúc còn nâng cao khả năng tương tác với người khác, đặc biệt trong những tình huống căng thẳng và stress. Điều này hỗ trợ họ trong việc thu thập thông tin, ý kiến và quan điểm từ người khác, giúp họ đưa ra quyết định dựa trên một phạm vi đa dạng của quan điểm.

Tư duy sáng tạo

Người đưa ra quyết định có thể tạo ra những phương án giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và đột phá, điều này đồng nghĩa với việc quyết định được xây dựng dựa trên những giải pháp độc đáo và mới mẻ.

Hơn nữa, khả năng tư duy sáng tạo giúp họ có thể nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau, từ đó đề xuất một lượng lớn các phương án giải quyết.

Tư duy phản biện

Khả năng tư duy phản biện hỗ trợ trong việc đánh giá và so sánh thông tin một cách cẩn thận và khách quan. Điều này giúp họ tránh việc đưa ra quyết định dựa trên giả thuyết hoặc thông tin không đầy đủ. Đồng thời, tư duy phản biện cũng giúp họ nhận thức về các điểm yếu hoặc rủi ro có thể phát sinh từ việc lựa chọn một phương án, từ đó khám phá những lựa chọn thay thế phù hợp hơn.

Kỹ năng teamwork  

Kỹ năng làm việc nhóm hỗ trợ người ra quyết định trong việc tương tác tích cực với các thành viên khác một cách hiệu quả. Điều này dẫn đến khả năng thu thập ý kiến và thông tin, từ đó đưa ra quyết định dựa trên một phạm vi quan điểm đa dạng. Đồng thời, sự phối hợp với đồng đội để thực hiện quyết định diễn ra một cách mượt mà và liền mạch nhất có thể.

7. Phương pháp cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả

Để cải thiện kỹ năng ra quyết định hiệu quả, bạn có thể áp dụng các phương pháp sau

Đặt mục tiêu cụ thể

Việc xác định rõ ràng mục tiêu là điều quan trọng. Mức độ chi tiết mà bạn đặt ra cho mục tiêu sẽ phản ánh rõ ràng trong khả năng bạn đối mặt với khó khăn hoặc dễ dàng trong việc ra quyết định.

Mục tiêu cụ thể sẽ cung cấp động lực và đồng thời là hướng dẫn cho mọi quyết định bạn đưa ra. Nó cũng sẽ là tiêu chuẩn để bạn đánh giá lại các quyết định của mình.

Độc lập và kiên định

Lời khuyên và các ý kiến tham khảo đóng vai trò quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định quan trọng. Tuy nhiên, đừng bỏ quên rằng dù thế nào, khả năng suy nghĩ độc lập vẫn là yếu tố chính. Đừng để việc cố gắng tư duy khách quan làm bạn mất đi tính riêng của mình.

Chỉ khi bạn biết cách tự mình suy ngẫm, bạn mới có thể hấp thụ thông tin từ những ý kiến tham khảo một cách thông thái và đưa ra những quyết định chính xác và phù hợp nhất.

Bởi vì không ai hiểu rõ bạn và tình hình bạn đang đối mặt hơn bạn tự mình.

Quyết tâm

Tất cả các quyết định đều bắt đầu từ suy nghĩ và chỉ khi nó được thực hiện, quyết định mới trở nên hiệu quả. Bạn có thể xem xét kỹ và suy tính cẩn thận. Tuy nhiên, khi đã quyết định, hãy không ngần ngại mà hành động ngay lập tức.

Xác định điểm mạnh, điểm yếu bản thân

Các cụ đã từng nói rằng “Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng”. Vì vậy, mục tiêu ban đầu là hiểu rõ điểm mạnh và yếu của chính bản thân bạn.

Điều này không chỉ làm cho khả năng ra quyết định của bạn trở nên sắc bén hơn, mà còn giúp bạn phát triển bản thân một cách toàn diện.

Học hỏi từ người khác

Hãy không ngừng rút kinh nghiệm từ những người xung quanh bạn! Người luôn tự cho mình biết tất cả thường kết thúc bằng việc trở nên cố định và khó linh hoạt!

Việc học hỏi từ những người xung quanh cũng sẽ giúp bạn tránh những sai lầm mà người khác đã gặp phải trước đó. Đồng thời, bạn cũng sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc phải tìm hiểu một cách độc lập.

Chịu trách nhiệm mọi quyết định

Khi ra quyết định, bạn đang đảm nhận trách nhiệm cho sự chọn lựa của mình. Quyết định này sẽ tác động đến bản thân bạn và cả những người xung quanh.

Vì thế, bạn cần chấp nhận trách nhiệm và tuyệt đối không để ai thay thế bạn đưa ra những quyết định quan trọng trong cuộc sống.

Đừng cố phân tích quá nhiều

Mục tiêu cơ bản của việc phân tích là hiểu rõ vấn đề và đưa ra quyết định chính xác. Tuy nhiên, nếu bạn tiến xa trong việc phân tích quá nhiều thông tin, bạn có thể rơi vào tình trạng lúng túng và rối loạn. Kết quả, việc đưa ra quyết định trở nên khó khăn hơn.

Trong trường hợp như vậy, quá trình phân tích sẽ trở nên không hiệu quả.

Tất nhiên, việc phân tích chi tiết để tăng khả năng quyết định đúng đắn vẫn rất quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng không nên bỏ qua việc xem xét cơ hội, thời gian và ý chí của mình, vì chúng cũng có vai trò quan trọng.

Hãy biết cân nhắc và kiểm soát trong quá trình phân tích!

Chấp nhận, học hỏi từ thất bại

Không ai có thể tránh khỏi thất bại, bởi không ai là hoàn hảo. Tuy nhiên, quan trọng là không để những sai lầm đó tác động đến tinh thần và làm suy giảm sự tự tin. Thất bại có thể là một bài học quý báu; thay vì tụt hậu và từ bỏ, hãy kiên trì, kiên nhẫn và tìm ra cách khắc phục tốt nhất cho những sai lầm.

Người thành công là những người học từ thất bại và tiếp tục cố gắng hướng đến mục tiêu. Vì vậy, hãy giữ tĩnh tâm và tư duy một cách thông minh khi đối diện với thất bại, để có thể vượt qua nó và đạt được sự thành công lớn hơn trong cuộc sống.

Trên đã là những kiến thức hữu ích về kỹ năng ra quyết định mà Maison Office đã tổng hợp. Mong rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích, giúp bạn có thể đưa ra những quyết định đúng đắn trong cuộc sống.

Tham khảo ngay một số kỹ năng cần thiết : 

• Các kỹ năng cứng
• Các kỹ năng sống
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
• Kỹ năng thuyết trình

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.