Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 7 bước giải quyết vấn đề

Trong cuộc hành trình đầy thách thức của cuộc sống, chẳng một ai có thể tránh khỏi những vấn đề khó khăn, phức tạp. Từ những thách thức nhỏ hằng ngày cho đến những trở ngại lớn đầy cam go, khả năng giải quyết vấn đề đã và luôn là một trong những kỹ năng quý báu nhất mà con người chúng ta cần sở hữu.

Vậy kỹ năng giải quyết vấn đề là gì, và làm thế nào chúng ta có thể tận dụng nó để tự tin đối mặt và vượt qua mọi thử thách. Cùng Maison Office bắt đầu hành trình khám phá, nắm vững, và phát triển khả năng giải quyết vấn đề, để bạn có thể gác lại mọi rào cản và tiến về phía trước trong sự tự tin và thành công.

1. Vấn đề là gì?

Vấn đề là một tình huống phức tạp hoặc không ổn định trong cả công việc và cuộc sống, đòi hỏi khả năng xử lý hoặc giải quyết để đạt được mục tiêu hoặc tạo ra tình trạng ổn định. Vấn đề có thể xuất hiện ở nhiều khía cạnh của cuộc sống, từ cá nhân tới cộng đồng và toàn xã hội.

Các vấn đề có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như công việc, tài chính, sức khỏe, môi trường, quan hệ cá nhân và cả các vấn đề đạo đức và xã hội. Mặc dù vấn đề có thể có độ khó khăn khác nhau, một số có thể được giải quyết một cách đơn giản hơn, trong khi các vấn đề khác có thể yêu cầu sự tham gia của cả một cộng đồng và các giải pháp dài hơi.

Có nhiều cách để phân loại các vấn đề, tuy nhiên phân loại thông dụng nhất là dựa trên các lĩnh vực và mức độ tác động của vấn đề. Cụ thể, vấn đề có thể được phân thành 4 nhóm chính:

• – Phân loại theo lĩnh vực: Vấn đề tài chính, vấn đề sức khỏe, vấn đề môi trường, vấn đề đạo đức, vấn đề quan hệ cá nhân, vấn đề định kiến xã hội…
• – Phân loại theo mức độ tác động: Vấn đề cá nhân, vấn đề gia đình, vấn đề cộng đồng, vấn đề quốc gia, vấn đề toàn cầu…
• – Phân loại theo thời gian: Vấn đề ngắn hạn, vấn đề trung hạn, vấn đề dài hạn.
• – Phân loại theo tính chất của vấn đề: Vấn đề kỹ thuật, vấn đề khoa học, vấn đề xã hội, vấn đề chính trị, vấn đề văn hóa, vấn đề giáo dục…

Tuy nhiên, từng vấn đề lại có các đặc điểm riêng biệt, và do đó cần được phân tích cụ thể và tìm ra cách giải quyết phù hợp.

2. Giải quyết vấn đề là gì?

Giải quyết vấn đề là quá trình khám phá, xác định, và thực hiện giải pháp cho một tình huống phức tạp, khó khăn hoặc thách thức mà chúng ta đang đối mặt. Điều này đòi hỏi tư duy sáng tạo và sự nhạy bén trong việc phân tích, cùng với sự kiên nhẫn.

Khi tiến hành giải quyết vấn đề, chúng ta thường tuân theo các bước cơ bản như sau:

• – Định rõ vấn đề
• – Thu thập thông tin
• – Phân tích và đánh giá
• – Tìm kiếm giải pháp
• – Thực hiện giải pháp
• – Kiểm tra và đánh giá
• – Rút ra kinh nghiệm

Quá trình này có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống, từ công việc và học tập cho đến gia đình, cũng như các vấn đề liên quan đến xã hội và môi trường. Giải quyết vấn đề đòi hỏi sự kiên nhẫn, linh hoạt và tư duy sáng tạo để đạt được kết quả tốt nhất.

3. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (problem-solving skills) là khả năng nhận biết vấn đề, áp dụng tư duy sáng tạo và phân tích các phương án, cũng như triển khai các giải pháp tối ưu, một cách linh hoạt và bình tĩnh. Điều này được coi là một kỹ năng mềm (tập trung vào khía cạnh cá nhân) thay vì là một kỹ năng cứng được học qua hệ thống giáo dục và đào tạo.

Một nhân viên với khả năng giải quyết vấn đề xuất sắc không chỉ là người có khả năng làm việc độc lập, mà còn là người có khả năng tương tác hiệu quả trong môi trường làm việc nhóm. Họ tích cực tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, hợp tác với các đồng nghiệp liên quan để thảo luận về nhiều phương án khả thi trước khi đưa ra quyết định về việc thực hiện.

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề có vai trò gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò quan trọng trong việc xác định, phân tích và tìm ra các giải pháp hiệu quả cho các tình huống phức tạp và thách thức trong cả cuộc sống và công việc.

4.1 Xác định được thách thức và cơ hội

Bằng việc đánh giá các yếu tố như hoàn cảnh hiện tại, tài nguyên có sẵn, lựa chọn giải pháp và mục tiêu cụ thể, chúng ta có thể xác định những cơ hội và rào cản trong quá trình giải quyết vấn đề.

4.2 Bình tĩnh trước khó khăn

Sự lo lắng và nỗi sợ thường xuất hiện khi chúng ta đối mặt với những tình huống không mong muốn, điều này có thể ảnh hưởng đến tư duy, khả năng phân tích và đánh giá của chúng ta.

Vì vậy, một kỹ năng giải quyết vấn đề xuất sắc sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường sự tự tin, khuyến khích sự độc lập và phát triển cá nhân, đồng thời giúp duy trì tình thần bình tĩnh khi đối mặt với mọi tình huống khẩn cấp và thách thức.

4.3 Linh hoạt tìm ra giải pháp

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp chúng ta thu thập thông tin một cách dễ dàng, phân tích các yếu tố liên quan đến tình huống cụ thể và đề xuất những giải pháp khả thi cho mọi tình huống, bất kể thời gian.

Ngoài ra, kỹ năng giải quyết vấn đề cũng khuyến khích khả năng tư duy sáng tạo để tạo ra các lựa chọn mới và độc đáo, cho phép chúng ta linh hoạt trong việc đánh giá và kết nối với nhiều kỹ năng, kiến thức, cũng như kinh nghiệm tích luỹ trong quá khứ để đề xuất giải pháp tốt nhất.

4.4 Lựa chọn được giải pháp phù hợp

Đặc biệt, khi tham gia làm việc nhóm, việc phải chọn lựa và đề xuất một giải pháp duy nhất cho vấn đề có thể gặp khó khăn, vì mỗi phương án đều có những ưu và khuyết điểm riêng của nó.

Vì vậy, khả năng giải quyết vấn đề sẽ hỗ trợ người tham gia tìm ra giải pháp tốt nhất thông qua việc phân tích và đánh giá cẩn thận.

5. 6 Kỹ Năng Thiết Yếu để Xử Lý Vấn Đề Quan Trọng

Xử lý vấn đề quan trọng đòi hỏi sự linh hoạt, logic, và khả năng tư duy sáng tạo. Dưới đây là 6 kỹ năng thiết yếu để xử lý vấn đề quan trọng:

5.1 Kỹ năng nghiên cứu

Nghiên cứu là giai đoạn đầu tiên trong việc giải quyết vấn đề, bởi nó giúp chúng ta có cái nhìn tổng quan về ngữ cảnh, nguồn gốc và nguyên nhân của vấn đề.

Chẳng hạn, nếu cửa hàng ghi nhận sự suy giảm trong doanh thu, chúng ta cần xem xét liệu có liên quan đến chiến lược bán hàng mới hay các yếu tố mùa vụ. Hoặc có thể vấn đề nằm ở phía bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Khảo sát có phạm vi rộng hơn để bao quát tất cả các khả năng gây ra vấn đề, từ đó giúp thu hẹp phạm vi để bắt đầu tiến gần đến việc giải quyết một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

5.2 Kỹ năng phân tích

Khi đã xác định vấn đề, việc áp dụng kỹ năng phân tích sẽ giúp chúng ta có cái nhìn sâu hơn về tình huống và phát triển các giải pháp một cách hiệu quả. Vì nhiều doanh nghiệp thường đối mặt với những hạn chế như nguồn tài chính hạn chế hoặc mỗi giải pháp chỉ có thể giải quyết một phần vấn đề, việc phân tích giúp chọn lựa, đặt ưu tiên cho các lợi ích và khía cạnh quan trọng. Đồng thời, cũng cần xác định những kỳ vọng cần giảm bớt ở các yếu tố cụ thể.

5.3 Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn thuần là khả năng nói chuyện, diễn đạt ý kiến hoặc kết nối với mọi người xung quanh. Nó bao gồm việc lắng nghe, thấu hiểu, phản hồi và ghi nhận các đóng góp ý kiến từ người khác.

Trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp sẽ giúp bạn truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ thông tin cho người khác, bằng cả lời nói và văn bản. Đồng thời, việc lắng nghe một cách cẩn thận và hiểu được nhiều góc nhìn khác nhau từ mọi người sẽ giúp bạn áp dụng những thông tin đó vào quá trình giải quyết vấn đề. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp thể hiện một tác phong chuyên nghiệp, đồng thời xây dựng sự tin tưởng từ các đồng nghiệp và người xung quanh.

XEM THÊM: 15+ kỹ năng giao tiếp với khách hàng chuyên nghiệp, khéo léo

5.4 Kỹ năng ra quyết định

Trong trường hợp làm việc cá nhân, quyết định có thể được đưa ra nhanh chóng, nhưng khi làm việc trong nhóm, việc đạt được sự đồng thuận và lựa chọn giải pháp tốt nhất là một nhiệm vụ không dễ dàng. Điều này bởi vì mỗi thành viên có quan điểm và ý kiến riêng, cùng với cá nhân của họ. Trong tình huống này, người lãnh đạo cần sử dụng kỹ năng ra quyết định để đạt được sự thống nhất trong nhóm.

Đảm bảo sự cân nhắc các quyền lợi và đưa ra quyết định thích hợp là vô cùng quan trọng. Chỉ có như vậy, mọi thành viên mới có thể đồng lòng và hợp tác trong việc triển khai, hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.

5.5 Kỹ năng quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro là việc xác định nguyên nhân, ngăn chặn, và lập kế hoạch dự phòng để giải quyết tình huống khủng hoảng nếu nó xuất hiện. Quá trình này giúp giảm thiểu thiệt hại về chi phí và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, nó khuyến khích mỗi người luôn sẵn sàng đối diện với rủi ro và nắm bắt các cơ hội.

Dù lựa chọn giải pháp có được phân tích kỹ càng đến đâu, trong quá trình thực hiện vẫn có thể xuất hiện những rủi ro không mong muốn. Tuy nhiên, sử dụng kỹ năng dự đoán và quản lý rủi ro, chúng ta có thể xác định các biện pháp dự phòng để ứng phó nhanh chóng và hiệu quả.

Kỹ năng này thúc đẩy việc kiểm tra và đánh giá liên tục quá trình thực hiện, giúp chúng ta phát hiện sớm, điều chỉnh một cách kịp thời nhằm ngăn chặn rủi ro và hạn chế thiệt hại xuất phát từ chúng.

5.6 Kỹ năng tư duy sáng tạo

Sự linh hoạt, sáng tạo và khả năng đổi mới liên tục là vô cùng cần thiết để giải quyết các vấn đề trong mọi tình huống và tại nhiều thời điểm khác nhau. Bởi vì không phải mọi vấn đề có thể giải quyết bằng cách áp dụng cách tiếp cận cũ một cách đơn giản.

Sự ảnh hưởng của thị trường, xã hội, quan điểm con người, và các yếu tố khác thay đổi theo thời gian và có những tác động khác nhau. Vì vậy, khi đối mặt với vấn đề, bên cạnh việc học từ kinh nghiệm quá khứ, cần khai thác khả năng sáng tạo và đổi mới trong việc tạo ra các phương án xử lý, để mang lại hiệu quả tối đa.

6. Quy trình 7 bước giải quyết vấn đề tối ưu nên áp dụng

Dưới đây là quy trình 7 bước giải quyết vấn đề tối ưu mà bạn có thể áp dụng:

6.1 Bước 1: Tìm hiểu nguồn gốc vấn đề

Để đưa ra giải pháp tối ưu, trước hết cần xem xét và xác định nguyên nhân cơ bản của vấn đề. Đánh giá từ nhiều khía cạnh để xác định cách xử lý thích hợp.

Xác định mức độ quan trọng của vấn đề, đánh giá xem nó có ảnh hưởng đến toàn dự án hay không. Trong trường hợp tác động lớn, cần ưu tiên giải quyết một cách nhanh chóng. Ngược lại, nếu vấn đề không ảnh hưởng nhiều và không cần thiết, không nên đổ thừa thời gian. Hãy dành sự chú ý và nỗ lực cho những vấn đề quan trọng hơn.

6.2 Bước 2: Phân tích vấn đề khách quan

Khám phá nguồn gốc của vấn đề, thời điểm xuất hiện, và quan sát nó từ nhiều khía cạnh khách quan. Tránh dựa vào cảm xúc và góc nhìn chủ quan của bản thân.

Trong quá trình phân tích, cần tiến hành một cách cẩn thận, không để sót lỡ bất kỳ chi tiết hoặc thông tin nào, để có cái nhìn tổng thể và trực quan nhất, giúp tìm ra hướng giải quyết thích hợp.

6.3 Bước 3: Xác định những người liên quan

Xác định những cá nhân có liên quan và nên chịu trách nhiệm đối với vấn đề này, để họ cùng tham gia cuộc họp để giải quyết. Tránh tình trạng mọi người đều tham gia, gây ra những xung đột không cần thiết, dẫn đến sự phức tạp và trầm trọng của vấn đề. Vì trong nhiều trường hợp, có thể sẽ xuất hiện những người muốn tỏ ra xuất sắc, cũng như những người không muốn đảm nhận trách nhiệm cá nhân.

6.4 Bước 4: Đặt ra mục tiêu

Mọi hoạt động, cho dù lớn hay nhỏ, đều cần xác định mục tiêu cụ thể. Điều này giúp chúng ta có hướng dẫn rõ ràng và tạo động lực để tìm kiếm những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu cuối cùng.

6.5 Bước 5: Đánh giá, chọn lựa giải pháp tối ưu

Tương tự như việc leo thang sai tường, việc lựa chọn giải pháp không hiệu quả sẽ trở nên vô ích, dẫn đến lãng phí thời gian và công sức. Vì vậy, tại bước này, cần tiến hành một quá trình đánh giá kỹ lưỡng về mức độ thành công của mỗi giải pháp, sau đó mới loại bỏ và chọn lựa. Có một số tiêu chí có thể sử dụng để đánh giá, chẳng hạn như thời gian thực hiện, số lượng nhiệm vụ và hiệu quả mà mỗi nhiệm vụ mang lại.

6.6 Bước 6: Thực thi giải pháp

Vấn đề khi phát sinh cần được xử lý càng nhanh càng tốt, đặc biệt trong các tình huống khẩn cấp, nhằm ngăn chặn tình hình trở nên nghiêm trọng hơn. Trong giai đoạn này, việc tuân thủ quy trình và khả năng tự quản lý trong việc giải quyết vấn đề cũng cần được chú trọng, đồng thời, việc giải quyết những tình huống phát sinh khác trong quá trình thực hiện cũng là một yếu tố quan trọng.

6.7 Bước 7: Theo dõi, đánh giá kết quả

Sau mỗi lần thực hiện quá trình giải quyết vấn đề, việc đánh giá lại quá trình và kết quả là quan trọng. Đặc biệt, khi gặp những trường hợp vấn đề không được giải quyết đầy đủ, việc rút ra kinh nghiệm, tự trách nhiệm về những sai sót và phát triển phương án khắc phục cho tương lai là cần thiết.

7. Các mẹo nên áp dụng khi thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề

Khi thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề, có một số mẹo hữu ích mà bạn có thể áp dụng để tối ưu hóa quá trình và đạt được kết quả tốt hơn. Dưới đây là một số mẹo nên áp dụng:

7.1 Sơ đồ Mindmap

Sơ đồ Mindmap, còn được gọi là Bản đồ Tư duy, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ thực hành kỹ năng giải quyết vấn đề. Bản đồ này tập trung vào một vấn đề chính, và xung quanh nó là các nhánh liên quan, bao gồm cả lý do gốc của vấn đề.

Áp dụng Sơ đồ Mindmap giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng ghi nhớ thông tin, thúc đẩy tư duy sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề và hỗ trợ trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn. Sơ đồ Mindmap thể hiện thông tin một cách trực quan, sử dụng màu sắc, biểu tượng và ngôn ngữ theo một quy tắc đơn giản, tự nhiên và dễ hiểu.

7.2 Kỹ thuật Brainstorming

Phương pháp Tạo Ý tưởng (Brainstorming) là việc thu thập một loạt ý tưởng không bị giới hạn, và càng nhiều ý tưởng càng tốt. Trong quá trình Tạo Ý, không có ý tưởng nào bị loại trừ, chỉ trích hoặc phê phán, ngay cả khi đó là những ý tưởng mang tính kỳ dị hoặc khó hiểu nhất.

Phương pháp Brainstorming giúp mỗi cá nhân phát triển khả năng giải quyết vấn đề một cách linh hoạt. Đôi khi, những ý tưởng khác thường lại trở thành giải pháp tối ưu cho một vấn đề cụ thể.

7.3 Nguyên tắc IDEAL

IDEAL là viết tắt của một quy trình giải quyết vấn đề gồm các bước sau:

• – Identify – Xác định nhận thức vấn đề: Nhìn vào vấn đề với sự khách quan và kỹ lưỡng, từ đó tìm ra nguyên nhân gốc rễ.
• – Define – Định rõ nguyên nhân: Xác định nguyên nhân là cơ sở để xác lập mục tiêu và xây dựng bước kế hoạch hợp lý.
• – Explore – tìm kiếm giải pháp khả thi: Xác định phương pháp và chiến lược thực hiện có khả năng thành công.
• – Action – lập kế hoạch và thực hiện: Tiếp cận vấn đề nhanh chóng, bắt tay vào triển khai để ngăn ngừa sự phát triển của những vấn đề phụ.
• – Look & Learn – Quan sát & Học hỏi: Quan sát, đánh giá và học hỏi từ các vấn đề tương tự để cải thiện quy trình giải quyết vấn đề.

Khả năng giải quyết vấn đề không chỉ giúp chúng ta vượt qua những thử thách, mà còn đem lại sự tự tin, sự trưởng thành và khả năng tiến xa hơn trong sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Hãy luôn tự học hỏi và nâng cao “kỹ năng giải quyết vấn đề” của chính mình, vì đó là lối đi dẫn đến thành công và sự thịnh vượng.

Tham khảo ngay một số kỹ năng cần thiết : 

• Các kỹ năng mềm
• Các kỹ năng cứng
• Các kỹ năng sống
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng lập kế hoạch
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
• Kỹ năng thuyết trình

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.