Mẫu biên bản làm việc mới nhất [Tải file Word/PDF]

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, biên bản làm việc là tài liệu hành chính có giá trị ghi nhận nội dung trao đổi, thống nhất hoặc yêu cầu giữa các bên liên quan. Việc sử dụng mẫu biên bản làm việc chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin, làm căn cứ triển khai công việc và hạn chế rủi ro pháp lý khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra sau này.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Biên bản làm việc là gì?

Biên bản làm việc là văn bản ghi lại diễn biến, nội dung trao đổi và kết quả thống nhất của một buổi làm việc, có chữ ký xác nhận của những người tham gia. Văn bản được lập ngay trong buổi làm việc hoặc ngay sau đó, để lưu giữ chính xác những gì các bên đã nêu và đã đồng ý. 

Về giá trị pháp lý, biên bản làm việc có thể được sử dụng để đối chiếu sự kiện, ghi nhận ý kiến hoặc làm tài liệu chứng minh khi phát sinh tranh chấp. Giá trị của văn bản phụ thuộc vào nội dung, tính xác thực, người lập, chữ ký xác nhận và các quy định áp dụng cho giao dịch hoặc sự việc cụ thể.

Tổng hợp các mẫu biên bản làm việc phổ biến hiện nay

Người lập biên bản nên chọn mẫu dựa trên mục đích buổi làm việc, chủ thể tham gia và nội dung cần ghi nhận. Bốn mẫu dưới đây là các khung tham khảo có thể chỉnh sửa trong Word/PDF, không phải biểu mẫu bắt buộc dùng chung cho mọi trường hợp.

⬇ Tải ngay file Word

Mẫu biên bản làm việc số 1

Mẫu biên bản làm việc số 2

Mẫu biên bản làm việc số 3

Mẫu biên bản làm việc số 4

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BIÊN BẢN LÀM VIỆC

Khi nào cần lập biên bản làm việc?

Biên bản làm việc nên được lập khi các bên cần lưu lại nội dung trao đổi, kết quả xử lý hoặc ý kiến xác nhận để phục vụ công việc về sau. Việc lập văn bản đặc biệt hữu ích khi có nhiều người tham dự, nhiều đầu việc hoặc những nội dung có thể cần đối chiếu sau buổi làm việc. Các trường hợp cần lập biên bản làm việc thường gặp gồm: 

• Đàm phán hoặc thống nhất điều chỉnh nội dung hợp đồng.
• Đối chiếu công nợ, khối lượng, chất lượng hàng hóa hoặc công trình.
• Làm việc với cơ quan nhà nước về thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết hồ sơ.
• Giải quyết khiếu nại, tố cáo, tranh chấp nội bộ.
• Phân công nhiệm vụ và thời hạn sau một buổi chỉ đạo hoặc rà soát.

Yêu cầu đối với biên bản làm việc hợp lệ

Một biên bản làm việc có giá trị sử dụng tốt cần ghi đúng sự việc, xác định rõ người tham gia và thể hiện trung thực những nội dung đã trao đổi. Nếu biên bản được sử dụng để chứng minh thỏa thuận hoặc làm tài liệu giải quyết tranh chấp, người lập cần quan tâm thêm đến tính xác thực và khả năng kiểm tra lại thông tin. Các yêu cầu nên được kiểm tra trước khi ký gồm: 

• Thông tin xác định: Có thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và mục đích làm việc.
• Nội dung trung thực: Phân biệt rõ sự kiện, ý kiến, đề xuất và nội dung đã thống nhất.
• Người xác nhận phù hợp: Người ký cần đúng vai trò, thẩm quyền hoặc phạm vi đại diện.
• Chữ ký và dấu (nếu áp dụng): Thực hiện theo thỏa thuận hoặc quy định chuyên ngành.
• Khả năng đối chiếu: Có tài liệu đính kèm, số trang hoặc thông tin nhận diện khi cần.

Những nội dung cần có trong biên bản làm việc

Thông tin thời gian, địa điểm làm việc

Thời gian và địa điểm xác định hoàn cảnh diễn ra buổi làm việc, giúp các bên tra cứu khi cần đối chiếu tài liệu. Người lập biên bản cần ghi đầy đủ ngày, tháng, năm, giờ bắt đầu và địa chỉ cụ thể. Nếu buổi làm việc diễn ra trực tuyến, có thể ghi nền tảng sử dụng và hình thức tham gia. 

Trong trường hợp biên bản được lập sau khi sự việc xảy ra, người lập cần phân biệt thời điểm diễn ra sự việc với thời điểm lập văn bản. Việc ghi đúng hai mốc thời gian giúp tránh nhầm lẫn về trình tự diễn biến và thời điểm xác nhận thông tin. 

Thành phần tham dự

Biên bản cần xác định người tham dự theo họ tên, chức vụ hoặc tư cách tham gia. Đối với doanh nghiệp, người lập nên ghi thêm tên đơn vị và vai trò đại diện khi nội dung liên quan đến công việc giữa các tổ chức. 

Nếu có người vắng mặt, người làm chứng hoặc người được ủy quyền, cần ghi nhận đúng tình trạng tham gia và căn cứ đại diện khi cần thiết. Thông tin cá nhân chỉ nên được thu thập ở mức cần thiết cho mục đích lập biên bản và được quản lý phù hợp. 

Nội dung trao đổi, thỏa thuận

Phần nội dung trao đổi cần phản ánh đúng vấn đề được thảo luận và ý kiến của các bên. Người ghi biên bản nên trình bày theo từng chủ đề hoặc theo trình tự thời gian, tránh gộp nhiều quan điểm thành một nhận định chung. 

Khi có nhiều ý kiến khác nhau, biên bản cần ghi rõ những nội dung chưa được thống nhất. Đối với những tài liệu được viện dẫn, người lập nên ghi tên tài liệu, số hiệu hoặc đính kèm bản sao phù hợp để thuận tiện kiểm tra. 

Kết luận và cam kết thực hiện

Phần kết luận ghi nhận kết quả cuối cùng của buổi làm việc, bao gồm nội dung đã thống nhất, những vấn đề chưa được giải quyết và công việc cần thực hiện tiếp. 

Nếu có phần phân công nhiệm vụ, biên bản cần nêu rõ người chịu trách nhiệm, thời hạn và kết quả cần bàn giao. Đối với nghĩa vụ thanh toán hoặc thực hiện hợp đồng, các bên cần diễn đạt cụ thể phạm vi nghĩa vụ và điều kiện áp dụng, tránh dùng những cách diễn đạt chung chung như “sẽ xử lý sớm”. 

Chữ ký xác nhận các bên

Chữ ký giúp xác định người xác nhận nội dung và thể hiện ý chí của người ký trong phạm vi phù hợp. Tùy mục đích, biên bản có thể có chữ ký của người lập, chủ trì, đại diện các bên hoặc những người tham gia theo quy định áp dụng. 

Với biên bản có nhiều trang, các bên nên ký nháy từng trang hoặc đóng dấu giáp lai. Trường hợp ký điện tử, chữ ký và thông điệp dữ liệu được xác lập theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản làm việc đúng quy định

Cách trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ và tiêu đề biên bản

Đối với biên bản hành chính hoặc văn bản nội bộ sử dụng thể thức văn bản hành chính, người soạn có thể trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ ở phần đầu trang, tiếp theo là tên biên bản. Tiêu đề nên mô tả đúng nội dung, ví dụ “Biên bản làm việc về tiến độ thực hiện hợp đồng” hoặc “Biên bản làm việc về việc ghi nhận sự việc”.

Lưu ý rằng không phải mọi biên bản giữa cá nhân hoặc doanh nghiệp đều bắt buộc phải có quốc hiệu, tiêu ngữ. Người lập cần căn cứ vào quy định về thể thức văn bản áp dụng cho cơ quan, tổ chức và mục đích sử dụng, thay vì mặc định mọi mẫu đều phải có cùng hình thức.

