Công Việc Trợ Lý Giám Đốc Là Làm Gì & Cần Làm Gì?
Theo dõi Maison Office trên
Công việc trợ lý giám đốc hứa hẹn sẽ mang đến cho bạn cơ hội thăng tiến nhanh chóng trong sự nghiệp và có thêm nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích trong tương lai.
Nội dung chính
1. Một trợ lý giám đốc là người hỗ trợ giám đốc trong những công việc hàng ngày cụ thể như sau:
– Thực hiện các kế hoạch cho các phòng ban trong công ty.
– Làm việc với giám đốc điều phối và theo dõi sát sao những hoạt động hàng ngày của nhân viên công ty.
– Luôn thực hiện công việc theo đúng nội quy và các chính sách của nội bộ doanh nghiệp.
– Rà soát và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
– Hỗ trợ phòng nhân sự thực hiện những công việc có liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá,… nhân viên.
– Hỗ trợ bộ phận kế toán lập dự toán ngân sách cho công ty.
– Luôn nắm rõ những kế hoạch sự kiện và trở thành người phát ngôn đại diện của công ty trong một số trường hợp cần thiết.
– Xây dựng bản báo cáo và trình giám đốc hay trưởng phòng ban trong công ty xem xét, phê duyệt.
– Thực hiện một số công việc khác theo sự phân công của giám đốc quản lý trực tiếp.
2. Kỹ năng cần có của trợ lý giám đốc
2.1 Kỹ năng tin học văn phòng
Không riêng gì đối với trợ lý giám đốc mà đối với tất cả các nhân viên văn phòng ngày nay, kỹ năng tin học văn phòng là yếu tố gần như bắt buộc phải có.
Ngoài ra, công việc trợ lý giám đốc còn là một vị trí đòi hỏi phải làm các báo cáo, lịch trình, kế hoạch,… việc thành thạo các phần mền vi tính lại càng trở nên quan trọng và cần thiết. Đây được xem là kỹ năng không thể bỏ qua khi làm việc tại vị trí này.
2.2 Kỹ năng thương lượng
Thư ký hay trợ lý giám đốc là những người thay mặt sếp hoặc đi bên cạnh sếp trong những thương vụ quan trọng của công ty, doanh nghiệp. Do đó, người trợ lý giám đốc cần có khả năng thuyết phục, thương lượng với đối tác, khách hàng.
Kỹ năng thương lượng và thiết phục người đối diện bằng cách nói và trình bày vần đề một cách rõ ràng sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt giám đốc và cả đối tác. Đồng thời, mang đến nhiều lợi ích kinh doanh cho doanh nghiệp.
2.3 Kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc
Trợ lý giám đốc sẽ là người sắp xếp lịch trình công việc cho sếp, vì thế bạn cần có kỹ năng sắp xếp lịch trình công việc cho sếp một cách hợp lý. Những công việc của sếp rất đa dạng nào là phê duyệt hợp đồng, hẹn với đối tác, đi công tác,…Người trợ lý giám đốc cần có trí nhớ tốt và khả năng tư duy logic để có thể giúp sếp quản lý tốt thời gian và sắp xếp công việc một cách khoa học, lên lịch trình cá nhân phù hợp với sếp của mình.
2.4 Có sự hiểu biết sâu rộng
Sự hiểu biết sâu rộng nhiều lĩnh vực sẽ giúp cho người trợ lý giám đốc nhanh chóng hoàn thành tốt công việc của mình. Những công việc như chuẩn bị quà tặng đối tác, chuẩn bị tài liệu cho sếp trước khi đi công tác, trả lời các câu hỏi bất ngờ từ sếp,…đều cần rất nhiều kiến thức.
Vì thế, để làm tốt được vị trí này bạn cần tích lũy kiến thức phong phú, đa dạng là điều cần thiết. Những kiến thức này cũng rất hữu ích trong cuộc sống thường ngày và cả trong những công việc sau này của bạn.
2.5 Kỹ năng xử lý công việc
Trong một số công việc nhất định, người trợ lý giám đốc sẽ là người thay mặt sếp đưa ra một số quyết định để xử lý công việc. Do đó, kỹ năng xử lý công việc và đưa ra quyết định là rất cần thiết cho vị trí này.
Người làm trợ lý giám đốc cần có khả năng phân tích vấn đề, xác định mấu chốt vấn đề và có khả năng đưa ra được quyết định giải quyết công việc nhanh chóng và phù hợp. Bên cạnh đó, người làm trợ lý giám đốc cần có khả năng hỗ trợ sếp giải quyết các công việc.
3. Công việc trợ lý giám đốc đòi hỏi người đảm nhiệm phải đạt những yêu cầu sau:
– Có kiến thức vững hoặc học các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh, Marketing hay một số lĩnh vực có liên quan khác.
– Đã có kinh nghiệm ở những công việc có tính chất người quản lý.
– Đã có kinh nghiệm trong việc quản lý và vận hành công việc đạt hiệu quả.
– Có kiến thức sâu rộng về những quy định liên quan đến chất lượng và pháp luật kinh tế Việt Nam.
– Thành thạo các ứng dụng văn phòng và những phần mềm quản lý dữ liệu được sử dụng phổ biến hiện nay tại các doanh nghiệp.
– Kỹ năng giao tiếp và trình bày quan điểm trước đám đông tốt.
– Có khả năng tổ chức và lãnh đạo một cách toàn diện.
– Giải quyết vấn đề nhanh chóng và chịu được áp lực công việc cao.
– Cơ hội nghề nghiệp của công việc trợ lý giám đốc
Trợ lý giám đốc là một vị trí đáng mơ ước của nhiều bạn trẻ hiện nay. Có thể nói đây là công việc chỉ dưới 1 người và trên vạn người. Không chỉ như vậy, được tiếp xúc và học hỏi kinh nghiệm từ một người giám đốc có thể mang đến cho bạn nhiều kỹ năng và kiến thức bổ ích.
Vì vậy, đây chắc chắn là một môi trường làm việc vô cùng lý tưởng mà nhiều bạn trẻ và cố gắng rèn luyện kỹ năng để đạt đến được.
Nếu bạn là một người có năng lực cùng vốn kiến thức sâu rộng, sau khoảng 4 – 5 năm trải nghiệm ở vị trí này, bạn có thể được thăng tiến lên một công việc ca hơn như vị trí giám đốc của doanh nghiệp. Đây là con đường ngắn nhất để bạn đạt đến vị trí ước mơ trên con đường sự nghiệp của mình.
Công việc trợ lý giám đốc sẽ là một trải nghiệm vô cùng thú vị cho những bạn trẻ mong muốn có thêm nhiều kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp từ những nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Đây chắc chắn là một ví trí mà bạn sẽ phải không ngừng nỗ lực và phấn đấu để đạt được thành công ở công việc này.
Cần thuê văn phòng tại TP.HCM cũng như văn phòng cho thuê tại Hà Nội, liên hệ ngay Maison Office
Tham khảo các bài viết “dành riêng” cho người quản lý:
– 15 cách để cải thiện kỹ năng lãnh đạo của bạn
– 7 kỹ năng hợp tác cần thiết cho doanh nhân
– Danh sách website tuyển dụng
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
