Việt Nam
Giải pháp chọn thuê văn phòng công ty IT, Công nghệ
18 phút đọc
1K
Thuê văn phòng công ty IT, công nghệ cần cân bằng giữa vị trí, diện tích và hạ tầng kỹ thuật. Doanh nghiệp thường xuyên tiếp khách, đối tác có thể ưu tiên khu trung tâm; công ty đang mở rộng nhân sự phù hợp hơn với khu cận trung tâm hoặc các cụm văn phòng mới có mặt bằng lớn và khả năng mở rộng tốt. Diện tích nên tính theo số nhân sự, khu chức năng và kế hoạch tăng trưởng; đồng thời cần kiểm tra internet, nguồn điện dự phòng, điều hòa ngoài giờ, an ninh và khả năng vận hành trước khi ký thuê.
 |
 |
Nội dung chính
- 1. Công ty IT, công nghệ nên thuê văn phòng khu vực nào?
- 2. Công ty IT, công nghệ cần bao nhiêu m² văn phòng?
- 3. Công ty IT cần ưu tiên hạ tầng nào khi thuê văn phòng?
- 4. Công ty IT, công nghệ nên chọn thuê loại hình văn phòng nào?
- 5. Công ty IT cần dự toán chi phí và lưu ý điều khoản thuê nào?
- 6. Danh sách tiêu chí đánh giá văn phòng trước khi công ty IT ký thuê
- 7. Maison Office hỗ trợ công ty IT, công nghệ tìm văn phòng như nào?
- 8. Câu hỏi thường gặp về thuê văn phòng công ty IT
1. Công ty IT, công nghệ nên thuê văn phòng khu vực nào?
Công ty IT nên chọn khu vực dựa trên nguồn nhân lực, khả năng đi lại của nhân viên, vị trí khách hàng và ngân sách, thay vì mặc định phải đặt văn phòng tại khu trung tâm. Với doanh nghiệp có đội ngũ kỹ thuật lớn, khả năng tuyển dụng và thời gian di chuyển hàng ngày thường có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng văn phòng.
1.1 Khả năng tuyển dụng và giữ chân nhân sự
Vị trí văn phòng nên thuận tiện với nhóm nhân sự mà doanh nghiệp đang tuyển dụng và muốn giữ chân trong dài hạn. Khi khảo sát, doanh nghiệp cần đánh giá thời gian di chuyển vào giờ cao điểm, khả năng tiếp cận bằng xe máy, ô tô hoặc giao thông công cộng và số lượng chỗ gửi xe mà tòa nhà có thể cung cấp.
Các tiện ích xung quanh như nhà hàng, quán cà phê, cửa hàng tiện lợi và dịch vụ thiết yếu cũng cần được xem xét. Với doanh nghiệp IT có hàng trăm nhân viên, những yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm làm việc hàng ngày và khả năng tổ chức vận hành tại văn phòng.
Nếu đang chuyển trụ sở, doanh nghiệp nên thống kê khu vực cư trú của nhân sự trước khi lựa chọn tòa nhà. Một vị trí có giá thuê thấp hơn nhưng làm tăng đáng kể thời gian đi lại của phần lớn nhân viên chưa chắc là phương án tối ưu về tổng thể.
1.2 Khả năng tiếp cận khách hàng và đối tác
Nhu cầu tiếp khách của từng doanh nghiệp công nghệ có sự khác biệt. Công ty phần mềm B2B, fintech, tư vấn công nghệ hoặc doanh nghiệp thường xuyên làm việc với khách hàng quốc tế thường ưu tiên khả năng tiếp cận khu trung tâm và các khu thương mại lớn hơn.
Ngược lại, doanh nghiệp phát triển sản phẩm, trung tâm kỹ thuật hoặc đội ngũ lập trình ít gặp khách hàng trực tiếp có thể ưu tiên khu vực cận trung tâm hoặc cụm văn phòng mới. Phương án này thường tạo thêm lựa chọn về diện tích sàn, chỗ đậu xe và khả năng mở rộng.
Doanh nghiệp nên xác định rõ ai là người sử dụng văn phòng nhiều nhất. Nếu phần lớn lượt di chuyển mỗi ngày đến từ nhân viên, yếu tố tuyển dụng và giao thông nội bộ nên được ưu tiên. Nếu văn phòng thường xuyên đón khách hàng, đối tác hoặc chủ đầu tư, vị trí và hình ảnh tòa nhà cần có trọng số cao hơn.
1.3 Nên chọn trung tâm hay khu ngoài trung tâm?
Không có một khu vực phù hợp cho mọi công ty công nghệ, do đó lựa chọn vị trí thuê văn phòng nên dựa trên mô hình kinh doanh, số lượng nhân sự và ngân sách thực tế.
| Nhóm khu vực | Lợi thế | Hạn chế | Phù hợp |
| Trung tâm | Hình ảnh thương hiệu tốt, thuận tiện gặp khách hàng | Giá thuê và chi phí vận hành thường cao | Fintech, B2B, tập đoàn, doanh nghiệp quốc tế |
| Cận trung tâm | Cân bằng vị trí, giá thuê và khả năng tuyển dụng | Chất lượng tòa nhà có thể chênh lệch | Công ty công nghệ đang tăng trưởng |
| Cụm văn phòng mới | Mặt bằng lớn, dễ bố trí và mở rộng | Có thể xa một số khách hàng | Trung tâm kỹ thuật, doanh nghiệp đông nhân sự |
| Ngoài trung tâm | Dễ tối ưu ngân sách | Thời gian tiếp cận khu trung tâm dài hơn | Doanh nghiệp ưu tiên chi phí và diện tích |
Với công ty IT, lựa chọn phù hợp thường là khu vực cân bằng được nhân sự, khách hàng, ngân sách và khả năng mở rộng, thay vì chỉ ưu tiên địa chỉ thương mại nổi bật. Doanh nghiệp có thể tham khảo nguồn cung văn phòng cho thuê TP.HCM hoặc văn phòng cho thuê Hà Nội để đối chiếu vị trí, phân khúc và diện tích đang có trên từng thị trường.
2. Công ty IT, công nghệ cần bao nhiêu m² văn phòng?
Diện tích văn phòng công ty IT nên được tính từ số nhân sự thực tế, mật độ chỗ ngồi, khu chức năng và kế hoạch tuyển dụng trong thời hạn thuê. Việc chỉ nhân số nhân viên với một mức m²/người cố định có thể khiến doanh nghiệp thiếu phòng họp, khu cộng tác hoặc diện tích dự phòng khi tăng trưởng.
2.1 Cách tính diện tích theo số lượng nhân sự
Có thể sử dụng công thức cơ bản:
Diện tích cần thuê = Diện tích làm việc + Diện tích khu chức năng + Diện tích dự tính tăng
Maison Office thường tham khảo ba mức bố trí theo mật độ sử dụng:
| Mức bố trí | Diện tích tham khảo | Đặc điểm |
| Tiết kiệm | 3 – 4 m²/người | Mật độ cao, tối ưu số chỗ ngồi |
| Tiêu chuẩn | 5 – 6 m²/người | Cân bằng chỗ ngồi và khu chức năng |
| Rộng rãi | 7 – 10 m²/người | Nhiều không gian chung, phòng họp và tiện ích |
Ví dụ, doanh nghiệp có 50 nhân sự có thể cần khoảng 150 – 200 m² ở mức tiết kiệm, 250 – 300 m² theo tiêu chuẩn hoặc 350 – 500 m² nếu ưu tiên không gian rộng. Đây là mức ước tính ban đầu; diện tích cuối cùng cần được điều chỉnh theo cơ cấu phòng ban và mặt bằng thực tế.
Để xác định nhanh diện tích theo số nhân sự và nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ tính diện tích thuê văn phòng của Maison Office, sau đó điều chỉnh theo layout, khu chức năng và kế hoạch tăng trưởng thực tế.
2.2 Cần cộng thêm diện tích cho những khu chức năng nào?
Công ty IT thường cần nhiều không gian chức năng hơn khu vực bàn làm việc. Tùy mô hình vận hành, doanh nghiệp có thể cần:
- Phòng họp: phục vụ họp nội bộ, khách hàng và phỏng vấn
- Phòng họp nhỏ hoặc buồng gọi điện: phù hợp với cuộc họp trực tuyến và công việc cần riêng tư
- Khu làm việc nhóm: hỗ trợ trao đổi giữa đội sản phẩm, kỹ thuật và kinh doanh
- Khu pantry: phục vụ nhân viên trong ngày làm việc
- Kho thiết bị: lưu trữ màn hình, máy tính và thiết bị công nghệ
- Phòng máy chủ: chỉ cần thiết nếu doanh nghiệp vận hành thiết bị máy chủ tại văn phòng
- Khu thư giãn: phù hợp với doanh nghiệp có thời gian làm việc dài hoặc nhiều ca vận hành
Số lượng phòng họp và khu chức năng nên được xác định từ hành vi sử dụng thực tế. Một doanh nghiệp có nhiều cuộc họp trực tuyến có thể cần nhiều phòng nhỏ hơn một phòng họp lớn.
2.3 Cần dự phòng diện tích thế nào khi tăng nhân sự?
Doanh nghiệp công nghệ nên tính diện tích theo quy mô dự kiến trong giai đoạn thuê, thay vì chỉ dựa trên số nhân viên tại thời điểm ký hợp đồng.
Ví dụ, công ty hiện có 50 người nhưng kế hoạch tuyển thêm 15 người trong 18 tháng nên kiểm tra phương án bố trí cho khoảng 65 người ngay từ đầu. Cách này giúp xác định liệu mặt bằng hiện tại có thể bổ sung chỗ ngồi hoặc cần lựa chọn tòa nhà có diện tích mở rộng.
Ngoài diện tích bên trong văn phòng, doanh nghiệp cần hỏi chủ tòa nhà về diện tích trống cùng tầng, các tầng lân cận và khả năng ưu tiên thuê thêm. Đây là yếu tố quan trọng với các công ty có tốc độ tăng nhân sự nhanh.
3. Công ty IT cần ưu tiên hạ tầng nào khi thuê văn phòng?
Hạ tầng kỹ thuật là nhóm tiêu chí cần kiểm tra kỹ khi thuê văn phòng công ty công nghệ. Internet, nguồn điện, máy phát điện, điều hòa trong tòa nhà văn phòng và hệ thống an ninh ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng vận hành; mức độ yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào mô hình làm việc và hạ tầng công nghệ của từng doanh nghiệp.
| Hạ tầng | Nội dung cần kiểm tra | Tác động |
| Internet | Nhà mạng, khả năng kéo nhiều đường truyền | Giảm rủi ro gián đoạn kết nối |
| Điện | Công suất cấp điện cho diện tích thuê | Đáp ứng mật độ thiết bị |
| Máy phát điện | Phạm vi và thời gian cấp điện dự phòng | Hỗ trợ duy trì hoạt động khi mất điện |
| Điều hòa | Giờ vận hành và phí ngoài giờ | Ảnh hưởng đội làm việc muộn |
| Máy chủ | Điện, làm mát, PCCC, vị trí lắp đặt | Bảo vệ thiết bị tại chỗ |
| An ninh | Camera, thẻ từ, kiểm soát khách | Kiểm soát người và tài sản |
| Vận hành ngoài giờ | Quy định ra vào, thang máy, đăng ký | Quan trọng với đội trực hoặc làm ca |
3.1 Internet và đường truyền dự phòng
Internet là hạ tầng cần ưu tiên với văn phòng công ty IT vì ảnh hưởng trực tiếp đến kết nối, làm việc trên nền tảng cloud và vận hành hệ thống. Khi khảo sát, doanh nghiệp cần xác nhận các nhà mạng đang cung cấp dịch vụ, khả năng kéo đường truyền riêng hoặc sử dụng nhiều đường truyền độc lập, đồng thời kiểm tra đường đi cáp và quy trình triển khai; với yêu cầu kỹ thuật đặc thù, bộ phận IT nên trực tiếp tham gia đánh giá hạ tầng.
3.2 Nguồn điện, máy phát điện và điều hòa ngoài giờ
Nguồn điện và khả năng vận hành ngoài giờ cần được kiểm tra kỹ với công ty IT có mật độ thiết bị điện tử cao hoặc thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính. Doanh nghiệp nên xác nhận công suất điện cấp cho diện tích thuê, phạm vi cấp điện của máy phát dự phòng, giờ hoạt động của điều hòa và mức phí ngoài giờ để đánh giá khả năng vận hành liên tục cũng như dự toán chính xác tổng chi phí thuê văn phòng.
3.3 Máy chủ, an ninh và kiểm soát ra vào
Yêu cầu về máy chủ và an ninh phụ thuộc vào mô hình hạ tầng của từng doanh nghiệp công nghệ. Công ty đặt thiết bị tại văn phòng cần kiểm tra nguồn điện, hệ thống làm mát, PCCC và quy định kỹ thuật; đồng thời đánh giá camera, thẻ từ, kiểm soát khách và khả năng ra vào ngoài giờ, đặc biệt khi doanh nghiệp quản lý thiết bị giá trị cao hoặc có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật dữ liệu.
4. Công ty IT, công nghệ nên chọn thuê loại hình văn phòng nào?
Công ty IT có thể lựa chọn sàn văn phòng truyền thống, văn phòng trọn gói hoặc không gian làm việc chia sẻ tùy theo quy mô, thời gian thuê, ngân sách đầu tư và tốc độ phát triển. Điểm quan trọng là lựa chọn mô hình phù hợp với giai đoạn hiện tại nhưng vẫn đủ linh hoạt cho kế hoạch tiếp theo.
4.1 Khi nào nên thuê sàn văn phòng truyền thống?
Thuê sàn văn phòng truyền thống phù hợp với doanh nghiệp có quy mô tương đối ổn định, muốn tự thiết kế thi công nội thất văn phòng và cần kiểm soát cao về nhận diện thương hiệu, hạ tầng hoặc cách bố trí mặt bằng.
Sàn văn phòng truyền thống đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp:
- Có quy mô nhân sự vừa và lớn: Cần diện tích riêng để tổ chức nhiều phòng ban và khu chức năng
- Có kế hoạch thuê dài hạn: Giúp phân bổ chi phí đầu tư ban đầu trong thời gian sử dụng
- Cần thiết kế theo tiêu chuẩn riêng: Chủ động về layout, nhận diện và môi trường làm việc
- Có yêu cầu hạ tầng đặc thù: Hệ thống mạng, an ninh, máy chủ hoặc khu kỹ thuật riêng
- Dự kiến tiếp tục mở rộng: Có thể ưu tiên các tòa nhà sở hữu mặt sàn lớn hoặc khả năng thuê thêm diện tích
Tuy nhiên, với doanh nghiệp lựa chọn sàn văn phòng truyền thống, ngân sách thuê cần tính thêm chi phí thiết kế thi công nội thất văn phòng cùng thời gian cần thiết cho các bước thiết kế, thi công, nghiệm thu và hoàn thiện trước khi đưa mặt bằng vào vận hành.
Với công ty IT, công nghệ có quy mô vừa và lớn, các tòa nhà sở hữu mặt sàn lớn đáng được ưu tiên khi doanh nghiệp cần bố trí tập trung nhiều nhân sự hoặc dự kiến tiếp tục mở rộng trong thời hạn thuê.
Maison Office gợi ý các tòa nhà cho thuê văn phòng phù hợp với doanh nghiệp IT, công nghệ:
| Tòa nhà phù hợp với nhóm công ty lớn hơn 1.000m² | |||
| STT | Tên tòa nhà | Địa chỉ | Diện tích sàn |
| 1 | Techno Park Tower | Vinhomes Ocean Park, Xã Gia Lâm, (Quận Gia Lâm) Hà Nội | 2.700m²/sàn |
| 2 | ROX Tower | 54A Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng, (Quận Đống Đa) Hà Nội | 2.400m²/sàn |
| 3 | Keangnam Landmark Ha Noi | Phạm Hùng, Phường Yên Hoà, (Quận Nam Từ Liêm) Hà Nội | 2.200m²/sàn |
| 4 | Cornerstone Building | 16 Phan Chu Trinh, Phường Cửa Nam, (Quận Hoàn Kiếm) Hà Nội | 2.030m²/sàn |
| 5 | PVI Tower | 01 Phạm Văn Bạch, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội | 1.750m²/sàn |
| 6 | ETOWN 6 | 364 Cộng Hòa, Phường Tân Bình, (Quận Tân Bình) TP.HCM | 2.934m²/sàn |
| 7 | Office Haus | 165 Bờ Bao Tân Thắng, Phường Tân Sơn Nhì, (Quận Tân Phú) TP.HCM | 2.493m²/sàn |
| 8 | Onehub Saigon | D1, Khu Công Nghệ Cao, P.Tăng Nhơn Phú, (Thủ Đức) TP.HCM | 1.940m²/sàn |
| 9 | Tòa nhà UOA | 06 Tân Trào, Phường Tân Mỹ, (Quận 7) TP.HCM | 1.272m²/sàn |
| 10 | Cobi Tower (Tháp 2) | 69 Hoàng Văn Thái, Phường Tân Mỹ, (Quận 7) TP.HCM | 1.270m²/sàn |
| 11 | Tech Valley | Đường trung tâm, CVPMQT, Phường Trung Mỹ Tây, (Quận 12) TP.HCM | 1100m²/sàn |
Tham khảo thêm:
- Top 10 tòa nhà có diện tích mặt sàn lớn nhất tại Hà Nội
- Top 15 tòa nhà có diện tích mặt sàn lớn nhất tại TP.HCM
| Tòa nhà phù hợp với nhóm startup, doanh nghiệp dưới 500m² | |||
| STT | Tên tòa nhà | Địa chỉ | Diện tích sàn |
| 1 | Vinafoam Tower | 1/6 Vũ Đức Thận, Phường Việt Hưng, (Quận Long Biên) Hà Nội | 1000m²/sàn |
| 2 | Tòa nhà Plaschem | 562 Nguyễn Văn Cừ, Phường Bồ Đề, (Quận Long Biên) Hà Nội | 900m²/sàn |
| 3 | Epic Tower | 19 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội | 744,76m²/sàn |
| 4 | IDMC Duy Tân Building | 21 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội | 655m²/sàn |
| 5 | Tòa nhà Sun Square | 21 Lê Đức Thọ, Phường Từ Liêm, (Quận Nam Từ Liêm) Hà Nội | 550m²/sàn |
| 6 | Daikin Tower | 10 Công Trường Quốc Tế, Phường Xuân Hòa, (Quận 3) TP.HCM | 800m²/sàn |
| 7 | Tòa nhà 9 Tôn Đức Thắng | 09-11 Tôn Đức Thắng, Phường Sài Gòn, (Quận 1) TP.HCM | 671m²/sàn |
| 8 | L’Mak 68 Phan Đăng Lưu | 68 Phan Đăng Lưu, Phường Đức Nhuận, (Quận Phú Nhuận) TP.HCM | 463m²/sàn |
| 9 | Wondersea Building | 16 Phan Đình Giót, Phường Tân Sơn Hòa, (Quận Tân Bình) TP.HCM | 321m²/sàn |
| 10 | Nexx Building | 32 Phạm Ngọc Thạch, Phường Xuân Hòa, (Quận 3) TP.HCM | 285m²/sàn |
** Lưu ý: Các tòa nhà này có diện tích linh hoạt từ 150 – 500m², phù hợp với doanh nghiệp công nghệ quy mô nhỏ và có tiềm năng tăng trưởng nhanh.
4.2 Khi nào nên thuê văn phòng trọn gói?
Văn phòng trọn gói phù hợp với startup, đội dự án, doanh nghiệp mới thành lập chi nhánh hoặc công ty cần đưa văn phòng vào hoạt động nhanh. Không gian thường đã được trang bị bàn ghế, internet, phòng họp và các dịch vụ vận hành cơ bản.
Lợi thế chính là giảm đầu tư ban đầu và dễ điều chỉnh số lượng chỗ ngồi hơn so với mặt bằng truyền thống. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm tra giới hạn về nhận diện thương hiệu, bảo mật, sử dụng phòng họp và khả năng tùy chỉnh hạ tầng.
Maison Office gợi ý các văn phòng trọn gói phù hợp với doanh nghiệp IT, công nghệ:
| STT | Văn phòng trọn gói | Địa chỉ |
| 1 | Replus Charmvit Tower | 117 Trần Duy Hưng, Phường Yên Hòa, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội |
| 2 | SOAVE Shared Office | Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, (Quận Nam Từ Liêm) Hà Nội |
| 3 | WeWork Đoàn Văn Bơ | 11 Đoàn Văn Bơ, Phường Khánh Hội, (Quận 4) TP.HCM |
| 4 | CirCO Nam Kỳ Khởi Nghĩa | 63A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Phường Bến Thành, (Quận 1) TP.HCM |
| 5 | Dreamplex Ngô Quang Huy | 42 Ngô Quang Huy, Phường An Khánh, (Quận 2) TP.HCM |
| 6 | Komune Co-working Space | 06 Tân Trào, Phường Tân Mỹ, (Quận 7) TP.HCM |
>> Xem thêm: So sánh văn phòng truyền thống và văn phòng trọn gói
4.3 Chọn loại hình văn phòng theo giai đoạn phát triển
| Giai đoạn | Loại hình gợi ý | Tiêu chí ưu tiên |
| Startup | Văn phòng trọn gói, không gian chia sẻ | Linh hoạt, đầu tư ban đầu thấp |
| Đang mở rộng | Trọn gói quy mô lớn hoặc truyền thống | Khả năng tăng chỗ ngồi |
| Quy mô ổn định | Văn phòng truyền thống | Kiểm soát không gian và chi phí dài hạn |
| Tập đoàn công nghệ | Văn phòng truyền thống tiêu chuẩn cao | Hạ tầng, bảo mật, thương hiệu |
Doanh nghiệp không nên lựa chọn mô hình chỉ dựa trên giá thuê tháng đầu tiên. Tổng chi phí sử dụng trong thời hạn thuê và khả năng đáp ứng tăng trưởng mới là cơ sở so sánh phù hợp hơn.
5. Công ty IT cần dự toán chi phí và lưu ý điều khoản thuê nào?
Ngân sách thuê văn phòng cần tính theo tổng chi phí thực trả, thay vì chỉ lấy đơn giá thuê nhân với diện tích. Với công ty công nghệ, internet, điều hòa ngoài giờ và chi phí đầu tư hạ tầng có thể tạo ra chênh lệch đáng kể giữa hai phương án có giá thuê tương đương.
5.1 Tổng chi phí thuê văn phòng gồm những khoản nào?
| Khoản chi phí | Cách tính/xác định | Lưu ý |
| Giá thuê | Theo m²/tháng | Xác định diện tích tính tiền |
| Phí dịch vụ | Theo m²/tháng | Kiểm tra các dịch vụ đã bao gồm |
| VAT | Theo quy định áp dụng | Cần tính vào tổng ngân sách |
| Phí gửi xe | Theo xe/tháng | Ước tính theo số nhân sự |
| Điện sử dụng | Theo tiêu thụ hoặc quy định tòa nhà | Kiểm tra cách tính |
| Điều hòa ngoài giờ | Theo giờ, khu vực hoặc chính sách tòa nhà | Quan trọng với đội làm việc muộn |
| Internet | Theo gói và nhà cung cấp | Có thể phát sinh thêm đường truyền dự phòng |
| Thi công nội thất | Theo hiện trạng và tiêu chuẩn hoàn thiện | Chi phí đầu tư ban đầu |
| Hạ tầng kỹ thuật | Theo yêu cầu riêng | Mạng nội bộ, thiết bị, máy chủ nếu có |
| Hoàn trả mặt bằng | Theo hợp đồng | Cần dự toán từ đầu |
Doanh nghiệp nên lập bảng ngân sách cho toàn bộ thời hạn dự kiến sử dụng và tách rõ chi phí cố định, chi phí đầu tư ban đầu và chi phí phát sinh theo mức sử dụng. Cách tiếp cận này giúp việc so sánh giữa các tòa nhà chính xác hơn.
>> Xem chi tiết: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán
5.2 Điều khoản nào cần ưu tiên với công ty tăng trưởng nhanh?
Với doanh nghiệp công nghệ có kế hoạch tăng nhân sự, một số điều khoản thương mại cần được xem xét ngay từ giai đoạn đàm phán.
| Điều khoản | Nội dung cần xác nhận | Ý nghĩa |
| Mở rộng diện tích | Khả năng thuê thêm cùng tầng hoặc trong tòa nhà | Giảm rủi ro phải chuyển địa điểm |
| Vận hành ngoài giờ | Quy trình đăng ký và chi phí | Phù hợp với đội làm ca hoặc làm muộn |
| Hạ tầng kỹ thuật | Quyền kéo mạng, lắp thiết bị và cải tạo | Đáp ứng yêu cầu IT |
| Thi công | Thời gian và quy định thi công | Kiểm soát tiến độ chuyển vào |
| Hoàn trả | Tiêu chuẩn bàn giao cuối kỳ | Dự toán chi phí kết thúc hợp đồng |
Nếu khả năng mở rộng là yếu tố quan trọng, doanh nghiệp có thể trao đổi phương án ưu tiên thuê diện tích lân cận khi phát sinh nguồn cung. Nội dung cụ thể cần được thống nhất trong quá trình thương lượng và thể hiện rõ trong tài liệu thuê nếu hai bên chấp thuận.
6. Danh sách tiêu chí đánh giá văn phòng trước khi công ty IT ký thuê
Một phương án văn phòng phù hợp cần vượt qua cả ba nhóm kiểm tra: vận hành được, đủ ngân sách và có khả năng đáp ứng kế hoạch phát triển. Checklist dưới đây có thể dùng trong mỗi lần khảo sát để tránh đánh giá tòa nhà chỉ dựa trên cảm nhận về vị trí hoặc hình ảnh.
| Nhóm kiểm tra | Nội dung cần xác nhận | Kết quả |
| Vị trí | Nhân viên có di chuyển thuận tiện không? | Đạt/Chưa đạt |
| Khách hàng | Có thuận tiện tiếp khách, đối tác không? | Đạt/Chưa đạt |
| Diện tích | Đủ chỗ ngồi và khu chức năng không? | Đạt/Chưa |
| Mở rộng | Có phương án khi tăng nhân sự không? | Đạt/Chưa đạt |
| Internet | Có nhà mạng và phương án dự phòng phù hợp không? | Đạt/Chưa đạt |
| Điện | Công suất có đáp ứng thiết bị không? | Đạt/Chưa đạt |
| Máy phát điện | Phạm vi cấp điện dự phòng đã rõ chưa? | Đạt/Chưa đạt |
| Điều hòa | Giờ hoạt động phù hợp không? | Đạt/Chưa đạt |
| An ninh | Kiểm soát ra vào đáp ứng yêu cầu không? | Đạt/Chưa đạt |
| Ngoài giờ | Có thể vận hành theo lịch làm việc thực tế không? | Đạt/Chưa đạt |
| Chi phí | Đã tính tổng chi phí thực trả chưa? | Đạt/Chưa đạt |
| Hợp đồng | Điều khoản mở rộng và kỹ thuật đã phù hợp chưa? | Đạt/Chưa đạt |
Nếu một tiêu chí thuộc nhóm hạ tầng cốt lõi chưa đạt, doanh nghiệp nên xác định rõ khả năng khắc phục và chi phí trước khi đưa tòa nhà vào danh sách cuối.
7. Maison Office hỗ trợ công ty IT, công nghệ tìm văn phòng như nào?
Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp IT, công nghệ từ bước xác định nhu cầu, sàng lọc nguồn cung đến khảo sát và đàm phán thuê. Quá trình tư vấn tập trung vào các tiêu chí ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định như vị trí, diện tích, ngân sách, khả năng mở rộng, hạ tầng kỹ thuật và điều kiện vận hành, qua đó giúp doanh nghiệp thu hẹp danh sách và so sánh các phương án trên cùng một hệ tiêu chí.
Kinh nghiệm tư vấn thực tế của Maison Office được thể hiện qua nhiều giao dịch với doanh nghiệp công nghệ có quy mô và yêu cầu thuê khác nhau:
| Doanh nghiệp | Năm | Tòa nhà | Diện tích | Hạng |
| Digiworld Vietnam | 2024 | E.Town Central | 1.361 m² | B |
| Profectus Vietnam | 2024 | E.Town Central | 603 m² | A |
| Cloudstorm VN | 2024 | Cobi Tower 1 | 412 m² | A |
| C2C Techhub | 2024 | The Hub | 470 m² | C |
| BPC Vietnam | 2024 | Nexx Building | 260 m² | B |
Nguồn: Dữ liệu giao dịch và dự án Maison Office giai đoạn 2023 – 2024
“Dữ liệu giao dịch thực tế của Maison Office cho thấy doanh nghiệp công nghệ có nhu cầu thuê khá đa dạng, với diện tích từ 260 m² đến 1.361 m² và phân bổ ở cả tòa nhà hạng A, B và C. Mặc dù chưa đại diện cho toàn bộ thị trường, các giao dịch này cho thấy không có một tiêu chuẩn cố định về diện tích hay phân hạng văn phòng dành cho công ty IT. Phương án phù hợp cần được xác định dựa trên quy mô nhân sự, ngân sách, yêu cầu hạ tầng và kế hoạch mở rộng của từng doanh nghiệp.”
Từ các tiêu chí trên, quy trình tư vấn của Maison Office được triển khai theo các bước:
- Xác định nhu cầu: Làm rõ số nhân sự, diện tích, ngân sách, khu vực, thời điểm chuyển vào và kế hoạch tăng trưởng.
- Lọc nguồn cung: Sàng lọc các tòa nhà phù hợp theo vị trí, diện tích trống, phân khúc và mức ngân sách.
- Kiểm tra hạ tầng: Đối chiếu internet, nguồn điện, máy phát điện, điều hòa ngoài giờ, an ninh và các yêu cầu vận hành đặc thù.
- Tổ chức khảo sát: Kiểm tra trực tiếp mặt bằng, giao thông, khả năng bố trí và điều kiện thực tế của từng tòa nhà.
- So sánh phương án: Tổng hợp giá thuê, tổng chi phí, ưu nhược điểm và khả năng mở rộng để hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định.
- Hỗ trợ đàm phán: Trao đổi các điều kiện thương mại, thời gian bàn giao, thi công, vận hành ngoài giờ và nhu cầu thuê thêm diện tích.
Với dữ liệu nguồn cung và kinh nghiệm từ các giao dịch thực tế, đội ngũ tư vấn Maison Office có thể giúp doanh nghiệp công nghệ rút ngắn quá trình sàng lọc và tập trung khảo sát những mặt bằng đáp ứng đúng các tiêu chí đã xác định. Doanh nghiệp có thể liên hệ Maison Office để được tư vấn và nhận danh sách văn phòng phù hợp theo quy mô nhân sự, ngân sách, yêu cầu hạ tầng và kế hoạch mở rộng thực tế.
8. Câu hỏi thường gặp về thuê văn phòng công ty IT
8.1 Công ty IT 50 nhân sự cần bao nhiêu m² văn phòng?
Công ty IT 50 nhân sự có thể cần khoảng 150 – 200 m² nếu bố trí ở mức 3 – 4 m²/người, 250 – 300 m² theo mức 5 – 6 m²/người hoặc 350 – 500 m² với không gian rộng 7 – 10 m²/người. Diện tích thực tế cần cộng thêm hoặc điều chỉnh theo phòng họp, khu làm việc nhóm, pantry, kho thiết bị và kế hoạch tăng nhân sự.
8.2 Công ty công nghệ có nhất thiết phải thuê văn phòng hạng A?
Công ty công nghệ không nhất thiết phải thuê văn phòng hạng A. Tòa nhà hạng B hoặc C vẫn có thể phù hợp nếu đáp ứng tốt internet, điện dự phòng, điều hòa, an ninh, diện tích và ngân sách. Hạng A phù hợp hơn khi doanh nghiệp đồng thời yêu cầu hình ảnh thương hiệu, chất lượng vận hành và tiêu chuẩn tiếp khách cao.
8.3 Công ty IT làm việc 24/7 cần lưu ý gì khi thuê văn phòng?
điều hòa, thang máy, nguồn điện dự phòng, an ninh và cách tính phí ngoài giờ. Doanh nghiệp cũng nên xác nhận các khu vực được phép hoạt động sau giờ hành chính và quy trình đăng ký nhân sự. Những điều kiện này cần được làm rõ trước khi ký thuê để tránh phát sinh chi phí hoặc hạn chế vận hành.
>> Có thể bạn quan tâm:
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng công ty Bất Động Sản
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Du Lịch
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Dược và Y Tế
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Marketing
- Kinh nghiệm tìm thuê văn phòng cho công ty Logistics tối ưu
- Bỏ túi kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Luật
- Chia sẻ kinh nghiệm thuê văn phòng cho công ty Tài Chính
Deputy Director at Maison Office
Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
