Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả

Mỗi bước tiến, mỗi thành công không đến từ sự ngẫu nhiên mà là kết quả của việc lập kế hoạch cụ thể và có tổ chức. Kỹ năng lập kế hoạch sẽ là một trong những kỹ năng quan trọng giúp chúng ta đạt được mục tiêu trong cả công việc và cuộc sống. Vậy kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để lập kế hoạch công việc hiệu quả?

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp các hoạt động, công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể trong khoảng thời gian xác định.

Kế hoạch có thể được lập ra cho cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp.Song mục tiêu chung hướng đến là để xác định hướng đi rõ ràng, cách điều phối, tổ chức các hoạt động và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực sao cho hiệu quả.

Một bản kế hoạch đầy đủ thường bao gồm các yếu tố sau:

– Mục tiêu: Kế hoạch cần xác định rõ các mục tiêu cần đạt được trong khoảng thời gian nhất định. 

– Chiến lược: Bao gồm hướng đi và phương pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra, cần cần phù hợp với mục tiêu, tình hình thực tế và khả năng của tổ chức.

– Hoạt động: Liệt kê các tác vụ, công việc cần thực hiện một cách đầy đủ, rõ ràng và có thứ tự ưu tiên. 

– Phân công trách nhiệm: Kế hoạch cần xác định ai sẽ phụ trách công việc nào cũng như mức độ trách nhiệm của từng cá nhân trong việc đạt được mục tiêu chung. 

– Thời gian: Xác định khoảng thời gian cần thiết để thực hiện kế hoạch. Bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của từng tác vụ cũng như các mốc thời gian quan trọng của kế hoạch.

– Nguồn lực: Xác định các nguồn lực cần thiết, bao gồm: nhân lực, tài chính, vật lực,… để đạt được mục tiêu đề ra. 

– Kiểm soát và đánh giá: Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện kế hoạch để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Ngoài ra cần đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch để rút kinh nghiệm cho những lần sau.

2. Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu, phân tích đánh giá các nguồn lực có sẵn và đề ra các bước hành động cụ thể để đạt được mục tiêu trong tương lai.

Việc lập kế hoạch đòi hỏi sự tập trung vào các bước như sau: 

• Xác định mục tiêu kế hoạch.
• Phân tích hiện trạng.
• Xác định chiến lược.
• Lập kế hoạch hành động.
• Phân công trách nhiệm.
• Lập kế hoạch thời gian.
• Lập kế hoạch nguồn lực.
• Đánh giá và điều chỉnh. 

Việc lập kế hoạch có thể áp dụng trong nhiều khía cạnh khác nhau. Từ công việc hàng ngày đến các dự án lớn; từ quản lý thời gian cá nhân đến công việc phòng ban; từ kế hoạch kinh doanh đến chiến lược phát triển dài hạn. Một kế hoạch hoàn chỉnh được lập ngay từ ban đầu sẽ giúp định hình hướng đi, đảm bảo hiệu suất đồng thời giảm thiểu rủi ro. 

3. Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng xác định mục tiêu, hoạch định chiến lược, phương pháp và quy trình quản lý các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong một khung thời gian nhất định.

Cụ thể, kỹ năng lên kế hoạch sẽ giúp cá nhân hoặc tổ chức có định hướng hoạt động rõ ràng trong ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đầu thực thi. 

Kỹ năng xây dựng kế hoạch được thể hiện qua các khía cạnh: 

• Xác định mục tiêu cụ thể và khoảng thời gian nhất định để đạt được mục tiêu.
• Đề ra chiến lược, giải pháp để thực hiện hóa mục tiêu.
• Xác định các nguồn lực cần thiết (tài chính, nhân lực, vật lực,…) để hoàn thành mục tiêu. 
• Đặt thứ tự ưu tiên cho các công việc để đảm bảo hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
• Truyền đạt thông tin, kế hoạch một cách rõ ràng.
• Hợp tác, làm việc hiệu quả với các phòng ban, bộ phận liên quan. 

