Kỹ năng đàm phán là gì? 8 Nghệ thuật đàm phán thành công

Kỹ năng đàm phán là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công trong cả công việc và cuộc sống. Không chỉ giúp xây dựng các mối quan hệ tích cực mà còn giúp các bên liên quan đạt được thỏa thuận thống nhất. Vậy kỹ năng đàm phán là gì? Tại sao cần có kỹ năng đàm phán thuyết phục? Theo dõi đến cuối bài viết để biết thêm về nghệ thuật đàm phán hiệu quả, thành công!

1. Đàm phán là gì?

Đàm phán là quá trình tìm kiếm sự đồng thuận giữa hai hoặc nhiều bên với mục tiêu đạt được thỏa thuận thống nhất cho tất cả. Trong ngữ cảnh kinh doanh và giao tiếp, quá trình đàm phán diễn ra khi có sự khác biệt về quan điểm, yêu cầu và lợi ích của các bên liên quan. Nó bao gồm việc thảo luận vấn đề, đặt ra các điều kiện và nỗ lực đạt được sự đồng thuận thông qua thương lượng và đối thoại. 

Đàm phán có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kinh doanh, chính trị cho đến các mối quan hệ cá nhân. 

2. Kỹ năng đàm phán là gì?

Kỹ năng đàm phán là khả năng tương tác một cách linh hoạt và hiệu quả giúp hai hoặc nhiều bên đi đến thỏa thuận thống nhất về một vấn đề cụ thể, tránh xảy ra những mâu thuẫn hoặc xung đột không đáng có.

Để có kỹ năng đàm phán thuyết phục hiệu quả, đòi hỏi cá nhân cần có các kỹ năng mềm như: giao tiếp, lập kế hoạch, thuyết phục, hợp tác,… Theo đó, đàm phán không chỉ dừng ở việc thảo luận, thuyết phục mà còn bao gồm cả sự lắng nghe, sáng tạo và linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp, sự đồng thuận giữa các bên. 

3. Tại sao kỹ năng đàm phán lại quan trọng?

Kỹ năng đàm phán là một kỹ năng mềm quan trọng, có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là một vài lợi ích quan trọng có thể đạt được khi sở hữu kỹ năng đàm phán hiệu quả: 

– Xây dựng mối quan hệ tích cực: Khả năng đàm phán giúp các bên đạt được thỏa thuận thống nhất, tối ưu hóa giá trị và đảm bảo sự công bằng. Điều này cho thấy thiện chí của các bên trong việc xây dựng mối quan hệ lâu dài. 

– Đưa ra giải pháp tốt nhất: Thông qua đàm phán, các bên có thể chọn được giải pháp tối ưu nhất nhằm đáp ứng đồng thời những mong muốn, yêu cầu cụ thể của các bên. 

– Tránh xung đột, mâu thuẫn: Đàm phán giúp giải quyết xung đột về quan điểm, yêu cầu và lợi ích giữa các bên. Từ đó tạo nên sự đồng thuận, thống nhất và hạn chế những xung đột trong tương lai. 

– Tạo môi trường kinh doanh hiệu quả: Quá trình đàm phán tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Điều này hỗ trợ phần lớn trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh, tạo môi trường làm việc hiệu quả. 

4. Các hình thức đàm phán phổ biến nhất hiện nay

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, kỹ năng đàm phán đã trở thành một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công trong nhiều lĩnh vực. Việc hiểu và áp dụng các hình thức đàm phán là “chìa khóa” quan trọng để đạt được thỏa thuận tốt nhất. Dưới đây là 4 hình thức đàm phán phổ biến mà bạn cần lưu ý: 

4.1. Đàm phán có nguyên tắc

Đây là hình thức đàm phán dựa trên những nguyên tắc, lợi ích của đôi bên nhằm đạt được thỏa thuận chung phù hợp nhất. Những yếu tố cần có trong một cuộc đàm phán có nguyên tắc bao gồm: tập trung vào lợi ích, đôi bên cùng có lợi, tách biệt cảm xúc với các vấn đề và tính khách quan. 

4.2. Đàm phán nhóm

Đàm phán nhóm là hình thức đàm phán thường diễn ra trong hầu hết các giao dịch kinh doanh. Theo hình thức này, nhiều người sẽ cùng thương lượng để đạt được thỏa thuận tốt nhất cho mỗi bên. Trong một cuộc đàm phán nhóm thường có các vai trò như: người lãnh đạo, người quan sát, người phê bình, người quan hệ, người xây dựng,… 

4.3. Đàm phán đa đối tác

Đây là hình thức đàm phán có nhiều hơn 2 bên cùng tham gia để đạt được sự đồng thuận về một vấn đề cụ thể. Hình thức đàm phán này thường khá phức tạp và tốn nhiều thời gian để đạt được sự thống nhất giữa các bên. Trong một vài trường hợp, một số bên còn thành lập liên minh khiến cho quá trình đàm phán càng thêm phức tạp. 

4.4. Đàm phán đối đầu

Đàm phán đối đầu là hình thức đàm phán trong đó các bên cố gắng giành được nhiều lợi thế hơn đối phương. Hình thức này thường được sử dụng trong tình huống mà các bên có lợi ích đối lập, chẳng hạn như trong các vụ kiện tụng hoặc trong các cuộc đàm phán thương mại. Trong những trường hợp này, các bên không có khả năng đạt được thỏa thuận mà cả hai bên đều hài lòng, vì vậy họ sẽ cố gắng giành được lợi thế tối đa cho mình. Một số chiến thuật đàm phán đối đầu như sau:

– Thương lượng cứng rắn: Là chiến thuật mà một bên sẽ từ chối thỏa hiệp với một thỏa thuận nào đó. 

– Lời hứa trong tương lai: Theo chiến thuật này, một bên có thể hứa với bên còn lại về một lợi ích trong tương lai nhằm đổi lấy thỏa thuận hiện tại. 

– Mất hứng thú: Một bên sẽ cố tỏ ra họ không hứng thú với việc theo đuổi thỏa thuận để bên còn lại nhượng bộ mình. 

5. Các bước đàm phán, thuyết phục hiệu quả

Trong bất kỳ lĩnh vực nào, kỹ năng đàm phán và thuyết phục cũng đóng vai trò quan trọng nhằm giúp chúng ta đạt được những mục tiêu mong muốn. Vậy làm thế nào để đàm phán thành công? Dưới đây là chi tiết các bước đàm phán hiệu quả mà bạn có thể áp dụng: 

5.1. Bước 1: Nghiên cứu, chuẩn bị trước khi đàm phán

Ở giai đoạn đầu tiên, bạn cần có sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng nhằm đảm bảo quá trình đàm phán diễn ra suôn sẻ. Các bước nghiên cứu, chuẩn bị kế hoạch đàm phán bao gồm: 

– Tìm hiểu thông tin về đối tác: Chỉ khi biết được đối tác của mình là ai, quá trình đàm phán của bạn mới có thể diễn ra thuận lợi. Do vậy, trước tiên bạn cần thu thập những thông tin liên quan đến đối tác của mình. Ngoài ra cũng cần chuẩn bị tài liệu hỗ trợ cho cuộc đàm phán nhằm thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác. 

– Xác định vấn đề: Trước khi đàm phán, hãy xác định đâu là những vấn đề cần làm rõ đồng thời đưa ra hướng giải quyết phù hợp cho từng vấn đề. 

– Xác định mục tiêu đàm phán: Xác định mục tiêu là bước cần thiết để các bên có thể tập trung thảo luận về vấn đề chính, tránh mất thời gian. Điều này cũng giúp các bên có thể nhanh chóng đi đến thống nhất về mục đích cuối cùng của cuộc đàm phán. 

– Chuẩn bị phương án dự phòng: Không phải lúc nào cuộc đàm phán cũng diễn ra như kế hoạch. Do vậy, bạn cần chuẩn bị cho mình phương án dự phòng trong các trường hợp có vấn đề phát sinh. 

5.2. Bước 2: Tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu

Việc tạo ấn tượng tốt ngay từ ban đầu là rất quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình đàm phán tích cực, hiệu quả hơn. Theo đó, bạn cần chuẩn bị chỉn chu cả về trang phục, tác phong và lời nói. Hãy thể hiện mình là người tự tin, có lập trường vững chắc trong mọi vấn đề. Bên cạnh đó cũng cần tạo cơ hội để đối tác có thể trình bày, chia sẻ quan điểm một cách cởi mở.

5.3. Bước 3: Trao đổi thông tin 

Để quá trình trao đổi thông tin diễn ra thuận lợi, bạn cần kết hợp nhiều kỹ năng khác nhau như: quan sát, lắng nghe, đặt câu hỏi, phân tích, xử lý thông tin,… Bằng cách này, bạn có thể hiểu rõ vấn đề, từ đó đưa ra những phản hồi hoặc quyết định thông minh, hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng cần cho thấy thiện chí của mình trong quá trình đàm phán nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên. 

5.4. Bước 4: Đưa ra những lựa chọn có lợi cho đôi bên

Không phải cuộc đàm phán nào cũng có thể đáp ứng 100% kỳ vọng của các bên. Tuy nhiên, bạn hãy cân nhắc để chọn ra giải pháp phù hợp, hướng đến lợi ích chung. Một vài chiến thuật hiệu quả mà bạn có thể áp dụng như sau:

– Hãy để đối tác đưa ra lời đề nghị trước. Điều này tạo cơ hội cho bạn có thể thảo luận lại phương án để đi đến kết luận tốt nhất. 

– Đừng vội chấp nhận ngay đề nghị ban đầu bởi đây thường là đề nghị có lợi nhất mà đối tác muốn đạt được. Thay vào đó, hãy tiếp tục trao đổi và đề xuất những phương án bạn đã chuẩn bị trước đó. 

– Không mất quá nhiều thời gian để thương lượng, bởi chưa chắc kết quả về sau sẽ tối ưu hơn những lựa chọn trước đó. 

– Trong một vài trường hợp, im lặng đúng lúc sẽ là cách khiến cho đối tác phải nhượng bộ. 

5.5. Bước 5: Đi đến thỏa thuận phù hợp

Trước khi đi đến thỏa thuận thống nhất, bạn sẽ cần xem xét cuộc đàm phán đã đạt được những mục tiêu ban đầu hay chưa. Nếu cảm thấy hài lòng với kết quả này, bạn hãy nhanh chóng kết thúc cuộc đàm phán, ghi chú lại những thông tin quan trọng và tiến hành giao dịch. Ngược lại, nếu không cảm thấy hài lòng với kết quả, cách tốt nhất là từ chối lịch sự với đối tác của mình.

6. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh

Đàm phán được xem là một nghệ thuật bởi nó đòi hỏi người đàm phán phải có khả năng khéo léo, linh hoạt và nhạy bén trong việc nắm bắt tâm lý của đối tác. Nghệ thuật đàm phán trong kinh doanh thường được thể hiện qua các khía cạnh như sau: 

6.1. Thương lượng là chìa khóa

Không phải cuộc đàm phán nào cũng có thể đáp ứng hoàn toàn kỳ vọng của các bên, tuy nhiên vẫn có thể thương lượng để cho ra kết quả tốt nhất. Thương lượng giúp các bên tìm ra phương án phù hợp và cùng có lợi cho tất cả, đồng thời xây dựng sự tin tưởng trong mối quan hệ hợp tác. Do vậy, bạn không chỉ cần đưa ra lập trường của mình mà còn cần lắng nghe, thấu hiểu quan điểm của đối tác, từ đó dẫn đến thỏa thuận chung phù hợp.  

6.2. Biết người biết ta

Thay vì liên tục bày tỏ lập trường, quan điểm của mình trong quá trình đàm phán, bạn hãy dành nhiều thời gian hơn để quan sát và lắng nghe. Điều này giúp bạn nhanh chóng nắm bắt tâm lý, nhu cầu của đối tác, từ đó đưa ra những phương án đàm phán phù hợp và có lợi cho cả hai bên.

6.3. Đàm phán trên nguyên tắc Win – Win

Đàm phán Win – Win là hình thức đàm phán mà cả hai bên đều đạt được lợi ích. Bằng cách này, mỗi bên đều có được giải pháp tối ưu cho vấn đề, giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và tích cực. Đàm phán Win – Win dựa trên những nguyên tắc: tôn trọng đối tác, lắng nghe tích cực và sẵn sàng thỏa hiệp.

6.4. Đàm phán theo từng bước

Để đảm bảo quá trình đàm phán hiệu quả, bạn cần lên kế hoạch một cách kỹ lưỡng và tiến hành lần lượt theo từng bước. Điều này đòi hỏi các bên tham gia phải làm rõ được mục tiêu, vấn đề đang thảo luận, tránh làm mất thời gian vì những câu hỏi không liên quan. Việc tập trung đàm phán theo từng bước cũng giúp bạn nắm thế chủ động trong quá trình trao đổi.

6.5. Luôn đặt câu hỏi mở

Nguyên tắc quan trọng trong mọi cuộc đàm phán đó chính là luôn đặt câu hỏi mở. Việc đặt câu hỏi không chỉ đơn thuần là để thu thập thông tin từ đối tác. Trong một vài tình huống, đặt câu hỏi mở còn có thể giúp bạn tìm ra những sơ hở của họ trong quá trình giải thích vấn đề. Từ đó giúp bạn chủ động hơn trong việc kiểm soát cuộc đàm phán. 

6.6. Không để cảm xúc chi phối

Nên nhớ rằng, không nên để cảm xúc chi phối suy nghĩ trong quá trình đàm phán kinh doanh. Việc thiếu kiểm soát khi đứng trước những vấn đề nhạy cảm có thể khiến tình hình trở nên căng thẳng, làm giảm hiệu quả của cuộc đàm phán và thậm chí là làm xấu đi mối quan hệ hợp tác. 

6.7. Chủ động “chèo lái” cuộc đàm phán

Một người có kỹ năng đàm phán hiệu quả phải biết cách làm chủ trong giao tiếp và điều hướng nó theo ý định của mình. Để làm được điều này, đòi hỏi bạn phải có kỹ năng thuyết phục trong đàm phán. Ngoài ra còn cần trau dồi các kỹ năng khác như: giao tiếp tốt, phân tích nhạy bén, giải quyết vấn đề,… 

6.8. Thương trường không phải chiến trường

Kỹ năng đàm phán tốt sẽ là chìa khóa giúp mở ra nhiều cánh cửa hợp tác đồng thời mang lại nhiều giá trị to lớn cho doanh nghiệp. Do vậy, trong quá trình đàm phán, đừng cố hạ bệ đối phương và tìm mọi cách để chiến thắng. Thay vào đó, doanh nghiệp cần thể hiện sự tôn trọng, thiện chí hợp tác lâu dài để từ đó tạo ra môi trường kinh doanh thành công, hiệu quả. 

7. Cách phát triển kỹ năng đàm phán hiệu quả

Làm thế nào để phát triển kỹ năng đàm phán thuyết phục một cách hiệu quả? Nếu bạn đang muốn phát triển khả năng đàm phán, hãy rèn luyện kết hợp các kỹ năng mềm sau đây:

– Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả giúp các bên hiểu rõ về lập trường, quan điểm và yêu cầu của đối phương. Từ đó đưa ra những phản hồi hoặc giải pháp phù hợp.

– Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng này giúp các bên có sự chuẩn bị tốt hơn cho cuộc đàm phán. Ngoài ra cũng là cơ sở để đưa ra những đề xuất, phản hồi phù hợp, mang tính khả thi cho cả đôi bên. Việc lập kế hoạch rõ ràng, cụ thể ngay từ ban đầu cũng giúp các bên có được phương án dự phòng nếu không đạt được thỏa thuận như mong muốn. 

Cần trau dồi nhiều kỹ năng để đàm phán thành công

– Kỹ năng giải quyết vấn đề: Quá trình đàm phán luôn không thể tránh khỏi sự xung đột về lợi ích và mục tiêu giữa các bên. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ là cần thiết giúp đưa ra được giải pháp phù hợp nhằm giải quyết mâu thuẫn giữa các bên. 

– Khả năng kiểm soát cảm xúc: Trong một cuộc đàm phán, các bên có thể phải đối mặt với các tình huống căng thẳng, thậm chí là xung đột. Với những tình huống này, việc kiểm soát cảm xúc là rất cần thiết nhằm giúp các bên duy trì đối thoại tích cực và tập trung hơn vào mục tiêu chính.

8. Phân biệt giữa kỹ năng đàm phán và thương lượng

Đàm phán và thương lượng, mặc dù thường đi đôi với nhau, song giữa chúng lại có khá nhiều sự khác biệt. Đàm phán là quá trình tìm kiếm sự đồng thuận giữa các bên về một vấn đề, trong khi đó thương lượng là quá trình thỏa thuận về các điều khoản, điều kiện cụ thể trong giao dịch.

Kỹ năng đàm phán là một kỹ năng quan trọng giúp chúng ta đạt được những mục tiêu trong công việc, cuộc sống và cả các mối quan hệ cá nhân. Để rèn luyện kỹ năng đàm phán hiệu quả, bạn sẽ cần trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng cần thiết. Đồng thời cũng cần tích lũy kinh nghiệm thông qua việc tham gia các cuộc đàm phán thực tế.

Tìm hiểu thêm 1 số kỹ năng quan trọng khác:

• Các kỹ năng cứng
• Các kỹ năng sống
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ lăng lắng nghe
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng giao tiếp với khách hàng
• Kỹ năng lập kế hoạch
  
• Kỹ năng thuyết phục
• Kỹ năng kiểm soát cảm xúc
• Kỹ năng thuyết trình

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.