Văn phòng thông minh (Smart Office): Khái niệm & Chức năng

Văn phòng thông minh (Smart Office) không chỉ là một khái niệm mới mẻ mà còn là xu hướng tất yếu cho tương lai thiết kế văn phòng tại các doanh nghiệp. Văn phòng thông minh không đơn thuần là ứng dụng các thiết bị công nghệ hiện đại mà là sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ, con người và không gian làm việc. Nơi đây được trang bị hệ thống tự động hóa thông minh, tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả cộng tác, đảm bảo an ninh mạng và tạo môi trường làm việc sáng tạo, truyền cảm hứng cho nhân viên.

1. Văn phòng thông minh (Smart Office) là gì?

Văn phòng thông minh (Smart Office) là một mô hình văn phòng áp dụng những công nghệ, thiết bị tiên tiến như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa,… nhằm tạo ra môi trường làm việc hiện đại, hiệu quả và tối ưu cho nhân viên và doanh nghiệp.

Văn phòng thông minh là một ý tưởng mới lạ, giúp đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp trong khoảng thời gian ngắn nhất, giúp gánh nặng công việc của người nhân viên trở nên nhẹ bớt, đồng thời cũng là yếu tố quan trọng giúp cải thiện hiệu quả làm việc.

Với định nghĩa trên, hẳn bạn đã phần nào thấu hiểu khái niệm Smart Office là gì. Ở phần tiếp theo của bài viết, chúng ta hãy đi sâu hơn vào những loại công nghệ mà các doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng để giúp không gian văn phòng của mình trở nên thông minh hơn.

Xem văn phòng thông minh của SK Telecom

> Tìm kiếm văn phòng cho thuê TP.HCM và văn phòng cho thuê Hà Nội

2. Chức năng của văn phòng thông minh (Smart Office)

Smart Office không chỉ đơn giản là ứng dụng công nghệ, mà còn là sự thay đổi mang tính cách mạng trong môi trường làm việc. Nhờ sự tích hợp các giải pháp thông minh, văn phòng thông minh mang đến nhiều lợi ích vượt trội, giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình, giải phóng nhân viên khỏi các công việc thủ công, tập trung vào công việc sáng tạo và có giá trị cao hơn.
• Nâng cao hiệu quả cộng tác và giao tiếp, giúp nhân viên kết nối, chia sẻ thông tin và làm việc nhóm hiệu quả hơn, bất kể vị trí địa lý.
• Tăng cường an ninh và bảo mật, bảo vệ tài sản, dữ liệu và an toàn cho nhân viên.
• Thúc đẩy sáng tạo và đổi mới, tạo môi trường làm việc truyền cảm hứng, khơi gợi ý tưởng mới và thúc đẩy tinh thần học tập, chia sẻ.
• Nâng cao trải nghiệm người dùng, mang đến môi trường làm việc tiện nghi, hiện đại, đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa, thu hút và giữ chân nhân tài.

Văn phòng thông minh không chỉ là xu hướng tương lai mà còn là hiện thực đang dần hiện hữu. Việc ứng dụng các giải pháp thông minh vào văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp nâng tầm môi trường làm việc, gia tăng năng suất, hiệu quả và tạo dựng lợi thế cạnh tranh trong thị trường ngày càng sôi động.

3. Văn phòng thông minh gồm những gì?

3.1 Ứng dụng quản lý thông minh (Workplace Apps)

Doanh nghiệp, tổ chức nào cũng từng gặp phải khó khăn trong việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên. Việc sử dụng máy chấm công hay phương pháp quẹt thẻ không thể tránh khỏi những sai sót nhất định.

Với sự ra đời của các ứng dụng (app) quản lý văn phòng, bạn hoàn toàn quản lý thời gian làm việc của cán bộ nhân viên một cách dễ dàng với độ chính xác cao nhất. Người nhân viên giờ đây có thể ra vào văn phòng, mượn phòng họp, mượn dụng cụ làm việc chỉ bằng một ứng dụng thông minh duy nhất.

Đặc biệt hơn, trong bối cảnh làm việc từ xa là xu thế tất yếu trong thời gian gần đây, những app di động hoàn toàn có thể giúp chúng ta kết nối với nhau không quản vấn đề địa lý.

Một điểm mạnh nữa trong việc ứng dụng công nghệ thông minh đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó chính là vấn đề chi phí. Doanh nghiệp của bạn sẽ không cần phải bỏ ra khoản ngân sách khổng lồ để khuyến khích tải các app di động hay tích hợp hệ thống kết nối thông minh tại môi trường công sở.

3.2 Nội thất văn phòng thông minh (Smart Furniture)

Hẳn bạn đã từng nghe nhiều tới tác động của nội thất thông minh đối với năng suất làm việc của người nhân viên. Giờ đây, chính doanh nghiệp của bạn hoàn toàn có thể trang bị cho văn phòng của mình những loại nội thất tiện nghi, giúp cải thiện năng suất làm việc của cán bộ nhân viên.

Chẳng hạn, chiếc bàn làm việc của nhân viên có thể được tùy chỉnh hoàn toàn tự động dựa trên chiều cao và tư thế làm việc của từng người.

Thậm chí, công nghệ có thể tiến xa hơn bằng việc thu thập thời gian đứng và ngồi của người nhân viên, từ đó, cung cấp thông số chuẩn xác nhất giúp điều chỉnh chiều cao bàn sao cho hợp lý.

3.3 Hệ thống quản lý tòa nhà thông minh (Smart Environmental Sensors and Control)

Với những quan ngại về vấn đề môi trường, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư ngân sách để tạo dựng một môi trường văn phòng thông minh, nơi mọi ứng dụng công nghệ đều thân thiện với môi trường, vì một tương lai xanh – sạch – đẹp.

Các công cụ nhỏ được phát triển thành hệ thống quản lý tòa nhà thông minh. Giờ đây, người chủ tòa nhà hoàn toàn có thể thực hiện các thao tác bật tắt đèn điện, máy lạnh, thang máy và nhiều thiết bị khác một cách tự động và thông qua phần mềm duy nhất.

Chất lượng không khí trong tòa nhà cũng là một mối quan ngại. Nhằm giúp nhân viên có được môi trường làm việc thực sự trong lành, nhiều doanh nghiệp đã trang bị hệ thống cảm ứng chất lượng không khí.

Việc này không chỉ liên quan tới vấn đề chăm sóc sức khỏe người lao động, mà còn đóng góp một phần không hề nhỏ tới yếu tố năng suất lao động của họ.

> Tham khảo hệ thống BMS trong quản lý tòa nhà văn phòng

3.4 Hệ thống quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực

Thời gian gần đây, văn phòng mở (open office) đã trở thành xu hướng mới của nhiều doanh nghiệp. Thay vì gói gọn 1 doanh nghiệp trong một văn phòng đóng khung, nhiều tổ chức, công ty cùng nhau chia sẻ không gian rộng mở.

Điều này vừa giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, lại hiệu quả trong việc điều phối và tuyển dụng nhân lực.

Tuy nhiên, nhược điểm của văn phòng mở đó chính là việc sắp xếp và bố trí chỗ ngồi cho nhân lực. Thật may mắn, chúng ta có nhiều những phần mềm giúp quản lý việc sử dụng diện tích văn phòng trên thời gian thực, chẳng hạn như QUBIC.

Người nhân viên dù ngồi ở nhà cũng có thể lên lịch, đặt chỗ ngồi, book phòng họp, book chỗ nghỉ tại văn phòng và nhiều ứng dụng khác nữa.

> Tìm hiểu các Công việc quản lý tòa nhà văn phòng

Với sự phát triển của công nghệ, việc thiết kế văn phòng thông minh trong mơ kiểu Stark Tower trong bộ phim nổi tiếng của Marvel “Iron Man” là một điều hoàn toàn có thể diễn ra trong thực tế.

Dù có những quan ngại liên quan tới khía cạnh bảo mật thông tin, chúng ta không thể phủ nhận: Smart Office chính là yếu tố quan trọng tác động tới việc tăng năng suất làm việc của người nhân viên, giảm áp lực và hơn hết, làm tăng sự hài lòng của họ đối với công việc. Đó chính là điều mà doanh nghiệp nào hiện nay cũng đang hướng tới.

4. Một số văn phòng thông minh đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

4.1 Tòa nhà OfficeHaus

OfficeHaus là tòa nhà văn phòng thấp tầng xuất sắc nhất tại Giải thưởng BĐS Việt Nam PropertyGuru lần thứ 7. Không chỉ đạt chứng nhận LEED Gold, tòa tháp được chủ đầu tư KĐT Celadon City – Gamuda Land, còn mang đến đột phá lấy công nghệ “không-tiếp-xúc” làm trung tâm tại cao ốc văn phòng này.

Bên cạnh đó, tòa nhà OfficeHaus mang đến không gian làm việc hiện đại, hiệu quả, đầy cảm hứng giúp thu hút và giữ chân lực lượng lao động sắc bén đồng thời tăng năng suất và hiệu quả, từ đó giảm chi phí hoạt động.

4.2 Deutsches Haus

Deutsches Haus Ho Chi Minh City là công trình cao ốc văn phòng cao cấp tiên phong về sáng tạo và tiết kiệm năng lượng, tọa lạc ngay trung tâm thành phố Hồ Chí Minh tại vị trí chiến lược ở góc đường Lê Duẩn – Lê Văn Hưu.

Tòa nhà 25 tầng với tổng diện tích sử dụng lên tới khoảng 30.000 m2 được dùng làm văn phòng cao cấp.

Được thiết kế với đầy đủ các trang thiết bị tối tân cùng các dịch vụ hiện đại nhất, Deutsches Haus Ho Chi Minh City đáp ứng mọi mong đợi về một cao ốc văn phòng cao cấp bậc nhất tọa lạc ngay tại trung tâm thành phố.

Công trình này là nơi tọa lạc của Tổng Lãnh sự quán Cộng hòa Liên bang Đức, là điểm đến lý tưởng cho các công ty Đức và góp phần thúc đẩy mối quan hệ giữa Việt Nam và Đức.

Công nghệ hiện đại của Đức kết hợp với tính bền vững ở mức độ cao mang đến một không gian đầy tính sáng tạo với chất lượng vượt trội cho khối văn phòng thương mại này.

Nhìn chung, văn phòng thông minh không chỉ là công cụ mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trong thị trường ngày càng sôi động. Việc đầu tư xây dựng và thiết kế văn phòng thông minh sẽ là một quyết định sáng suốt, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp và góp phần tạo dựng môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên.

Tìm hiểu thêm các loại hình văn phòng:

• Văn phòng trọn gói
  
• Văn phòng chia sẻ
• Văn phòng ảo
• Văn phòng xanh
• Văn phòng mở

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.