Admin văn phòng là làm gì?

Quản trị viên – Admin văn phòng thực hiện vai trò điều phối toàn bộ mọi hoạt động của bộ phận hành chính trong một doanh nghiệp.

Định nghĩa công việc

Quản trị viên – Admin văn phòng có vai trò điều phối toàn bộ các hoạt động hành chính của doanh nghiệp, luôn đảm bảo các công việc được vận hành một cách thông suốt nhất. Công việc cụ thể của một quản trị viên như sau:

  • Sắp xếp các cuộc họp mặt và lên lịch thực hiện những sự kiện quan trọng trong công ty.
  • Lên kế hoạch đặt hàng văn phòng phẩm và vật tư cho các phòng ban.
  • Quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty.
  • Thực hiện các báo cáo chi tiêu hàng tháng và gửi đến quản lý.
  • Lưu trữ và bảo quản hồ sơ cá nhân của nhân viên thông qua văn bản và dữ liệu trên máy tính.
  • Tiếp nhận và phân loại thư được gửi đến công ty.
  • Quản lý và sắp xếp các hồ sơ về khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
  • Lưu trữ và in tài liệu công ty khi có sự kiện hay các cuộc họp quan trọng.
  • Tiếp nhận và chuyển hướng các cuộc gọi đến công ty.
  • Tổ chức các hoạt động du lịch.
  • Luôn cập nhật đầy đủ các chính sách và đảm bảo mọi nhân viên luôn tuân thủ nội quy công ty.

Mô tả yêu cầu chi tiết công việc

Quản trị viên – Admin văn phòng cần đáp ứng một số yêu cầu chi tiết công việc cụ thể như sau:

  • Đã từng đảm nhận vị trí quản trị viên, Lễ tân – Văn thư, Trợ lý giám đốc hay những vị trí liên quan.
  • Sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy fax, máy in,…
  • Nắm rõ về nội quy và chính sách văn phòng của doanh nghiệp.
  • Thành thạo về các công cụ quản lý như phần mềm MS Office.
  • Có khả năng tổ chức và sắp xếp thời gian một cách hợp lý.
  • Kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng tư duy giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Cơ hội nghề nghiệp và kỹ năng của một Quản trị viên – Admin văn phòng

Quản trị viên – Admin văn phòng là một vị trí quan trọng trong công ty nắm giữ toàn bộ quy chế và chính sách của doanh nghiệp. Hiện nay, cơ hội nghề nghiệp của ngành này dành cho các bạn trẻ rất lớn, bạn chỉ cần rèn luyện một số kỹ năng và kiến thức sau:

Bảo mật thông tin tốt

Admin văn phòng là người nắm giữ những thông tin tuyệt mật của công ty do đó bạn cần phải rèn luyện cho mình khả năng bảo mật tốt. Việc rò rỉ có thể ảnh hưởng uy tín của bạn và gây tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp.

Kiến thức tốt về quản lý

Am hiểu rõ về quản lý và luôn có nhiều sáng tạo góp phần giúp cho công tác quản lý được thực hiện đơn giản, dễ dàng hơn. 

Kỹ năng giao tiếp tốt

Vị trí Quản trị viên là nơi kết nối các phòng ban và ban lãnh đạo công ty. Không chỉ như vậy, bạn còn là người tiếp đón các vị khách và tiếp nhận những cuộc gọi từ đối tác đến công ty.

Quản trị viên – Admin văn phòng là chức vụ đóng vai trò quan trọng tại các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cơ bản nhất về nghề nghiệp này góp phần giúp các bạn trẻ có định hướng lựa chọn phù hợp nhất trong tương lai.