4. Lợi ích khi có kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng xây dựng kế hoạch hiệu quả là yếu tố được đánh giá cao trong các môi trường làm việc. Theo đó, kỹ năng này có thể mang đến rất nhiều lợi ích quan trọng như sau: 

– Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên: Với kỹ năng lên kế hoạch, bạn có thể đảm bảo các nhiệm vụ quan trọng được ưu tiên xử lý trước. Điều này giúp tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu chung. 

– Sắp xếp công việc một cách trình tự: Lập kế hoạch giúp công việc được sắp xếp một cách có trình tự, đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

– Dễ dàng kiểm soát tiến độ công việc: Dựa vào kế hoạch hoàn chỉnh, bạn có thể biết được những công việc nào đang được triển khai và mức độ hoàn thành của từng công việc ra sao. Từ đó đẩy nhanh tiến độ nếu cần thiết hoặc có phương án xử lý kịp thời những sai sót. 

– Tận dụng hiệu quả nguồn lực: Khi công việc được sắp xếp một cách khoa học, việc phân bổ nguồn lực cũng trở nên hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí mà còn làm tăng hiệu quả công việc. 

– Quản lý thời gian và kiểm soát rủi ro: Khi đã có kỹ năng xây dựng kế hoạch, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn nhờ phân bổ nguồn lực tốt hơn. Bên cạnh đó cũng giúp hạn chế việc chậm tiến độ khi có các rủi ro bất thường xảy ra. 

– Tạo động lực hoàn thành mục tiêu: Khi lần lượt triển khai từng đầu mục công việc theo kế hoạch, bạn sẽ nhận thấy rằng mình đang dần tiến đến một mục tiêu cụ thể. Điều này sẽ là động lực thúc đẩy bạn trong suốt quá trình thực hiện hóa mục tiêu. 

5. Lập kế hoạch công việc hiệu quả trong 8 bước

Có thể thấy, kỹ năng lập kế hoạch công việc là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của cả cá nhân và tổ chức. Trong bối cảnh hiện nay, khi mà áp lực công việc ngày một tăng cao, kỹ năng xây dựng kế hoạch lại càng đóng vai trò quan trọng. Trong phần này, Maison Office sẽ tổng hợp đến bạn quy trình 8 bước lập kế hoạch hiệu quả: 

5.1. Bước 1: Lập kế hoạch theo ngày/tuần/quý/năm 

Việc lập kế hoạch sẽ mang lại hiệu quả khi các tác vụ công việc được cụ thể hóa và phân bổ theo các mốc thời gian. Đặc biệt là với những kế hoạch dài hạn, bạn cần phân chia công việc cụ thể theo ngày/tuần/quý/năm.

5.2. Bước 2: Xác định mục tiêu

Để lập kế hoạch một cách hiệu quả, trước tiên bạn cần phải xác định được mục tiêu đồng thời biết cách phân chia mục tiêu lớn, dài hạn thành các mục tiêu nhỏ, ngắn hạn. Để xác định mục tiêu phù hợp, bạn có thể áp dụng mô hình SMART như sau:

• Specific (S): Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể.
• Measurable (M): Mục tiêu phải đo lường được.
• Attainable (A): Mục tiêu phải có tính khả thi, có thể hoàn thành được.
• Relevant (R): Mục tiêu có liên quan.
• Time Based (T): Có thời gian cụ thể để đạt được mục tiêu.

5.3. Bước 3: Liệt kê danh sách công việc cần làm

Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, việc tiếp theo cần làm là liệt kê danh sách các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Bạn sẽ cần phân tích và đưa ra các đầu việc với thông tin cụ thể về: yêu cầu công việc, thời gian hoàn thành, tài nguyên và cách thức để thực hiện chúng. 

5.4. Bước 4: Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên

Ở bước này, bạn cần tiến hành sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, xác định đâu là công việc cần được thực hiện trước hết. Sau đó, đặt thời gian thực hiện cụ thể cho từng công việc và đưa vào bảng tiến độ kế hoạch. 

5.5. Bước 5: Phân bổ nguồn lực hợp lý

Chưa dừng ở việc lên kế hoạch công việc chi tiết, kỹ năng lập kế hoạch còn được thể hiện qua cách bạn phân bổ nguồn lực. Để thực hiện bước này hiệu quả, bạn trước hết sẽ cần hiểu rõ nguồn lực của mình hiện có những gì. 

