[Tải] Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất file Word

Trong hoạt động kế toán và quản trị tài chính doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán là chứng từ nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, đảm bảo tính minh bạch và làm căn cứ hạch toán hợp lệ. Việc sử dụng đúng mẫu giấy đề nghị thanh toán theo từng chế độ kế toán giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế, kiểm toán và tranh chấp nội bộ.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ kế toán do cá nhân hoặc bộ phận lập để đề nghị đơn vị chi trả một khoản tiền đã phát sinh trong quá trình làm việc. Khoản tiền này thường là chi phí đã ứng trước bằng tiền cá nhân, hoặc khoản công nợ cần thanh toán theo hóa đơn, hợp đồng đã ký.

Giấy đề nghị thanh toán khác với đơn xin tạm ứng ở thời điểm lập: giấy đề nghị thanh toán được lập sau khi khoản chi đã phát sinh và có hóa đơn, chứng từ chứng minh, không phải trước khi chi tiêu. Đây là căn cứ để kế toán kiểm tra tính hợp lệ trước khi chi tiền hoặc hạch toán chi phí vào sổ sách.

Các mẫu giấy đề nghị thanh toán theo quy định mới (Word, PDF)

Mẫu giấy đề nghị thanh toán áp dụng cho doanh nghiệp và đơn vị hành chính sự nghiệp không giống nhau, do mỗi nhóm đối tượng chịu sự điều chỉnh của một chế độ kế toán riêng. 

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 99

Thông tư 99/2025/TT-BTC là văn bản mới nhất, có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Mẫu 05-TT theo thông tư này bổ sung thêm vai trò xác nhận của phụ trách bộ phận, bên cạnh chữ ký của kế toán trưởng và người phê duyệt.

⬇ Tải file Word

Mẫu giấy đề nghị thanh toán công nợ

Mẫu này dùng khi doanh nghiệp cần thanh toán khoản công nợ phải trả cho nhà cung cấp hoặc đối tác, dựa trên hóa đơn, phiếu giao hàng hoặc biên bản đối chiếu công nợ đã ký hai bên. 

⬇ Tải file Word

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán theo hợp đồng thường được lập khi một bên yêu cầu bên còn lại thanh toán theo mốc đã thỏa thuận. Hồ sơ có thể kèm hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, hóa đơn và bảng xác nhận khối lượng 

⬇ Tải file Word

Mẫu giấy đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng   

Đối với hợp đồng xây dựng, hồ sơ thanh toán thường gắn với khối lượng thực hiện, nghiệm thu và các tài liệu theo hợp đồng. Vì vậy, giấy đề nghị thanh toán chỉ nên được xem là một phần của bộ hồ sơ thanh toán, không thay thế biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu xác nhận khối lượng. 

⬇ Tải file Word

Mẫu giấy đề nghị thanh toán nội bộ doanh nghiệp

Mẫu nội bộ thường được các phòng ban sử dụng cho các khoản chi văn phòng phẩm, tiếp khách, công tác phí hoặc chi phí phát sinh không lớn. Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu rút gọn, miễn đảm bảo đủ các mục bắt buộc theo hướng dẫn của Thông tư 99.

⬇ Tải file Word

Khi nào cần lập giấy đề nghị thanh toán?

Giấy đề nghị thanh toán cần được lập ngay sau khi khoản chi phát sinh và có đầy đủ chứng từ chứng minh. Ba tình huống phổ biến nhất trong thực tế kế toán doanh nghiệp gồm thanh toán chi phí nội bộ, thanh toán công nợ theo hợp đồng và thanh toán theo hóa đơn phát sinh lẻ. 

Thanh toán chi phí nội bộ

Chi phí nội bộ là trường hợp phổ biến khi nhân viên dùng tiền cá nhân để chi cho công việc của doanh nghiệp. Ví dụ gồm mua vật tư văn phòng, thanh toán cước vận chuyển, chi phí công tác hoặc mua hàng theo nhiệm vụ được giao. 

Người đề nghị cần tập hợp chứng từ liên quan trước khi lập giấy. Nội dung trên giấy cần thống nhất với chứng từ gốc để kế toán có thể xác định khoản chi, người thực hiện và số tiền cần hoàn trả. 

Thanh toán công nợ theo hợp đồng

Giấy đề nghị thanh toán có thể được sử dụng trong quy trình thanh toán công nợ giữa các bên khi hợp đồng hoặc quy trình nội bộ yêu cầu hồ sơ đề nghị. Trường hợp này cần đối chiếu số tiền với hợp đồng, phụ lục, hóa đơn, biên bản nghiệm thu hoặc biên bản đối chiếu công nợ. 

Giấy đề nghị không tự làm phát sinh nghĩa vụ thanh toán nếu nghĩa vụ đó chưa được xác lập bằng hợp đồng hoặc hồ sơ giao dịch. Giá trị thanh toán vẫn cần căn cứ vào thỏa thuận và chứng từ liên quan. 

Thanh toán theo hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn và chứng từ là căn cứ để xác định khoản chi có thực tế phát sinh và phục vụ kiểm tra hồ sơ. Người lập nên kiểm tra tên đơn vị, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ, số tiền, ngày lập và các thông tin liên quan trước khi gửi kế toán.

Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán

Một giấy đề nghị thanh toán hợp lệ cần thể hiện đầy đủ năm nhóm thông tin, tương ứng với yêu cầu tại Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tin người đề nghị và bộ phận liên quan

Phần đầu tiên của giấy đề nghị thanh toán cần ghi rõ họ tên đầy đủ, chức danh, bộ phận công tác của người lập giấy đề nghị thanh toán. Thông tin cần khớp với hồ sơ nhân sự để tránh sai lệch khi kế toán đối chiếu chứng từ.

Nội dung, lý do đề nghị thanh toán

Nội dung thanh toán cần mô tả khoản chi đủ cụ thể để người kiểm tra hiểu khoản tiền phát sinh từ đâu. Ví dụ, nội dung cần ghi “hoàn ứng chi phí công tác tại Hà Nội từ ngày… đến ngày…” thay vì ghi chung chung là “chi phí công tác”. 

Nội dung và lý do đề nghị thanh toán càng cụ thể thì việc đối chiếu với hóa đơn, hợp đồng hoặc quyết định công tác càng thuận lợi. 

Số tiền đề nghị thanh toán

Số tiền cần được ghi bằng số và bằng chữ theo biểu mẫu. Hai cách ghi phải thống nhất và phải phù hợp với tổng giá trị chứng từ kèm theo. Nếu có nhiều khoản chi, người lập nên lập bảng kê chi tiết để kiểm tra phép cộng. Trường hợp số tiền đề nghị khác tổng chứng từ, cần ghi rõ lý do hoặc căn cứ điều chỉnh. 

Chứng từ, hóa đơn kèm theo

Thiếu chứng từ và hóa đơn gốc kèm theo là lý do phổ biến khiến bộ phận kế toán từ chối duyệt chi. Trong hồ sơ thực tế, các chứng từ kèm theo có thể gồm hóa đơn, vé, phiếu thu, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc bảng kê. Thành phần hồ sơ cụ thể còn phụ thuộc loại khoản chi và quy trình kiểm soát của từng doanh nghiệp. 

Chữ ký xác nhận và phê duyệt

Theo Thông tư 99, giấy đề nghị thanh toán cần đủ bốn chữ ký: người đề nghị, phụ trách bộ phận, kế toán trưởng và người phê duyệt (giám đốc hoặc người được ủy quyền). Doanh nghiệp có thể quy định thêm bước kiểm tra hoặc phê duyệt điện tử nếu hệ thống quản trị nội bộ đáp ứng yêu cầu.

Cách viết giấy đề nghị thanh toán chi tiết, đúng chuẩn

Giấy đề nghị thanh toán cần trình bày rõ ràng, đúng mẫu quy định và tránh tẩy xóa thông tin số liệu. Ba yếu tố cần chú ý gồm hình thức trình bày, cách điền từng mục và tránh các lỗi thường gặp khi lập chứng từ. 

Yêu cầu về hình thức và ngôn ngữ

Giấy đề nghị cần trình bày rõ ràng, dễ đọc và thống nhất với hồ sơ kế toán của đơn vị. Nội dung phải được viết bằng tiếng Việt chuẩn, hạn chế viết tắt những thuật ngữ mà người kiểm tra hồ sơ có thể không hiểu. 

Doanh nghiệp có thể lập bằng file Word để in, hoặc lập trực tiếp trên phần mềm kế toán đang sử dụng. Nếu lập bằng Word, người lập cần kiểm tra lại bố cục trước khi in hoặc ký. Với chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình lập, ký và kiểm soát chứng từ đang áp dụng.

Cách điền các thông tin trên giấy đề nghị thanh toán

Để điền đầy đủ thông tin trên giấy đề nghị thanh toán, người lập có thể tuân theo các bước sau:

• Bước 1: Ghi thông tin đơn vị: Điền tên đơn vị, bộ phận và địa chỉ theo mẫu. 
• Bước 2: Xác định người nhận đề nghị: Ghi người có thẩm quyền xét duyệt khoản chi theo quy trình nội bộ.
• Bước 3: Ghi người đề nghị: Điền đầy đủ họ tên và bộ phận hoặc địa chỉ của người lập.
• Bước 4: Mô tả khoản thanh toán: Ghi rõ nội dung, mục đích và căn cứ của khoản chi.
• Bước 5: Ghi số tiền: Ghi số tiền bằng số và bằng chữ, sau đó đối chiếu với chứng từ.
• Bước 6: Ghi chứng từ đính kèm: Xác định số lượng và thành phần chứng từ gốc.
• Bước 7: Hoàn tất phê duyệt: Chuyển hồ sơ cho các cá nhân có thẩm quyền ký theo quy trình doanh nghiệp.

Những lỗi thường gặp khi lập giấy đề nghị thanh toán

Các lỗi khi lập giấy đề nghị thanh toán thường xuất hiện ở phần số tiền, nội dung thanh toán và hồ sơ chứng minh. Một giấy ghi đúng mẫu nhưng thông tin không khớp hóa đơn hoặc hợp đồng vẫn có thể phải trả lại để kiểm tra. Người lập nên kiểm tra các yếu tố sau trước khi trình ký:

• Số tiền bằng số và bằng chữ có trùng nhau.
• Nội dung thanh toán có khớp chứng từ.
• Hóa đơn có đúng đơn vị và khoản chi.
• Số lượng chứng từ đính kèm đã ghi đầy đủ.
• Người ký có đúng thẩm quyền.
• Ngày lập chứng từ có phù hợp hồ sơ.

Ai chịu trách nhiệm lập và phê duyệt giấy đề nghị thanh toán?

Quy trình lập và duyệt giấy đề nghị thanh toán thường trải qua ba cấp: người đề nghị, phụ trách bộ phận và kế toán. Mỗi cấp chịu trách nhiệm ở một giai đoạn khác nhau trong chuỗi kiểm soát nội bộ. 

Trách nhiệm của người đề nghị

Người đề nghị chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin mình kê khai và hồ sơ chứng minh khoản chi. Người lập cần giải trình được mục đích chi, số tiền và căn cứ hình thành khoản thanh toán. 

Nếu phát hiện hóa đơn hoặc chứng từ có sai lệch, người lập nên xử lý sai lệch trước khi gửi hồ sơ. Việc sửa chữa chứng từ cần thực hiện theo quy định áp dụng cho loại chứng từ và hình thức lập chứng từ tương ứng. 

Trách nhiệm của kế toán và người phê duyệt

Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, đối chiếu số tiền với hóa đơn gốc trước khi trình người có thẩm quyền phê duyệt. Người phê duyệt là người ký cuối cùng, chịu trách nhiệm về quyết định chi tiền của đơn vị. 

Việc ký trên giấy đề nghị thanh toán không đồng nghĩa với việc bỏ qua các chứng từ bắt buộc khác. Hồ sơ thanh toán cần được kiểm tra theo từng loại giao dịch.

Những lưu ý quan trọng khi lập giấy đề nghị thanh toán

Ba vấn đề dễ bị bỏ qua khi lập và xử lý giấy đề nghị thanh toán gồm tính pháp lý của chứng từ, cách lưu trữ hồ sơ và sự khác biệt giữa giấy đề nghị thanh toán với phiếu chi. 

Tính pháp lý của giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ kế toán nội bộ, có giá trị làm căn cứ ghi sổ khi đi kèm đầy đủ hóa đơn và các chứng từ gốc hợp lệ. Chứng từ thiếu chữ ký hoặc thiếu hóa đơn gốc không đủ điều kiện để cơ quan thuế chấp nhận chi phí hợp lý khi quyết toán.

Lưu trữ và đối chiếu giấy đề nghị thanh toán

Chứng từ cần được lưu trữ cùng bộ hóa đơn, phiếu chi liên quan, sắp xếp theo tháng hoặc theo bộ phận để thuận tiện đối chiếu khi quyết toán thuế hoặc kiểm toán. Thời gian lưu trữ tối thiểu theo Luật Kế toán 2015 là 10 năm đối với chứng từ dùng để ghi sổ kế toán.

Phân biệt giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi

Giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi có chức năng khác nhau trong quy trình chi tiền. Giấy đề nghị thể hiện yêu cầu thanh toán của người lập, còn phiếu chi là chứng từ phản ánh việc xuất quỹ tiền mặt theo quy trình kế toán. 

Việc lập đúng giấy đề nghị thanh toán ngay từ khâu đề xuất giúp bộ phận kế toán rút ngắn thời gian kiểm tra và giảm rủi ro chứng từ bị trả lại vì thiếu thông tin. Doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ mẫu biểu đang sử dụng để cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC mới nhất, đồng thời phổ biến quy trình ký duyệt mới đến từng bộ phận liên quan.

Các câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị thanh toán (FAQ)

1. Giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc không?

Không. Giấy đề nghị thanh toán không phải chứng từ bắt buộc đối với mọi trường hợp, nhưng cần thiết để làm căn cứ chi tiền hợp lệ. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu, miễn đủ các mục thông tin theo hướng dẫn tại Thông tư 99/2025/TT-BTC. 

2. Giấy đề nghị thanh toán có cần đóng dấu công ty không?

Không. Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ nội bộ nên thường không bắt buộc đóng dấu công ty, chỉ cần đủ chữ ký của các cấp phê duyệt theo quy trình nội bộ. Một số doanh nghiệp có quy chế riêng yêu cầu đóng dấu treo để tăng tính kiểm soát. 

3. Có thể gộp nhiều khoản chi trong một giấy đề nghị thanh toán không?

Việc gộp nhiều khoản chi trong một giấy đề nghị thanh toán là được phép nếu các khoản chi cùng phát sinh trong một đợt và cùng một mục đích sử dụng. Mỗi khoản chi cần liệt kê rõ số tiền, nội dung riêng và có hóa đơn, chứng từ tương ứng đính kèm. 

4. Giấy đề nghị thanh toán có thay thế phiếu chi được không?

Không. Giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi là hai chứng từ độc lập, không thể thay thế cho nhau trong quy trình kế toán. Giấy đề nghị thanh toán dùng để đề xuất khoản chi, còn phiếu chi dùng để ghi nhận số tiền đã thực chi. 

5. Giấy đề nghị thanh toán viết sai số tiền có được tẩy xóa không?

Chứng từ kế toán viết sai không được tẩy xóa theo quy định tại Luật Kế toán 2015, mà cần gạch bỏ phần sai và ký xác nhận bên cạnh, hoặc lập lại chứng từ mới. Việc tẩy xóa số tiền trên chứng từ gốc có thể khiến chứng từ bị coi là không hợp lệ khi quyết toán.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn