Kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty tài chính

Thuê văn phòng cho công ty tài chính là bước đi quan trọng trong chiến lược vận hành và xây dựng hình ảnh thương hiệu uy tín. Với tính chất hoạt động đặc thù, doanh nghiệp trong lĩnh vực tài chính đòi hỏi môi trường làm việc đáp ứng đồng thời các tiêu chí về vị trí trung tâm, hạ tầng hiện đại, tính bảo mật cao và tuân thủ đầy đủ yêu cầu pháp lý. Vì thế, việc lựa chọn văn phòng cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả đầu tư lâu dài.

1. Đặc thù của các doanh nghiệp tài chính khi thuê văn phòng

Các công ty hoạt động trong lĩnh vực tài chính như ngân hàng, chứng khoán, fintech, bảo hiểm hay tư vấn đầu tư đều có những yêu cầu đặc biệt khi lựa chọn văn phòng làm việc.

1.1 Tần số tiếp khách hàng & đối tác cao

Với đặc thù là ngành nghề thường xuyên giao dịch với khách hàng cá nhân, tổ chức, nhà đầu tư và đối tác tài chính, không gian làm việc của các công ty tài chính cần phải:

• Đảm bảo sự thuận tiện trong di chuyển và kết nối giao thông, đặc biệt tại các khu vực trung tâm như Quận 1 (TP.HCM) hay quận Hoàn Kiếm (Hà Nội).
• Có sảnh đón tiếp chuyên nghiệp, phòng họp riêng tư và khu vực làm việc hiện đại để tạo thiện cảm với khách hàng trong những buổi ký kết, tư vấn.

Khách hàng thuộc nhóm tài chính thường có yêu cầu cao về sự chuyên nghiệp, bảo mật và chính xác. Do đó, văn phòng cần phải là đại diện cho hình ảnh đáng tin cậy của doanh nghiệp.

1.2 Yêu cầu cao về bảo mật, hệ thống CNTT và lưu trữ tài liệu

Doanh nghiệp tài chính xử lý lượng lớn dữ liệu tài chính cá nhân, thông tin giao dịch, báo cáo đầu tư, hồ sơ tín dụng… nên hệ thống văn phòng cần có:

• Hạ tầng CNTT mạnh mẽ, kết nối internet tốc độ cao, thiết bị định tuyến riêng biệt.
• Giải pháp bảo mật đa lớp: kiểm soát ra vào bằng thẻ từ, camera giám sát 24/7, phòng máy chủ riêng biệt.
• Không gian lưu trữ hồ sơ và tài liệu quan trọng, có hệ thống phòng chống cháy nổ đạt chuẩn theo quy định ngành tài chính – ngân hàng.

1.3 Cần môi trường làm việc chuyên nghiệp

Một văn phòng không chỉ đẹp mà còn phải thể hiện tính tổ chức, chuẩn mực, từ phong cách thiết kế đến cách bố trí không gian, ánh sáng, nội thất và tiện ích. Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Niềm tin từ khách hàng & đối tác khi đến làm việc trực tiếp.
• Hiệu quả làm việc và sự chuyên tâm của nhân sự tài chính – vốn là lĩnh vực đòi hỏi sự cẩn trọng, chính xác trong từng thao tác.

📌 Nghiên cứu từ PwC chỉ ra rằng 82% khách hàng doanh nghiệp đánh giá mức độ chuyên nghiệp của văn phòng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn đơn vị tài chính để hợp tác. 

1.4 Nhóm ngành phổ biến trong lĩnh vực tài chính hiện nay

• Ngân hàng (TMCP, ngân hàng quốc tế, ngân hàng đầu tư)
• Công ty chứng khoán, quỹ đầu tư
• Doanh nghiệp fintech (ứng dụng tài chính, công nghệ thanh toán)
• Công ty bảo hiểm nhân thọ – phi nhân thọ
• Tư vấn tài chính cá nhân, doanh nghiệp, kế toán – kiểm toán

2. Tiêu chí chọn văn phòng cho công ty tài chính

Không gian làm việc của doanh nghiệp tài chính không đơn thuần là nơi vận hành nội bộ, mà còn là điểm chạm đầu tiên tạo dựng uy tín với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần ưu tiên khi thuê văn phòng cho công ty tài chính.

2.1 Vị trí & kết nối giao thương

Vị trí văn phòng là tiêu chí then chốt với doanh nghiệp tài chính, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu và khả năng tiếp cận khách hàng.

• Ưu tiên khu vực trung tâm tài chính – hành chính: Tại TP.HCM, các quận như Quận 1, Quận 3 và khu Thủ Thiêm (TP. Thủ Đức) là nơi tập trung các ngân hàng, công ty bảo hiểm, quỹ đầu tư. Tại Hà Nội, các quận Hoàn Kiếm, Ba Đình, Cầu Giấy là khu vực lý tưởng cho các công ty tài chính đặt văn phòng.
• Kết nối giao thông thuận tiện: Văn phòng nên tọa lạc gần các trục đường lớn, thuận tiện di chuyển đến ngân hàng, cơ quan thuế, văn phòng công chứng và đối tác chiến lược.
• Hạ tầng khu vực xung quanh: Có đầy đủ các tiện ích hỗ trợ như trung tâm hội nghị, nhà hàng tiếp khách, bãi đỗ xe, ngân hàng, khách sạn – đáp ứng nhu cầu giao dịch & gặp gỡ khách hàng cấp cao.

Việc đặt văn phòng tại một vị trí đắc địa không chỉ giúp doanh nghiệp tăng tính nhận diện, mà còn nâng cao giá trị thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.

2.2 Hạ tầng & tiện ích hiện đại

Các công ty tài chính thường yêu cầu tiêu chuẩn hạ tầng cao cấp để đáp ứng nhu cầu vận hành khắt khe, đặc biệt liên quan đến hệ thống máy chủ, phòng họp, giao dịch và tiếp khách.

Các yếu tố cần thiết gồm: 

• Tòa nhà đạt chuẩn hạng A hoặc B+, B:
  • Có hệ thống thang máy tốc độ cao, sảnh lễ tân chuyên nghiệp.
  • Điều hòa trung tâm, hệ thống PCCC tự động, máy phát điện dự phòng 100% tải.
• Internet và hệ thống điện ổn định:
  • Đảm bảo hoạt động liên tục, không gián đoạn trong giao dịch hoặc truyền tải dữ liệu.
  • Tích hợp các tuyến internet từ nhiều nhà cung cấp, có hệ thống phòng máy riêng cho máy chủ nếu cần.
• Tiện ích phụ trợ:
  • Phòng họp, pantry, khu vực nghỉ ngơi, khu làm việc linh hoạt cho nhân sự cấp cao và đội ngũ cố vấn.
  • Khu vực đỗ xe rộng, quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, hỗ trợ bảo trì – vận hành 24/7.

📌 Theo khảo sát Maison Office, hơn 80% công ty tài chính lựa chọn tòa nhà có quản lý chuyên nghiệp và bảo trì định kỳ làm yếu tố ưu tiên trong quyết định thuê văn phòng. 

2.3 Yêu cầu pháp lý & bảo mật chặt chẽ

Lĩnh vực tài chính chịu sự giám sát chặt chẽ từ Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan quản lý, vì vậy tiêu chí pháp lý khi thuê văn phòng là không thể bỏ qua.

Yêu cầu pháp lý:

• Hợp đồng thuê văn phòng rõ ràng, minh bạch, có khả năng xuất hóa đơn tài chính VAT hàng tháng.
• Tòa nhà có đầy đủ giấy phép hoạt động, hồ sơ pháp lý hợp lệ, PCCC được cấp phép.
• Trong nhiều trường hợp, công ty tài chính cần đăng ký địa chỉ làm trụ sở hợp pháp với các cơ quan chức năng – vì thế việc chọn tòa nhà có hồ sơ pháp lý rõ ràng là bắt buộc.

Yêu cầu về bảo mật:

• Hệ thống kiểm soát ra vào bằng vân tay/thẻ từ, camera giám sát 24/7.
• Phân vùng khu vực làm việc riêng tư, phòng họp kín đáo cho các giao dịch bảo mật.
• Đảm bảo dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng không bị rò rỉ, đặc biệt đối với các công ty chứng khoán, fintech, và quỹ đầu tư.

📌 Theo Nghị định 18/2024/NĐ-CP, các công ty tài chính – cho vay – đầu tư bắt buộc phải đặt trụ sở hoạt động tại địa điểm rõ ràng, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và bảo mật cao.

3. Những tòa nhà văn phòng phù hợp các công ty tài chính

Các công ty tài chính, ngân hàng, fintech hay bảo hiểm thường có yêu cầu rất cao về vị trí, hình ảnh thương hiệu, hệ thống bảo mật – CNTT và pháp lý.

Dưới đây là danh sách những tòa nhà cho thuê văn phòng được Maison Office đánh giá là phù hợp nhất với nhóm ngành tài chính, dựa trên thực tế đã triển khai cho hàng trăm khách hàng trong lĩnh vực này tại TP.HCM và Hà Nội.

3.1 Các tòa nhà văn phòng tại TPHCM

>> Xem thêm: Các tòa nhà cho thuê văn phòng TP.HCM 

3.2 Các tòa nhà văn phòng tại Hà Nội

>> Xem thêm: Các tòa nhà cho thuê văn phòng Hà Nội 

📌 Maison Office là đối tác chiến lược với hơn 2.000+ tòa nhà văn phòng tại Hà Nội & TP.HCM. Chúng tôi có thể tư vấn các lựa chọn mặt bằng phù hợp ngân sách, hỗ trợ báo giá, so sánh ưu điểm – nhược điểm, đàm phán và pháp lý cho doanh nghiệp tài chính trong vòng 24 giờ. 

4. Kinh nghiệm thuê văn phòng cho các công ty tài chính

Với đặc thù là ngành hoạt động dài hạn và có sự kiểm soát tài chính nghiêm ngặt, các công ty tài chính luôn cần đánh giá kỹ lưỡng về tổng chi phí thuê văn phòng, nhằm tối ưu ngân sách nhưng vẫn đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp, pháp lý và hiệu suất làm việc.

4.1 Tính toán tổng chi phí thuê văn phòng

Một sai lầm phổ biến khi thuê văn phòng là chỉ nhìn vào giá thuê trên m², mà bỏ qua các chi phí ẩn như:

• Phí dịch vụ tòa nhà (1 – 7 USD/m²/tháng): bao gồm quản lý, bảo trì, lễ tân, vệ sinh, điện khu công cộng.
• Phí điều hòa ngoài giờ, sử dụng phòng họp, bãi đậu xe.
• Thuế VAT 10% và chi phí hoàn thiện nội thất (nếu thuê văn phòng thô).
• Tiền đặt cọc 3 – 6 tháng và thanh toán theo quý.

>> Xem thêm: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán 

📌 Ví dụ: Văn phòng tại tòa nhà hạng A ở Quận 1 có giá niêm yết 30 USD/m²/tháng, sau khi cộng thêm các khoản phí – chi phí thực tế có thể lên đến 38 – 42 USD/m²/tháng. 

4.2 Đàm phán linh hoạt hợp đồng & chính sách miễn phí

Các công ty tài chính có thể đàm phán các điều khoản có lợi như:

• Miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất (1 – 2 tháng).
• Miễn/giảm chi phí thuê năm đầu tiên, đặc biệt với hợp đồng dài hạn 3 – 5 năm.
• Thỏa thuận về giá thuê ổn định, không tăng quá 5 – 7%/năm trong chu kỳ hợp đồng.

>> Xem ngay: Kinh nghiệm đàm phán giá & chi phí thuê văn phòng tối ưu 

📌 Maison Office sẽ giúp hỗ trợ doanh nghiệp tài chính đàm phán các điều khoản trong hợp đồng thuê hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu nhất về chi phí thuê văn phòng. 

4.3 So sánh nhiều tòa nhà & không quyết định vội

• Không gian làm việc là yếu tố chiến lược dài hạn, vì vậy doanh nghiệp tài chính cần:
• So sánh 3 – 5 tòa nhà cùng phân khúc, cùng vị trí để đánh giá chi phí – tiện ích – tiềm năng mở rộng.
• Tránh lựa chọn chỉ dựa trên hình ảnh marketing. Hãy ưu tiên khảo sát trực tiếp không gian, hạ tầng và trải nghiệm dịch vụ vận hành của tòa nhà.

>> Bạn đã biết: 

• 30+ tiêu chí đánh giá tòa nhà & văn phòng cho thuê
• Cách đánh giá văn phòng cho thuê: Từ vị trí, giá đến tiện ích

4.4 Xác định đúng nhu cầu diện tích và tránh lãng phí

Nhiều công ty thuê văn phòng quá lớn hoặc quá nhỏ so với quy mô, dẫn đến:

• Tăng chi phí vận hành không cần thiết, nhất là với các doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi tạo hoặc chuyển đổi số.
• Không tối ưu được không gian sử dụng và năng suất nhân viên.

Gợi ý diện tích thuê lý tưởng theo mô hình tài chính: 

• 8 – 12 m²/người với công ty chứng khoán, ngân hàng.
• 5 – 8 m²/người với công ty fintech, startup đầu tư.
• Tính thêm diện tích cho khu lưu trữ tài liệu, máy chủ, phòng khách hàng VIP.

>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người) 

4.5 Xác định đúng nhu cầu diện tích và tránh lãng phí

Các công ty tài chính nên:

• Ưu tiên ký hợp đồng 3 – 5 năm để cố định mức giá tốt nhất, đồng thời tránh rủi ro tăng giá thuê.
• Thêm điều khoản được ưu tiên thuê diện tích mở rộng trong tương lai (đặc biệt với fintech, startup tài chính đang tăng trưởng nhanh).
• Yêu cầu ràng buộc rõ ràng về quy trình gia hạn, thanh lý và chuyển nhượng hợp đồng nếu công ty có thay đổi về mô hình hoạt động.

📌Lưu ý cuối cùng: Hãy lựa chọn đối tác tư vấn thuê văn phòng chuyên nghiệp, có kinh nghiệm với nhóm khách hàng ngành tài chính như Maison Office để tiết kiệm chi phí, thời gian và tránh rủi ro pháp lý về sau. 

5. Maison Office – dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín tại Hà Nội & TP.HCM

Với hơn 10 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực bất động sản văn phòng, Maison Office là đơn vị tư vấn & cho thuê văn phòng được hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước tin tưởng lựa chọn – đặc biệt là nhóm khách hàng thuộc lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm và fintech.

Maison Office không đơn thuần giới thiệu mặt bằng, mà tập trung mang đến giải pháp thuê văn phòng tối ưu hóa chi phí – pháp lý – vận hành, đáp ứng đầy đủ yêu cầu khắt khe từ các công ty tài chính hiện nay. 

Tại sao doanh nghiệp nên chọn Maison Office là đơn vị tìm thuê văn phòng:

• Tư vấn bài bản theo ngành nghề: Hiểu rõ yêu cầu đặc thù của các công ty tài chính về pháp lý, bảo mật, vị trí giao dịch và mô hình vận hành.
• Phân tích – báo giá chi tiết: So sánh ưu nhược điểm giữa các tòa nhà cùng phân khúc, giúp khách hàng ra quyết định nhanh và chính xác.
• Cập nhật nhanh & chính xác mặt bằng trống theo thời gian thực.
• Hợp đồng rõ ràng, minh bạch về giá thuê, thời gian thanh toán và các điều khoản pháp lý liên quan đến ngành tài chính.
• Đàm phán chuyên sâu với chủ tòa nhà, hỗ trợ điều khoản đặc biệt: miễn phí thi công, giữ chỗ diện tích mở rộng, cam kết giá ổn định 3–5 năm.
• Không thu phí từ khách thuê – tất cả dịch vụ hoàn toàn miễn phí, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí ban đầu.

📌 Nếu bạn là doanh nghiệp tài chính đang tìm kiếm không gian làm việc chuyên nghiệp, pháp lý rõ ràng và tối ưu chi phí, hãy liên hệ ngay Maison Office để được tư vấn miễn phí.

6. Một số câu hỏi thường gặp

Diện tích văn phòng bao nhiêu là phù hợp cho công ty tài chính?

Tùy vào mô hình vận hành và số lượng nhân sự, nhưng phổ biến:

• Fintech, startup tài chính: 5 – 8 m²/người
• Công ty chứng khoán, bảo hiểm, ngân hàng: 8 – 12 m²/người
• Doanh nghiệp nên dự trù diện tích cho các khu vực: lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, phòng họp riêng, hoặc máy chủ.

Công ty tài chính có thể thuê văn phòng trọn gói không?

• Có. Với doanh nghiệp quy mô nhỏ – vừa hoặc đang mở chi nhánh, văn phòng trọn gói tại các mô hình như WeWork, The Executive Centre, CirCo,…là giải pháp linh hoạt. Tuy nhiên, doanh nghiệp tài chính cần kiểm tra tính pháp lý địa chỉ thuê để đảm bảo đủ điều kiện đăng ký hoạt động theo quy định ngành.

Hợp đồng thuê văn phòng cho doanh nghiệp tài chính cần lưu ý gì?

• Yêu cầu hợp đồng có giá trị pháp lý rõ ràng, hỗ trợ xuất hóa đơn VAT.
• Kiểm tra kỹ các điều khoản gia hạn, chấm dứt sớm, miễn phí thi công nội thất.
• Đàm phán chi tiết về chi phí ngoài giá thuê: phí dịch vụ, gửi xe, điện lạnh ngoài giờ…

Có thể đàm phán giá thuê tốt hơn qua đơn vị tư vấn không?

Có. Các đơn vị như Maison Office có quan hệ trực tiếp với chủ đầu tư, giúp doanh nghiệp:

• Tiết kiệm 5% – 10% giá thuê
• Miễn phí 1 – 2 tháng thuê trong thời gian setup
• Được ưu tiên diện tích mở rộng, hoặc giữ giá thuê ổn định trong thời gian dài

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.