[Tải] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất file Word

Trong hoạt động kinh doanh và quản trị nội bộ doanh nghiệp, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng là tài liệu pháp lý quan trọng nhằm ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng và xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành giữa các bên. Việc sử dụng đúng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng file Word giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ, hạn chế tranh chấp và đảm bảo tính pháp lý khi kiểm tra, đối chiếu về sau.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản ghi nhận việc các bên xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, đối chiếu quyền và nghĩa vụ, thanh toán hoặc xử lý công nợ và thống nhất việc chấm dứt hợp đồng. Trong thực tế, văn bản này thường được lập sau khi công việc đã hoàn thành hoặc khi các bên thống nhất kết thúc hợp đồng trước thời hạn.

Về bản chất, biên bản thanh lý đóng vai trò là bằng chứng xác nhận hai bên đã hoàn tất trách nhiệm, không còn khiếu nại hay yêu cầu gì thêm liên quan đến hợp đồng đã ký. Đây là căn cứ quan trọng khi phát sinh tranh chấp hoặc khi doanh nghiệp cần lưu hồ sơ kế toán, quyết toán thuế.

Tải ngay các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phổ biến hiện nay

Mỗi loại hợp đồng có nội dung thanh lý khác nhau tùy vào đối tượng giao dịch, thời hạn và nghĩa vụ các bên. Dưới đây là các mẫu biên bản thanh lý được sử dụng phổ biến nhất trong thực tế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung được sử dụng cho nhiều loại hợp đồng khác nhau, với nội dung mang tính khái quát. Mẫu này phù hợp trong trường hợp hợp đồng đơn giản, số lượng nghĩa vụ ít và không phát sinh các điều khoản đặc thù.

⬇ Tải ngay Word

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———————–

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

(Thanh lý Hợp đồng  ……… số…….)

– Căn cứ Bộ luật Dân sự của Quốc Hội nước CHXHCN Việt Nam năm 2015.

– Căn cứ vào Hợp đồng (1) …………………………….

– Căn cứ nhu cầu và khả năng của các Bên;

         Hôm nay, ngày …. tháng … năm ………., tại ……………………, chúng tôi gồm:

BÊN ……………………: (Sau đây gọi tắt là Bên A)

Ông: …………………………….   Sinh năm: ……………..

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………… do ……………………… cấp ngày …………..

Hộ khẩu thường trú tại: ……………………………………….

Bà: ………………. …………………      Sinh năm: ……………..

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……….. …………. do ………… …….. cấp ngày …………

Hộ khẩu thường trú tại: ………………………………………………………..

BÊN ………………………..: (Sau đây gọi tắt là Bên B)

Ông: ……………………………  Sinh năm: ……………..

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………. do ………………… cấp ngày …………

Hộ khẩu thường trú tại: …………………………………………………………………………………

Bà: ……………………  Sinh năm: ……………..

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ……………… do ……………………. cấp ngày …………..

Hộ khẩu thường trú tại: …………………………………….

Chúng tôi tự nguyện cùng nhau lập và ký Văn bản này để thực hiện việc thanh lý Hợp đồng  …………… theo các thoả thuận sau đây:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG

Ngày ……….., hai bên đã cùng nhau thỏa thuận và thống nhất ký kết Hợp đồng ………………………………

Do ……………… nên các bên quyết định lập Văn bản thanh lý Hợp đồng ..……… nói trên.

2. Bằng việc lập và ký Văn bản thanh lý Hợp đồng này, chúng tôi chính thức tuyên bố: Hợp đồng………………… sẽ chấm dứt hiệu lực ngay sau khi chúng tôi ký vào Văn bản thanh lý Hợp đồng này.

ĐIỀU 2: CAM ĐOAN CỦA CÁC BÊN

Việc thanh lý Hợp đồng nói trên là hoàn toàn tự nguyện, dứt khoát, không bị ép buộc và không kèm theo bất cứ điều kiện nào, không nhằm trốn tránh bất kỳ một nghĩa vụ nào.

Các bên không còn bất kỳ quyền và nghĩa vụ nào liên quan đến Hợp đồng và cam kết không khiếu nại gì sau khi ký Biên bản thanh lý Hợp đồng này;

Chúng tôi đã đọc và đồng ý với nội dung Văn bản thanh lý Hợp đồng này, đồng thời ký tên, điểm chỉ vào Văn bản này làm bằng chứng.

Văn bản này được lập thành …..(….) bản, có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ ….bản.

                     Bên A                                                                              Bên B

              (ký, ghi rõ họ tên)                                                                 (ký, ghi rõ họ tên)     

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ

Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tập trung làm rõ phạm vi dịch vụ đã cung cấp, chất lượng thực hiện, giá trị thanh toán và trách nhiệm còn tồn đọng. Mẫu này thường được áp dụng trong các hợp đồng tư vấn, bảo trì, đào tạo hoặc dịch vụ thuê ngoài.

⬇ Tải ngay Word

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa

Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản thanh lý thường gắn liền với việc đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa, hóa đơn, chứng từ giao nhận và nghĩa vụ thanh toán. Văn bản này có vai trò quan trọng khi quyết toán công nợ và hạch toán kế toán.

⬇ Tải ngay Word

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền

Biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền được lập sau khi bên vay đã hoàn tất nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi và các khoản chi phí liên quan. Nội dung cần thể hiện rõ số tiền đã thanh toán và xác nhận chấm dứt nghĩa vụ vay.

⬇ Tải ngay

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới

Đối với hợp đồng môi giới, biên bản thanh lý giúp xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ môi giới, mức phí đã thanh toán và trách nhiệm của các bên sau khi giao dịch được thực hiện.

⬇ Tải ngay

Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Mẫu này thường được sử dụng trong các hợp đồng xây dựng, thi công hoặc cung cấp dịch vụ kỹ thuật. Biên bản kết hợp nội dung nghiệm thu và thanh lý, giúp rút gọn thủ tục và đảm bảo tính thống nhất hồ sơ.

⬇ Tải ngay

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà thường gắn với việc bàn giao lại nhà, tài sản, chìa khóa và xử lý tiền đặt cọc. Các bên nên đối chiếu tiền thuê, điện, nước, phí dịch vụ và những khoản phát sinh đến ngày bàn giao. 

⬇ Tải ngay Word

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lao động

Biên bản thanh lý ở đây thường được lập dưới dạng biên bản bàn giao công việc kèm xác nhận công nợ lương, bảo hiểm.

⬇ Tải ngay Word

Mục đích lập biên bản thanh lý hợp đồng

Mục đích trực tiếp của biên bản thanh lý hợp đồng là ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng và kết quả xử lý các nghĩa vụ giữa các bên. Văn bản này tạo ra một hồ sơ đối chiếu cụ thể về công việc đã hoàn thành, những khoản đã thanh toán và nghĩa vụ nào cần tiếp tục sau khi hợp đồng kết thúc. 

Ngoài ra, biên bản thanh lý còn là chứng từ phục vụ công tác kế toán và quyết toán thuế của doanh nghiệp. Khoản chi phí, doanh thu ghi trên hợp đồng cần có biên bản thanh lý đi kèm để hợp thức hóa hồ sơ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Trường hợp nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng?

Biên bản thanh lý thường được lập khi hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ, khi hai bên thỏa thuận chấm dứt trước hạn hoặc khi một bên đơn phương chấm dứt theo căn cứ pháp luật cho phép. Các trường hợp phổ biến gồm:

• Hợp đồng đã hoàn tất, hai bên không còn nghĩa vụ tồn đọng.
• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015.
• Đối tượng của hợp đồng không còn tồn tại trên thực tế.
• Doanh nghiệp cần chứng từ để hoàn tất thủ tục kế toán, quyết toán.

Trong thực tiễn tư vấn doanh nghiệp, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng là bước cần thiết để “đóng hồ sơ” hợp đồng, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều nghĩa vụ tài chính.

Nội dung cơ bản cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng

Một biên bản thanh lý hợp đồng có thể được thiết kế khác nhau theo từng giao dịch, nhưng cần đáp ứng đầy đủ các thông tin cơ bản cần có.

Thông tin các bên trong hợp đồng

Phần đầu biên bản cần xác định chính xác chủ thể tham gia. Với doanh nghiệp, nên ghi tên pháp nhân, địa chỉ, mã số doanh nghiệp, người đại diện và chức vụ của người ký nếu phù hợp. Với cá nhân, cần ghi họ tên, thông tin nhận diện và địa chỉ liên hệ theo mức cần thiết cho giao dịch. Nếu người ký là người được ủy quyền, nên ghi căn cứ hoặc giấy ủy quyền liên quan. 

Căn cứ hợp đồng và quá trình thực hiện

Biên bản cần dẫn chiếu số hợp đồng, ngày ký và nội dung giao dịch làm cơ sở thanh lý. Nếu hợp đồng có phụ lục, biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao liên quan thì cần ghi rõ các tài liệu này. 

Phần quá trình thực hiện nên mô tả ngắn gọn kết quả đã hoàn thành. Với giao dịch có nhiều hạng mục, bảng đối chiếu sẽ dễ kiểm tra hơn đoạn văn dài. 

Nội dung thanh lý và đối chiếu nghĩa vụ

Đây là phần cần được ghi cụ thể nhất. Các bên nên xác nhận tình trạng thực hiện, giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, công nợ và tài sản hoặc hồ sơ đã bàn giao. Nội dung cần trình bày theo bảng để dễ đối chiếu số liệu giữa hai bên. 

Cam kết và hiệu lực biên bản

Phần cuối cần xác định ngày biên bản có hiệu lực, số lượng bản được lập và trách nhiệm lưu giữ. Nếu các bên thống nhất không còn khiếu nại liên quan đến những nghĩa vụ đã hoàn thành, nội dung này nên được ghi trong phạm vi phù hợp với thực tế. Nếu còn công nợ, bảo hành hoặc tranh chấp, biên bản cần ghi rõ thay vì sử dụng một mẫu câu có sẵn.

Cách lập biên bản thanh lý hợp đồng đúng chuẩn quy định

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng nên bắt đầu từ việc đối chiếu lại toàn bộ điều khoản trong hợp đồng gốc, sau đó liệt kê chi tiết những nội dung đã thực hiện. Quy trình lập biên bản đúng chuẩn thường gồm 06 bước 

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng gốc

Trước khi lập biên bản, các bên cần kiểm tra hợp đồng gốc để xác định số hợp đồng, ngày ký, thời hạn thực hiện, giá trị hợp đồng, nghĩa vụ chính và các điều khoản liên quan đến việc chấm dứt. Hồ sơ kiểm tra cũng nên bao gồm phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán có liên quan. 

Bước 2: Xác định căn cứ chấm dứt hợp đồng

Các bên cần xác định rõ hợp đồng chấm dứt do đã hoàn thành nghĩa vụ, hết thời hạn, thỏa thuận chấm dứt, đơn phương chấm dứt hoặc theo một căn cứ khác được pháp luật hoặc hợp đồng quy định. Nếu hợp đồng chấm dứt trước thời hạn, biên bản cần ghi rõ căn cứ chấm dứt và thời điểm chấm dứt có hiệu lực. 

Bước 3: Đối chiếu kết quả thực hiện

Các bên cần đối chiếu tình trạng thực hiện các nghĩa vụ đã thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm công việc, hàng hóa, dịch vụ, tài sản hoặc hồ sơ đã bàn giao. Trường hợp các bên đã lập biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý nên ghi rõ số, ngày lập và nội dung liên quan của biên bản nghiệm thu. 

Bước 4: Đối chiếu tài chính

Các bên cần kiểm tra số tiền đã thanh toán, khoản tiền còn phải trả, tiền đặt cọc, tiền phạt vi phạm hoặc khoản bồi thường nếu có căn cứ phát sinh. Nội dung thanh lý chỉ nên ghi nhận trạng thái tài chính đã được đối chiếu và xác nhận.

Bước 5: Xác định các nghĩa vụ tiếp theo cần thực hiện

Các bên cần xác định riêng những nghĩa vụ vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi hợp đồng chấm dứt. Những nghĩa vụ này có thể bao gồm bảo hành, bảo mật thông tin, hoàn trả tài sản, thanh toán công nợ hoặc giải quyết tranh chấp phát sinh từ quá trình thực hiện hợp đồng. 

Bước 6: Kiểm tra và ký biên bản 

Người đại diện có thẩm quyền của mỗi bên cần kiểm tra toàn bộ nội dung biên bản trước khi ký. Sau khi ký, mỗi bên giữ số lượng bản theo thỏa thuận và lưu biên bản cùng hợp đồng gốc, các phụ lục, chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan.

Lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng

Thời điểm lập biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý nên được lập ngay sau khi hai bên xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ theo hợp đồng, tránh để kéo dài quá lâu sau thời điểm chấm dứt thực tế. Lập biên bản muộn có thể khiến số liệu đối chiếu không còn khớp với thực tế tại thời điểm chấm dứt.

Hình thức, ngôn ngữ và font chữ

Đối với giao dịch dân sự và thương mại thông thường, các bên có thể thỏa thuận hình thức văn bản phù hợp với hợp đồng và pháp luật áp dụng. Nếu hợp đồng gốc quy định hình thức hoặc quy trình thanh lý cụ thể, biên bản nên tuân theo thỏa thuận đó. 

Cách trình bày cần sử dụng tiếng Việt rõ ràng, thống nhất thuật ngữ và font chữ dễ đọc. Với giao dịch có yếu tố nước ngoài, biên bản song ngữ có thể được sử dụng nếu các bên thống nhất cách xác định bản ngôn ngữ có giá trị khi có khác biệt. 

Chữ ký, đóng dấu và số bản lưu trữ

Biên bản thanh lý hợp đồng cần có chữ ký của người đại diện hợp pháp mỗi bên, kèm đóng dấu nếu là tổ chức có con dấu theo quy định. Số bản lưu trữ thường được lập thành hai đến bốn bản, mỗi bên giữ ít nhất một bản gốc có giá trị pháp lý để đối chiếu khi cần.

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng đúng nội dung và thời điểm giúp các bên tránh phát sinh tranh chấp sau khi hợp đồng kết thúc, đồng thời tạo chứng từ hợp lệ cho công tác kế toán và lưu trữ hồ sơ. Với những hợp đồng phức tạp hoặc giá trị lớn, việc rà soát điều khoản trước khi thanh lý nên có sự tham gia của bộ phận pháp lý hoặc luật sư để hạn chế rủi ro về sau.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng

1. Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc phải lập không?

Không. Pháp luật hiện hành không bắt buộc phải lập biên bản thanh lý đối với mọi loại hợp đồng dân sự. Tuy nhiên, với hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến kế toán, doanh nghiệp nên lập biên bản để làm căn cứ đối chiếu công nợ và tránh tranh chấp về sau. 

2. Ai có trách nhiệm lập và ký biên bản thanh lý hợp đồng?

Cả hai bên tham gia hợp đồng cùng có trách nhiệm lập và ký biên bản thanh lý. Người ký cần là đại diện hợp pháp theo hợp đồng gốc hoặc người được ủy quyền hợp lệ bằng văn bản.

3. Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Không. Biên bản thanh lý hợp đồng thông thường không bắt buộc công chứng, trừ khi hợp đồng gốc thuộc loại pháp luật yêu cầu công chứng như chuyển nhượng bất động sản. Trong trường hợp đó, các bên nên tham khảo quy định riêng áp dụng cho từng loại giao dịch. 

4. Có thể lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn không?

Có. Có thể lập biên bản thanh lý khi hợp đồng chấm dứt trước hạn theo thỏa thuận của các bên, căn cứ Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Biên bản cần ghi rõ lý do chấm dứt sớm và phần nghĩa vụ đã thực hiện tính đến thời điểm đó. 

5. Nếu một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thì có cần lập biên bản thanh lý không?

Không nhất thiết phải lập biên bản thanh lý chỉ vì một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng. Điều quan trọng trước hết là xác định việc đơn phương chấm dứt có căn cứ, có thông báo và có xử lý đúng hậu quả pháp lý hay không. Nếu hai bên muốn đối chiếu công nợ, tài sản, nghĩa vụ còn lại hoặc xác nhận hồ sơ sau chấm dứt, việc lập biên bản riêng sẽ hữu ích cho quá trình lưu trữ và đối chiếu.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn