[Tải] Mẫu đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp nhất file word

Đơn xin nghỉ việc là thủ tục hành chính quen thuộc nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nếu người lao động thực hiện không đúng quy định. Việc nghỉ việc thiếu hiểu biết về thời hạn báo trước, hình thức đơn hoặc quyền lợi sau khi chấm dứt hợp đồng có thể dẫn đến tranh chấp và mất quyền lợi chính đáng. Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng được siết chặt, người lao động và doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề nghỉ việc dưới góc độ pháp lý rõ ràng, minh bạch và chuẩn mực.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC

Đơn xin nghỉ việc là gì?

Đơn xin nghỉ việc (hoặc đơn xin thôi việc) là văn bản hành chính chính thức do người lao động lập gửi người sử dụng lao động, nhằm thông báo nguyện vọng chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn hoặc khi hết hạn. Đây là thủ tục pháp lý quan trọng để đảm bảo quy trình nghỉ việc minh bạch, đúng luật, và là cơ sở bàn giao công việc, quyết toán lương/trợ cấp.

Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nhưng phải báo trước cho người sử dụng lao động theo thời hạn quy định. Đơn xin nghỉ việc chính là hình thức phổ biến để thực hiện nghĩa vụ báo trước này, dù pháp luật không bắt buộc phải trình bày theo mẫu cố định.

Tải mẫu đơn xin việc mới nhất file Word/PDF

Mỗi vị trí công việc và lý do nghỉ việc phù hợp với một dạng mẫu đơn khác nhau về nội dung và cách trình bày. Danh sách dưới đây phân loại mẫu đơn theo tình huống thực tế, giúp người lao động lựa chọn đúng mẫu trước khi soạn thảo. 

Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn

Mẫu đơn xin nghỉ việc chuẩn áp dụng cho phần lớn người lao động làm việc theo hợp đồng lao động tại doanh nghiệp. Mẫu này trình bày đầy đủ các phần theo quy định: thông tin cá nhân, chức danh, thời điểm nghỉ, lý do và nội dung bàn giao công việc.

⬇ Tải ngay file Word

Mẫu đơn xin nghỉ việc đơn giản

Mẫu đơn xin nghỉ việc đơn giản phù hợp với người lao động không cần trình bày chi tiết lý do nghỉ hoặc kế hoạch bàn giao phức tạp. Mẫu này thường chỉ gồm thông tin cá nhân, ngày nghỉ dự kiến và lời đề nghị được chấp thuận.

⬇ Tải ngay

Mẫu đơn xin nghỉ việc theo Nghị định 154/2025/NĐ-CP

Nghị định 154/2025/NĐ-CP quy định về chính sách tinh giản biên chế, áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức và người làm việc theo hợp đồng lao động trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập. 

Mẫu đơn này khác với đơn xin nghỉ việc thông thường ở khu vực doanh nghiệp, do đối tượng áp dụng là cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện tinh giản. Người lao động làm việc tại doanh nghiệp tư nhân theo Bộ luật Lao động không thuộc phạm vi áp dụng của nghị định này.

⬇ Tải ngay

Mẫu đơn xin nghỉ việc cho giáo viên

Mẫu đơn xin nghỉ việc cho giáo viên cần thể hiện rõ đơn vị công tác là trường học, cấp học và thời điểm nghỉ phù hợp với năm học hoặc học kỳ. Nội dung bàn giao thường tập trung vào hồ sơ giảng dạy, sổ điểm và kế hoạch bài giảng cho giáo viên thay thế.

⬇ Tải ngay

Mẫu đơn xin thôi việc cho công nhân

Mẫu đơn xin thôi việc cho công nhân thường ngắn gọn, tập trung vào thông tin tổ, chuyền sản xuất và ca làm việc đang đảm nhận. Phần bàn giao chủ yếu liên quan đến công cụ, dụng cụ lao động và vị trí máy móc đang phụ trách.

⬇ Tải ngay

Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do sức khỏe

Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do sức khỏe cần trình bày ngắn gọn tình trạng sức khỏe ảnh hưởng đến khả năng làm việc, không cần nêu chi tiết bệnh lý cụ thể. Người lao động có thể đính kèm giấy xác nhận của cơ sở y tế nếu doanh nghiệp yêu cầu. 

Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do gia đình

Mẫu đơn xin nghỉ việc vì lý do gia đình phù hợp với các trường hợp chuyển nơi ở, chăm sóc người thân hoặc thay đổi kế hoạch sống. Lý do trình bày trong đơn nên ngắn gọn.

Mẫu đơn xin nghỉ việc do thay đổi mục tiêu nghề nghiệp

Mẫu đơn xin nghỉ việc do thay đổi mục tiêu nghề nghiệp phù hợp với người lao động chuyển hướng công việc, học tập nâng cao hoặc khởi nghiệp. Nội dung nên tập trung vào định hướng phát triển cá nhân, tránh so sánh trực tiếp với môi trường làm việc hiện tại. 

Mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản

Mẫu đơn xin nghỉ việc hưởng chế độ thai sản áp dụng cho lao động nữ đã sử dụng hết thời gian nghỉ thai sản theo quy định nhưng không tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp. Đơn cần ghi rõ thời điểm bắt đầu nghỉ thai sản và thời điểm dự kiến chấm dứt hợp đồng. 

Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh/song ngữ

Mẫu đơn xin nghỉ việc song ngữ Anh – Việt phù hợp với người lao động làm việc tại doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc tập đoàn đa quốc gia. Nội dung hai ngôn ngữ cần khớp nghĩa để tránh hiểu nhầm giữa các bên liên quan.

Đơn xin nghỉ việc cần có những nội dung gì?

Một đơn xin nghỉ việc đầy đủ cần thể hiện rõ tám nhóm nội dung, giúp người sử dụng lao động xử lý hồ sơ nhanh và tránh phát sinh tranh chấp sau khi nghỉ việc. 

Thông tin người lao động

Phần này cần ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh, số căn cước công dân và địa chỉ liên hệ hiện tại của người lao động. Thông tin này giúp bộ phận nhân sự đối chiếu chính xác với hồ sơ lao động đang lưu trữ tại doanh nghiệp. 

Chức danh, bộ phận và đơn vị công tác

Đơn xin nghỉ việc cần nêu rõ chức danh đang đảm nhận, tên bộ phận và tên đơn vị công tác trực thuộc. Nội dung này giúp xác định phạm vi công việc cần bàn giao và người quản lý trực tiếp cần phê duyệt đơn. 

Với doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức nhiều cấp, nên ghi rõ cả tên phòng ban và tên chi nhánh nếu làm việc tại địa điểm khác trụ sở chính. 

Thời điểm bắt đầu nghỉ việc

Thời điểm nghỉ việc cần ghi rõ ngày làm việc cuối cùng. Ngày này phải bảo đảm khoảng cách đủ với ngày lập đơn theo thời hạn báo trước quy định tại Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. 

Lý do xin nghỉ việc

Lý do nghỉ việc nên trình bày trong một đến hai câu, tránh đi sâu vào chi tiết cá nhân. Cách trình bày trung tính giúp giữ mối quan hệ tốt với người sử dụng lao động sau khi nghỉ việc. 

Kế hoạch bàn giao công việc

Kế hoạch bàn giao cần liệt kê các đầu việc đang phụ trách, tài liệu liên quan và tiến độ xử lý tại thời điểm lập đơn. Nội dung càng chi tiết càng giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ cho người tiếp nhận. 

Người dự kiến nhận bàn giao nếu có

Nếu doanh nghiệp đã xác định người tiếp nhận công việc, đơn nên ghi rõ họ tên và chức danh của người này. Trường hợp chưa có người tiếp nhận cụ thể, người lao động có thể đề xuất bàn giao tạm thời cho quản lý trực tiếp. 

Đề nghị giải quyết các quyền lợi liên quan

Phần này nêu các đề nghị liên quan đến lương những ngày đã làm việc, phép năm chưa nghỉ hết và thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội. Người lao động nên trình bày ngắn gọn, dựa trên quyền lợi đã được xác định theo hợp đồng lao động và quy định pháp luật. 

Ngày lập đơn và chữ ký

Đơn cần ghi rõ ngày, tháng, năm lập đơn tại địa điểm cụ thể, đồng thời có chữ ký xác nhận của người lao động. Đây là căn cứ xác định thời điểm bắt đầu tính thời hạn báo trước theo quy định. 

Một số doanh nghiệp yêu cầu thêm chữ ký xác nhận của quản lý trực tiếp ngay trên đơn trước khi chuyển đến bộ phận nhân sự. Người lao động nên lưu lại một bản sao có xác nhận đã tiếp nhận để làm bằng chứng khi cần thiết.

Cách viết đơn xin nghỉ việc

Phần “Kính gửi”

Phần “Kính gửi” cần nêu rõ tên người sử dụng lao động, thường là Ban Giám đốc hoặc Trưởng phòng Nhân sự, kèm tên đầy đủ của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp quy mô lớn, nên gửi đồng thời đến quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự để bảo đảm đơn được xử lý đúng quy trình nội bộ. 

Thông tin cá nhân và vị trí công việc

Phần thông tin cá nhân nên trình bày theo thứ tự: họ tên, chức danh, bộ phận và mã số nhân viên nếu doanh nghiệp có áp dụng. Cách sắp xếp này giúp bộ phận nhân sự tra cứu hồ sơ nhanh khi đối chiếu với hệ thống quản lý nhân sự. 

Xác định ngày dự kiến nghỉ việc

Trước khi ghi ngày nghỉ vào đơn, người lao động cần đối chiếu loại hợp đồng đang ký với thời hạn báo trước tương ứng theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Ngày nghỉ ghi trong đơn nên tính từ ngày dự kiến nộp đơn cộng với số ngày báo trước tối thiểu. 

Nếu doanh nghiệp có quy định nội bộ về thời hạn báo trước dài hơn luật định, người lao động nên tham khảo thêm nội quy lao động trước khi xác định ngày nghỉ cụ thể. 

Trình bày lý do xin nghỉ

Lý do nên viết ngắn gọn trong một câu, sử dụng văn phong trung tính và tránh các từ ngữ mang tính chỉ trích. Cách viết này phù hợp với hầu hết môi trường làm việc, kể cả khi thực tế có mâu thuẫn nội bộ đã xảy ra. 

Nội dung bàn giao công việc

Nội dung bàn giao nên trình bày dưới dạng danh sách theo từng đầu việc, kèm trạng thái xử lý và tài liệu liên quan. Cụ thể gồm:

• Công việc đang thực hiện: tên dự án, tiến độ và deadline gần nhất.
• Tài liệu cần bàn giao: file lưu trữ, tài khoản hệ thống, mật khẩu truy cập.
• Đầu mối liên hệ: khách hàng hoặc đối tác đang phụ trách trực tiếp.

Đề nghị giải quyết lương, phép và hồ sơ liên quan

Phần đề nghị nên ghi rõ số ngày phép năm chưa sử dụng và đề nghị chi trả theo Điều 113 Bộ luật Lao động 2019. Người lao động cũng nên đề nghị thời hạn nhận lại sổ bảo hiểm xã hội và các giấy tờ liên quan đến quá trình công tác. 

Cách trình bày nên dùng câu đề nghị trực tiếp, ví dụ: “Tôi đề nghị công ty giải quyết chế độ lương, phép năm và thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định”. Không nên đưa ra con số cụ thể nếu chưa có xác nhận từ bộ phận nhân sự.

Quy trình nghỉ việc chuẩn

Bước 1: Kiểm tra hợp đồng và điều kiện nghỉ việc

Trước khi lập đơn, người lao động cần xem lại loại hợp đồng đang ký, thời hạn hợp đồng và các điều khoản liên quan đến chấm dứt hợp đồng. Bước này giúp xác định đúng thời hạn báo trước và tránh vi phạm nghĩa vụ hợp đồng đã cam kết. 

Người lao động cũng nên kiểm tra các thỏa thuận bảo mật thông tin hoặc không cạnh tranh nếu có, vì các thỏa thuận này vẫn có hiệu lực sau khi chấm dứt hợp đồng lao động. 

Bước 2: Xác định thời hạn báo trước

Thời hạn báo trước phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động đang áp dụng theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Hợp đồng không xác định thời hạn cần báo trước ít nhất 45 ngày, hợp đồng từ 12 đến 36 tháng cần báo trước ít nhất 30 ngày. Với hợp đồng xác định thời hạn dưới 12 tháng, thời hạn báo trước tối thiểu là 3 ngày làm việc. 

Bước 3: Gửi thông báo hoặc đơn xin nghỉ việc

Sau khi xác định ngày nghỉ, người lao động gửi đơn xin nghỉ việc trực tiếp đến quản lý và bộ phận nhân sự theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Người lao động nên yêu cầu xác nhận đã tiếp nhận đơn để làm căn cứ tính thời hạn báo trước. 

Bước 4: Xác nhận ngày làm việc cuối cùng

Sau khi đơn được phê duyệt, người lao động cần xác nhận lại ngày làm việc cuối cùng bằng văn bản với bộ phận nhân sự. Việc xác nhận này giúp tránh tình trạng hiểu nhầm giữa ngày nộp đơn và ngày nghỉ chính thức. 

Bước 5: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Người lao động cần lập danh sách chi tiết các đầu việc đang phụ trách kèm mức độ hoàn thành và thời gian dự kiến bàn giao. Kế hoạch này nên gửi cho quản lý trực tiếp để phân công người tiếp nhận phù hợp. 

Bước 6: Bàn giao tài sản, tài khoản và hồ sơ

Trước ngày làm việc cuối cùng, người lao động cần bàn giao đầy đủ tài sản công ty như máy tính, thẻ ra vào và các thiết bị làm việc khác. Đồng thời cần bàn giao quyền truy cập các tài khoản hệ thống đang sử dụng cho công việc. 

Bước 7: Hoàn tất thủ tục nghỉ việc với doanh nghiệp

Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện các thủ tục liên quan đến chốt sổ bảo hiểm xã hội, xác nhận quá trình công tác và tất toán các khoản lương còn lại. Người lao động nên chủ động liên hệ để nắm tiến độ xử lý các thủ tục này. 

Theo quy định pháp luật lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản liên quan đến quyền lợi của người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, trừ một số trường hợp được kéo dài theo quy định. 

Bước 8: Nhận các khoản tiền và giấy tờ liên quan

Người lao động cần nhận lại sổ bảo hiểm xã hội đã chốt, giấy xác nhận quá trình công tác và các khoản tiền lương, trợ cấp còn lại. Nếu phát hiện sai sót về số ngày công, mức lương hoặc thời gian đóng bảo hiểm, người lao động nên phản hồi ngay với bộ phận nhân sự trước khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc.

Các khoản tiền nhận được khi nghỉ đúng luật

Khi nghỉ việc đúng quy định về thời hạn báo trước, người lao động được giải quyết một số khoản tiền theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Việc làm hiện hành. 

Lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc

Một đơn xin nghỉ việc dễ được phê duyệt cần tránh các lỗi phổ biến về thời hạn báo trước, cách trình bày lý do và nội dung bàn giao công việc. Dưới đây là những điểm người lao động nên kiểm tra trước khi hoàn tất và gửi đơn. 

• Kiểm tra thời hạn báo trước trước khi ghi ngày nghỉ: xác định đúng loại hợp đồng đang ký để tránh phải điều chỉnh lại đơn nhiều lần.
• Ghi rõ ngày làm việc cuối cùng: nêu cụ thể ngày, tháng, năm, tránh diễn đạt một cách mơ hồ như “cuối tháng” hoặc “trong thời gian tới”.
• Trình bày lý do nghỉ việc ngắn gọn và phù hợp: viết trong một đến hai câu, dùng văn phong trung tính, tránh giải thích dài dòng.
• Không nhầm đơn xin nghỉ việc với đơn nghỉ phép hoặc nghỉ không lương: đây là ba loại văn bản có mục đích khác nhau và không thể thay thế cho nhau.
• Ghi rõ kế hoạch bàn giao công việc: liệt kê cụ thể từng đầu việc thay vì viết chung chung “sẽ bàn giao đầy đủ”.
• Kiểm tra quy trình nghỉ việc nội bộ của công ty: một số doanh nghiệp yêu cầu gửi đơn qua hệ thống nội bộ hoặc phê duyệt qua nhiều cấp quản lý.
• Lưu bằng chứng đã gửi đơn hoặc thông báo nghỉ việc: giữ lại bản sao có xác nhận tiếp nhận hoặc email gửi đơn kèm thời gian cụ thể.
• Kiểm tra thông tin trong đơn trước khi ký và gửi: kiểm tra kỹ họ tên, chức danh, ngày nghỉ để tránh sai sót phải chỉnh sửa lại.
• Không ghi các yêu cầu về quyền lợi khi chưa xác định căn cứ: dùng câu đề nghị chung để bộ phận nhân sự tính toán theo đúng quy định.
• Giữ văn phong lịch sự, trực tiếp và dễ xử lý: tránh dùng từ ngữ mang tính cảm xúc cá nhân hoặc chỉ trích, giúp giữ mối quan hệ tốt sau khi nghỉ việc.

Nghỉ việc đúng luật không chỉ là trách nhiệm pháp lý của người lao động mà còn là cơ sở để bảo toàn quyền lợi về tiền lương, trợ cấp và bảo hiểm. Việc chuẩn bị đơn xin nghỉ việc đúng nội dung, tuân thủ thời hạn báo trước và thực hiện đầy đủ quy trình bàn giao giúp quá trình chấm dứt hợp đồng diễn ra minh bạch, hạn chế rủi ro tranh chấp. Người lao động nên chủ động nắm rõ quy định để đưa ra quyết định nghỉ việc an toàn, đúng chuẩn và giữ được thiện cảm nghề nghiệp lâu dài.

Câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ việc (FAQ) 

1. Có bắt buộc viết đơn xin nghỉ việc không?

Pháp luật lao động không quy định người lao động bắt buộc phải viết đơn xin nghỉ việc theo mẫu cố định. Tuy nhiên, đơn xin nghỉ việc là hình thức phổ biến để thực hiện nghĩa vụ báo trước theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019 và làm căn cứ lưu hồ sơ nhân sự. 

2. Nghỉ việc trong thời gian xin nghỉ phép có cần viết đơn không?

Nếu người lao động đang trong thời gian nghỉ phép năm hoặc nghỉ không lương mà muốn chấm dứt hợp đồng lao động, vẫn cần gửi đơn xin nghỉ việc riêng theo đúng thời hạn báo trước. Đơn nghỉ phép và đơn xin nghỉ việc là hai loại văn bản có mục đích khác nhau. 

3. Nghỉ làm không viết đơn xin nghỉ việc có được chốt sổ BHXH không?

Việc chốt sổ bảo hiểm xã hội không phụ thuộc vào việc có đơn xin nghỉ việc hay không, mà phụ thuộc vào việc hợp đồng lao động đã chấm dứt đúng quy định. Tuy nhiên, không có đơn xin nghỉ việc có thể khiến quá trình xác nhận lý do chấm dứt hợp đồng gặp khó khăn hơn. 

4. Viết đơn xin nghỉ việc nhưng công ty không duyệt thì làm sao?

Người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động mà không cần sự phê duyệt của doanh nghiệp, miễn là đã báo trước đủ thời hạn theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019. Việc doanh nghiệp không phê duyệt đơn không làm mất hiệu lực của quyền nghỉ việc này. 

5. Nghỉ việc phải báo trước bao nhiêu ngày?

Thời hạn báo trước phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động: ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn, ít nhất 30 ngày với hợp đồng từ 12 đến 36 tháng và ít nhất 3 ngày làm việc với hợp đồng dưới 12 tháng. Một số ngành nghề đặc thù có thể áp dụng thời hạn báo trước dài hơn theo quy định của Chính phủ. 

6. Khi nào được nghỉ việc mà không cần báo trước?

Theo khoản 2 Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động được nghỉ việc ngay không cần báo trước trong các trường hợp như không được bố trí đúng công việc đã thỏa thuận, không được trả đủ lương đúng hạn, bị ngược đãi hoặc cưỡng bức lao động, lao động nữ mang thai phải nghỉ theo chỉ định y tế, hoặc đủ tuổi nghỉ hưu theo quy định.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn