Nội Dung Xuất Hóa Đơn Cho Thuê Văn Phòng Đúng Quy Định

Xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là bước quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, minh bạch trong giao dịch và được khấu trừ chi phí hợp lệ khi kê khai thuế. Việc lập hóa đơn đúng quy định giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí thuê hợp lệ, khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tạo cơ sở pháp lý vững chắc trong quá trình kiểm toán, quyết toán thuế. Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng chặt chẽ, đặc biệt từ năm 2025 khi quy định về hóa đơn điện tử, thời điểm lập và nội dung bắt buộc được cập nhật theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn là yêu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp.

1. Cơ sở pháp lý về hóa đơn cho thuê văn phòng

Hoạt động cho thuê văn phòng thuộc nhóm cung cấp dịch vụ nên việc lập và quản lý hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật thuế. Từ năm 2025, khung pháp lý liên quan đến xuất hóa đơn cho thuê văn phòng được thống nhất trong ba văn bản chính, quy định chi tiết về thời điểm lập, hình thức hóa đơn và trách nhiệm của doanh nghiệp khi phát hành.

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Là văn bản nền tảng quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, Điều 4 và Điều 9 quy định rõ nguyên tắc, nội dung bắt buộc và thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ, bao gồm cả dịch vụ cho thuê văn phòng.
• Thông tư 32/2025/TT-BTC: Có hiệu lực từ 01/06/2025, hướng dẫn chi tiết việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, định dạng dữ liệu, ký hiệu mẫu số hóa đơn, quy trình phát hành và lưu trữ. Đây là văn bản thay thế các thông tư cũ như thông tư 39/2014/TT-BTC, thông tư 26/2015/TT-BTC vốn chỉ còn giá trị tham khảo về nguyên tắc kế toán.
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Quy định mức xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ, bao gồm các hành vi phổ biến như lập hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung, hoặc không lập hóa đơn khi phát sinh nghĩa vụ.

Việc nắm vững ba văn bản giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót thường gặp như xuất hóa đơn chậm, sai mẫu, hoặc kê khai sai kỳ thuế. Đây cũng là căn cứ để bộ phận kế toán – hành chính văn phòng đảm bảo mọi giao dịch thuê văn phòng được hạch toán và chứng minh hợp lệ trước cơ quan thuế.

>> Tham khảo ngay: Quy định cho thuê văn phòng: Luật & Điều kiện kinh doanh

2. Nguyên tắc cơ bản khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc pháp lý, kế toán và kỹ thuật nhằm đảm bảo chứng từ hợp lệ, được cơ quan thuế chấp nhận khi hạch toán chi phí thuê văn phòng và kê khai thuế. Một hóa đơn hợp pháp phải đồng thời đáp ứng ba yếu tố cốt lõi gồm tính pháp lý, tính hợp lý và tính hợp lệ theo quy định của pháp luật hiện hành.

2.1 Tính pháp lý của hóa đơn cho thuê văn phòng

Tính pháp lý của hóa đơn cho thuê văn phòng thể hiện ở việc hóa đơn được tạo lập, phát hành và sử dụng đúng quy định của Nhà nước, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế. Theo đó, hóa đơn điện tử khi cho thuê văn phòng phải được đăng ký sử dụng hợp lệ, có mã của cơ quan thuế (đối với tổ chức, cá nhân nộp thuế trực tiếp) hoặc có chữ ký số của doanh nghiệp (đối với đơn vị kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ).

Nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân cho thuê sử dụng hóa đơn chưa đăng ký, hóa đơn giả hoặc lập sai thẩm quyền, thì chứng từ này không có giá trị pháp lý, đồng thời có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Ngoài ra, cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng cũng bắt buộc phải đăng ký thuế và sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi phát sinh doanh thu từ hoạt động cho thuê.

2.2 Tính hợp lý của hóa đơn cho thuê văn phòng

Tính hợp lý phản ánh bản chất thật của giao dịch và mức độ khớp giữa nội dung hóa đơn với hồ sơ, chứng từ liên quan.

Một hóa đơn cho thuê văn phòng được xem là hợp lý khi: 

• Thông tin ghi trên hóa đơn trùng khớp với hợp đồng thuê văn phòng (địa chỉ tòa nhà, diện tích, đơn giá, thời hạn thuê văn phòng, kỳ thanh toán).
• Giao dịch thực tế đã phát sinh và được thể hiện qua các chứng từ đi kèm như: hợp đồng thuê, biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng, phiếu thu hoặc chứng từ chuyển khoản, bảng kê phí quản lý hoặc dịch vụ phát sinh.
• Hóa đơn phản ánh đúng hoạt động kinh doanh của cả hai bên: bên cho thuê và bên thuê đều có mã số thuế, đăng ký đúng ngành nghề “cho thuê văn phòng” hoặc “kinh doanh bất động sản”.

Nhờ đảm bảo tính hợp lý, hóa đơn sẽ được công nhận là chứng từ hợp pháp khi quyết toán thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp được tính chi phí hợp lệ và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2.3 Tính hợp lệ của hóa đơn cho thuê văn phòng

Tính hợp lệ thể hiện qua hình thức và nội dung kỹ thuật của hóa đơn. Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin bắt buộc sau:

• Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn, tên – địa chỉ – mã số thuế của bên bán (bên cho thuê) và bên mua (bên thuê).
• Diễn giải chi tiết dịch vụ cho thuê văn phòng: diện tích sàn, đơn giá, số tháng thuê, thuế suất và tiền thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán, hình thức thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
• Chữ ký số của bên bán hoặc mã xác thực của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử.

Một hóa đơn thiếu bất kỳ nội dung nào ở trên, hoặc có sai sót về kỹ thuật như sai tên, sai mã số thuế, sai ngày lập, ký sai người có thẩm quyền, bỏ trống ô thông tin, dùng mực đỏ hoặc sửa chữa thủ công đều có thể bị từ chối ghi nhận chi phí hoặc không được khấu trừ VAT đầu vào.

Vì vậy, trước khi phát hành, doanh nghiệp nên kiểm tra toàn bộ nội dung và chữ ký số để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Ngoài ra, đối với hóa đơn điện tử, dữ liệu cần được lưu trữ an toàn tối thiểu 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế hoặc kiểm toán nội bộ.

3. Các loại hóa đơn sử dụng khi cho thuê văn phòng

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. Hoạt động cho thuê văn phòng được xem là dịch vụ có phát sinh thuế, vì vậy bên cho thuê bắt buộc phải lập hóa đơn khi phát sinh doanh thu. Tùy theo phương pháp kê khai thuế, tổ chức hoặc cá nhân sẽ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng.

3.1 Hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng (thường gọi là “hóa đơn đỏ”) là chứng từ ghi nhận giao dịch cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng và các tiện ích đi kèm, do bên cho thuê lập và gửi cho bên thuê.

Căn cứ Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ phải sử dụng loại hóa đơn này cho mọi dịch vụ phát sinh doanh thu.

Đặc điểm của hóa đơn GTGT: 

• Trên hóa đơn có dòng thể hiện thuế suất GTGT (thông thường 10%) và tiền thuế GTGT tương ứng.
• Là căn cứ pháp lý để bên cho thuê kê khai doanh thu, đồng thời giúp bên thuê được khấu trừ thuế đầu vào khi hạch toán chi phí.
• Được phát hành dưới hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có chữ ký số hợp lệ của doanh nghiệp phát hành.
• Có giá trị pháp lý khi ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ trong báo cáo tài chính, quyết toán thuế.

Đối tượng áp dụng hóa đơn giá trị gia tăng: 

Doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm:

• Công ty bất động sản, đơn vị quản lý tòa nhà.
• Doanh nghiệp có mặt bằng dư thừa đem cho thuê.
• Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ văn phòng hoặc coworking space.

Ví dụ:

Công ty A cho Công ty B thuê văn phòng với giá 20.000.000 đồng/tháng.

Hóa đơn GTGT sẽ ghi:

• Tiền thuê: 20.000.000 đồng
• Thuế GTGT (10%): 2.000.000 đồng
• Tổng cộng thanh toán: 22.000.000 đồng

→ Công ty B được khấu trừ 2.000.000 đồng thuế GTGT đầu vào khi kê khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý.

3.2 Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là loại hóa đơn áp dụng cho cá nhân, hộ kinh doanh hoặc tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.

Theo hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, những đối tượng này phải sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử có mã của cơ quan thuế khi phát sinh giao dịch cho thuê văn phòng hoặc mặt bằng kinh doanh.

Đặc điểm của hóa đơn bán hàng: 

• Không có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT, thể hiện tổng giá trị dịch vụ đã bao gồm thuế (nếu có).
• Có giá trị pháp lý để ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ khi lập báo cáo tài chính.
• Thường được sử dụng bởi hộ kinh doanh, cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng, doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ nộp thuế trực tiếp.
• Có thể đóng vai trò như biên lai thu tiền, đặc biệt trong các giao dịch không kèm phiếu thu riêng.

Ví dụ: 

Ông Nguyễn Văn A cho Công ty C thuê văn phòng 12 tháng với giá 15.000.000 đồng/tháng, kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi nhận tiền thuê, ông A sẽ lập hóa đơn bán hàng điện tử có mã của cơ quan thuế, ghi rõ:

• Tiền thuê văn phòng tháng 10/2025: 15.000.000 đồng
• Tổng tiền thanh toán: 15.000.000 đồng (không tách riêng thuế GTGT)

Hóa đơn này vẫn được Công ty C sử dụng để hạch toán chi phí thuê hợp lệ, miễn có hợp đồng, chứng từ thanh toán và thông tin trên hóa đơn trùng khớp thực tế.

Tóm lại, dù sử dụng hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng, bên cho thuê đều phải tuân thủ nguyên tắc lập hóa đơn đúng thời điểm và đầy đủ thông tin theo Điều 9 và Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hơn thế, đối với doanh nghiệp thuê, việc nhận đúng loại hóa đơn không chỉ đảm bảo chi phí được công nhận hợp lệ mà còn giúp khấu trừ thuế VAT đầu vào hợp pháp, tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

4. Thời điểm lập hóa đơn cho thuê văn phòng

Thời điểm lập hóa đơn là căn cứ quan trọng xác định nghĩa vụ kê khai thuế, ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ của cả bên cho thuê và bên thuê văn phòng. Nếu xuất hóa đơn sai thời điểm, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và không được tính chi phí thuê vào khoản hợp lệ khi quyết toán.

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, bao gồm cho thuê văn phòng, được quy định như sau:

“Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.” 

Như vậy, với hoạt động cho thuê văn phòng, doanh nghiệp cần xác định rõ khi nào được xem là hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi nào phát sinh giao dịch thu tiền để lập hóa đơn đúng thời hạn.

>> Xem thêm: Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng [Quy định mới]

4.1 Trường hợp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ

Nếu bên cho thuê nhận tiền thuê trước (ví dụ: thanh toán 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm), thì thời điểm lập hóa đơn chính là thời điểm nhận tiền. Hóa đơn cần thể hiện rõ số tháng, kỳ thuê tương ứng với khoản tiền đã thu.

Ví dụ: 

Công ty A cho Công ty B thuê văn phòng 12 tháng, thanh toán trước 6 tháng đầu tiên vào ngày 01/01/2025.

→ Công ty A phải lập hóa đơn vào ngày 01/01/2025 cho phần doanh thu 6 tháng đầu. Khi kết thúc kỳ thanh toán hoặc thu thêm tiền cho kỳ tiếp theo, Công ty A tiếp tục xuất hóa đơn tương ứng.

4.2 Trường hợp thanh toán theo kỳ (tháng hoặc quý)

Nếu hợp đồng quy định thanh toán hàng tháng hoặc hàng quý, thì hóa đơn được lập ngay sau khi kết thúc kỳ thuê – tức là sau khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Điều này giúp phản ánh đúng thời điểm phát sinh doanh thu và phù hợp với kỳ kê khai thuế.

Ví dụ: 

Hợp đồng thuê quy định thanh toán vào cuối mỗi tháng.

→ Hóa đơn tháng 10/2025 sẽ được lập vào ngày 31/10/2025 hoặc đầu tháng 11/2025 khi hai bên xác nhận dịch vụ đã hoàn thành.

4.3 Trường hợp thuê nhiều hạng mục hoặc bàn giao theo giai đoạn

Đối với hợp đồng thuê nhiều tầng hoặc nhiều khu vực bàn giao theo tiến độ, bên cho thuê phải lập hóa đơn cho từng hạng mục tại thời điểm bàn giao tương ứng. Căn cứ khoản 3 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mỗi lần bàn giao hoặc nghiệm thu là một lần phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn.

4.4 Tiền đặt cọc và tạm ứng không phải lập hóa đơn

Trường hợp bên thuê đặt cọc hoặc tạm ứng chỉ để đảm bảo thực hiện hợp đồng, chưa phát sinh quyền sử dụng văn phòng, thì chưa phải lập hóa đơn. Khi khoản tiền này được chuyển sang tiền thuê thực tế, bên cho thuê mới phát hành hóa đơn tương ứng với giá trị chuyển đổi đó.

4.5 Xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: khi việc lập hóa đơn sai thời điểm không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ (ví dụ: doanh nghiệp tự phát hiện, chủ động khắc phục).
• Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: khi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: khi lập hóa đơn sai thời điểm dẫn đến chậm kê khai hoặc nộp thuế.

Việc kiểm soát đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu, bị loại chi phí hoặc mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

4.6 Quyền và nghĩa vụ của bên thuê khi nhận hóa đơn

Theo Điều 56 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 36 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bên thuê văn phòng có:

Quyền	Trách nhiệm
Yêu cầu bên cho thuê lập và giao hóa đơn đúng thời điểm; Tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử để hạch toán chi phí và kê khai thuế; Sử dụng hóa đơn hợp pháp làm căn cứ khấu trừ VAT và chứng minh quyền lợi giao dịch.	Cung cấp thông tin chính xác (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở) để bên cho thuê lập hóa đơn hợp lệ; Sử dụng hóa đơn đúng mục đích và lưu trữ theo quy định về kế toán, thuế.

 

Thời điểm lập hóa đơn cho thuê văn phòng là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi thu tiền (tùy điều kiện nào đến trước). Do đó, doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ quy trình thu tiền và kỳ thuê để xuất hóa đơn đúng quy định, tránh vi phạm pháp luật và đảm bảo chi phí thuê được công nhận hợp lệ khi quyết toán thuế.

5. 13 nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử cho thuê văn phòng

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi hóa đơn điện tử hợp lệ, bao gồm hóa đơn cho thuê văn phòng, đều phải có đầy đủ 13 nội dung bắt buộc (và mục bổ sung thứ 15). Việc ghi thiếu, sai hoặc bỏ trống các thông tin này có thể khiến hóa đơn bị xem là không hợp lệ, ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế GTGT và tính hợp pháp của chi phí thuê văn phòng.

Dưới đây là 13 nội dung bắt buộc mà doanh nghiệp cần lưu ý khi lập hóa đơn điện tử cho thuê văn phòng:

(1) Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn

Tên hóa đơn thể hiện đúng loại hình sử dụng:

• “Hóa đơn giá trị gia tăng” nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
• “Hóa đơn bán hàng” nếu kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp.

Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn được hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử tự động cấp theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.

(2) Số hóa đơn

• Là số thứ tự duy nhất trong dãy số hóa đơn, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 00000001 và kết thúc không quá 99.999.999 trong một năm.
• Số hóa đơn phải được lập liên tục, tăng dần theo thời gian; không được bỏ trống hoặc trùng lặp.
• Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cùng sử dụng một mẫu hóa đơn điện tử, hệ thống phải đảm bảo mỗi hóa đơn có số thứ tự riêng biệt và không trùng giữa các cơ sở.

(3) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên cho thuê (người bán dịch vụ)

• Ghi đúng tên doanh nghiệp/hộ kinh doanh/cá nhân theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở hoặc nơi đăng ký thuế phải trùng khớp với thông tin khai thuế trên hệ thống quản lý thuế.
• Trường hợp cho thuê lại văn phòng hoặc văn phòng trọn gói, vẫn ghi thông tin pháp nhân phát hành hóa đơn (bên đứng tên hợp đồng cho thuê).

(4) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên thuê (người mua dịch vụ)

• Ghi đầy đủ tên tổ chức hoặc cá nhân thuê văn phòng.
• Địa chỉ: trụ sở chính hoặc văn phòng làm việc thực tế được thuê.
• Mã số thuế:
  • Bắt buộc nếu bên thuê là doanh nghiệp hoặc tổ chức.
  • Nếu bên thuê là cá nhân, có thể để trống hoặc ghi rõ họ tên, địa chỉ cụ thể.

Với khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài, nên bổ sung thêm mã số doanh nghiệp và quốc gia đăng ký để tăng tính minh bạch.

(5) Thông tin dịch vụ cho thuê văn phòng

• Phải thể hiện đầy đủ tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng cộng tiền thuế GTGT.
• Nếu giá thuê bao gồm điện, nước, phí quản lý… cần ghi tách từng dòng hoặc đính kèm bảng kê chi tiết theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.

(6) Chữ ký của bên cho thuê và bên thuê

• Đối với hóa đơn điện tử, chữ ký được thực hiện bằng chữ ký số hợp lệ của tổ chức hoặc cá nhân.
• Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp: dùng chữ ký số của pháp nhân.
• Nếu bên cho thuê là cá nhân: có thể dùng chữ ký số cá nhân hoặc người được ủy quyền.
• Trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký của bên mua, căn cứ theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(7) Dấu xác nhận của người lập hóa đơn

• Hóa đơn điện tử được ký và phát hành qua hệ thống của Tổng cục Thuế, vì vậy hệ thống sẽ tự động gắn mã xác nhận chứng minh hóa đơn hợp lệ.
• Mã này thể hiện sự xác thực của cơ quan thuế và tính pháp lý của chứng từ.

(8) Thời điểm lập hóa đơn

• Phải thể hiện rõ ngày, tháng, năm lập hóa đơn theo định dạng lịch dương.
• Ngày lập hóa đơn phải trùng với thời điểm cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền, theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

(9) Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

• Là thời điểm doanh nghiệp thực hiện ký số và phát hành hóa đơn.
• Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập, thì thời điểm kê khai thuế vẫn tính theo ngày lập hóa đơn.

(10) Mã của cơ quan thuế

• Áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Mã này được sinh tự động bởi hệ thống để xác nhận hóa đơn hợp pháp và được cấp phép phát hành.

(11) Phí, lệ phí hoặc chiết khấu, khuyến mại (nếu có)

• Nếu hợp đồng có phí phát sinh, chiết khấu thương mại hoặc ưu đãi giảm giá, phải ghi rõ từng dòng và phản ánh đúng giá trị trước và sau chiết khấu.
• Đối với dịch vụ cho thuê văn phòng, mục này thường ghi phí quản lý, phí điện nước, phí ngoài giờ (nếu tách riêng).

(12) Ngôn ngữ, chữ số và đơn vị tiền tệ

• Hóa đơn phải sử dụng tiếng Việt. Trường hợp ghi thêm tiếng nước ngoài thì chữ tiếng nước ngoài phải đặt trong ngoặc đơn hoặc ở dòng dưới, cỡ chữ nhỏ hơn.
• Chữ số dùng hệ Ả-rập (0–9), dấu phân tách hàng nghìn có thể là dấu chấm hoặc dấu phẩy, nhưng phải thống nhất toàn hệ thống.
• Đơn vị tiền tệ là VNĐ (đ). Nếu giao dịch bằng ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá quy đổi theo quy định của pháp luật về ngoại hối.

(13) Các thông tin bổ sung khác (nếu có)

• Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin phục vụ nhận diện hoặc quản lý nội bộ như:
  • Logo, biểu trưng hoặc nhãn hiệu doanh nghiệp;
  • Số hợp đồng thuê văn phòng, mã khách hàng, kỳ thanh toán;
  • Mã giao dịch, mã tra cứu hóa đơn;
  • Các ghi chú về dịch vụ, chính sách thanh toán hoặc liên hệ hỗ trợ.

Có thể nói, một hóa đơn điện tử cho thuê văn phòng hợp lệ phải thể hiện đầy đủ 13 nội dung nêu trên, được ký số hợp pháp và phát hành theo định dạng chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế. Việc đảm bảo hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lệ, khấu trừ thuế GTGT đầu vào, mà còn tránh rủi ro bị xử phạt khi thanh tra hoặc quyết toán thuế.

6. Cách ghi hóa đơn theo từng mô hình văn phòng

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn cho thuê văn phòng cần phản ánh đúng nghiệp vụ phát sinh thực tế, gồm: loại hình văn phòng, thời gian thuê, giá thuê, thuế suất và các dịch vụ kèm theo (nếu có). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi hóa đơn cho 3 mô hình văn phòng phổ biến hiện nay.

6.1 Hóa đơn cho thuê văn phòng trọn gói & chia sẻ

Văn phòng trọn gói và văn phòng chia sẻ thường có giá thuê cố định bao gồm nhiều dịch vụ như: không gian làm việc, điện, nước, vệ sinh, internet, lễ tân và phí bảo trì.

Cách ghi hóa đơn:

• Bên cho thuê chỉ cần phát hành 01 hóa đơn GTGT duy nhất cho toàn bộ chi phí thuê, ghi rõ nội dung:

“Phí thuê văn phòng trọn gói tháng [X]/[năm] tại [địa chỉ cụ thể] – bao gồm phí dịch vụ, điện, nước, internet.”

• Trên hóa đơn thể hiện thuế suất GTGT 10% và tổng số tiền thanh toán.
• Không cần tách riêng từng dịch vụ vì đã được gộp trong mức giá trọn gói.

Thời điểm lập hóa đơn:

• Xuất hóa đơn theo chu kỳ thanh toán trong hợp đồng, thường là hàng tháng, hàng quý hoặc 6 tháng.
• Với hợp đồng thuê dài hạn (ví dụ 3 – 5 năm), vẫn cần xuất hóa đơn định kỳ ứng với doanh thu từng kỳ.

6.2 Hóa đơn cho thuê văn phòng sàn trống

Văn phòng sàn trống (Bare-shell office) thường chỉ bao gồm diện tích mặt bằng, các tiện ích như điện, nước, phí quản lý, bảo trì, vệ sinh, thuê phòng họp sẽ được tính riêng tùy mức sử dụng.

Cách ghi hóa đơn cho thuê văn phòng sàn trống:

• Cần lập 2 loại hóa đơn riêng biệt:
  • Hóa đơn tiền thuê mặt bằng:

“Tiền thuê sàn văn phòng tháng [X]/[năm] tại [địa chỉ] – diện tích [xx m²] theo Hợp đồng số [số hợp đồng].”

• • Hóa đơn dịch vụ phát sinh (nếu có):

“Phí điện nước, vệ sinh, bảo trì hoặc phí ngoài giờ tháng [X]/[năm].”

• Các khoản thu này đều phải kê khai thuế GTGT 10%.

Thời điểm lập hóa đơn cho thuê văn phòng sàn trống:

• Tiền thuê mặt bằng: xuất hóa đơn vào ngày nhận tiền hoặc cuối kỳ thuê.
• Dịch vụ phát sinh: lập hóa đơn tại thời điểm dịch vụ hoàn thành hoặc khi thu tiền.

6.3 Hóa đơn cho thuê văn phòng đại diện (văn phòng ảo)

Văn phòng đại diện hay văn phòng ảo là mô hình thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, kèm bảng tên, số điện thoại, tiếp nhận thư tín và dịch vụ lễ tân.

Cách ghi hóa đơn cho thuê văn phòng đại diện (văn phòng ảo):

•  Bên cho thuê phát hành 01 hóa đơn gộp chung cho toàn bộ dịch vụ cố định, ghi rõ:

“Phí thuê địa chỉ văn phòng đại diện tháng [X]/[năm] tại [địa chỉ]; bao gồm phí lắp đặt bảng tên, tiếp nhận thư từ, lễ tân.”

• Nếu phát sinh dịch vụ ngoài gói (thuê phòng họp, in ấn, kế toán ảo, tiếp khách…), thì xuất hóa đơn riêng cho từng dịch vụ tại thời điểm sử dụng.

Thời điểm lập hóa đơn cho thuê văn phòng đại diện (văn phòng ảo):

• Theo chu kỳ thanh toán trong hợp đồng (tháng, quý hoặc năm).
• Trường hợp khách hàng trả trước 6 – 12 tháng, bên cho thuê lập hóa đơn ngay khi nhận tiền.

Mỗi loại hình văn phòng từ trọn gói, sàn trống đến văn phòng ảo đều có cách ghi hóa đơn khác nhau, nhưng đều phải tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Doanh nghiệp nên xác định rõ hình thức cung cấp dịch vụ để lập hóa đơn đúng chuẩn, giúp đảm bảo tính pháp lý, chi phí hợp lệ và quyền khấu trừ thuế GTGT.

7. Hướng dẫn cách lập hóa đơn cho thuê văn phòng

Việc lập hóa đơn cho thuê văn phòng đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, vì đây là chứng từ pháp lý quan trọng ghi nhận doanh thu và chi phí giữa hai bên. Một sai sót nhỏ trong quá trình lập hóa đơn cũng có thể khiến doanh nghiệp bị loại chi phí, mất quyền khấu trừ thuế GTGT hoặc bị xử phạt hành chính theo quy định của cơ quan thuế.

Dưới đây là 4 bước chi tiết để doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình lập hóa đơn cho thuê văn phòng theo quy định mới nhất năm 2025.

Bước 1: Chọn mẫu hóa đơn phù hợp

Doanh nghiệp cần xác định đúng loại hóa đơn trước khi phát hành:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Áp dụng cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân, hoặc doanh nghiệp kê khai thuế trực tiếp.

Mẫu hóa đơn điện tử phải được đăng ký phát hành với cơ quan thuế, có mã số xác thực của Tổng cục Thuế và sử dụng đúng định dạng dữ liệu theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.

Bước 2: Điền đầy đủ các nội dung bắt buộc

Khi lập hóa đơn cho thuê văn phòng, cần đảm bảo ghi đủ 13 nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Tên hóa đơn, mẫu số, số thứ tự hóa đơn (tự động tăng dần).
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên cho thuê và bên thuê.
• Nội dung dịch vụ: “Tiền thuê văn phòng tháng X/20XX tại [địa chỉ cụ thể]”.
• Đơn vị tính: tháng hoặc m².
• Số lượng – đơn giá – thành tiền – thuế suất GTGT – tổng tiền thanh toán.
• Hình thức thanh toán: chuyển khoản, tiền mặt hoặc kết hợp.
• Chữ ký số của bên cho thuê và mã cơ quan thuế.

Bước 3: Đảm bảo xuất hóa đơn GTGT đúng thời điểm

Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng phải tuân theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cụ thể:

• Khi hoàn thành kỳ thuê → lập hóa đơn ngay thời điểm kết thúc kỳ cung cấp dịch vụ.
• Khi thu tiền trước hoặc trong kỳ thuê → lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Không lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc chưa chuyển thành doanh thu thực tế.

Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp không bị phạt vi phạm hành chính (từ 3 – 8 triệu đồng) theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và được khấu trừ VAT đầu vào hợp lệ.

Bước 4: Kiểm tra và đối chiếu trước khi phát hành

Trước khi phát hành hóa đơn, bộ phận kế toán cần:

• Đối chiếu thông tin hợp đồng thuê văn phòng: giá trị, diện tích, thời hạn, bên thuê, thời điểm thanh toán.
• Kiểm tra mã số thuế và địa chỉ của bên thuê trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế để đảm bảo hợp lệ.
• Đối chiếu số tiền bằng số và bằng chữ, tránh sai lệch khi nộp cho cơ quan thuế.
• Gạch chéo các ô trống, không để trống dòng để tránh bị lợi dụng ghi bổ sung.
• Với hóa đơn điện tử, xác minh mã cơ quan thuế và chữ ký số hợp lệ trước khi gửi cho khách hàng.

Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn cho thuê văn phòng

Lỗi thường gặp	Hậu quả	Cách khắc phục
Ghi sai mã số thuế hoặc tên công ty thuê	Hóa đơn không hợp lệ, bị loại chi phí	Tra cứu mã số thuế chính xác trên website Tổng cục Thuế
Ngày lập hóa đơn sai hoặc bỏ sót kỳ thuê	Bị xử phạt hành chính, chậm kê khai VAT	Lập hóa đơn ngay khi hoàn thành kỳ hoặc nhận tiền
Ghi sai đơn giá, thành tiền, VAT	Mất quyền khấu trừ, sai sổ kế toán	Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tính năng tự động tính thuế
Không ghi rõ kỳ thuê hoặc địa chỉ văn phòng	Hóa đơn bị yêu cầu điều chỉnh khi quyết toán	Ghi chi tiết: “Tiền thuê văn phòng tháng X tại [địa chỉ]”
Không gạch chéo ô trống	Có nguy cơ bị chỉnh sửa sau phát hành	Gạch chéo toàn bộ ô/dòng trống trước khi lưu trữ

 

Để hóa đơn cho thuê văn phòng hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ 4 bước: chọn mẫu đúng loại, ghi thông tin chính xác, xuất đúng thời điểm và kiểm tra kỹ trước phát hành. Một hóa đơn chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch tài chính, mà còn là căn cứ quan trọng khi hạch toán, khấu trừ thuế và quyết toán với cơ quan thuế.

8. Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn và cách khắc phục

Việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng sai sót có thể dẫn đến nhiều rắc rối trong quá trình kê khai thuế, hạch toán chi phí và kiểm toán doanh nghiệp. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục hiệu quả:

• Sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của bên cho thuê hoặc bên thuê.
• Ghi sai diện tích, đơn giá, thành tiền hoặc số tiền thuế.
• Ghi sai thông tin hàng hóa, dịch vụ (mô tả không rõ “thuê văn phòng tháng X/20XX”).
• Áp sai thuế suất GTGT (ví dụ: 8% thay vì 10%).
• Thiếu chữ ký hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền.
• Không ghi rõ ngày lập hóa đơn hoặc lập sai thời điểm.
• Không lưu bản gốc để đối chiếu khi kiểm toán.
• Kê khai thuế trễ hạn hoặc kê sai kỳ kê khai.

Cách khắc phục các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn

• Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành: Đối chiếu với hợp đồng thuê, phụ lục và giấy phép đăng ký kinh doanh của khách hàng.
• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử chuẩn cơ quan thuế: Giúp tự động kiểm tra lỗi, tính đúng thuế suất và cảnh báo thời điểm lập (ví dụ: MISA, Bravo, LinkQ, CyberBill…).
• Cập nhật kịp thời quy định mới của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế: Năm 2025 áp dụng chặt hơn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
• Lưu trữ hóa đơn và chứng từ thanh toán cẩn thận: Lưu bản gốc ít nhất 10 năm, đặc biệt đối với các hợp đồng thuê văn phòng dài hạn.
• Thiết lập quy trình kiểm duyệt hai bước: Một nhân sự lập hóa đơn – một nhân sự kiểm tra trước khi ký số phát hành để tránh sai sót.

Lưu ý khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

• Ghi rõ tháng/năm thuê, địa chỉ tòa nhà và diện tích thuê.
• Chỉ sử dụng mực đen hoặc xanh không phai, không viết bằng mực đỏ hoặc bút chì (với hóa đơn giấy).
• Gạch chéo các ô trống trong hóa đơn để tránh bị chỉnh sửa sau khi phát hành.
• Đảm bảo hóa đơn, hợp đồng và chứng từ thanh toán thống nhất về giá trị và thời điểm.

Tóm lại, việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng cần độ chính xác cao và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Doanh nghiệp nên đầu tư vào phần mềm quản lý hóa đơn điện tử, thường xuyên cập nhật chính sách thuế mới và tham khảo ý kiến chuyên gia kế toán hoặc tư vấn thuế để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai và quyết toán.

9. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

9.1 Cá nhân cho thuê văn phòng có phải xuất hóa đơn không?

Cá nhân cho thuê văn phòng có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên bắt buộc phải đăng ký mã số thuế và xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đồng thời nộp thuế GTGT 5% và TNCN 5%.

9.2 Khi nào cần lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Tất cả tổ chức, cá nhân cho thuê văn phòng đều phải dùng hóa đơn điện tử có mã trừ trường hợp được miễn. Việc sử dụng hóa đơn có mã giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong giao dịch.

9.3 Thuê văn phòng không có hóa đơn có được tính chi phí hợp lệ không?

Không. Chi phí thuê văn phòng chỉ được tính hợp lệ nếu có hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán đầy đủ. Nếu bên cho thuê không xuất hóa đơn, chi phí sẽ không được khấu trừ khi tính thuế.

9.4 Văn phòng trọn gói có cần tách riêng hóa đơn dịch vụ?

Không bắt buộc. Nếu giá thuê đã bao gồm tất cả chi phí, có thể xuất một hóa đơn tổng hợp. Trường hợp có phát sinh dịch vụ riêng như phòng họp hoặc giữ xe, nên xuất hóa đơn riêng để dễ hạch toán.

9.5 Sai sót trên hóa đơn đã gửi có được chỉnh sửa không?

Có. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tùy lỗi. Sai thông tin chung thì điều chỉnh, sai giá trị hoặc thuế suất thì thay thế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.