[Tải] Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất file Word

Trong hoạt động kế toán và quản trị tài chính doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán là chứng từ nội bộ giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, đảm bảo tính minh bạch và làm căn cứ hạch toán hợp lệ. Việc sử dụng đúng mẫu giấy đề nghị thanh toán theo từng chế độ kế toán giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế, kiểm toán và tranh chấp nội bộ.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là chứng từ kế toán nội bộ do cá nhân hoặc bộ phận phát sinh chi phí lập, gửi đến bộ phận kế toán và người có thẩm quyền để đề nghị chi trả một khoản tiền cụ thể. Khoản tiền này có thể phát sinh từ chi phí nội bộ, chi phí tạm ứng, thanh toán công nợ hoặc nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.

Về bản chất pháp lý, giấy đề nghị thanh toán không phải là chứng từ bắt buộc theo một mẫu thống nhất duy nhất, nhưng lại là căn cứ quan trọng trong quy trình kiểm soát nội bộ, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư của Bộ Tài chính.

Các mẫu giấy đề nghị thanh toán thông dụng hiện nay

Tùy theo loại hình đơn vị và chế độ kế toán áp dụng, mẫu giấy đề nghị thanh toán có sự khác biệt nhất định về hình thức và nội dung.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 200 (Mẫu 05-TT)

Mẫu 05-TT ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Mẫu này được thiết kế chặt chẽ, yêu cầu đầy đủ thông tin về người đề nghị, nội dung chi, số tiền, chứng từ gốc và chữ ký phê duyệt. Đây là mẫu được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ nghiêm ngặt.

⬇ Tải ngay

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, cho phép linh hoạt hơn về hình thức chứng từ. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133 thường được đơn giản hóa, tập trung vào thông tin cốt lõi để thuận tiện cho việc hạch toán và lưu trữ.

⬇ Tải ngay

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107

Thông tư 107/2017/TT-BTC áp dụng cho đơn vị hành chính sự nghiệp. Mẫu giấy đề nghị thanh toán trong trường hợp này thường gắn với dự toán ngân sách, yêu cầu kiểm soát chặt chẽ nguồn chi và mục đích chi theo quy định tài chính công.

⬇ Tải ngay

Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 79

Thông tư 79/2019/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho các dự án đầu tư, trong đó giấy đề nghị thanh toán thường đi kèm hồ sơ nghiệm thu, khối lượng hoàn thành và chứng từ thanh toán hợp đồng.

⬇ Tải ngay

Khi nào cần lập giấy đề nghị thanh toán?

Việc lập giấy đề nghị thanh toán được thực hiện trong nhiều tình huống khác nhau, tùy thuộc vào bản chất khoản chi.

Thanh toán chi phí nội bộ

Các khoản chi phí như công tác phí, mua sắm vật tư, chi phí tiếp khách, chi phí hành chính phát sinh trong quá trình hoạt động đều cần có giấy đề nghị thanh toán để làm căn cứ chi tiền và hạch toán.

Thanh toán công nợ theo hợp đồng

Khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng đã ký kết, giấy đề nghị thanh toán giúp bộ phận kế toán xác nhận nghĩa vụ chi trả và thực hiện thanh toán đúng tiến độ.

Thanh toán theo hóa đơn, chứng từ

Trong trường hợp doanh nghiệp nhận được hóa đơn hợp lệ từ đối tác, giấy đề nghị thanh toán là bước trung gian để kiểm soát tính hợp pháp của chứng từ trước khi thực hiện chi tiền.

Nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán

Một giấy đề nghị thanh toán hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các thông tin cốt lõi sau.

Thông tin người đề nghị và bộ phận liên quan

Cần ghi rõ họ tên, chức vụ, bộ phận công tác của người đề nghị để xác định trách nhiệm và thẩm quyền.

Nội dung, lý do đề nghị thanh toán

Phần này cần mô tả rõ bản chất khoản chi, căn cứ phát sinh và mục đích sử dụng, tránh trình bày chung chung.

Số tiền đề nghị thanh toán

Số tiền cần được ghi rõ bằng số và bằng chữ, kèm theo loại tiền tệ sử dụng để hạn chế sai sót.

Chứng từ, hóa đơn kèm theo

Giấy đề nghị thanh toán phải đính kèm đầy đủ hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu hoặc các chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp lệ khi hạch toán.

Chữ ký xác nhận và phê duyệt

Thông thường bao gồm chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người có thẩm quyền phê duyệt theo quy chế tài chính nội bộ.

Cách viết giấy đề nghị thanh toán chi tiết, đúng chuẩn

Yêu cầu về hình thức và ngôn ngữ

Giấy đề nghị thanh toán cần trình bày rõ ràng, ngôn ngữ hành chính, không sử dụng từ ngữ cảm tính. Hình thức thống nhất theo mẫu doanh nghiệp đang áp dụng.

Cách điền các thông tin trên giấy đề nghị thanh toán

Người lập cần điền đầy đủ, chính xác từng trường thông tin, đặc biệt là nội dung chi và số tiền, đảm bảo khớp với chứng từ gốc.

Những lỗi thường gặp khi lập giấy đề nghị thanh toán

Các lỗi phổ biến bao gồm thiếu chứng từ kèm theo, ghi sai số tiền, không ghi rõ lý do thanh toán hoặc thiếu chữ ký phê duyệt, dẫn đến việc chứng từ không được chấp nhận khi kiểm toán.

Ai chịu trách nhiệm lập và phê duyệt giấy đề nghị thanh toán?

Trách nhiệm của người đề nghị

Người đề nghị chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung và chứng từ đính kèm.

Trách nhiệm của kế toán và người phê duyệt

Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, còn người phê duyệt chịu trách nhiệm cuối cùng về quyết định chi tiền theo quy định nội bộ và pháp luật.

Những lưu ý quan trọng khi lập giấy đề nghị thanh toán

Tính pháp lý của giấy đề nghị thanh toán

Mặc dù là chứng từ nội bộ, giấy đề nghị thanh toán vẫn có giá trị pháp lý trong việc giải trình chi phí với cơ quan thuế và kiểm toán nếu được lập đúng quy định.

Lưu trữ và đối chiếu giấy đề nghị thanh toán

Doanh nghiệp cần lưu trữ giấy đề nghị thanh toán cùng bộ hồ sơ kế toán để phục vụ công tác đối chiếu và thanh tra sau này.

Phân biệt giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi

Giấy đề nghị thanh toán là căn cứ đề xuất chi, trong khi phiếu chi là chứng từ ghi nhận việc đã thực hiện chi tiền. Hai loại chứng từ này không thể thay thế cho nhau.

Việc sử dụng đúng giấy đề nghị thanh toán theo từng chế độ kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, kiểm toán. Lựa chọn mẫu phù hợp, lập đầy đủ chứng từ kèm theo và thực hiện đúng quy trình phê duyệt là nền tảng để hệ thống tài chính nội bộ vận hành chặt chẽ và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc không?

Pháp luật không quy định bắt buộc một mẫu duy nhất, nhưng trong thực tế kế toán, giấy đề nghị thanh toán là chứng từ cần thiết để kiểm soát chi phí và chứng minh tính hợp lý của khoản chi.

Có thể lập giấy đề nghị thanh toán bằng file Word không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập giấy đề nghị thanh toán bằng file Word miễn là nội dung đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán đang áp dụng.

Giấy đề nghị thanh toán có cần đóng dấu công ty không?

Thông thường không bắt buộc đóng dấu, trừ khi quy chế nội bộ hoặc hợp đồng có quy định khác.

Có thể gộp nhiều khoản chi trong một giấy đề nghị thanh toán không?

Có thể gộp nếu các khoản chi cùng tính chất và cùng bộ chứng từ, tuy nhiên cần trình bày rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Giấy đề nghị thanh toán có thay thế phiếu chi được không?

Giấy đề nghị thanh toán không thể thay thế phiếu chi, vì mỗi loại chứng từ có chức năng và giá trị kế toán khác nhau.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.