Cách ghi thông tin các bên tham gia chính xác

Thông tin các bên cần được đối chiếu với giấy tờ hoặc dữ liệu có liên quan. Đối với cá nhân, người lập biên bản nên ghi họ tên đầy đủ và vai trò tham gia. Đối với tổ chức, cần ghi tên pháp lý và người đại diện có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền.

Nếu người tham dự ký thay mặt doanh nghiệp hoặc tổ chức, người lập cần xác định phạm vi đại diện phù hợp với nội dung buổi làm việc. 

Cách diễn đạt nội dung trao đổi rõ ràng, tránh gây tranh chấp

Nội dung biên bản nên sử dụng câu văn cụ thể, trung tính và có thể đối chiếu. Người lập cần phân biệt lời trình bày của người tham dự với thông tin đã được xác minh, đồng thời ghi rõ kết quả thống nhất của từng vấn đề. 

Ví dụ, thay vì ghi “Hai bên sẽ sớm hoàn thành công việc”, nên ghi “Bên B dự kiến bàn giao hạng mục A trước ngày …; tiến độ này cần được bên A xác nhận”. Cách diễn đạt cụ thể giúp người đọc xác định được thời hạn, trách nhiệm và trạng thái thỏa thuận. 

Cách chốt kết luận và điều khoản cam kết chặt chẽ

Kết luận cần phản ánh đúng nội dung đã được các bên chấp thuận. Nếu các bên thống nhất thực hiện một công việc, người lập nên xác định rõ đầu việc, người phụ trách, thời hạn và cách xác nhận hoàn thành. 

Với nội dung liên quan đến tiền, tài sản hoặc nghĩa vụ hợp đồng, người lập cần ghi rõ số tiền, đơn vị tính, thời hạn thanh toán và điều kiện liên quan nếu đã được thống nhất. Biên bản không nên tự bổ sung nghĩa vụ mới mà các bên chưa đồng ý hoặc người ký không có thẩm quyền xác lập.

Quy trình lập biên bản làm việc chi tiết  

Bước 1: Chuẩn bị trước buổi làm việc

Trước buổi làm việc, các bên tham gia cần xác định mục đích, nội dung cần giải quyết và người ghi biên bản. Người ghi biên bản nên chuẩn bị sẵn mẫu có phần thông tin các bên, thời gian và địa điểm đã điền, để tập trung ghi nội dung trong buổi làm việc.

Các tài liệu liên quan như hợp đồng, bảng đối chiếu và hồ sơ ủy quyền cần có sẵn tại buổi làm việc. Nếu muốn ghi âm, các bên nên thỏa thuận trước để tránh tình trạng tranh cãi về tính hợp pháp của chứng cứ.                              

Bước 2: Ghi chép nội dung trong quá trình làm việc

Người ghi biên bản ghi lại nội dung buổi làm việc theo diễn biến, ưu tiên các ý có tính ràng buộc như số liệu, thời hạn, người phụ trách. Lời nói của từng bên được tóm lược đúng ý, chỉ ghi nguyên văn khi nội dung có giá trị pháp lý.

Khi có ý kiến chưa thống nhất, người chủ trì nên đọc lại nội dung vừa ghi để các bên xác nhận ngay. Cách làm này sẽ giúp giảm số lần chỉnh sửa ở các bước sau.

Bước 3: Soạn thảo và hoàn thiện biên bản

Sau buổi làm việc, người được phân công chuyển các ghi chép thành văn bản có bố cục rõ ràng. Nội dung cần được sắp xếp theo trình tự hợp lý, sử dụng thuật ngữ nhất quán và đính kèm tài liệu liên quan nếu cần.

Bước 4: Rà soát, đọc lại và thống nhất nội dung

Biên bản nên được đọc lại cho những người liên quan kiểm tra trước khi ký. Các bên cần xác nhận rằng nội dung phản ánh đúng diễn biến, ý kiến của họ và những điểm đã thống nhất. 

Nếu có nội dung chưa chính xác, người lập cần chỉnh sửa trước khi ký. Nếu các bên còn bất đồng, biên bản nên ghi rõ ý kiến khác nhau và không trình bày vấn đề đang tranh luận như một thỏa thuận đã hoàn tất.                  

Bước 5: Ký xác nhận và lưu trữ biên bản    

Sau khi nội dung được rà soát, các bên thực hiện ký xác nhận theo yêu cầu áp dụng. Người phụ trách cần kiểm tra chữ ký, phụ lục, số bản và việc bàn giao bản lưu cho từng bên nếu có thỏa thuận. 

Biên bản giấy nên được lưu cùng hồ sơ của công việc tương ứng. Với biên bản điện tử, người lập cần quản lý tệp gốc, quyền truy cập và thông tin xác thực phù hợp.

Một số lưu ý quan trọng khi ký biên bản làm việc

Trước khi ký biên bản làm việc, người phụ trách ghi biên bản nên kiểm tra các điểm sau: 

• Nội dung có phản ánh đúng sự việc và ý kiến đã trình bày hay không.
• Các thỏa thuận có được phân biệt với đề xuất hoặc nội dung chờ xác nhận hay không.
• Trách nhiệm, thời hạn và số liệu có được ghi cụ thể hay không.
• Các phụ lục, tài liệu viện dẫn có đầy đủ và đúng phiên bản hay không.
• Người ký có đúng tư cách hoặc thẩm quyền xác nhận hay không.

Để lập biên bản làm việc phù hợp, người soạn cần lựa chọn mẫu tương ứng với mục đích sử dụng, ghi đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, nội dung thảo luận, kết luận và chữ ký xác nhận. Đồng thời, việc kiểm tra tính chính xác của thông tin, thẩm quyền ký và quy định áp dụng sẽ giúp biên bản có giá trị sử dụng phù hợp, hạn chế tranh chấp và thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu về sau.

Các câu hỏi thường gặp về biên bản làm việc (FAQ)

1. Biên bản làm việc có giá trị pháp lý thay thế hợp đồng không?

Không. Biên bản làm việc không thể thay thế hợp đồng. Theo Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng là thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Biên bản có thể có giá trị như một thỏa thuận nếu nêu rõ quyền, nghĩa vụ và có chữ ký đầy đủ. Với giao dịch pháp luật yêu cầu hình thức riêng, như nhà ở và đất đai, biên bản không thay thế được hợp đồng. 

2. Biên bản làm việc có cần đóng dấu công ty không?

Biên bản làm việc thông thường không bắt buộc phải đóng dấu công ty trong mọi trường hợp. Việc sử dụng con dấu phụ thuộc vào quy định pháp luật chuyên ngành, quy chế của doanh nghiệp, thỏa thuận giữa các bên và yêu cầu của thủ tục liên quan. 

3. Biên bản làm việc cần lưu trữ trong bao lâu?  

Thời hạn lưu trữ phụ thuộc vào loại biên bản và quy định áp dụng cho từng đơn vị. Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015 quy định thời hiệu khởi kiện yêu cầu giải quyết tranh chấp hợp đồng là 03 năm. Biên bản gắn với chứng từ kế toán còn phải tuân theo thời hạn của pháp luật kế toán. Khuyến nghị của bài viết là lưu ít nhất cho đến hết thời hạn hợp đồng cộng thêm 03 năm. 

4. Có thể sửa, bổ sung nội dung sau khi biên bản đã ký không? 

Các bên có thể thống nhất sửa đổi hoặc bổ sung nội dung sau khi biên bản đã ký, nhưng cần thực hiện theo cách có thể kiểm tra và xác định được phần thay đổi. Phương án phù hợp là lập văn bản đính chính, biên bản bổ sung hoặc văn bản thỏa thuận mới có chữ ký của những người liên quan. Không nên tự ý tẩy xóa hoặc thay thế nội dung trên bản đã ký, đặc biệt khi văn bản được dùng làm chứng cứ. 

5. Biên bản làm việc có bắt buộc phải công chứng không?

Biên bản làm việc thông thường không bắt buộc phải công chứng. Công chứng chỉ cần thực hiện khi pháp luật quy định đối với loại giao dịch hoặc văn bản cụ thể, hoặc khi các bên có nhu cầu và việc công chứng được pháp luật cho phép.

Xem thêm các mẫu biên bản khác:

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn