Lễ tân văn phòng là gì? Công việc lễ tân hành chính văn phòng

Công việc lễ tân văn phòng thuộc bộ phận hành chính của một doanh nghiệp. Vị trí này cũng có vai trò quan trọng được xem như là điểm kết nối liên lạc của cả công ty. Đảm bảo các hoạt động hỗ trợ được đầy đủ, giúp các phòng ban nhanh chóng nhất được đáp ứng các nhu cầu phục vụ công việc.

1. Lễ tân văn phòng là gì? 

Lễ tân văn phòng là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, bao gồm trả lời điện thoại, chào đón và tiếp đón khách hàng, xử lý việc giao và nhận thư từ, cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tác hoặc phòng ban khác nhau trong công ty.

2. Công việc của lễ tân hành chính văn phòng là gì?

Tùy theo quy mô và yêu cầu cụ thể của từng công ty, nhiệm vụ của lễ tân hành chính văn phòng có thể thay đổi. Tuy nhiên, công việc của lễ tân hành chính văn phòng thường sẽ bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Tiếp đón các vị khách đến làm việc tại công ty.
• Hướng dẫn các vị khách tham quan các văn phòng làm việc tại công ty.
• Trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ.
• Sắp xếp và trang hoàng gọn gàng, ngăn nắp quầy lễ tân.
• Đảm bảo cung cấp đầy đủ văn phòng phẩm cho từng phòng ban.
• Trả lời thư điện tử và cung cấp các thông tin chính xác cho khách hàng của doanh nghiệp.

• Tiếp nhận và phân loại thư đến công ty hàng ngày.
• Theo dõi an ninh văn phòng và tuân thủ việc kiểm soát ra vào công ty thông qua việc quản lý sổ sách ghi chép, phân phát thẻ cho khách hàng.
• Quản lý văn phòng phẩm tồn kho và đặt mua kịp thời theo yêu cầu của các phòng ban.
• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty.
• Chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết.
• Luôn cập nhật thường xuyên các giấy tờ về chi phí phát sinh trong văn phòng.
• Ngoài ra, nhân viên lễ tân – văn thư còn thực hiện một số công việc khác như nộp hồ sơ, photocopy giấy tờ, sao chép,…

Đối với vị trí lễ tân tại các tòa nhà văn phòng; Công việc của họ sẽ đơn giản hơn khi không cần chăm sóc đến các vấn đề hành chính văn phòng như: theo dõi văn phòng phẩm, lên lịch các cuộc họp ….

>> Tham khảo: Top các đại lý văn phòng phẩm giá tốt tại Hà Nội

3. Các kỹ năng cơ bản của vị trí lễ tân văn phòng

Lễ tân văn phòng là vị trí quan trọng trong bất kỳ công ty nào. Lễ tân là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, đối tác khi họ đến công ty. Do đó, họ cần có những kỹ năng cơ bản sau để đáp ứng tốt yêu cầu công việc:

3.1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng nhất đối với lễ tân văn phòng. Lễ tân cần có khả năng giao tiếp tốt, thể hiện được sự tự tin, lịch sự, chuyên nghiệp. Lễ tân cần có khả năng giao tiếp bằng tiếng Việt và tiếng Anh thành thạo.

3.2 Thành thạo nghiệp vụ lễ tân văn phòng

Nghiệp vụ lễ tân văn phòng bao gồm các kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc của lễ tân văn phòng. Bao gồm việc quản lý các nhiệm vụ hàng ngày như tiếp đón khách, điều hướng cuộc gọi, quản lý lịch hẹn và hỗ trợ tổ chức các sự kiện văn phòng.

3.3 Chỉn chu về hình thức và ngoại hình

Hình thức và ngoại hình là yếu tố quan trọng giúp lễ tân văn phòng tạo ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác. Chính vì thế, lễ tân cần ăn mặc gọn gàng, lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc.

3.4 Kỹ năng xử lý tình huống

Trong quá trình làm việc, lễ tân văn phòng có thể gặp phải các tình huống phát sinh. Do đó, lễ tân văn phòng nên trang bị cho bản thân khả năng đối phó linh hoạt và hiệu quả với các tình huống bất ngờ hoặc khó khăn, giữ bình tĩnh dưới áp lực.

3.5 Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp cho lễ tân văn phòng có thể thuận lợi trong việc hợp tác và làm việc hiệu quả với các thành viên khác trong công ty để đảm bảo hoạt động vận hành trơn tru.

3.6 Kỹ năng tin học văn phòng

hành thạo các phần mềm như Microsoft Office và các hệ thống quản lý cơ bản khác, cũng như kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng như máy fax, máy in,.. là một trong những yêu cầu quan trọng cần có của một nhân viên lễ tân văn phòng.

>> Tìm hiểu ngay: Top 10 Phần Mềm Văn Phòng Thông Dụng Nhất

3.7 Trình độ ngoại ngữ 

Đối với những công ty quốc tế hoặc có nhiều giao dịch với đối tác nước ngoài thì trình độ ngoại ngữ là một lợi thế giúp bạn hoàn thành tốt nhất các công việc. Việc phát triển các kỹ năng mềm sẽ giúp lễ tân văn phòng nâng cao hiệu quả công việc và phát triển nghề nghiệp tốt hơn.

4. Cơ hội nghề nghiệp cho công việc Lễ Tân – Văn Thư 

Hiện nay, khá nhiều bạn vẫn còn phân vân không biết liệu công việc Lễ Tân – Văn thư liệu có mang lại triển vọng trong tương lai hay không. Một số nhận định cho rằng nghề này có triển vọng thấp, hoàn toàn không có cơ hội thăng tiên. Tuy nhiên, lộ trình của một nhân viên lễ tân cũng khá rõ ràng được chia thành 3 cấp bậc chính như sau:

4.1 Cấp bậc nhân viên

Tại cấp bậc này, bạn sẽ bắt đầu với vai trò lễ tân hoặc văn thư, thực hiện các công việc hành chính cơ bản và tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và đối tác. Đây là bước đệm quan trọng để học hỏi và nắm bắt kỹ năng cần thiết trong môi trường công sở

• Mức lương ở vị trí này khoảng 4,5 – 7 triệu vnd

4.2 Cấp bậc thư ký

Sau khi tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng, bạn có thể được thăng tiến lên vị trí thư ký, nơi bạn sẽ hỗ trợ cấp cao hơn trong công ty như lãnh đạo hoặc quản lý. Vai trò này đòi hỏi khả năng quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả, cũng như kỹ năng giao tiếp và xử lý thông tin tốt hơn.

• Mức lương ở bậc thư ký khoảng từ 6 triệu đồng

4.3 Cấp bậc quản lý

Với sự phát triển liên tục về năng lực và kinh nghiệm, cơ hội để tiến xa hơn nữa, như trở thành một quản lý văn phòng hoặc quản lý hành chính, là hoàn toàn khả thi. Ở cấp bậc quản lý được chia thành 2 vị trí là nhân viên hành chính văn phòng và trưởng phòng/giám đốc hành chính.

• Nhân viên hành chính văn phòng đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, có vốn kiến thức sâu rộng ở nhiều lĩnh vực và đã có kinh nghiệm 2 năm trong nghề lễ tân – văn thư. Mức lương của vị trí này từ 8 triệu VNĐ.
• Trưởng phòng/giám đốc hành chính phải là người hội tụ đầy đủ các phẩm chất của nhà quản trị với trình độ chuyên môn cùng kinh nghiệm 4 năm trở lên trong công việc lễ tân – văn thư. Mức lương hiện nay của một trưởng phòng/giám đốc hành chính từ 12-15 triệu đồng.

Công việc hành chính này thu hút nữ giới nhiều hơn hẳn so với các bạn nam. Thông thường, nam giới khi đã lựa chọn lĩnh vực này thường có mong muốn thăng tiến, tham vọng được trải nghiệm những vị trí cao hơn không chỉ là thực hiện một số công việc giấy tờ mà nhiều người cho là “nhàm chán”. Đối với nữ giới cũng như vậy, đầu óc lãnh đạo cùng kinh nghiệm phong phú đã giúp rất nhiều bạn nữ vươn lên vị trí quản lý cùng mức lương hấp dẫn.

Công việc Lễ tân – Văn thư khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tỉ mỉ cùng khả năng giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này, hãy luôn phấn đấu hoàn thành thật tốt trách nhiệm của mình để có cơ hội trải nghiệm những vị trí cao hơn trong sự nghiệp nhé.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.