– Nếu là cá nhân, cần xem xét mình đang có nguồn lực nào và có bao nhiêu?

– Nếu là tổ chức, doanh nghiệp thì không chỉ cần nắm bắt về số lượng mà còn phải hiểu rõ tình hình của từng bộ phận, phòng ban nội bộ của mình.  

Dựa trên phân tích tình hình hiện tại, bạn có thể tiến hành phân bổ nguồn lực hợp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí. 

5.6. Bước 6: Triển khai công việc đã đề ra

Đến bước này, kế hoạch sẽ được đưa vào triển khai. Trong suốt quá trình triển khai kế hoạch, bạn phải luôn theo dõi sát sao việc thực hiện nhằm đảm bảo kế hoạch diễn ra đúng tiến độ. Ngoài ra, khi có vấn đề phát sinh cũng sẽ kịp thời phát hiện và xử lý nhanh chóng. 

5.7. Bước 7: Linh hoạt ứng biến với các vấn đề phát sinh

Không phải lúc nào kế hoạch cũng diễn ra đúng như mong đợi. Thay vào đó, bất kỳ các yếu tố khách quan hay chủ quan nào cũng có thể xảy ra trong suốt quá trình thực hiện. Quan trọng là bạn cần sẵn sàng thích ứng với những thay đổi bất ngờ để duy trì tiến độ công việc. Đây cũng chính là một phần quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch. 

5.8. Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần 

Bước đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần triển khai công việc là điều cần thiết nhằm xác định được:

• Cá nhân, doanh nghiệp có tiến độ thực hiện công việc tới đâu?
• Có đang triển khai theo đúng mục tiêu, kế hoạch đã đề ra hay không?
• Có vấn đề nào phát sinh hoặc cần giải quyết gấp rút hay không? 

Thông qua xem xét những vấn đề trên, bạn sẽ biết được đâu là điểm cần cải thiện trong kế hoạch này. Từ đó hoàn thiện hơn kỹ năng xây dựng kế hoạch của bản thân. 

6. Tìm hiểu mô hình 5W 1H 2C 5M nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Mô hình 5W 1H 2C 5M là một công cụ hữu ích trong việc nâng cao kỹ năng lên kế hoạch, được ứng dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Mô hình này cung cấp cái nhìn từ toàn diện cho đến chi tiết, giúp bạn tổ chức công việc một cách có hệ thống và hiệu quả hơn. Các yếu tố trong mô hình bao gồm:

5W: Why – What – Where – When – Who

– Why (Mục tiêu): Tại sao bạn lập nên kế hoạch này?

– What (Danh sách công việc): Đâu là công việc cụ thể bạn cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu trên? Hãy liệt kê chi tiết các đầu việc trong bản kế hoạch. 

– Where (Địa điểm thực hiện): Địa điểm thực hiện các công việc trên là ở đâu? Có yêu cầu sự chuẩn bị gì hay không? 

– When (Thời gian thực hiện): Mất bao lâu để hoàn thành công việc? Đâu là thời gian bắt đầu và kết thúc của từng công việc? 

– Who (Người phụ trách): Ai là người phụ trách hoặc có liên quan đến từ công việc kể trên?

1H – How (Cách thức thực hiện): Cách thức thực hiện công việc như thế nào? Cần sử dụng công cụ, tài liệu nào?

2C: Control – Check

– Control (Kiểm soát): Cần kiểm soát những nội dung nào và làm thế nào để kiểm soát nó? Đâu là tiêu chí đánh giá kết quả công việc?

– Check (Kiểm tra): Những nội dung nào cần được kiểm tra? Bao lâu kiểm tra 1 lần? Cần lưu ý gì khi kiểm tra? Ai là người phụ trách thực hiện việc kiểm tra trong đội nhóm?

5M: Man – Money – Material – Machine – Method

– Man (Nhân lực): Người phụ trách công việc có đáp ứng tiêu chí về chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng,… hay không?

– Money (Ngân sách): Nguồn lực tài chính cần thiết để thực hiện kế hoạch là bao nhiêu? Bao gồm những chi phí gì?

– Material (Nguyên vật liệu): Đâu là nguyên vật liệu hay tài sản vật chất sử dụng trong quá trình triển khai kế hoạch?

– Machine (Máy móc): Các máy móc, thiết bị hiện tại có đáp ứng được yêu cầu thực hiện kế hoạch? Cần bổ sung thêm kỹ thuật, máy móc gì?

– Method (Phương pháp): Vận hành và quản lý nhân sự như thế nào để tối ưu?

7. Một số phương pháp lập kế hoạch phổ biến khác

Trong quá trình quản lý công việc, việc lập kế hoạch sẽ đóng vai trò quan trọng nhằm tối ưu hóa hiệu suất công việc. Ngoài mô hình 5W 1H 2C 5M mà chúng ta đã thảo luận ở phần trên, có một số phương pháp lập kế hoạch phổ biến khác mà bạn có thể áp dụng như: 

7.1. Phương pháp sơ đồ mạng PERT

Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là công cụ lập kế hoạch được biểu diễn dưới dạng biểu đồ. Trong đó bao gồm các một chuỗi các công việc được liên kết với nhau dựa trên các phụ thuộc thời gian. Phương pháp này đặc biệt thích hợp để áp dụng cho các dự án có đến hàng trăm hoặc thậm chí là hàng ngàn tác vụ công việc. 

Để tạo sơ đồ mạng PERT cần có 4 yếu tố: Sự kiện (Events), Công việc (Activities), Thời gian ước tính (Time Estimate) và Đường găng (Arrows). Sơ đồ này cho phép tổ chức phân bổ nguồn lực hiệu quả, đảm bảo thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ bằng cách đưa ra lịch trình công việc chi tiết cho từng thành viên. 

7.2. Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là công cụ được sử dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án. Đây là một biểu đồ dạng thanh ngang, với mỗi thanh đại diện cho từng tác vụ công việc và độ dài biểu thị thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Dựa vào sơ đồ Gantt ta có thể biết được thứ tự ưu tiên thực hiện của từng công việc, công việc nào phải hoàn thành trước khi bắt đầu công việc tiếp theo. Điều này giúp đảm bảo tiến độ thực hiện dự án, giảm thiểu thời gian chờ giữa các công việc. 

7.3. Phương pháp phân tích SWOT

Mô hình ma trận SWOT chắc hẳn không còn là cái tên quá xa lạ khi được áp dụng phổ biến vào phân tích chiến lược kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. SWOT là cụm từ viết tắt của 4 yếu tố: Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức).

Việc phân tích SWOT sẽ giúp doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu hiện tại cũng như những cơ hội, thách thức tiềm ẩn. Điều này giúp doanh nghiệp lập chiến lược dài hạn hiệu quả đồng thời hạn chế những rủi ro có thể dự đoán trước. 

7.4. Phương pháp Kaizen

Kaizen là phương pháp quản lý và cải tiến liên tục trong việc lập kế hoạch, có nguồn gốc từ Nhật Bản. Kaizen chú trọng vào việc cải thiện hiệu suất, năng suất làm việc bằng cách đưa ra những cải tiến nhỏ mỗi ngày trong quy trình và hoạt động. 

Trong việc lập kế hoạch, phương pháp Kaizen có thể giúp xác định các vấn đề, hạn chế của kế hoạch hiện tại. Bên cạnh đó còn khuyến khích đưa ra những cải tiến mới một cách liên tục. Điều này giúp các thành viên trong tổ chức có thể ra quyết định hiệu quả dựa trên thực tế và kinh nghiệm làm việc, đảm bảo mọi hoạt động đều hướng đến mục tiêu chung đề ra. 

7.5. Phương pháp Agile

Phương pháp Agile là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào sự tương tác và phản hồi liên tục giữa các thành viên trong nhóm. Thay vì lập kế hoạch chi tiết từ đầu, Agile chia dự án thành các giai đoạn nhỏ hơn và liên tục cập nhật sau đó. Mục tiêu chính của phương pháp này giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt với những thay đổi, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hiệu quả công việc trong từng giai đoạn cụ thể. 

8. Mẹo cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc hiệu quả

Lập kế hoạch công việc là một kỹ năng cần thiết quan trọng giúp chúng ta đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Vậy làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch công việc? Cùng xem qua một vài mẹo hữu ích dưới đây: 

– Ưu tiên những công việc quan trọng: Sau khi đã có danh sách công việc cụ thể, bạn nên phân loại chúng theo tính chất và mức độ ưu tiên. Dựa vào đó, các công việc quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung sẽ cần được thực hiện trước. Tránh việc chồng chéo, mất thời gian cho những công việc ít quan trọng. 

– Dùng sổ hoặc phần mềm lập kế hoạch: Thay vì chỉ suy nghĩ về kế hoạch trong đầu, hãy viết chúng ra giấy hoặc sử dụng các phần mềm hỗ trợ có sẵn. Việc ghi chép rõ ràng sẽ giúp bạn không bị bỏ sót bất kỳ điều gì trong bản kế hoạch. Cách này cũng giúp phát hiện những vấn đề chưa hợp lý để bổ sung, chỉnh sửa cho hoàn chỉnh. 

– Tất cả cùng hướng về mục tiêu chung: Kế hoạch chỉ có thể được thực hiện hóa khi tất cả các thành viên cùng đồng lòng hướng về mục tiêu chung. Chính vì vậy, việc tạo mối quan hệ gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức là điều hết sức cần thiết.

>>> Tham khảo ngay: 9 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Cá Nhân

9. Sai lầm thường gặp khi rèn luyện kỹ năng xây dựng kế hoạch 

Nếu chỉ dừng ở việc hiểu về tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch thì chưa đủ. Quan trọng hơn, bạn cần biết cách vận dụng kỹ năng này vào thực tế làm việc đồng thời cần tránh những sai lầm không đáng có như sau: 

– Những yêu cầu mà kế hoạch đặt ra quá cao so với khả năng, nguồn lực mà cá nhân hoặc tổ chức có thể đáp ứng, dẫn đến làm việc kém hiệu quả và mất hết động lực. 

– Mục tiêu kế hoạch đặt ra quá mơ hồ, cảm tính, không qua phân tích và đánh giá tình hình hiện tại. Dẫn đến tình trạng làm việc trong mơ hồ, không có định hướng rõ ràng. 

– Kế hoạch quá chung chung hoặc sơ sài cũng ảnh hưởng lớn đến quá trình hoàn thành mục tiêu. Thêm vào đó còn làm lãng phí nguồn lực thời gian, chi phí, nhân sự, giảm năng suất và làm chậm tiến độ chung. 

– Đừng chỉ quá tập trung vào kết quả mà coi nhẹ quá trình thực hiện. Bởi quá trình thực hiện bài bản, có trình tự chắc chắn sẽ mang đến hiệu quả cao hơn. 

– Phân bổ thời gian sai cách cũng là sai lầm khiến cho hiệu suất công việc giảm sút. Do vậy, mọi tác vụ công việc trong kế hoạch đều cần phải được ấn định thời gian hoàn thành cụ thể. 

– Nếu chỉ dừng ở việc lập kế hoạch mà không theo dõi, cập nhật liên tục, kế hoạch của bạn chắc chắn sẽ trở nên “lỗi thời”, không mang lại hiệu quả tốt nhất. 

Lập kế hoạch không chỉ là một nhiệm vụ đơn thuần mà là cả một quá trình liên tục, đòi hỏi sự linh hoạt và sẵn sàng thích ứng với những thay đổi. Việc nắm vững kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu một cách hiệu quả đồng thời tối ưu hóa thời gian, nguồn lực. Hy vọng những chia sẻ trên đây của Maison Office đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích!

Tìm hiểu thêm 1 số kỹ năng quan trọng khác:

• Các kỹ năng mềm
• Các kỹ năng cứng
• Các kỹ năng sống
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng giao tiếp với khách hàng
  
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
• Kỹ năng thuyết trình

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.