Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào?

Trong bối cảnh xu hướng làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, việc lựa chọn mô hình văn phòng không chỉ dừng lại ở “một nơi để làm việc” mà trở thành một quyết định chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính, văn hóa doanh nghiệp và năng lực cạnh tranh. Từ văn phòng truyền thống, coworking space, văn phòng ảo, officetel đến hybrid office, mỗi mô hình đều mang những ưu điểm và giới hạn riêng. Vì thế, việc hiểu rõ đặc trưng và tính phù hợp của từng loại hình sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, linh hoạt vận hành và xây dựng nền tảng phát triển bền vững trong giai đoạn mới.

1. Các loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

Tại Việt Nam, khối doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chiếm hơn 97% tổng số doanh nghiệp đang hoạt động, đóng vai trò quan trọng trong tăng trưởng kinh tế và tạo việc làm. Dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020 và các tiêu chí của Bộ Kế hoạch & Đầu tư, các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện ở Việt Nam nay bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân: Do một cá nhân sở hữu và chịu trách nhiệm toàn bộ bằng tài sản của mình. Loại hình này phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ hoặc doanh nghiệp hoạt động trong giai đoạn khởi đầu, cần mô hình vận hành gọn nhẹ, ít thủ tục.
• Công ty trách nhiệm hữu hạn: Là hình thức phổ biến nhất trong nhóm SME. Công ty TNHH có thể là một thành viên hoặc hai thành viên trở lên, với trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi vốn góp.
• Công ty cổ phần: Phù hợp với doanh nghiệp đã có quy mô trung bình đến lớn, cần huy động vốn từ nhiều cổ đông. Cấu trúc này giúp tăng khả năng mở rộng và chuyên nghiệp hóa bộ máy, tuy nhiên đòi hỏi quy trình vận hành và kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn.
• Công ty hợp danh: Thường áp dụng trong lĩnh vực tư vấn, kế toán, pháp lý, nơi yếu tố uy tín cá nhân đóng vai trò chủ đạo. Các thành viên hợp danh cùng chịu trách nhiệm về nghĩa vụ tài chính, nhưng đồng thời có quyền điều hành và quyết định chung.
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI): Là loại hình đang tăng nhanh tại các đô thị lớn như TP.HCM và Hà Nội, với nhu cầu cao về văn phòng hạng A, văn phòng thông minh hoặc mô hình hybrid office để đáp ứng tiêu chuẩn vận hành quốc tế.

Mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có đặc điểm pháp lý, quy mô nhân sự và nhu cầu không gian làm việc khác nhau, vì vậy việc xác định đúng mô hình hoạt động là nền tảng quan trọng trước khi lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

>> Tìm hiểu chi tiết: Các loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam hiện nay

2. Tiêu chí lựa chọn mô hình văn phòng cho SME

Với đặc thù quy mô nhỏ, ngân sách giới hạn và nhu cầu linh hoạt cao, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định chọn mô hình văn phòng. Một số tiêu chí lựa chọn mô hình văn phòng cho SME bao gồm: ngân sách và chi phí vận hành, quy mô nhân sự, vị trí kết nối giao thông, tiện ích và dịch vụ, tính linh hoạt và khả năng mở rộng,…

2.1 Ngân sách & chi phí vận hành

Chi phí luôn là yếu tố then chốt đối với SME. Ngoài tiền thuê mặt bằng, doanh nghiệp cần tính đến các khoản phí dịch vụ, điện – nước, phí ngoài giờ, chi phí nội thất và vận hành hàng tháng.

• Mô hình văn phòng trọn gói hoặc coworking space giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu vì không cần mua sắm thiết bị, nội thất hay thuê nhân sự vận hành.
• Trong khi đó, văn phòng truyền thống phù hợp với doanh nghiệp đã ổn định tài chính, cần không gian riêng để xây dựng thương hiệu lâu dài.

2.2 Quy mô nhân sự

Số lượng nhân viên và cách tổ chức phòng ban ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn mô hình văn phòng.

• Doanh nghiệp dưới 10 người có thể lựa chọn coworking space hoặc văn phòng ảo để tối ưu diện tích.
• Từ 10 – 30 người, văn phòng trọn gói hoặc hybrid office là lựa chọn linh hoạt, dễ mở rộng theo tốc độ tăng trưởng.
• Từ 30 người trở lên, nên cân nhắc văn phòng riêng để đảm bảo không gian làm việc và văn hóa nội bộ.

2.3 Vị trí – kết nối giao thông

Vị trí văn phòng thể hiện hình ảnh thương hiệu và ảnh hưởng đến khả năng thu hút nhân sự, khách hàng.

• Doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, tư vấn nên ưu tiên văn phòng trung tâm (Quận 1, Quận 3, Hoàn Kiếm, Cầu Giấy…) để thuận tiện giao dịch.
• Doanh nghiệp sản xuất hoặc logistics có thể chọn khu vực cận trung tâm nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn thuận tiện kết nối.
• Lưu ý các yếu tố phụ trợ: bãi xe, giao thông công cộng, nhà hàng, ngân hàng và trung tâm thương mại xung quanh.

2.4 Tiện ích & dịch vụ

Một văn phòng hiệu quả không chỉ là chỗ ngồi làm việc mà còn cần hệ thống phòng họp, pantry, lễ tân, internet, máy in, bảo vệ và vệ sinh được vận hành ổn định.

• Văn phòng trọn gói và coworking space thường bao gồm trọn gói tiện ích, giúp SME không phải lo khâu vận hành.
• Văn phòng truyền thống yêu cầu doanh nghiệp tự quản lý các dịch vụ, phù hợp với công ty đã có bộ phận hành chính riêng.

2.5 Tính linh hoạt & khả năng mở rộng

SME thường tăng trưởng nhanh trong giai đoạn đầu, vì vậy hợp đồng thuê và khả năng mở rộng diện tích là yếu tố quan trọng.

• Mô hình linh hoạt (hybrid hoặc coworking) cho phép mở rộng nhanh mà không cần chuyển địa điểm.
• Với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp cần thương lượng điều khoản thuê, thời hạn gia hạn và khả năng thuê thêm diện tích trong cùng tòa nhà.

Một mô hình văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ cần đạt được ba yếu tố: chi phí hợp lý, không gian linh hoạt và dịch vụ tiện nghi. Khi xác định rõ nhu cầu thực tế và kế hoạch phát triển, doanh nghiệp sẽ dễ dàng chọn được loại hình văn phòng phù hợp, tối ưu cả chi phí và hiệu quả vận hành.

>> Bạn đã biết: 30+ Tiêu chí đánh giá tòa nhà & văn phòng cho thuê 

3. Các mô hình văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các mô hình văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ bao gồm văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, coworking space, officetel, hybrid office, virtual office,…

3.1 Mô hình văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là hình thức thuê mặt bằng cố định trong các tòa nhà hoặc cao ốc văn phòng, nơi doanh nghiệp tự thiết kế, trang bị nội thất và vận hành theo nhu cầu riêng. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp đã ổn định về tài chính và nhân sự, cần không gian riêng tư để thể hiện bản sắc thương hiệu và kiểm soát hoạt động. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cao và hợp đồng thuê thường kéo dài từ 2 đến 5 năm khiến mức linh hoạt thấp hơn so với các mô hình hiện đại khác.

>> Xem thêm: 

• Các tòa nhà cho thuê văn phòng TP.HCM
• Các tòa nhà cho thuê văn phòng Hà Nội

3.2 Mô hình văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói mang đến giải pháp làm việc chuyên nghiệp với không gian đã hoàn thiện sẵn, đầy đủ tiện ích như lễ tân, phòng họp, internet, điện nước và bảo trì. Doanh nghiệp chỉ cần thuê theo diện tích hoặc số chỗ ngồi mà không phải đầu tư thêm chi phí vận hành. Mô hình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup hoặc chi nhánh mới mở, giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí ban đầu và vẫn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

>> Xem thêm: 

• Văn phòng trọn gói tại Hà Nội 
• Văn phòng trọn gói tại TP.HCM 

3.3 Mô hình Coworking Space

Coworking space là mô hình chia sẻ không gian làm việc giữa nhiều doanh nghiệp và cá nhân, hướng đến sự linh hoạt và kết nối cộng đồng. Với chi phí hợp lý và có thể thuê theo ngày, tuần hoặc tháng, coworking space giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô khi cần. Không gian thiết kế mở, năng động, đầy đủ tiện ích và cơ hội giao lưu tạo nên môi trường lý tưởng cho các startup, freelancer hay nhóm dự án nhỏ muốn làm việc hiệu quả mà vẫn tối ưu ngân sách.

3.4 Mô hình Officetel

Officetel là mô hình kết hợp giữa văn phòng làm việc và căn hộ lưu trú, thường nằm trong các tòa nhà phức hợp tại khu trung tâm. Với diện tích nhỏ gọn từ 25 đến 50m², officetel phù hợp cho doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc nhóm làm việc ít người cần không gian riêng, tiết kiệm chi phí. Ưu điểm nổi bật là có thể vừa làm nơi làm việc, vừa là chỗ nghỉ ngắn hạn, đồng thời sở hữu địa chỉ pháp lý thuận tiện để đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, loại hình này có giới hạn về thời gian sử dụng và một số quy định pháp lý, nên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ trước khi thuê để đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng.

3.5 Mô hình Hybrid Office

Hybrid office là xu hướng văn phòng hiện đại kết hợp giữa làm việc trực tiếp tại công ty và làm việc từ xa (remote), giúp tối ưu chi phí và nâng cao sự linh hoạt. Doanh nghiệp có thể bố trí số lượng chỗ ngồi ít hơn tổng nhân sự, tận dụng công nghệ quản lý lịch làm việc và phòng họp linh hoạt. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các SME hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, marketing, sáng tạo – nơi hiệu suất làm việc được đo bằng kết quả thay vì thời gian có mặt tại văn phòng. Hybrid office không chỉ giảm diện tích thuê mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng giữa hiệu quả và trải nghiệm nhân sự.

3.6 Mô hình Virtual Office

Văn phòng ảo là giải pháp thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, lễ tân và dịch vụ nhận thư mà không cần sử dụng diện tích thật. Đây là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ, startup hoặc đơn vị hoạt động online muốn có hình ảnh chuyên nghiệp với chi phí tối thiểu. Mô hình này giúp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng và vận hành, đồng thời vẫn đáp ứng yêu cầu pháp lý về trụ sở doanh nghiệp. Tuy nhiên, do không có không gian làm việc thực tế, virtual office chỉ phù hợp với các đơn vị không yêu cầu họp hành hoặc làm việc cố định tại văn phòng.

4. So sánh và gợi ý lựa chọn mô hình văn phòng cho SME

Việc lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp là một trong những quyết định quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, hiệu suất làm việc và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Với đặc thù quy mô nhỏ và nguồn lực hạn chế, các SME cần đánh giá kỹ giữa chi phí đầu tư, tính linh hoạt và nhu cầu sử dụng thực tế để tối ưu hiệu quả lâu dài.

4.1 So sánh các mô hình văn phòng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa các mô hình văn phòng phổ biến hiện nay, giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận diện ưu thế của từng loại hình trước khi đưa ra quyết định:

4.2 Gợi ý lựa chọn mô hình văn phòng theo nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có giai đoạn phát triển và ưu tiên khác nhau. Maison Office tổng hợp một số gợi ý lựa chọn nhanh giúp các SME dễ dàng xác định mô hình phù hợp nhất với hiện trạng của mình:

Từ góc nhìn thị trường, văn phòng trọn gói và coworking space đang là hai lựa chọn tối ưu nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ giai đoạn năm 2025, nhờ khả năng giảm 30 – 50% chi phí vận hành, hợp đồng linh hoạt và vị trí trung tâm thuận lợi giao dịch.

Maison Office khuyến nghị doanh nghiệp nên bắt đầu bằng mô hình linh hoạt, sau đó nâng cấp dần lên văn phòng truyền thống hoặc hybrid khi quy mô và nguồn lực tăng trưởng ổn định.

Liên hệ Maison Office để được tư vấn mô hình văn phòng phù hợp nhất với chiến lược phát triển của doanh nghiệp và nhận báo giá chi tiết từng lựa chọn tìm thuê văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội. 

5. Xu hướng thuê văn phòng của doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thị trường văn phòng cho thuê tại Việt Nam đang ghi nhận sự chuyển dịch rõ rệt trong hành vi và mô hình lựa chọn của khối doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Nếu như trước đây phần lớn doanh nghiệp ưu tiên văn phòng truyền thống để khẳng định vị thế, thì hiện nay, các mô hình linh hoạt. tiện nghi và tối ưu chi phí đang trở thành xu hướng chủ đạo trong năm 2025.

Theo thống kê của Maison Office, có đến 65% doanh nghiệp SME tại TP.HCM và Hà Nội đã hoặc đang xem xét chuyển sang văn phòng trọn gói hoặc coworking space, trong khi 20% doanh nghiệp công nghệ và sáng tạo áp dụng mô hình hybrid office để cân bằng chi phí và hiệu suất. Dưới đây là 4 xu hướng nổi bật nhất:

• Ưu tiên mô hình linh hoạt và ngắn hạn: SME có xu hướng chọn hợp đồng thuê 6 – 12 tháng, thay vì cam kết 3 – 5 năm như trước. Các mô hình serviced office và coworking space cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp diện tích theo giai đoạn, giúp giảm rủi ro tài chính và duy trì dòng tiền ổn định.
• Chuyển dịch sang các khu vực cận trung tâm: Thay vì tập trung ở Quận 1 (TP.HCM) hay Hoàn Kiếm (Hà Nội), doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm đến khu vực cận trung tâm như Quận 3, Bình Thạnh, Phú Nhuận, Cầu Giấy hoặc Nam Từ Liêm – nơi chi phí thuê thấp hơn 20 – 30% nhưng vẫn giữ được vị thế thuận lợi cho giao dịch và di chuyển.
• Tăng nhu cầu về không gian xanh và tiện ích đa năng: Các SME ngày càng quan tâm đến môi trường làm việc thân thiện, có mảng xanh, ánh sáng tự nhiên, phòng họp linh hoạt và khu pantry tiện nghi. Mô hình văn phòng xanh (Green Office) và văn phòng đa chức năng (Agile Office) được ưa chuộng vì vừa nâng cao trải nghiệm nhân viên, vừa giúp doanh nghiệp cải thiện hình ảnh thương hiệu theo hướng hiện đại, bền vững.
• Ứng dụng công nghệ trong vận hành văn phòng: Việc tích hợp hệ thống quản lý thông minh (Smart Office), phần mềm booking phòng họp, quản lý ra vào bằng thẻ từ hoặc nhận diện khuôn mặt giúp doanh nghiệp SME tối ưu năng suất và kiểm soát chi phí. Mô hình này đặc biệt phổ biến trong nhóm công ty startup, công nghệ, thương mại điện tử – những ngành đòi hỏi tốc độ và tính linh hoạt cao.

Nhìn chung, xu hướng thuê văn phòng của SME năm 2025 hướng đến “linh hoạt – tiết kiệm – bền vững – công nghệ hóa”, phản ánh sự thích nghi nhanh của doanh nghiệp với thị trường biến động.

Maison Office dự báo trong giai đoạn 2025–2027, các mô hình văn phòng trọn gói, coworking và hybrid office sẽ tiếp tục chiếm ưu thế nhờ khả năng đáp ứng linh hoạt mọi quy mô và chiến lược phát triển của khối doanh nghiệp vừa và nhỏ.

6. Maison Office – Đơn vị tư vấn thuê văn phòng chuyên nghiệp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp, Maison Office tự hào là đối tác tư vấn thuê văn phòng tin cậy cho hàng nghìn doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), startup và tập đoàn quốc tế tại Việt Nam. Chúng tôi mang đến giải pháp tìm thuê không gian làm việc toàn diện từ lựa chọn mặt bằng, đàm phán chi phí cho đến hỗ trợ vận hành, giúp doanh nghiệp an tâm phát triển dài hạn.

Maison Office sở hữu hệ thống dữ liệu hơn 2.000 tòa nhà văn phòng tại TP.HCM và Hà Nội, bao gồm đầy đủ các phân khúc từ văn phòng hạng A, hạng B, hạng C cho đến văn phòng trọn gói, coworking space và văn phòng ảo. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi am hiểu sâu sắc thị trường, linh hoạt tư vấn theo ngân sách, vị trí, lĩnh vực hoạt động và chiến lược phát triển của từng doanh nghiệp.

Quy trình làm việc của Maison Office được xây dựng theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp – minh bạch – nhanh chóng, bao gồm:

• Lắng nghe và phân tích nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
• Đề xuất danh sách mặt bằng phù hợp trong vòng 24 – 48 giờ.
• Hỗ trợ khảo sát, so sánh chi phí và điều khoản thuê giữa các tòa nhà.
• Đàm phán hợp đồng thuê đảm bảo quyền lợi tối đa cho khách hàng.
• Đồng hành lâu dài, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành và mở rộng văn phòng.

Nhờ sự am hiểu thị trường và kinh nghiệm thực tiễn, Maison Office giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 20 – 30% chi phí thuê, đồng thời góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả vận hành tổng thể.

📞 Liên hệ 09 889 02468 để được tư vấn 1:1 và nhận danh sách văn phòng cho thuê trống phù hợp nhất với chiến lược phát triển doanh nghiệp bạn. 

7. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

7.1 Sự khác biệt giữa văn phòng trọn gói và Coworking Space là gì?

Văn phòng trọn gói (Serviced Office) là không gian làm việc riêng biệt, được trang bị đầy đủ nội thất và dịch vụ như lễ tân, phòng họp, internet, điện, nước… phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ muốn có môi trường làm việc chuyên nghiệp, riêng tư. Trong khi đó, Coworking Space là mô hình không gian làm việc chung, nơi nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp cùng chia sẻ hạ tầng, khu vực sinh hoạt và phòng họp linh hoạt – phù hợp với startup, freelancer hoặc nhóm dự án ngắn hạn.

7.2 Văn phòng ảo có được dùng để đăng ký kinh doanh không?

Có. Văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp nếu đáp ứng các quy định pháp lý tại Việt Nam, cho phép doanh nghiệp sử dụng địa chỉ giao dịch, số điện thoại, dịch vụ tiếp nhận thư từ và lễ tân để đăng ký giấy phép kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chọn đơn vị cung cấp uy tín để đảm bảo hồ sơ và quy trình được thực hiện đúng pháp luật.

7.3 Có nên ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn cho SME không?

Không nhất thiết. SME thường nên chọn hợp đồng thuê ngắn hạn từ 6 – 12 tháng, để đảm bảo tính linh hoạt và khả năng mở rộng trong giai đoạn phát triển. Hợp đồng dài hạn (từ 3 năm trở lên) chỉ phù hợp khi doanh nghiệp đã ổn định nhân sự, định hình rõ chiến lược hoạt động và muốn cố định địa điểm để tiết kiệm chi phí dài hạn.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn