Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nên lựa chọn mô hình văn phòng dựa trên quy mô nhân sự, ngân sách, nhu cầu vận hành và kế hoạch mở rộng. Coworking space phù hợp với nhóm làm việc linh hoạt, văn phòng trọn gói đáp ứng nhu cầu sử dụng ngay với chi phí đầu tư ban đầu thấp, trong khi văn phòng truyền thống phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự ổn định và cần chủ động bố trí không gian làm việc. Để đưa ra quyết định, SME cần so sánh tổng chi phí thuê, mức độ riêng tư, tiện ích đi kèm và điều kiện hợp đồng của từng mô hình.

1. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chọn mô hình văn phòng nào?

Để lựa chọn mô hình văn phòng phù hợp, SME cần xác định số nhân sự làm việc thường xuyên tại văn phòng, mức ngân sách có thể duy trì và nhu cầu sử dụng không gian riêng. Các doanh nghiệp có cùng quy mô nhân sự vẫn có thể lựa chọn phương án khác nhau tùy đặc thù công việc và kế hoạch phát triển.

Lưu ý: Các nhóm quy mô nhân sự trên mang tính tham khảo, không phải ngưỡng lựa chọn bắt buộc.

Số lượng nhân sự chỉ là cơ sở sàng lọc ban đầu khi lựa chọn mô hình văn phòng. Một doanh nghiệp 8 người thường xuyên tiếp khách hoặc xử lý dữ liệu bảo mật có thể cần phòng làm việc riêng, trong khi công ty 40 người áp dụng hybrid working có thể bố trí ít hơn 40 chỗ ngồi cố định. Vì thế, SME nên xác định số nhân sự hiện diện đồng thời, nhu cầu sử dụng không gian riêng và kế hoạch mở rộng trước khi lựa chọn diện tích và loại hình thuê.

>> Tham khảo: Các loại hình văn phòng phổ biến cho doanh nghiệp hiện nay

2. Các mô hình văn phòng phù hợp với doanh nghiệp SME

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể lựa chọn văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói, coworking space, officetel hoặc văn phòng ảo tùy theo mục đích sử dụng. Mỗi loại hình có sự khác biệt về quyền sử dụng không gian, chi phí đầu tư ban đầu, dịch vụ đi kèm và điều kiện thuê. Riêng hybrid office là phương thức tổ chức làm việc kết hợp trực tiếp và từ xa, có thể áp dụng với nhiều loại hình văn phòng.

2.1 Văn phòng truyền thống

Văn phòng truyền thống là mô hình doanh nghiệp thuê một phần hoặc toàn bộ diện tích riêng trong tòa nhà văn phòng và chủ động thiết kế thi công nội thất văn phòng theo nhu cầu. Tùy điều kiện bàn giao, doanh nghiệp có thể cần đầu tư hệ thống nội thất, thiết bị và tổ chức các dịch vụ vận hành phục vụ hoạt động hàng ngày.

Mô hình thuê sàn văn phòng truyền thống phù hợp với SME có quy mô nhân sự ổn định, cần phân chia phòng ban, bố trí khu vực tiếp khách hoặc xây dựng không gian làm việc theo nhận diện thương hiệu. Doanh nghiệp cũng có quyền chủ động cao hơn trong tổ chức mặt bằng, trong phạm vi được bên cho thuê chấp thuận.

Hạn chế của thuê sàn văn phòng truyền thống là chi phí thiết lập ban đầu và trách nhiệm quản lý vận hành. Các điều khoản về thời hạn thuê, hoàn thiện nội thất, hoàn trả mặt bằng và mở rộng diện tích sàn cần được xem xét kỹ trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng.

>> Tham khảo thêm:

• Danh sách các tòa nhà cho thuê văn phòng TPHCM 
• Danh sách các tòa nhà cho thuê văn phòng Hà Nội
• Danh sách các tòa nhà cho thuê văn phòng Đà Nẵng 

2.2 Văn phòng trọn gói (Serviced Office)

Văn phòng trọn gói là mô hình cho thuê phòng làm việc riêng đã được trang bị nội thất và hệ thống hạ tầng cơ bản, đi kèm các dịch vụ vận hành như lễ tân, internet, vệ sinh và sử dụng tiện ích chung theo gói thuê. Doanh nghiệp có thể đưa nhân sự vào làm việc mà không phải tự tổ chức phần lớn công việc hoàn thiện và quản lý văn phòng ban đầu.

Mô hình thuê văn phòng trọn gói phù hợp với SME cần thành lập văn phòng mới, mở chi nhánh công ty hoặc chưa muốn đầu tư nội thất cố định. Doanh nghiệp có thể lựa chọn phòng riêng theo số chỗ ngồi và điều chỉnh quy mô thuê nếu đơn vị cung cấp còn diện tích phù hợp.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra diện tích sử dụng thực tế, số chỗ ngồi, thời gian vận hành và phạm vi dịch vụ đã bao gồm trong giá. Phòng họp, chỗ đậu xe, điều hòa ngoài giờ hoặc các dịch vụ bổ sung có thể được tính phí riêng tùy nhà cung cấp.

>>> Tham khảo thêm: 

• Danh sách các văn phòng trọn gói TP.HCM
• Danh sách các văn phòng trọn gói Hà Nội 

2.3 Coworking Space

Coworking space là mô hình không gian làm việc chia sẻ, cho phép nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng chung khu vực làm việc và các tiện ích như phòng họp, khu pantry, internet, khu tiếp khách. Tùy đơn vị vận hành, khách thuê có thể lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt (Hot Desk), chỗ ngồi cố định (Dedicated Desk) hoặc các gói sử dụng khác.

Coworking space phù hợp với startup, nhóm dự án nhỏ và SME có lịch làm việc linh hoạt, chưa cần duy trì một văn phòng riêng cố định. Hình thức thuê theo chỗ ngồi giúp doanh nghiệp điều chỉnh số lượng người sử dụng theo nhu cầu và hạn chế đầu tư trang thiết bị ban đầu.

Đổi lại, không gian dùng chung có thể hạn chế quyền riêng tư, khả năng kiểm soát tiếng ồn và việc lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp thường xuyên họp nội bộ, tiếp khách hoặc xử lý thông tin bảo mật cần kiểm tra điều kiện sử dụng phòng họp và cân nhắc thuê phòng riêng nếu cần thiết.

>> Xem thêm:

•  Top 20+ Văn phòng chia sẻ (Coworking Space) tại Hà Nội tốt nhất
• Top 10 văn phòng chia sẻ (Coworking Space) HCM tốt nhất
• Top 15+ Coworking Space Trên 100 Chỗ Ngồi Tại TPHCM

2.4 Officetel

Officetel là loại hình bất động sản được phát triển theo định hướng kết hợp đặc điểm của văn phòng và căn hộ trong một số dự án, thường có diện tích tương đối nhỏ. Khả năng sử dụng thực tế của từng căn phụ thuộc vào công năng được phê duyệt, hồ sơ pháp lý và quy định quản lý của tòa nhà.

Officetel phù hợp với SME quy mô nhỏ cần không gian làm việc độc lập, ít phòng ban và ưu tiên mặt bằng gọn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra diện tích sử dụng, hệ thống kỹ thuật, điều kiện tiếp khách, thời gian hoạt động và các khoản phí quản lý trước khi thuê.

Đặc biệt, tên gọi officetel không đồng nghĩa với việc mọi căn đều được phép sử dụng đồng thời cho mục đích làm việc và lưu trú. Doanh nghiệp cần xác minh công năng hợp pháp của căn cụ thể, khả năng đăng ký trụ sở và các điều kiện sử dụng trước khi ký hợp đồng.

2.5 Văn phòng ảo (Virtual Office)

Văn phòng ảo là dịch vụ cung cấp địa chỉ giao dịch cùng các tiện ích hỗ trợ như tiếp nhận thư từ, lễ tân, số điện thoại liên hệ hoặc phòng họp theo gói đăng ký. Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này không cần thuê một diện tích làm việc cố định cho toàn bộ nhân sự.

Mô hình phù hợp với SME hoạt động chủ yếu trực tuyến, nhóm làm việc từ xa hoặc doanh nghiệp mới thành lập chưa có nhu cầu duy trì văn phòng thường xuyên. Nhờ hạn chế chi phí thuê mặt bằng và thiết lập không gian làm việc, văn phòng ảo có thể phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên kiểm soát ngân sách ban đầu.

Trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần xác minh địa chỉ được cung cấp có đáp ứng điều kiện sử dụng làm trụ sở theo quy định hiện hành hay không, đồng thời kiểm tra quyền sử dụng địa chỉ, dịch vụ tiếp nhận thông báo và khả năng bố trí không gian làm việc khi cần. Hợp đồng dịch vụ văn phòng ảo không tự động bảo đảm mọi địa chỉ đều đủ điều kiện đăng ký kinh doanh.

>> Xem thêm:

• Top 10+ Văn Phòng Ảo TP.HCM Uy Tín Chuyên Nghiệp
• Top 20+ văn phòng ảo Hà Nội chuyên nghiệp, uy tín

2.6. Hybrid Office

Hybrid Office là phương thức tổ chức không gian làm việc theo mô hình kết hợp giữa làm việc trực tiếp tại văn phòng và làm việc từ xa (Hybrid Working). Doanh nghiệp có thể sử dụng văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói hoặc coworking space để triển khai hình thức làm việc này, tùy quy mô nhân sự và lịch hiện diện thực tế.

Hybrid Office phù hợp với SME trong lĩnh vực công nghệ, tư vấn, marketing hoặc các doanh nghiệp có vị trí công việc không yêu cầu nhân sự hiện diện toàn thời gian. Khi lịch làm việc được phân bổ hợp lý, doanh nghiệp có thể bố trí số chỗ ngồi cố định thấp hơn tổng nhân sự, đồng thời duy trì phòng họp và khu vực phối hợp nhóm theo nhu cầu.

Hiệu quả của mô hình phụ thuộc vào tỷ lệ nhân sự có mặt đồng thời, chính sách làm việc từ xa và khả năng quản lý chỗ ngồi. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu sử dụng vào những ngày cao điểm để tránh thiếu không gian họp hoặc chỗ ngồi khi các phòng ban cùng đến văn phòng.

3. So sánh các mô hình văn phòng phù hợp doanh nghiệp SME

Sự khác biệt giữa các mô hình văn phòng thể hiện rõ nhất ở chi phí thiết lập, quyền sử dụng không gian, dịch vụ vận hành và mức độ linh hoạt của hợp đồng thuê. Văn phòng truyền thống cho phép doanh nghiệp chủ động bố trí mặt bằng, trong khi văn phòng trọn gói và coworking space giảm nhu cầu đầu tư ban đầu nhờ hạ tầng có sẵn. Officetel phù hợp với một số nhu cầu thuê mặt bằng nhỏ, còn văn phòng ảo chủ yếu phục vụ nhu cầu địa chỉ giao dịch.

Bảng dưới đây so sánh các mô hình theo cùng nhóm tiêu chí để doanh nghiệp SME xác định phương án phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế.

Lưu ý: Bảng thể hiện đặc điểm phổ biến của từng mô hình. Chi phí, thời hạn thuê và dịch vụ thực tế phụ thuộc vào nhà cung cấp, diện tích, địa điểm và điều khoản hợp đồng.

Văn phòng trọn gói và coworking space phù hợp với SME muốn hạn chế chi phí đầu tư ban đầu và duy trì khả năng điều chỉnh quy mô thuê. Trong khi đó, văn phòng truyền thống có lợi thế về quyền chủ động bố trí mặt bằng, phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự ổn định và kế hoạch sử dụng dài hạn. Riêng Hybrid Office là phương thức làm việc kết hợp, có thể áp dụng với nhiều loại hình văn phòng tùy nhu cầu vận hành.

Khi lựa chọn mô hình văn phòng, doanh nghiệp cần so sánh tổng chi phí sử dụng trong cùng thời hạn thuê, mức độ riêng tư và khả năng mở rộng. Mô hình văn phòng có chi phí thiết lập thấp chưa chắc là phương án kinh tế hơn khi số lượng nhân sự tăng và thời gian thuê kéo dài.

4. Tổng chi phí thuê văn phòng của SME được tính như thế nào?

Tổng chi phí thuê văn phòng của doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) bao gồm tiền thuê mặt bằng, chi phí thiết lập, phí vận hành và các khoản phát sinh trong thời gian sử dụng. Để so sánh chính xác giữa văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói và coworking space, doanh nghiệp cần quy đổi toàn bộ chi phí về cùng một thời hạn thuê và số lượng nhân sự sử dụng thực tế.

4.1 Các khoản chi phí cần tính theo từng mô hình

Mỗi mô hình văn phòng có cơ cấu chi phí khác nhau. Văn phòng truyền thống thường phát sinh chi phí hoàn thiện nội thất và quản lý vận hành, trong khi văn phòng trọn gói và coworking space tích hợp nhiều dịch vụ vào đơn giá thuê. Tuy nhiên, các tiện ích ngoài phạm vi hợp đồng vẫn có thể được tính phí riêng.

Lưu ý: Các khoản phí thực tế cần được xác nhận trong báo giá và hợp đồng. Tiền đặt cọc có khả năng hoàn trả không được tính trực tiếp vào chi phí sử dụng, nhưng vẫn ảnh hưởng đến dòng tiền ban đầu của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Các loại chi phí ẩn trong hợp đồng thuê văn phòng cần lưu ý

4.2 Công thức so sánh tổng chi phí thuê theo cùng kỳ

Để xác định phương án phù hợp với ngân sách, SME nên tính tổng chi phí sử dụng trong cùng một kỳ thuê, sau đó quy đổi về chi phí bình quân hàng tháng:

• Tổng chi phí sử dụng = Tổng tiền thuê + Chi phí thiết lập + Chi phí vận hành + Chi phí phát sinh không hoàn lại
• Chi phí bình quân/tháng = Tổng chi phí sử dụng ÷ Số tháng thuê

Trong đó, chi phí thiết lập có thể bao gồm thi công nội thất, mua sắm thiết bị và lắp đặt hạ tầng. Chi phí vận hành gồm các dịch vụ chưa được bao gồm trong tiền thuê. Các khoản phát sinh cần tính đến phí phòng họp, ngoài giờ, di dời hoặc hoàn trả mặt bằng nếu có.

Khi áp dụng công thức, doanh nghiệp cần thống nhất diện tích hoặc số chỗ ngồi, thời hạn thuê, phạm vi dịch vụ và cách xử lý VAT giữa các phương án. Khoản đặt cọc hoàn trả nên được theo dõi riêng để đánh giá số vốn cần chuẩn bị trước khi đưa văn phòng vào hoạt động.

>> Xem thêm: Checklist lập ngân sách thuê văn phòng cho doanh nghiệp

4.3 Cách lập bảng so sánh chi phí thuê văn phòng cho SME có 20 nhân sự

Giả sử một doanh nghiệp có 20 nhân sự làm việc thường xuyên tại văn phòng và dự kiến thuê trong 24 tháng. Ba phương án cần so sánh gồm văn phòng truyền thống có diện tích phù hợp, văn phòng trọn gói dành cho 20 người và 20 chỗ ngồi tại coworking space.

Để xác định phương án kinh tế hơn, doanh nghiệp cần thu thập báo giá trong cùng khu vực, thống nhất thời hạn thuê 24 tháng và tính đầy đủ các khoản chi phí phát sinh theo từng mô hình.

Bảng so sánh chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp 20 nhân sự

Lưu ý: Cần thống nhất cách tính VAT và phạm vi dịch vụ giữa các báo giá. Tiền đặt cọc có khả năng hoàn trả được theo dõi riêng để xác định vốn chuẩn bị ban đầu, không cộng trực tiếp vào tổng chi phí sử dụng.

Sau khi hoàn thành bảng, SME nên đối chiếu ba chỉ số chính:

• Tổng chi phí trong 24 tháng: Xác định phương án có chi phí sử dụng thấp nhất trong cùng thời hạn.
• Chi phí bình quân/người/tháng: Đánh giá mức ngân sách doanh nghiệp phải chi cho mỗi nhân sự, với giả định duy trì đủ 20 người trong kỳ thuê.
• Vốn chuẩn bị ban đầu: Xác định khả năng đáp ứng khoản đặt cọc, tiền thuê trả trước và chi phí thiết lập trước khi vận hành.

Nếu các phương án có tổng chi phí tương đương, doanh nghiệp cần ưu tiên so sánh quyền riêng tư, diện tích sử dụng, số phòng họp và khả năng mở rộng. Văn phòng trọn gói phù hợp khi cần đưa nhân sự vào làm việc ngay, trong khi văn phòng truyền thống nên được cân nhắc nếu doanh nghiệp muốn chủ động bố trí mặt bằng và duy trì địa điểm lâu dài.

Phương án có chi phí thấp nhất chưa chắc phù hợp nhất. Quyết định thuê cần dựa trên tổng chi phí sử dụng, vốn đầu tư ban đầu và khả năng đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế của 20 nhân sự.

5. Tiêu chí quan trọng khi lựa chọn mô hình văn phòng cho SME

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cần đánh giá đồng thời ngân sách, quy mô nhân sự, vị trí, hạ tầng và điều kiện hợp đồng trước khi lựa chọn mô hình văn phòng. Những tiêu chí này giúp doanh nghiệp xác định phương án đáp ứng nhu cầu vận hành hiện tại, đồng thời hạn chế chi phí phát sinh hoặc phải chuyển địa điểm khi quy mô hoạt động thay đổi.

5.1 Ngân sách và khả năng duy trì chi phí thuê

SME nên xác định ngân sách thuê văn phòng dựa trên dòng tiền và khả năng duy trì chi phí trong suốt thời hạn hợp đồng. Bên cạnh tiền thuê hàng tháng, doanh nghiệp cần dự trù khoản đặt cọc, chi phí thiết lập, dịch vụ phát sinh và ngân sách dành cho việc mở rộng hoặc chuyển địa điểm.

Khi xem xét các phương án, doanh nghiệp nên ưu tiên mức chi phí có thể duy trì ngay cả khi doanh thu biến động. Một văn phòng có giá thuê phù hợp tại thời điểm ký hợp đồng vẫn có thể tạo áp lực tài chính nếu phát sinh chi phí vận hành cao hoặc doanh nghiệp phải duy trì diện tích chưa sử dụng hết.

5.2 Quy mô nhân sự và diện tích sử dụng

Diện tích văn phòng cần được xác định theo số nhân sự có mặt đồng thời, phương thức làm việc và nhu cầu bố trí các khu vực chức năng. Doanh nghiệp cần tính thêm không gian dành cho phòng họp, khu tiếp khách, lưu trữ tài liệu và các bộ phận có yêu cầu sử dụng riêng.

Theo mức tham khảo trong lập kế hoạch không gian làm việc của Maison Office, doanh nghiệp có thể cân nhắc các mật độ bố trí sau:

Lưu ý: Các mức diện tích mang tính tham khảo khi lập kế hoạch, không phải tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc. Cần xác định rõ diện tích tính toán và kiểm tra mặt bằng thực tế trước khi áp dụng.

Với doanh nghiệp áp dụng hybrid working, số chỗ ngồi có thể thấp hơn tổng nhân sự nếu lịch làm việc được phân bổ phù hợp. Tuy nhiên, diện tích thuê vẫn cần đáp ứng nhu cầu sử dụng vào những ngày có nhiều nhân viên đến văn phòng.

>> Thử ngay: Công cụ dự tính diện tích thuê văn phòng chuẩn xác của Maison Offfice 

5.3 Vị trí và khả năng tiếp cận

Vị trí văn phòng cần phù hợp với nơi cư trú của nhân sự, khu vực hoạt động của khách hàng và tần suất giao dịch trực tiếp. SME trong lĩnh vực tư vấn, tài chính hoặc dịch vụ thường cần cân nhắc khả năng tiếp cận các khu thương mại và trung tâm kinh doanh. Trong khi đó, doanh nghiệp có hoạt động logistics hoặc thường xuyên làm việc với đối tác ngoại thành có thể ưu tiên những trục giao thông kết nối liên khu vực.

Tại TP.HCM, doanh nghiệp có thể so sánh các khu vực trung tâm như Quận 1, Quận 3 với những cụm văn phòng tại Bình Thạnh, Phú Nhuận hoặc Tân Bình. Tại Hà Nội, Hoàn Kiếm, Cầu Giấy, Nam Từ Liêm và Thanh Xuân là các khu vực có thể đưa vào danh sách khảo sát tùy nhu cầu.

Trước khi quyết định, SME nên kiểm tra thực tế khả năng tiếp cận tòa nhà, chỗ đậu xe, giao thông công cộng và các tiện ích phục vụ nhân sự. Vị trí có giá thuê thấp hơn chưa chắc phù hợp nếu làm tăng chi phí đi lại hoặc gây bất tiện cho hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm: Lưu ý khi chọn vị trí thuê văn phòng tại TPHCM & Hà Nội

5.4 Tiện ích, hạ tầng và quyền riêng tư

Doanh nghiệp cần xác định những tiện ích thực sự cần thiết cho hoạt động hàng ngày trước khi lựa chọn mô hình văn phòng. Các hạng mục cần kiểm tra gồm hệ thống internet, điều hòa, nguồn điện dự phòng, phòng họp, an ninh, kiểm soát ra vào và dịch vụ vệ sinh. Với SME thường xuyên tiếp khách, khu vực lễ tân và phòng họp cần đáp ứng tần suất sử dụng thực tế.

Quyền riêng tư cũng ảnh hưởng đến khả năng lựa chọn mặt bằng. Doanh nghiệp trong lĩnh vực pháp lý, tài chính hoặc xử lý dữ liệu khách hàng nên ưu tiên không gian có thể kiểm soát người ra vào và bảo mật thông tin. Khi thuê coworking space hoặc văn phòng trọn gói, cần kiểm tra khả năng sử dụng phòng riêng, khu vực lưu trữ và chính sách bảo mật của đơn vị vận hành.

5.5 Thời hạn thuê và khả năng mở rộng

Thời hạn thuê văn phòng cần phù hợp với mức độ ổn định của doanh nghiệp và kế hoạch phát triển nhân sự. SME mới thành lập hoặc đang thử nghiệm thị trường nên cân nhắc các hợp đồng có điều kiện điều chỉnh quy mô phù hợp. Doanh nghiệp đã ổn định hoạt động có thể xem xét thời hạn dài hơn nếu điều khoản thương mại và tổng chi phí sử dụng đáp ứng ngân sách dự kiến.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra các điều khoản về gia hạn, tăng hoặc giảm diện tích, chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước hạn và nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng. Với văn phòng trọn gói hoặc coworking space, khả năng mở rộng còn phụ thuộc vào số phòng và chỗ ngồi còn trống tại thời điểm phát sinh nhu cầu.

Mô hình văn phòng phù hợp cần đáp ứng nhu cầu vận hành hiện tại và có phương án xử lý khi doanh nghiệp thay đổi quy mô. SME nên ưu tiên những lựa chọn có tổng chi phí duy trì trong ngân sách, điều kiện thuê rõ ràng và khả năng mở rộng phù hợp với kế hoạch nhân sự.

6. Khi nào SME nên chuyển đổi mô hình văn phòng?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) nên xem xét chuyển đổi mô hình văn phòng khi quy mô nhân sự vượt sức chứa hiện tại, nhu cầu bảo mật tăng, chi phí thuê không còn phù hợp hoặc phương thức làm việc thay đổi. Việc đánh giá nên thực hiện trước thời điểm gia hạn hợp đồng hoặc khi doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng để chủ động ngân sách và hạn chế gián đoạn hoạt động.

Các dấu hiệu cho thấy SME cần cân nhắc thay đổi mô hình văn phòng gồm:

• Khi quy mô nhân sự vượt sức chứa hiện tại: Số lượng chỗ ngồi và phòng họp không đáp ứng nhu cầu sử dụng. SME có thể chuyển từ coworking space sang văn phòng trọn gói hoặc thuê diện tích riêng lớn hơn.
• Khi nhu cầu riêng tư và bảo mật tăng: Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, họp nội bộ hoặc xử lý dữ liệu nhạy cảm nên cân nhắc văn phòng riêng có khả năng kiểm soát ra vào và lưu trữ tài liệu.
• Khi tổng chi phí thuê không còn phù hợp: Chi phí sử dụng chỗ ngồi, phòng họp hoặc các dịch vụ bổ sung vượt ngân sách dự kiến. SME cần so sánh tổng chi phí giữa các mô hình trong cùng thời hạn thuê trước khi chuyển đổi.
• Khi diện tích văn phòng sử dụng kém hiệu quả: Nhiều chỗ ngồi thường xuyên bỏ trống hoặc diện tích thuê vượt nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng quy mô nhỏ hơn hoặc mô hình thuê linh hoạt.
• Khi doanh nghiệp chuyển sang làm việc hybrid: Số nhân sự có mặt tại văn phòng thay đổi theo lịch làm việc. SME nên xác định số chỗ ngồi cần sử dụng đồng thời và cân nhắc điều chỉnh diện tích hoặc gói thuê phù hợp.
• Khi hợp đồng thuê sắp hết hạn: Đây là thời điểm thuận lợi để đánh giá lại nhu cầu diện tích, ngân sách và điều kiện thuê. Doanh nghiệp cần rà soát thời hạn thông báo gia hạn, chi phí chuyển đổi và khả năng mở rộng trước khi quyết định.

Trước khi chuyển đổi mô hình văn phòng, SME nên đối chiếu ba yếu tố: tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi thực tế, tổng chi phí của phương án thay thế và nghĩa vụ còn lại trong hợp đồng hiện tại. Nếu văn phòng đang sử dụng vẫn đáp ứng nhu cầu, doanh nghiệp có thể ưu tiên nâng cấp gói dịch vụ, điều chỉnh diện tích hoặc đàm phán lại điều kiện thuê.

Ngoài ra, việc chuyển đổi nên được thực hiện khi phương án mới giải quyết được hạn chế hiện hữu với mức chi phí và rủi ro phù hợp.

7. Maison Office hỗ trợ SME lựa chọn văn phòng phù hợp như thế nào?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) tìm kiếm, so sánh và lựa chọn không gian làm việc phù hợp với quy mô nhân sự, ngân sách và kế hoạch phát triển.

Maison Office sở hữu hệ thống dữ liệu hơn 3.500 tòa nhà văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng giúp doanh nghiệp tiếp cận các phương án thuê theo vị trí, diện tích, phân khúc giá và nhu cầu vận hành thực tế.

Quy trình tư vấn thuê văn phòng của Maison Office tập trung vào các bước:

• Phân tích nhu cầu: Xác định số lượng nhân sự, ngân sách thuê, vị trí ưu tiên, yêu cầu tiện ích và thời điểm nhận bàn giao.
• Đề xuất phương án phù hợp: Sàng lọc văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói hoặc coworking space theo nhu cầu sử dụng và kế hoạch mở rộng.
• So sánh chi phí và điều kiện thuê: Đối chiếu giá thuê, phí dịch vụ, chi phí thiết lập, thời hạn hợp đồng và các khoản phát sinh.
• Khảo sát và đánh giá mặt bằng: Sắp xếp lịch xem văn phòng thực tế, kiểm tra diện tích, hạ tầng kỹ thuật và khả năng bố trí nhân sự.
• Hỗ trợ đàm phán: Tư vấn các điều khoản thương mại, thời gian bàn giao, thời gian thi công nội thất và điều kiện gia hạn hợp đồng.

Doanh nghiệp SME có thể tham khảo danh sách văn phòng cho thuê TP.HCM, văn phòng cho thuê Hà Nội và văn phòng cho thuê Đà Nẵng để xác định khu vực, phân khúc và các tòa nhà phù hợp trước khi khảo sát.

Liên hệ Maison Office để được tư vấn mô hình văn phòng phù hợp, cập nhật diện tích trống, nhận báo giá mới nhất và danh sách phương án thuê tương đương để so sánh trước khi quyết định. 

8. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

8.1 Doanh nghiệp dưới 10 người nên thuê mô hình văn phòng nào?

Doanh nghiệp dưới 10 nhân sự nên cân nhắc coworking space nếu có lịch làm việc linh hoạt hoặc văn phòng trọn gói khi cần không gian riêng và sử dụng thường xuyên. Với nhóm thường xuyên tiếp khách, họp nội bộ hoặc xử lý dữ liệu bảo mật, phòng làm việc riêng sẽ phù hợp hơn chỗ ngồi chia sẻ. SME cũng có thể xem xét officetel nếu công năng, điều kiện pháp lý và chi phí thuê đáp ứng nhu cầu thực tế.

8.2 Văn phòng truyền thống & văn phòng trọn gói nào tiết kiệm hơn?

Văn phòng trọn gói thường giúp SME giảm chi phí đầu tư ban đầu nhờ nội thất, hạ tầng và các dịch vụ vận hành có sẵn. Văn phòng truyền thống có thể mang lại lợi thế về tổng chi phí khi doanh nghiệp có quy mô nhân sự ổn định và sử dụng lâu dài. Để xác định phương án kinh tế hơn, SME cần so sánh tổng tiền thuê, chi phí hoàn thiện nội thất, phí vận hành và các khoản phát sinh trong cùng thời hạn hợp đồng.

8.3 SME có nên ký hợp đồng thuê văn phòng dài hạn không?

SME nên cân nhắc hợp đồng thuê dài hạn khi quy mô nhân sự, ngân sách và kế hoạch sử dụng địa điểm đã ổn định. Hợp đồng dài hạn có thể giúp doanh nghiệp duy trì địa điểm làm việc và thương lượng điều kiện thuê phù hợp. Ngược lại, startup hoặc SME đang mở rộng nhanh nên ưu tiên điều khoản linh hoạt về thời hạn và diện tích. Trước khi ký, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện gia hạn, điều chỉnh giá thuê, chấm dứt trước hạn và nghĩa vụ hoàn trả mặt bằng.

8.4 Khi nào SME nên chuyển từ coworking space sang văn phòng riêng?

SME nên chuyển từ coworking space sang văn phòng riêng khi nhu cầu chỗ ngồi, phòng họp hoặc bảo mật thông tin vượt khả năng đáp ứng của không gian chia sẻ. Doanh nghiệp cũng cần xem xét chuyển đổi nếu tổng chi phí thuê chỗ ngồi và dịch vụ bổ sung tương đương hoặc cao hơn phương án phòng riêng có sức chứa phù hợp. Trước khi chuyển địa điểm, SME nên kiểm tra khả năng nâng cấp gói thuê tại coworking hiện tại.

8.5 Doanh nghiệp áp dụng hybrid working cần diện tích văn phòng bao nhiêu?

Diện tích văn phòng cho doanh nghiệp áp dụng hybrid working cần được tính theo số nhân sự có mặt đồng thời vào những ngày cao điểm, kết hợp với nhu cầu phòng họp và các khu vực chức năng. SME có thể tham khảo mật độ bố trí 5 – 6 m²/người để ước tính sơ bộ, sau đó điều chỉnh theo mặt bằng và phương thức làm việc thực tế. Mức diện tích này chỉ mang tính tham khảo và cần xác định rõ diện tích sử dụng khi áp dụng.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.