10 Điều Cần Biết Để Đàm Phán Giá & Chi Phí Thuê Văn Phòng
Theo dõi Maison Office trênKinh nghiệm đàm phán khi thuê văn phòng là rất quan trọng trong việc đảm bảo doanh nghiệp của bạn không chỉ tìm được một không gian làm việc lý tưởng mà còn tiết kiệm chi phí tối ưu. Việc thuê văn phòng không đơn thuần là lựa chọn một mặt bằng, mà còn là quá trình xây dựng mối quan hệ và chiến lược dài hạn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
* Tài liệu này được Maison Office xây dựng dựa trên kinh nghiệm 10+ năm tư vấn và hỗ trợ khách hàng thuê văn phòng. Cùng tìm hiểu qua các nội dung chi tiết dưới đây để quá trình thuê văn phòng được thuận lợi và mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp!
10 Kinh nghiệm đàm phán khi thuê văn phòng mà bạn cần biết:
- Tổng chi phí là yếu tố quan trọng cần xem xét
- Hiểu rõ phương pháp đo diện tích thuê
- Xác định diện tích không hữu ích
- Thỏa thuận điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng
- Lưu ý về tỷ giá trong thanh toán
- So sánh chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
- Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
- Quy trình đặt cọc giữ chỗ
- Giải pháp khi không thể đàm phán giảm giá thuê
- Tham khảo thông tin hỗ trợ đàm phán từ môi giới
Nội dung chính
- 1. Tổng chi phí là yếu tố quan trọng cần xem xét
- 2. Hiểu rõ phương pháp đo diện tích thuê
- 3. Xác định diện tích không hữu ích
- 4. Thỏa thuận điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng
- 5. Lưu ý về tỷ giá trong thanh toán
- 6. So sánh chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
- 7. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
- 8. Quy trình đặt cọc giữ chỗ
- 9. Giải pháp khi không thể đàm phán giảm giá thuê
- 10. Tham khảo thông tin hỗ trợ đàm phán từ môi giới
1. Tổng chi phí là yếu tố quan trọng cần xem xét
Khi tìm kiếm và đàm phán thuê văn phòng, điều bạn cần quan tâm hàng đầu chính là tổng chi phí phải trả chứ không chỉ đơn thuần là mức giá thuê. Giá thuê chỉ là một phần của bài toán chi phí, bởi vậy, việc nắm rõ và so sánh toàn bộ các chi phí liên quan sẽ giúp bạn có cái nhìn chính xác hơn về tổng số tiền cần chi trả.
Dưới đây là những loại chi phí cơ bản cần tính đến:
- Giá thuê cơ bản
- Phí dịch vụ quản lý tòa nhà
- Chi phí điện cho điều hòa
- Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng
- Phí đỗ xe ô tô và xe máy
- Chi phí làm việc ngoài giờ (nếu thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính)
- Thuế VAT
Một cái nhìn tổng quát về các chi phí này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, tránh những khoản chi phát sinh không mong muốn sau khi hợp đồng đã ký. Hãy chắc chắn rằng bạn đã có đầy đủ thông tin và yêu cầu sự minh bạch từ chủ đầu tư hoặc đơn vị cho thuê để tránh những bất ngờ không đáng có.
>> Xem thêm: 12 Loại chi phí thuê văn phòng bạn cần biết
2. Hiểu rõ phương pháp đo diện tích thuê
Để đàm phán hiệu quả về giá thuê văn phòng, bạn cần nắm rõ cách tính diện tích mà chủ tòa nhà áp dụng. Các tòa nhà văn phòng hạng A, B, C thường có những phương pháp đo diện tích khác nhau, và điều này ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê.
Có ba phương pháp phổ biến như sau:
- Đo theo diện tích thông thủy – diện tích thực tế sử dụng bên trong lòng văn phòng;
- Đo theo diện tích xây dựng – bao gồm cả tường và vách ngăn bao quanh văn phòng;
- Đo theo diện tích tim tường – đo từ trung tâm của tường bao quanh văn phòng.
Thông thường, diện tích tính theo phương pháp thông thủy sẽ nhỏ hơn khoảng 3-5% so với diện tích xây dựng, do không tính phần tường bao. Hiểu rõ cách đo diện tích thuê không chỉ giúp bạn so sánh chính xác giá thuê giữa các tòa nhà mà còn tránh được những chi phí không rõ ràng trong hợp đồng.
Tìm hiểu thêm:
3. Xác định diện tích không hữu ích
Khi thuê văn phòng, bạn cần xem xét kỹ diện tích thực sự sử dụng được và xác định rõ các khu vực không hữu ích. Đây là những không gian góc khuất, các diện tích không thể sử dụng hiệu quả hoặc các văn phòng có hình dạng không vuông vức, như góc nhọn hoặc bố cục phức tạp. Văn phòng có quá nhiều cột hoặc dầm cũng sẽ làm giảm diện tích sử dụng hiệu quả, ảnh hưởng đến sự thoải mái và tối ưu hóa không gian làm việc.
Hãy đảm bảo xác định những khu vực này trong quá trình khảo sát và sử dụng chúng như một yếu tố đàm phán để điều chỉnh giá thuê, nhằm đảm bảo bạn chỉ chi trả cho diện tích thực sự mang lại giá trị sử dụng.
4. Thỏa thuận điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng
Nhiều chủ tòa nhà thường đưa vào hợp đồng điều khoản điều chỉnh giá thuê định kỳ, có thể hàng năm hoặc sau mỗi 2 năm. Dù quy định này được cho là nhằm đảm bảo tính công bằng khi giá thuê sẽ tăng nếu thị trường tăng và giảm khi thị trường giảm, thực tế không phải lúc nào cũng có lợi cho người thuê.
Khi đã đầu tư chi phí vào việc cải tạo nội thất và sắp xếp văn phòng, người thuê thường ở vào thế bất lợi trong các cuộc đàm phán điều chỉnh giá. Vì vậy, đây là một điều khoản mà bạn cần đặc biệt lưu ý và cố gắng đàm phán để có mức tăng giá hợp lý hoặc hạn chế mức tăng trong suốt thời gian thuê. Điều này sẽ giúp bạn kiểm soát chi phí và tránh những biến động tài chính không mong muốn.
5. Lưu ý về tỷ giá trong thanh toán
Trong nhiều hợp đồng thuê văn phòng, các khoản thanh toán thường được quy đổi từ USD sang VND. Vì vậy, việc xác định rõ tỷ giá áp dụng là điều cần thiết. Tỷ giá sẽ lấy từ ngân hàng nào, theo tỷ giá mua vào, bán ra hay tỷ giá trung bình là điều bạn cần làm rõ để tránh nhầm lẫn trong quá trình thanh toán.
Theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, các chủ tòa nhà phải quy đổi tiền thuê và phí dịch vụ từ USD sang VND khi ký hợp đồng. Một số tòa nhà sẽ điều chỉnh giá thuê theo biến động của tỷ giá USD/VND, trong khi một số khác giữ nguyên mức giá cố định. Lưu ý rằng trong 10 năm qua, tỷ giá USD/VND trung bình tăng khoảng 4% mỗi năm. Nắm rõ điều khoản này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt chi phí và tránh các rủi ro tài chính khi tỷ giá biến động.
6. So sánh chi phí đầu tư hoàn thiện nội thất
Mỗi văn phòng bàn giao sẽ có hiện trạng khác nhau về trần, sàn, vách ngăn, và cửa ra vào, do đó, chi phí hoàn thiện nội thất cũng sẽ khác biệt tùy vào mức độ cải tạo cần thiết. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí đầu tư ban đầu và cần được cân nhắc kỹ trong quá trình đàm phán.
Để tối ưu chi phí, bạn nên tham khảo báo giá từ nhiều nhà thầu thiết kế nội thất uy tín. Nắm rõ mức giá này không chỉ giúp bạn dự trù ngân sách mà còn hỗ trợ trong việc đàm phán với chủ tòa nhà để có điều kiện hỗ trợ hoặc ưu đãi hợp lý. Việc lựa chọn đơn vị thi công phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa không gian làm việc và tiết kiệm chi phí.
7. Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất
Trong quá trình hoàn thiện nội thất, nhiều tòa nhà thường hỗ trợ miễn phí tiền thuê từ 15 đến 30 ngày để khách hàng có đủ thời gian chuẩn bị không gian làm việc. Tuy nhiên, phí dịch vụ như an ninh, vệ sinh và bảo trì thường vẫn được tính trong giai đoạn này.
Một số tòa nhà có chính sách ưu đãi, chỉ tính tiền điện dựa trên mức tiêu thụ thực tế theo công-tơ, giúp giảm bớt gánh nặng chi phí cho khách thuê. Khi đàm phán, bạn nên làm rõ các khoản phí này để tối ưu hóa ngân sách và tránh những khoản chi phát sinh không mong muốn trong thời gian thi công.
8. Quy trình đặt cọc giữ chỗ
Quá trình đàm phán thuê văn phòng thường bao gồm 2 bước chính: (i) Ký thư mời thuê (Offer to Lease) và chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương với 1 tháng tiền thuê; (ii) Ký hợp đồng chính thức và thanh toán tiền đặt cọc bổ sung, thường là 2 tháng tiền thuê.
Lưu ý rằng thư mời thuê thường không liệt kê chi tiết tất cả các khoản phí mà khách thuê phải chịu. Vì vậy, hãy yêu cầu bản dự thảo hợp đồng từ chủ tòa nhà để có cái nhìn rõ ràng hơn về các chi phí cụ thể. Việc này sẽ giúp bạn đàm phán tốt hơn và tránh những khoản chi phí phát sinh không mong muốn.
>> Tham khảo ngay: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng
9. Giải pháp khi không thể đàm phán giảm giá thuê
Trong nhiều trường hợp, các tòa nhà sẽ giữ mức giá thuê cố định để đảm bảo sự nhất quán với các khách hàng khác. Khi gặp khó khăn trong việc đàm phán giảm giá thuê, bạn vẫn có thể linh hoạt bằng cách thương lượng các điều khoản có lợi khác.
Một số gợi ý bao gồm:
- Miễn phí tiền thuê trong một số tháng đầu;
- Miễn hoặc giảm một phần chi phí đỗ xe;
- Kéo dài thời gian làm việc mà không tính thêm phí ngoài giờ.
Những lợi ích này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể dù không giảm được đơn giá thuê.
10. Tham khảo thông tin hỗ trợ đàm phán từ môi giới
Để đàm phán hiệu quả khi thuê văn phòng, bạn nên yêu cầu môi giới cung cấp những thông tin chi tiết về thị trường và tòa nhà. Một số thông tin hữu ích bao gồm:
- Ưu nhược điểm của tòa nhà và mức độ lấp đầy hiện tại;
- Tình trạng trống của văn phòng bạn muốn thuê (hiện có nhiều lựa chọn không);
- Lịch sử các khách thuê trước đây, lý do họ chuyển đi (nếu có);
- Giá thuê của các khách thuê khác trong tòa nhà;
- So sánh giá và phí dịch vụ của các tòa nhà cùng khu vực.
Các thông tin này sẽ giúp bạn nắm rõ tình hình thực tế của thị trường và có lợi thế khi đàm phán. Một môi giới uy tín với nguồn dữ liệu phong phú sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa lựa chọn văn phòng.
Hiện tại, Maison Office với cơ sở dữ liệu văn phòng sẵn có, được cập nhật thường xuyên. Đồng thời là các bộ tài liệu hữu ích như “Đề xuất văn phòng”; “Báo cáo so sánh chi phí”;… chắc chắn sẽ giúp khách hàng nhanh chóng nắm bắt được tất cả các thông tin của thị trường.
*** Liên hệ Maison Office để được tư vấn, hỗ trợ thuê văn phòng nhanh chóng & miễn phí hoặc tìm hiểu thêm các tòa nhà đang cho thuê văn phòng tại Hà Nội; cho thuê văn phòng tại TP.HCM
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.