Training là gì? Các hình thức training đào tạo nhân viên hiệu quả

Training là một trong những hoạt động quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần triển khai một cách hiệu quả. Hoạt động này góp phần không nhỏ vào quá trình phát triển và nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu: Training là gì? Tại sao cần triển khai hoạt động training công việc? Và đâu là hình thức training nhân viên phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay? 

1. Training là gì?

Training (hay đào tạo nhân viên) là quá trình truyền đạt kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết nhằm phát triển năng lực của đội ngũ nhân viên trong một lĩnh vực cụ thể. Thông qua hoạt động đào tạo, nhân viên sẽ tự tin hơn trong việc đảm nhận và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Từ đó hướng đến thúc đẩy sự phát triển và thành công của tổ chức trong dài hạn.

Training là gì?

Kế hoạch training nhân viên có thể được thiết lập trong dài hạn hoặc ngắn hạn, tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Tuy nhiên, training không chỉ đơn thuần là việc cung cấp kiến thức, mà nó còn là quá trình chuyển đổi kiến thức thành kỹ năng thực tiễn, giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề. 

2. Ai là đối tượng cần được training?

Training nhân viên là một trong những hoạt động bắt buộc nhằm xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng, phù hợp với văn hóa và cách thức làm việc của doanh nghiệp. Vậy đối tượng nào trong doanh nghiệp sẽ cần được training? 

Nhân sự mới

Với các nhân sự mới, họ thường chưa nắm rõ những yêu cầu công việc cụ thể cho vị trí mà mình đảm nhận. Bên cạnh đó, quy trình và cách thức làm việc của bộ phận, phòng ban hay doanh nghiệp cũng là yếu tố mà nhân sự mới chưa thể làm quen ngay từ đầu. Do vậy, các buổi training đào tạo sẽ là cần thiết để giúp nhân sự mới thích nghi nhanh chóng với môi trường làm việc. 

Nhân sự mới cần được đào tạo về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc

Thông thường, kế hoạch training thường được diễn ra sau khi nhân viên đã tiếp nhận vị trí công việc. Sau khi đã được đào tạo theo kế hoạch, nếu nhân viên không thể đáp ứng các yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra thì họ sẽ không được chọn khi hết 1 – 2 tháng thử việc. 

Nhân sự hiện tại 

Không chỉ dành cho nhân sự mới, hoạt động training còn được thực hiện đối với những nhân sự hiện tại của doanh nghiệp. Mặc dù đây đều là những người đã có kiến thức, chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc, thế nhưng training sẽ là cần thiết để họ có thể thích nghi với những thay đổi trong công việc. Đặc biệt là khi doanh nghiệp có những thay đổi lớn về chiến lược kinh doanh, áp dụng mô hình, phương thức hoạt động mới hoặc thay đổi máy móc, thiết bị kỹ thuật,… 

Nhân sự hiện tại cũng cần được training để thích nghi với những thay đổi nhanh chóng

Đối với doanh nghiệp, việc đầu tư training cho nhân sự hiện tại cũng là cách xây dựng đội ngũ nhân sự nòng cốt, giúp gia tăng mức độ cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần đào tạo, training cho bộ phận quản lý trước rồi sau đó mới đến đội ngũ nhân viên cấp dưới. 

Tham khảo thêm:

• Kỹ năng mềm là gì? 10 kỹ năng mềm quan trọng trong công việc
• Kỹ năng cứng là gì? 10 kỹ năng cứng quan trọng nhất cần có

3. Tại sao cần training công việc?

Có nên đầu tư thời gian và nguồn lực vào quá trình đào tạo nhân viên hay không? Câu trả lời sẽ là “có” dù cho doanh nghiệp, tổ chức đang hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực nào hiện nay. Như đã đề cập, training không chỉ đơn thuần là việc cung cấp kiến thức cần thiết, quá trình này còn mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho cả các nhân viên và doanh nghiệp. 

3.1 Đối với nhân viên

Hoạt động training nhân viên mang đến rất nhiều lợi ích cho các cá nhân, trong đó phải kể đến:

– Nâng cao kiến thức và kỹ năng: Các chương trình đào tạo giúp đội ngũ nhân viên nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết để đáp ứng tốt yêu cầu công việc đặt ra. Những tiến bộ này có thể giúp nhân viên nâng cao khả năng giải quyết vấn đề, cải thiện năng suất làm việc và thậm chí đóng góp thêm nhiều ý tưởng sáng tạo cho tổ chức.

– Tạo cơ hội phát triển sự nghiệp: Bằng cách phát triển năng lực qua các chương trình training, nhân viên sẽ có nhiều cơ hội đảm nhận các vai trò mới và quan trọng trong tổ chức. Điều này có thể giúp họ tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp của mình. 

Hoạt động đào tạo giúp mang đến cho nhân viên cơ hội phát triển sự nghiệp

– Giúp nhân viên cảm thấy được coi trọng: Triển khai training thường xuyên và định kỳ giúp đội ngũ nhân viên cảm thấy được đầu tư và coi trọng. Bằng cách này, doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao năng lực mà còn giúp cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên.  

– Thích nghi với thay đổi: Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng, hoạt động training sẽ giúp nhân viên thích nghi với những thay đổi về quy trình, cách thức làm việc mới hay công nghệ, kỹ thuật mới. 

– Tăng năng suất làm việc: Với những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng mới được tiếp thu trong quá trình training, nhân viên có thể ngày càng tự tin hơn vào khả năng làm việc của mình. Điều này giúp cải thiện năng suất và chất lượng công việc đáng kể. Nhân viên cũng có thể mở rộng phạm vi công việc của mình khi đã có thêm chuyên môn và nghiệp vụ mới. 

Nâng cao kiến thức, kỹ năng giúp nhân viên làm việc năng suất hơn

3.2 Đối với doanh nghiệp

Không chỉ mang đến lợi ích cho từng cá nhân, việc cung cấp cơ hội cho nhân viên học hỏi và phát triển cũng mang đến những lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.

– Giúp xác định ứng viên phù hợp: Kết quả của quá trình training sẽ là căn cứ đầu tiên giúp doanh nghiệp xác định được chất lượng của nguồn nhân lực. Cụ thể, thông qua kết quả đánh giá cuối cùng, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định có giữ lại nhân viên và đề xuất lên vị trí chính thức hay không. 

– Xây dựng quy trình làm việc nhất quán: Thông qua đào tạo chuyên nghiệp, bài bản, đội ngũ nhân viên sẽ nhanh chóng nắm được quy trình chuẩn để triển khai công việc một cách hiệu quả. Nhân viên cũng sẽ hiểu rõ về tầm quan trọng của việc đảm bảo quy trình làm việc nhất quán. Điều này đồng nghĩa với việc tránh được sự mơ hồ và sai lệch trong quy trình thực hiện, giúp hạn chế những sai sót và rủi ro không đáng có. 

Đào tạo bài bản giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc nhất quán

– Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Training không chỉ giúp nâng cao kiến thức và kỹ năng của nhân viên mà còn đóng góp tích cực vào việc tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Nhân viên được thúc đẩy tinh thần sẽ tiếp cận mọi nhiệm vụ một cách tự tin và có trách nhiệm hơn.

– Giảm sự giám sát của cấp quản lý: Đào tạo nhân viên không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn hoạt động giám sát, thế nhưng nó có thể giúp cấp quản lý giảm đáng kể thời gian để dành cho các nhiệm vụ quan trọng hơn. Điều này là bởi nhân viên được trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để làm việc theo quy trình chuẩn và nhất quán. 

– Giảm chi phí tuyển dụng: Trong trường hợp cần bổ sung thêm nguồn nhân lực chất lượng cao, doanh nghiệp sẽ không cần tốn nhiều công sức và chi phí cho quá trình tuyển dụng từ bên ngoài. Thay vào đó, đội ngũ nhân sự nội bộ sẽ là nhân tố triển vọng, có thể được thăng chức và lấp đầy vị trí cần tuyển dụng sau khi được đào tạo những kiến thức, kỹ năng mới cần thiết. 

Training hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và cắt giảm chi phí

– Nâng cao hiệu suất tổng thể: Quá trình đào tạo giúp nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự, từ đó cải thiện năng suất làm việc đáng kể. Điều này góp phần nâng cao hiệu suất tổng thể, thúc đẩy gia tăng doanh số và lợi nhuận của tổ chức. 

– Xây dựng hình ảnh tích cực: Một doanh nghiệp chú trọng đến việc đào tạo và phát triển nhân viên thường có hình ảnh tích cực trong mắt đối tác, khách hàng. Điều này có thể giúp cải thiện uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường đầy cạnh tranh.

4. Các hình thức training nhân viên phổ biến, hiệu quả nhất hiện nay

Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và những biến đổi liên tục của thị trường lao động, các hình thức đào tạo nhân sự ngày càng trở nên đa dạng hơn bao giờ hết. Dưới đây là những hình thức training hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và đáp ứng những thách thức mới trong môi trường kinh doanh hiện nay:

4.1 Training qua buổi họp định kỳ (Internal session)

Training qua buổi họp định kỳ là hình thức đào tạo thông qua các buổi họp, buổi thảo luận được tổ chức trong nội bộ doanh nghiệp. Thông thường, các buổi họp này sẽ diễn ra định kỳ theo tuần hoặc theo tháng với sự tham gia của một vài nhóm nhỏ hoặc toàn bộ doanh nghiệp. Chủ đề đào tạo thường về một mảng kiến thức, chuyên môn hoặc kỹ năng cụ thể. 

Training qua các buổi họp định kỳ giúp gắn kết đội ngũ nhân viên

Internal session giúp chia sẻ kiến thức và kỹ năng giữa các thành viên trong doanh nghiệp một cách cởi mở và hiệu quả. Thông qua đó, nhân viên có thể tháo gỡ được những vướng mắc, khó khăn trong quá trình làm việc. Đồng thời cũng trau dồi thêm kỹ năng mới và biết cách phối hợp với các phòng ban khác nhau. 

Hình thức đào tạo thông qua buổi họp định kỳ không tốn kém quá nhiều chi phí, đồng thời còn thúc đẩy sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức.  

Tìm hiểu thêm: Các kỹ năng cần thiết trong công việc bạn nhất định phải có

4.2 Đào tạo qua công việc (On-job Training)

On-job training (viết tắt là OJT) là hình thức đào tạo nhân sự thông qua việc trực tiếp thực hiện các công việc, nhiệm vụ hàng ngày. Với cách tiếp cận này, nhân viên có thể áp dụng ngay những kiến thức và kỹ năng vào thực hiện công việc. Từ đó tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm và phát triển năng lực qua từng ngày. 

On-job training là hình thức đào tạo nhân viên trực tiếp qua các công việc hằng ngày 

Điều kiện để triển khai hình thức này là cần có lịch đào tạo cụ thể, tránh làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung. Trên thực tế, hình thức OJT thường được áp dụng cho các vị trí công việc đòi hỏi cao ở kỹ năng thực hành như: sản xuất, công nghệ thông tin, dịch vụ khách hàng,… 

4.3 Hướng dẫn, kèm cặp (Mentorship)

Mentorship là hình thức training mà một người có kinh nghiệm sẽ hướng dẫn và hỗ trợ một người mới hoặc ít kinh nghiệm để phát triển kỹ năng, nghiệp vụ của họ. Thông qua hình thức này, các nhân sự mới sẽ nhanh chóng thích nghi và phát triển năng lực để hoàn thành tốt công việc. 

4.4 Online training

Online training (hay đào tạo trực tuyến) là hình thức đào tạo nhân sự ngày càng phổ biến và hiệu quả trong thời đại số hóa. Cụ thể, hình thức này sẽ được thực hiện thông qua các kênh truyền thông khác nhau như: Internet, mạng xã hội, email, bài giảng video,… 

Đào tạo trực tuyến đang ngày càng trở nên phổ biến trong thời đại số

Nhân viên có thể truy cập nội dung đào tạo tại bất kỳ đâu có kết nối Internet, giúp họ tự quản lý thời gian học tập theo lịch trình cá nhân. Điều này cũng giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. 

5. Quy trình training công việc hiệu quả 

Như vậy, ta đã cùng tìm hiểu training nghĩa là gì, tại sao cần triển khai hoạt động training cũng như những hình thức đào tạo nhân sự phổ biến nhất. Tiếp đến trong phần này, hãy cùng khám phá quy trình training công việc hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng vào thực tế quản trị: 

5.1 Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo

Quy trình đào tạo nhân sự sẽ chẳng đi đến kết quả gì nếu doanh nghiệp không xác định được kế hoạch đào tạo này dành cho ai và dùng để làm gì. Do vậy, việc đầu tiên cần làm trước khi lên kế hoạch đó chính là xác định nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp. 

Bộ phận đào tạo cần phải liên hệ với các cấp lãnh đạo, cấp quản lý trong doanh nghiệp để xác định nhu cầu đào tạo nhân viên. Bên cạnh đó cũng cần khảo sát ý kiến của đội ngũ nhân sự để nắm bắt nhu cầu được phát triển năng lực. Cụ thể cần xác định:

• – Đâu là đối tượng cần được đào tạo? (vị trí công việc nào, phòng ban/bộ phận nào,…)
• – Số lượng nhân sự mới và nhân sự hiện tại cần được đào tạo?
• – Các kỹ năng, kiến thức cần đưa vào đào tạo cho từng vị trí công việc? 
• – Những thay đổi, thách thức nào khiến cho hoạt động đào tạo trở nên cấp thiết?

5.2 Bước 2: Xây dựng quy trình đào tạo

Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp sẽ tiếp tục đến bước xây dựng quy trình và lập kế hoạch training cụ thể. Theo đó, một kế hoạch rõ ràng, chi tiết thường bao gồm những nội dung chính sau đây: 

• – Tên chương trình đào tạo nội bộ.
• – Mục tiêu cần đạt được sau khi triển khai chương trình.
• – Đối tượng nhân viên tham gia quá trình training.
• – Nhân sự, các phòng ban phụ trách việc training. 
• – Nội dung đào tạo cụ thể (kiến thức, kỹ năng,…)
• – Hình thức, phương pháp đào tạo nhân sự.
• – Thời gian triển khai và địa điểm cụ thể. 
• – Một vài điều kiện ràng buộc khác cần lưu ý. 

Xây dựng kế hoạch đào tạo chi tiết, rõ ràng 

Kế hoạch đào tạo chi tiết, bài bản sẽ giúp cho quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, quy trình training phải được thiết kế sao cho linh hoạt, dễ thích nghi với các yêu cầu cụ thể của từng nhóm nhân viên. 

5.3 Bước 3: Triển khai đào tạo

Đến bước này, kế hoạch training công việc sẽ được triển khai vào thực tiễn. Để đảm bảo hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp trước tiên cần phát động và truyền thông mục đích của các buổi đào tạo. Điều này giúp đối tượng tham gia hiểu được ý nghĩa thực sự của việc đào tạo cũng như những lợi ích mà họ đạt được sau khi training. 

Triển khai đào tạo nhân viên theo kế hoạch

Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng tài liệu và các nguồn lực cần thiết đã sẵn sàng để có để hỗ trợ triển khai đào tạo hiệu quả. Cuối cùng, việc theo dõi tiến trình và đảm bảo sự tham gia tích cực của nhân viên cũng là một phần quan trọng trong bước này.

5.4 Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình

Cuối cùng, quy trình training cần phải được đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng nó vẫn hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu đào tạo của tổ chức. Hoạt động đánh giá có thể bao gồm việc thu thập phản hồi từ nhân viên hoặc theo dõi hiệu suất làm việc sau khi đào tạo. Dựa vào đó, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến quy trình để đáp ứng các mục tiêu về nhân sự trong từng giai đoạn khác nhau. 

Tóm lại, quy trình training bài bản, chuyên nghiệp sẽ là một phần quan trọng trong mọi doanh nghiệp, tổ chức. Bằng cách triển khai đào tạo hiệu quả, doanh nghiệp có thể xây dựng được nguồn nhân lực chất lượng cao, góp phần vào sự thành công và phát triển bền vững. 

6. Những lưu ý quan trọng khi training nhân viên mới

Dưới đây là một vài lưu ý mà doanh nghiệp cần chú trọng để triển khai đào tạo nhân viên mới hiệu quả:

• – Chuẩn bị kế hoạch training nhân viên một cách chi tiết, bài bản và chuyên nghiệp.
• – Nội dung đào tạo phải được thiết kế phù hợp với yêu cầu và đặc thù của từng vị trí công việc.
• – Cung cấp các nguồn tài liệu và tài nguyên cần thiết cho các buổi training. 
• – Tạo cơ hội để nhân viên thực hành các kiến thức, kỹ năng vào môi trường làm việc thực tế.

Hãy tạo điều kiện để nhân viên thực hành kỹ năng vào thực tiễn làm việc

• – Đánh giá kết quả đào tạo qua các bài kiểm tra hoặc thu thập phản hồi từ đối tượng tham gia. 
• – Phát triển kế hoạch training dài hạn, đồng thời phân bổ kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn cụ thể. 
• –  Ứng dụng công nghệ vào quy trình đào tạo.
• – Không ngừng cải tiến quy trình để thích nghi với những thay đổi của thế giới kinh doanh.

7. Lời kết

Maison Office đã vừa giúp bạn tìm hiểu training là gì cũng như những hình thức training nhân viên hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Trong thế giới thay đổi nhanh chóng, training không chỉ là một nhiệm vụ quan trọng mà còn được xem là kênh đầu tư mạnh mẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Do vậy, hãy xây dựng ngay cho mình một quy trình đào tạo nhân viên chuyên nghiệp, bài bản và nắm bắt cơ hội thành công!

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.