[Tải] Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất file Word
7 phút đọc
Trong hoạt động kinh doanh và quản trị nội bộ doanh nghiệp, mẫu biên bản thanh lý hợp đồng là tài liệu pháp lý quan trọng nhằm ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng và xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành giữa các bên. Việc sử dụng đúng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng file Word giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ, hạn chế tranh chấp và đảm bảo tính pháp lý khi kiểm tra, đối chiếu về sau.
⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
Nội dung chính
Biên bản thanh lý hợp đồng là gì?
Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản được lập khi hợp đồng đã được thực hiện xong hoặc các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Văn bản này ghi nhận kết quả thực hiện hợp đồng, tình trạng hoàn thành nghĩa vụ, đối chiếu công nợ và xác nhận không còn quyền, nghĩa vụ pháp lý phát sinh giữa các bên, trừ các thỏa thuận còn hiệu lực sau thanh lý nếu có.
Dưới góc độ pháp lý, biên bản thanh lý hợp đồng không phải là một loại hợp đồng độc lập, mà là văn bản làm rõ hậu quả pháp lý của việc chấm dứt hợp đồng theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.
Mục đích lập biên bản thanh lý hợp đồng
Mục đích cốt lõi của biên bản thanh lý hợp đồng là xác nhận việc kết thúc quan hệ hợp đồng một cách rõ ràng và minh bạch. Văn bản này giúp các bên thống nhất rằng toàn bộ nghĩa vụ đã được thực hiện đầy đủ, hoặc đã được xử lý theo thỏa thuận, từ đó loại trừ rủi ro phát sinh khiếu nại, tranh chấp trong tương lai.
Đối với doanh nghiệp, biên bản thanh lý hợp đồng còn là căn cứ quan trọng cho công tác kế toán, quyết toán thuế, kiểm toán nội bộ và lưu trữ hồ sơ pháp lý theo quy định.
Trường hợp nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng?
Biên bản thanh lý hợp đồng thường được lập khi hợp đồng đã hoàn thành toàn bộ nội dung công việc và các bên không còn nghĩa vụ nào chưa thực hiện. Ngoài ra, văn bản này cũng được sử dụng trong trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thỏa thuận, do vi phạm nghĩa vụ hoặc do các căn cứ chấm dứt theo quy định pháp luật.
Trong thực tiễn tư vấn doanh nghiệp, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng là bước cần thiết để “đóng hồ sơ” hợp đồng, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều nghĩa vụ tài chính.
Các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phổ biến hiện nay
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng chung được sử dụng cho nhiều loại hợp đồng khác nhau, với nội dung mang tính khái quát. Mẫu này phù hợp trong trường hợp hợp đồng đơn giản, số lượng nghĩa vụ ít và không phát sinh các điều khoản đặc thù.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ
Biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ tập trung làm rõ phạm vi dịch vụ đã cung cấp, chất lượng thực hiện, giá trị thanh toán và trách nhiệm còn tồn đọng. Mẫu này thường được áp dụng trong các hợp đồng tư vấn, bảo trì, đào tạo hoặc dịch vụ thuê ngoài.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa
Đối với hợp đồng mua bán hàng hóa, biên bản thanh lý thường gắn liền với việc đối chiếu số lượng, chất lượng hàng hóa, hóa đơn, chứng từ giao nhận và nghĩa vụ thanh toán. Văn bản này có vai trò quan trọng khi quyết toán công nợ và hạch toán kế toán.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền
Biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền được lập sau khi bên vay đã hoàn tất nghĩa vụ trả nợ gốc, lãi và các khoản chi phí liên quan. Nội dung cần thể hiện rõ số tiền đã thanh toán và xác nhận chấm dứt nghĩa vụ vay.
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng môi giới
Đối với hợp đồng môi giới, biên bản thanh lý giúp xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ môi giới, mức phí đã thanh toán và trách nhiệm của các bên sau khi giao dịch được thực hiện.
Mẫu biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
Mẫu này thường được sử dụng trong các hợp đồng xây dựng, thi công hoặc cung cấp dịch vụ kỹ thuật. Biên bản kết hợp nội dung nghiệm thu và thanh lý, giúp rút gọn thủ tục và đảm bảo tính thống nhất hồ sơ.
Nội dung cơ bản cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng
Thông tin các bên trong hợp đồng
Biên bản thanh lý cần ghi đầy đủ thông tin pháp lý của các bên, bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện và căn cứ đại diện ký kết. Thông tin này phải thống nhất với hợp đồng đã ký trước đó.
Căn cứ hợp đồng và quá trình thực hiện
Phần này nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện và tóm lược quá trình triển khai. Việc dẫn chiếu chính xác giúp biên bản có giá trị pháp lý rõ ràng và dễ đối chiếu khi cần thiết.
Nội dung thanh lý và đối chiếu nghĩa vụ
Đây là nội dung trọng tâm của biên bản, thể hiện kết quả thực hiện hợp đồng, tình trạng thanh toán, bàn giao và xác nhận không còn nghĩa vụ chưa hoàn thành. Nếu còn nghĩa vụ phát sinh sau thanh lý, cần nêu rõ để tránh hiểu nhầm.
Cam kết và hiệu lực biên bản
Biên bản thanh lý cần có điều khoản cam kết của các bên về tính trung thực của nội dung và xác nhận hiệu lực kể từ thời điểm ký. Đây là căn cứ để chấm dứt trách nhiệm pháp lý liên quan đến hợp đồng.
Lưu ý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng
Thời điểm lập biên bản thanh lý
Biên bản thanh lý nên được lập ngay sau khi hợp đồng hoàn thành hoặc khi các bên đạt được thỏa thuận chấm dứt. Việc lập chậm có thể gây khó khăn trong việc đối chiếu nghĩa vụ và phát sinh tranh chấp không cần thiết.
Hình thức, ngôn ngữ và font chữ
Biên bản cần được trình bày rõ ràng, sử dụng ngôn ngữ pháp lý chính xác, tránh diễn đạt mơ hồ. Việc thống nhất font chữ, định dạng giúp văn bản chuyên nghiệp và thuận tiện cho lưu trữ, in ấn.
Chữ ký, đóng dấu và số bản lưu trữ
Biên bản thanh lý hợp đồng cần có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu doanh nghiệp theo thông lệ quản trị. Số lượng bản lưu trữ nên đủ để mỗi bên giữ ít nhất một bản có giá trị pháp lý như nhau.
Việc sử dụng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng file Word chuẩn giúp doanh nghiệp chủ động hoàn thiện hồ sơ pháp lý, kiểm soát rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong mọi giao dịch. Maison Office khuyến nghị doanh nghiệp nên chuẩn hóa mẫu biểu và quy trình thanh lý hợp đồng như một phần trong hệ thống quản trị pháp lý nội bộ, đặc biệt với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc liên quan đến nhiều bên tham gia.
Các câu hỏi thường gặp
Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc phải lập không?
Pháp luật hiện hành, đặc biệt theo Bộ luật Dân sự 2015, không quy định bắt buộc mọi hợp đồng đều phải có biên bản thanh lý. Tuy nhiên, trong thực tiễn quản trị doanh nghiệp, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng được xem là thông lệ cần thiết nhằm xác nhận rõ thời điểm chấm dứt hợp đồng và tình trạng hoàn thành nghĩa vụ, qua đó hạn chế rủi ro tranh chấp phát sinh về sau.
Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng hoặc chứng thực không?
Biên bản thanh lý hợp đồng thông thường không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng gốc thuộc loại giao dịch pháp luật chuyên ngành yêu cầu hình thức chặt chẽ hơn. Đối với đa số hợp đồng thương mại, dịch vụ, mua bán hàng hóa, chữ ký hợp pháp của các bên là đủ giá trị pháp lý.
Có thể lập biên bản thanh lý hợp đồng khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn không?
Trong trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thỏa thuận, do vi phạm hoặc do căn cứ pháp luật, các bên hoàn toàn có thể và nên lập biên bản thanh lý hợp đồng. Văn bản này giúp xác định phần nghĩa vụ đã thực hiện, trách nhiệm còn tồn đọng và cách thức xử lý hậu quả pháp lý của việc chấm dứt sớm.
Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác
Deputy Director at Maison Office
Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
