[Tải ngay] Mẫu phiếu chi theo quy định mới nhất file Word

Trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp, phiếu chi là chứng từ bắt buộc dùng để ghi nhận các khoản tiền mặt đã xuất quỹ. Việc sử dụng mẫu phiếu chi theo đúng thông tư hiện hành không chỉ phục vụ công tác hạch toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi kiểm tra thuế, kiểm toán hoặc thanh tra tài chính. Bài viết này cung cấp mẫu phiếu chi mới nhất, đồng thời phân tích chi tiết điều kiện hợp lệ, cách lập và lưu trữ phiếu chi đúng quy định pháp luật.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU PHIẾU CHI

Phiếu chi là gì? Khi nào được coi là hợp lệ?

Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc xuất tiền mặt từ quỹ của đơn vị nhằm chi trả cho các khoản chi hợp pháp phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc hoạt động thường xuyên. Phiếu chi được lập tại thời điểm chi tiền và là căn cứ để ghi sổ kế toán quỹ tiền mặt.

Theo Luật Kế toán 2015 do Quốc hội ban hành, chứng từ kế toán chỉ có giá trị pháp lý khi phản ánh đầy đủ, trung thực và kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó, một phiếu chi hợp lệ phải đáp ứng đồng thời ba nhóm điều kiện. Thứ nhất, phiếu chi được lập theo đúng mẫu quy định tại thông tư kế toán tương ứng với loại hình đơn vị. Thứ hai, nội dung ghi trên phiếu chi phải phù hợp với nghiệp vụ chi thực tế, có căn cứ chứng minh. Thứ ba, phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của các chủ thể có trách nhiệm theo quy định.

Trong thực tiễn, phiếu chi không hợp lệ thường là nguyên nhân khiến chi phí bị loại khi quyết toán thuế hoặc phát sinh rủi ro pháp lý trong quá trình thanh tra tài chính.

Tổng hợp các mẫu phiếu chi mới nhất hiện nay (Tải file Word, Excel, PDF)

Hệ thống pháp luật kế toán Việt Nam hiện nay không áp dụng một mẫu phiếu chi thống nhất cho tất cả các đối tượng, mà quy định nhiều mẫu phiếu chi khác nhau tương ứng với từng chế độ kế toán. Việc sử dụng sai mẫu có thể dẫn đến sai sót trong ghi nhận kế toán.

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (mới nhất)

Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành là văn bản mới nhất hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ năm 2025. Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo thông tư này được chuẩn hóa theo hướng đồng bộ dữ liệu, tăng tính kiểm soát nội bộ và phù hợp với chuyển đổi số kế toán.

Phiếu chi theo Thông tư 99 yêu cầu ghi rõ số hiệu chứng từ, ngày lập, họ tên người nhận tiền, lý do chi, số tiền bằng số và bằng chữ, kèm theo chứng từ gốc. Đây là mẫu áp dụng phổ biến cho doanh nghiệp vừa và lớn.

⬇ Tải ngay 

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Thông tư 200/2014/TT-BTC là chế độ kế toán truyền thống dành cho doanh nghiệp quy mô lớn. Mẫu phiếu chi theo thông tư này vẫn đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nếu chưa chuyển đổi sang chế độ mới.

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 200 yêu cầu đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận tiền, thể hiện rõ trách nhiệm kiểm soát dòng tiền mặt.

⬇ Tải ngay 

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định mẫu phiếu chi với hình thức đơn giản hơn nhưng vẫn đảm bảo nguyên tắc kiểm soát tài chính. Mẫu này tập trung vào tính dễ áp dụng, giảm thủ tục hành chính, phù hợp với doanh nghiệp có bộ máy kế toán gọn nhẹ.

⬇ Tải ngay 

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 132 cho doanh nghiệp siêu nhỏ

Thông tư 132/2018/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ, trong đó mẫu phiếu chi được tinh giản tối đa về chỉ tiêu. Tuy nhiên, các thông tin cốt lõi như số tiền chi, mục đích chi và chữ ký xác nhận vẫn là yêu cầu bắt buộc.

⬇ Tải ngay 

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 88 cho hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh cá thể, Thông tư 88/2021/TT-BTC cho phép áp dụng chế độ kế toán đơn giản. Mẫu phiếu chi theo thông tư này chủ yếu phục vụ việc theo dõi dòng tiền và chứng minh chi phí hợp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.

⬇ Tải ngay 

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 79 cho ban quản lý dự án vốn đầu tư công

Thông tư 79/2019/TT-BTC điều chỉnh chế độ kế toán cho ban quản lý dự án sử dụng vốn đầu tư công. Mẫu phiếu chi theo thông tư này có yêu cầu chặt chẽ về nguồn vốn, hạng mục chi và quyết định phê duyệt, nhằm đảm bảo kiểm soát ngân sách nhà nước.

⬇ Tải ngay 

Mẫu phiếu chi theo Thông tư 107 cho đơn vị sự nghiệp công lập

Thông tư 107/2017/TT-BTC áp dụng cho đơn vị sự nghiệp công lập. Phiếu chi theo chế độ này phải gắn liền với dự toán được giao, phản ánh đúng mục lục ngân sách và chịu sự kiểm soát của cơ quan tài chính.

⬇ Tải ngay 

Nội dung bắt buộc và cách viết phiếu chi đúng quy định

Việc lập phiếu chi đúng mẫu nhưng ghi sai nội dung vẫn có thể khiến chứng từ mất giá trị pháp lý. Do đó, người lập phiếu cần nắm rõ yêu cầu về nội dung.

Các thông tin bắt buộc trên phiếu chi

Theo Luật Kế toán 2015 và các thông tư hướng dẫn, phiếu chi bắt buộc phải thể hiện đầy đủ các thông tin nhận diện đơn vị, số hiệu chứng từ, ngày tháng lập phiếu, họ tên người nhận tiền, lý do chi, số tiền bằng số và bằng chữ, kèm theo chữ ký của các bên có liên quan.

Cách ghi phiếu chi chi tiết từng chỉ tiêu

Mỗi chỉ tiêu trên phiếu chi đều mang ý nghĩa pháp lý riêng. Ví dụ, phần “lý do chi” phải mô tả cụ thể nghiệp vụ kinh tế, tránh ghi chung chung. Số tiền bằng chữ phải khớp tuyệt đối với số tiền bằng số, không được viết tắt hoặc bỏ trống khoảng trống dễ bị sửa đổi.

Ví dụ minh họa phiếu chi ghi đúng – sai

Một phiếu chi ghi đúng là phiếu thể hiện rõ nội dung chi, có đầy đủ chữ ký theo chức danh và không có dấu hiệu tẩy xóa. Ngược lại, phiếu chi ghi sai thường gặp ở việc thiếu chữ ký kế toán trưởng, ghi sai ngày chi so với thực tế hoặc lý do chi không đủ căn cứ.

Những lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng phiếu chi

Đơn vị tiền tệ và cách ghi số tiền

Theo quy định, phiếu chi tại Việt Nam phải ghi bằng đồng Việt Nam. Trường hợp chi ngoại tệ phải quy đổi theo tỷ giá hợp pháp và ghi chú rõ ràng để phục vụ hạch toán.

Quy định về chữ ký trên phiếu chi

Phiếu chi phải có chữ ký của người lập, người duyệt chi, thủ quỹ và người nhận tiền. Việc thiếu chữ ký của một trong các chủ thể này có thể khiến phiếu chi không được công nhận khi kiểm tra.

Lưu trữ và bảo quản phiếu chi theo luật kế toán

Theo Luật Kế toán, phiếu chi thuộc nhóm chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Việc lưu trữ có thể thực hiện dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử nếu đáp ứng điều kiện pháp luật về lưu trữ dữ liệu.

Các lỗi thường gặp khiến phiếu chi không hợp lệ

Các lỗi phổ biến bao gồm sử dụng sai mẫu theo chế độ kế toán, ghi thiếu nội dung bắt buộc, không đính kèm chứng từ gốc hoặc ký thay không đúng thẩm quyền.

Phiếu chi là chứng từ kế toán quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của chi phí và an toàn pháp lý cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng mẫu theo thông tư áp dụng, ghi đầy đủ nội dung bắt buộc và lưu trữ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, tránh rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm toán hoặc thanh tra tài chính.

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ PHIẾU CHI (FAQ)

Phiếu chi không có hóa đơn kèm theo có hợp lệ không?

Phiếu chi vẫn có giá trị kế toán nội bộ, tuy nhiên để được tính là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, đa số trường hợp cần có hóa đơn hoặc chứng từ hợp pháp kèm theo theo quy định của pháp luật thuế.

Phiếu chi có bắt buộc đóng dấu doanh nghiệp không?

Pháp luật kế toán hiện hành không bắt buộc phiếu chi phải đóng dấu, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng để tăng tính kiểm soát nội bộ.

Có thể lập phiếu chi điện tử thay cho bản giấy không?

Phiếu chi điện tử được phép sử dụng nếu đáp ứng điều kiện của Luật Giao dịch điện tử và Luật Kế toán, bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy xuất dữ liệu.

Phiếu chi viết sai có được sửa không?

Phiếu chi viết sai không được tẩy xóa trực tiếp. Trường hợp sai sót phải lập phiếu mới hoặc lập biên bản điều chỉnh theo đúng quy trình kế toán.

Thời hạn lưu trữ phiếu chi là bao lâu theo quy định?

Phiếu chi phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm, trường hợp liên quan đến dự án đầu tư hoặc tài sản cố định có thể phải lưu trữ lâu hơn theo quy định chuyên ngành.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.